Tutorial: Configuración de los parámetros de la directiva de Azure Information Protection y creación de una etiqueta
En este tutorial, aprenderá a:
- Configurar opciones de directiva
- Creación de una nueva etiqueta
- Configurar la etiqueta en relación con los distintivos visuales, la clasificación recomendada y la protección
- Ver la configuración y las etiquetas en acción
Como resultado de esta configuración, los usuarios ven una etiqueta predeterminada que se aplica cuando crea un nuevo documento o correo electrónico. Sin embargo, se les pide que apliquen la nueva etiqueta cuando se detecta información de tarjeta de crédito. Cuando se aplica la nueva etiqueta, el contenido se reclasifica y protege, con un pie de página y la marca de agua correspondientes.
Puede finalizar este tutorial en aproximadamente 15 minutos.
Para implementar el cliente clásico de AIP, abra una incidencia de soporte técnico para obtener acceso a la descarga.
Requisitos previos
Para completar este tutorial, necesita lo siguiente:
Una suscripción que incluya el plan 2 de Azure Information Protection.
Si no tiene una suscripción que incluya el plan 2 de Azure Information Protection, puede crear una cuenta gratuita para su organización.
El panel de Azure Information Protection se agrega a Azure Portal, se activa el servicio de protección y se publican una o varias etiquetas en la directiva global de Azure Information Protection.
Estos pasos se describen en el Inicio rápido: Adición de Azure Information Protection a Azure Portal y visualización de la directiva.
El cliente clásico de Azure Information Protection instalado en el equipo Windows (mínimo Windows 7 con Service Pack 1).
Ha iniciado sesión en las aplicaciones de Office desde una de las siguientes categorías:
Aplicaciones de Office (versiones publicadas en la tabla de las versiones admitidas de las aplicaciones de Microsoft 365 por canal de actualización) de entre las aplicaciones de Microsoft 365 Empresa o Microsoft 365 Empresa Premium, cuando se asigna al usuario una licencia de Azure Rights Management (también conocido como Azure Information Protection para Office 365)
Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas
Office Professional Plus 2019.
Office Professional Plus 2016.
Office Professional Plus 2013 con Service Pack 1.
Office Professional Plus 2010 con Service Pack 2.
Sugerencia
Para ver una lista completa de los requisitos previos para utilizar Azure Information Protection, consulte Requisitos de Azure Information Protection.
Comencemos. Continúe con Edición de la directiva de Azure Information Protection.
Edición de la directiva de Azure Information Protection
Mediante Azure Portal, cambiaremos primero un par de configuraciones de la directiva y, a continuación, crearemos una nueva etiqueta.
Edición de la configuración de directiva
Abra una nueva ventana del explorador e inicie sesión en Azure Portal como administrador global. Después, vaya a Azure Information Protection.
Por ejemplo, en el cuadro de búsqueda de recursos, servicios y documentos: Comience a escribir information y seleccione Azure Information Protection.
Si no es el administrador global, utilice el siguiente vínculo para roles alternativos: Inicio de sesión en Azure Portal
Seleccione Clasificaciones>Directivas>Global para abrir la hoja Policy: Global.
Busque la configuración de la directiva después de las etiquetas, en la sección Configure settings to display and apply on Information Protection end users (Configuración de valores para mostrar y aplicar en los usuarios finales de Information Protection).
Tome nota de la configuración actual de los valores. En concreto, la configuración de Seleccione la etiqueta predeterminada y Para establecer una etiqueta de clasificación menor, eliminar una etiqueta o quitar la protección, los usuarios deben dar una justificación al respecto. Por ejemplo:
Vamos a usar esta configuración de directiva más adelante, al ponerla en práctica.
En Seleccione la etiqueta predeterminada, seleccione una de las etiquetas, por ejemplo, General.
La etiqueta General es una de las etiquetas predeterminadas que Azure Information Protection puede crear automáticamente. Este paso se describe en la sección Creación y publicación de etiquetas del inicio rápido para agregar Azure Information Protection a Azure Portal.
En Para establecer una etiqueta de clasificación menor, eliminar una etiqueta o quitar la protección, los usuarios deben dar una justificación al respecto, establezca esta opción en Activado si no lo está todavía.
Además, asegúrese de que Mostrar la barra de Information Protection en las aplicaciones de Office está establecido en Activado.
Seleccione Guardar en esta hoja Policy: Global y, si se le pide que confirme la acción, seleccione Aceptar. Cierre este panel.
Creación de una etiqueta para protección, marcadores visuales y una condición para solicitar la clasificación
Ahora vamos a crear una subetiqueta para Confidencial.
Desde la opción de menú Clasificaciones>Etiquetas: Haga clic con el botón derecho en la etiqueta Confidencial y elija Agregar una subetiqueta.
Si no tiene una etiqueta denominada Confidencial, puede seleccionar otra etiqueta o crear una etiqueta y seguir el tutorial con pequeñas diferencias.
En el panel Subetiqueta, especifique el nombre de etiqueta Finanzas y agregue la siguiente descripción: Datos confidenciales que contienen información financiera restringida únicamente a los empleados.
Este texto describe cómo se piensa usar la etiqueta seleccionada y es visible para los usuarios como una información sobre herramientas, para ayudarles a decidir la etiqueta que se va a seleccionar.
En Establecer permisos para documentos y correos electrónicos que contengan esta etiqueta, seleccione Proteger; se abre automáticamente el panel Protección con la opción Protección ya seleccionada:
En el panel Protección, asegúrese de que Azure (clave en la nube) esté seleccionado. Esta opción usa el servicio Azure Rights Management para proteger documentos y mensajes de correo electrónico. Además, asegúrese de que la opción Establecer permisos esté seleccionada. Después, seleccione Agregar permisos.
En el panel Agregar permisos , seleccione Add organization name - All members (Agregar <nombre> de organización: todos los miembros). Por ejemplo, si el nombre de la organización es VanArsdel Ltd, verá la siguiente opción:
Esta opción selecciona automáticamente todos los usuarios de la organización a los que se pueden conceder permisos. Pero puede ver en las otras opciones que ya podía examinar y buscar grupos o usuarios del inquilino. O bien, al seleccionar la opción Escriba los detalles, puede especificar direcciones de correo electrónico individuales o incluso todos los usuarios de otra organización.
Para los permisos, seleccione Revisor entre las opciones preestablecidas. Verá que este nivel de permiso concede automáticamente algunos de los permisos que se muestran, pero no todos:
Puede seleccionar distintos niveles de permisos o especificar derechos de uso individuales mediante la opción Personalizado. Pero para este tutorial, use la opción Revisor. Puede experimentar con distintos permisos más adelante y leer cómo restringen lo que los usuarios especificados pueden hacer con el documento o correo electrónico protegido.
Haga clic en Aceptar para cerrar el panel Agregar permisos y ver cómo se actualiza el panel Protección para reflejar la configuración. Por ejemplo:
Si selecciona Agregar permisos, se volverá a abrir el panel Agregar permisos para que pueda agregar más usuarios y concederles permisos diferentes. Por ejemplo, puede conceder únicamente acceso de vista a un grupo específico. Pero para este tutorial, usaremos un conjunto de permisos para todos los usuarios.
Revise y mantenga los valores predeterminados para la expiración del contenido y el acceso sin conexión y, después, haga clic en Aceptar para guardar y cerrar el panel Protección.
De nuevo en el panel Subetiqueta, busque la sección Establecer un distintivo visual:
Para la opción Los documentos con esta etiqueta tienen un pie de página, haga clic en Activado y, en el cuadro Texto, escriba Clasificado como confidencial.
Para la opción Los documentos que tienen esta etiqueta tienen una marca de agua, haga clic en Activado y, en el cuadro Texto, escriba el nombre de la organización. Por ejemplo, VanArsdel, Ltd.
Aunque es posible cambiar el aspecto de estos marcadores visuales, dejaremos estas opciones en sus valores predeterminados por ahora.
Busque la sección Configurar condiciones para aplicar automáticamente esta etiqueta:
Haga clic en Agregar una nueva condición y, después, en el panel Condición, seleccione lo siguiente:
a. Elija el tipo de condición: Mantenga el valor predeterminado de Tipos de información.
b. Para Elegir un sector: mantenga el valor predeterminado de Todo.
c. En el cuadro de búsqueda Seleccione los tipos de información: escriba número de la tarjeta de crédito. Después, en los resultados de la búsqueda, seleccione Número de la tarjeta de crédito.
d. Número mínimo de repeticiones: mantenga el valor predeterminado de 1.
e. Contar solo las repeticiones con valores únicos : mantenga el valor predeterminado de Desactivado.
Haga clic en Guardar para volver al panel Subetiqueta.
En el panel Subetiqueta, puede ver que aparece Número de la tarjeta de crédito como NOMBRE DE CONDICIÓN con 1REPETICIONES:
Para Select how this label is applied (Seleccionar cómo se aplica esta etiqueta): mantenga el valor predeterminado de Recomendado y no cambie la sugerencia de la directiva predeterminada.
En el cuadro Agregue notas para el uso del administrador, escriba Solo con fines de prueba.
Haga clic en Guardar en el panel Subetiqueta. Si se le pide que confirme, haga clic en Aceptar. La nueva etiqueta se crea y se guarda, pero no se agrega aún a una directiva.
En la opción de menú Clasificaciones>Directivas: vuelva a seleccionar Global y luego seleccione el vínculo Agregar o quitar etiquetas después de las etiquetas.
En la hoja Directiva: Agregar o quitar etiquetas, seleccione la etiqueta que acaba de crear y la etiqueta denominada Finanzas y haga clic en Aceptar.
En la hoja Directiva: Global ahora verá la nueva subetiqueta en la directiva global, que está configurada para distintivos visuales y protección. Por ejemplo:
También verá que los valores se configuran para la etiqueta y la justificación predeterminadas:
Seleccione Guardar en esta hoja Policy: Global. Si se le pide que confirme esta acción, haga clic en Aceptar.
Puede cerrar Azure Portal o dejarlo abierto para probar opciones de configuración adicionales cuando haya terminado este tutorial.
Está listo para probar los resultados de los cambios.
Visualización de la clasificación, el etiquetado y la protección en funcionamiento
Los cambios de directiva realizados y la nueva etiqueta creada se aplican a Word, Excel, PowerPoint y Outlook. En este tutorial, vamos a usar Word para verlos en acción.
Abra un nuevo documento en Word. Dado que el cliente de Azure Information Protection está instalado, verá lo siguiente:
En la pestaña Inicio, un grupo Protección, con un botón denominado Proteger.
Haga clic en Proteger>Ayuda y comentarios y, en el cuadro de diálogo Microsoft Azure Information Protection, confirme el estado del cliente. Debe aparecer Connected as (Conectado como) y su nombre de usuario. Asimismo, debe ver también una hora y fecha recientes de la última conexión y cuándo se descargó la directiva de Information Protection. Compruebe que el nombre de usuario que se muestra es correcto para su inquilino.
Un nueva barra se muestra debajo de la cinta de opciones; la barra de Information Protection. Muestra el título Sensibilidad y las etiquetas que hemos visto en Azure Portal.
Para cambiar de manera manual nuestra etiqueta predeterminada
En la barra de Information Protection, seleccione la última etiqueta y verá cómo se muestran las subetiquetas:
Seleccione una de estas subetiquetas y verá cómo las otras etiquetas ya no aparecen en la barra ahora que ha seleccionado una etiqueta para este documento. El valor Sensibilidad cambia para mostrar el nombre de la etiqueta y la subetiqueta, con un cambio de color de la etiqueta correspondiente. Por ejemplo:
En la barra de Information Protection, haga clic en el icono Editar etiqueta junto al valor de etiqueta seleccionado actualmente:
Con esta acción se vuelven a mostrar las etiquetas disponibles.
Ahora seleccione la primera etiqueta, Personal. Puesto que seleccionó una etiqueta de una clasificación inferior a la etiqueta seleccionada anteriormente en este documento, deberá justificar por qué se reduce el nivel de clasificación:
Seleccione Ya no se aplica la etiqueta anterior y haga clic en Confirmar. El valor Sensibilidad cambia a Personal y las demás etiquetas se vuelven a ocultar.
Para quitar la clasificación completamente
En la barra de Information Protection, haga clic en el icono Editar etiqueta. En lugar de elegir una de las etiquetas, haga clic en el icono Eliminar etiqueta:
Esta vez, cuando se le solicite, escriba "Este documento no necesita clasificación" y haga clic en Confirmar.
Ve que el valor Confidencialidad muestra No establecido, que es lo que los usuarios ven inicialmente para los nuevos documentos si no establece una etiqueta predeterminada como configuración de directiva.
Para ver un aviso de recomendación para el etiquetado y la protección automática
En el documento de Word, escriba un número de tarjeta de crédito válido, por ejemplo: 4242-4242-4242-4242.
Guarde el documento de forma local, con cualquier nombre de archivo.
Ahora verá un aviso para aplicar la etiqueta que ha configurado para la protección cuando se detectan los números de tarjeta de crédito. Si no estamos de acuerdo con la recomendación, nuestra configuración de directiva nos permite rechazarla, seleccionando Descartar. Proporcionar una recomendación pero permitir que un usuario la invalide facilita reducir los falsos positivos cuando se usa la clasificación automática. Para este tutorial, haga clic en Cambiar ahora.
Además del documento que ahora muestra que se aplica nuestra etiqueta configurada (por ejemplo, Confidencial \ Finanzas), ve inmediatamente la marca de agua del nombre de su organización en la página, y también se aplica el pie de página Clasificado como confidencial.
El documento también está protegido con los permisos que ha especificado para esta etiqueta. Para confirmar que el documento está protegido, haga clic en la pestaña Archivo y vea la información de Proteger documento. Verá que el documento está protegido como Confidencial \ Finanzas y la descripción de la etiqueta.
Debido a la configuración de protección de la etiqueta, solo los empleados pueden abrir el documento y algunas acciones están restringidas para ellos. Por ejemplo, como no tienen permisos para imprimir, copiar y extraer contenido, no pueden imprimir el documento ni copiar datos de él. Estas restricciones ayudan a evitar la pérdida de datos. Como propietario del documento, puede imprimirlo y copiar contenido de él. Sin embargo, si envía el documento por correo electrónico a otro usuario de la organización, este no puede realizar estas acciones.
Ya puede cerrar este documento.
Limpieza de recursos
Si no desea conservar los cambios realizados en este tutorial, haga lo siguiente:
Seleccione Clasificaciones>Directivas>Global para abrir la hoja Policy: Global.
Devuelva las opciones de la configuración de directiva que anotó a sus valores originales y, a continuación, seleccione Guardar.
Desde la opción de menú Clasificaciones>Etiqueta: En el panel Azure Information Protection: Etiqueta, seleccione el menú contextual ( ... ) para la etiquetaFinanzas que ha creado.
Seleccione Eliminar esta etiqueta y, si se le pide que confirme, seleccione Aceptar.
Reinicie Word para descargar estos cambios.
Pasos siguientes
Para obtener más información sobre cómo editar la directiva de Azure Information Protection, vea Configuración de la directiva de Azure Information Protection.
Para obtener más información acerca de dónde se registra la actividad de etiquetado, consulte Registro de uso del cliente de Azure Information Protection.