Aplicar una etiqueta de retención automáticamente para conservar o eliminar contenido

Instrucciones de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.

Una de las características más útiles de las etiquetas de retención es la capacidad de aplicarlas automáticamente a contenido que coincida con las condiciones especificadas. En ese caso, los usuarios de su organización no necesitan aplicar las etiquetas de retención. Microsoft 365 lo hace automáticamente.

Las etiquetas de retención auto aplicadas son poderosas porque:

• No es necesario formar a los usuarios para que conozcan todas las clasificaciones.

• No es necesario depender de los usuarios para clasificar todo el contenido correctamente.

• Los usuarios ya no necesitan conocer las directivas de gobierno de datos; en su lugar, pueden centrarse en su trabajo.

Puede aplicar etiquetas de retención al contenido automáticamente cuando ese contenido aún no tiene aplicada una etiqueta de retención y contiene información confidencial, palabras clave o propiedades que permiten búsquedas, o una coincidencia para clasificadores entrenables. Ahora en versión preliminar, también puede aplicar automáticamente una etiqueta de retención a los datos adjuntos en la nube que se almacenan en SharePoint o OneDrive.

Los procesos para aplicar automáticamente una etiqueta de retención se basan en estas condiciones:

Utilice las siguientes instrucciones para los dos pasos de administrador.

Antes de empezar

El administrador global de su organización tiene permisos totales para crear y modificar etiquetas de retención y las directivas de las mismas. Si no va a iniciar sesión como administrador global, consulte Permisos necesarios para crear y administrar directivas de retención y etiquetas de retención.

Antes de crear la directiva de etiqueta de retención, decida si será adaptable o estática. Para obtener más información, vea Ámbitos de directivas adaptables o estáticas para retención. Si decide usar una directiva adaptable, debe crear uno o más ámbitos adaptables antes de crear la directiva de etiqueta de retención. Luego deberá seleccionarlos durante el proceso de creación de directivas de etiqueta de retención. Para obtener instrucciones, vea Información de configuración para ámbitos adaptables.

Cómo aplicar automáticamente una etiqueta de retención

En primer lugar, cree la etiqueta de retención. A continuación, cree una directiva automática para aplicar dicha etiqueta. Si ya ha creado la etiqueta de retención, consulte Crear una directiva automática.

Las instrucciones de navegación dependerán de si está usando o no la administración de registros. Se proporcionan instrucciones para ambos escenarios.

Paso 1: Cree una etiqueta de retención

1. En el Centro de cumplimiento de Microsoft 365, desplácese hasta una de las siguientes ubicaciones:

   • Si utiliza la administración de registros:

     • Soluciones > Administración de registros > pestaña Plan de archivos tab > + Crear una etiqueta > Etiqueta de retención

   • Si no está utilizando la administración de registros:

     • Soluciones > Gobierno de información > pestaña Etiquetas > + Crear una etiqueta

   ¿No encuentra inmediatamente la solución en el panel de navegación? Primero seleccione Mostrar todo.

2. Siga las instrucciones del asistente en la configuración.

   Para obtener más información sobre la configuración de retención, consulte Configuración para conservar y eliminar contenido. Sin embargo, si la etiqueta se usará para n datos adjuntos en la nube, asegúrate de configurar el inicio del período de retención para que sea Cuando se etiquetaron los elementos.

   Si utiliza la administración de registros:

   • Para obtener información sobre los descriptores del plan de archivos, consulte Usar plan de archivos para administrar etiquetas de retención

   • Para usar la etiqueta de retención para declarar registros, seleccione Marcar elementos como registros o Marcar elementos como registros normativos. Para obtener más información, vea Configurar etiquetas de retención para declarar registros.

3. Después de crear la etiqueta y ver las opciones para publicar la etiqueta, aplique la etiqueta automáticamente o simplemente guárdela: seleccione Aplicar esta etiqueta automáticamente a un tipo de contenido específico y seleccione Finalizado

Para editar una etiqueta existente, selecciónela y seleccione la opción Editar etiqueta para iniciar la configuración Editar etiqueta de retención que le permite cambiar las descripciones de las etiquetas y cualquier configuración válida del paso 2.

Paso 2: Cree una directiva de aplicación automática

Cuando se crea una directiva de aplicación automática, se selecciona una etiqueta de retención para aplicarla automáticamente a contenido, en función de las condiciones especificadas.

1. En el Centro de cumplimiento de Microsoft 365, desplácese hasta una de las siguientes locaciones:

   • Si utiliza la administración de registros:Gobierno de información:

     • Soluciones > Administración de registros > pestaña de Directivas de etiquetas > Aplicar etiqueta automáticamente

   • Si no está utilizando la administración de registros:

     • Soluciones > Gobierno de información > pestaña de Directivas de etiquetas > Aplicar etiqueta automáticamente

   ¿No encuentra inmediatamente la solución en el panel de navegación? Primero seleccione Mostrar todo.

2. Escriba un nombre y una descripción para esta directiva de etiquetado automático y, a continuación, seleccione Siguiente.

3. Para Elegir el tipo de contenido al que desea aplicar esta etiqueta, seleccione una de las condiciones disponibles. Para obtener más información sobre las opciones, vea la sección Configurar condiciones para etiquetas automáticas de retención de esta página.

4. En la página Elegir el tipo de directiva de retención que desea crear, seleccione Adaptable o Estática, en función de lo que haya elegido en las instrucciones de Antes de empezar. Si aún no ha creado ámbitos adaptables, podrá seleccionar Adaptable, pero no habrá ámbitos adaptables que seleccionar, por lo tanto no podrá finalizar el asistente con esta opción.

5. Según el ámbito seleccionado:

   • Si ha elegido Adaptable: en la página Elegir ámbitos y ubicaciones de directivas adaptables, seleccione Agregar ámbitos y seleccione uno o varios ámbitos adaptables que se hayan creado. A continuación, seleccione una o más ubicaciones. Las ubicaciones que podrá seleccionar dependen de los tipos de ámbito que se hayan agregado. Por ejemplo, si solo ha agregado un tipo de ámbito de Usuario, podrá seleccionar correo de Exchange pero no sitios de SharePoint.

   • Si ha elegido Estático: en la página Elegir ubicaciones, active o desactive cualquiera de las ubicaciones. Para cada ubicación, puede dejar de forma predeterminada aplicar la directiva a toda la ubicación, o especificar lo que se incluye y excluye

   Para obtener información sobre las opciones de ubicación, vea Ubicaciones.

6. Siga las indicaciones del asistente para seleccionar una etiqueta de retención y, a continuación, revise y envíe las opciones de configuración.

Para editar una directiva de aplicación automática existente, selecciónela para iniciar la configuración Editar directiva de retención que le permite cambiar la etiqueta de retención seleccionada y cualquier configuración válida del paso 2.

Después de etiquetar el contenido con una directiva de la etiqueta de aplicación automática, la etiqueta aplicada no se puede quitar o cambiar automáticamente cambiando el contenido o la directiva, o mediante una nueva directiva de etiqueta de aplicación automática. Para obtener más información, consulte Solo una etiqueta de retención a la vez.

Configurar las condiciones para la aplicación automática de etiquetas de retención

Puede aplicar etiquetas de retención al contenido automáticamente cuando éste contiene:

• Tipos específicos de información confidencial

• Palabras clave específicas o propiedades que permiten búsquedas que coinciden con una consulta que usted creó

• Una coincidencia para clasificadores que se pueden entrenar

O bien, puede aplicar automáticamente etiquetas de retención a los datos adjuntos de nube recién compartidos.

Cuando configure etiquetas de retención para que se apliquen automáticamente en función de información confidencial, palabras clave o propiedades de búsqueda, o clasificadores entrenables, utilice la siguiente tabla para identificar cuándo se pueden aplicar automáticamente las etiquetas de retención.

Exchange:

SharePoint y OneDrive:

Además, los elementos de SharePoint que están en borrador o que nunca se han publicado no se admiten para este escenario.

Aplicar automáticamente etiquetas a los contenidos con tipos específicos de información sensible

Al crear directivas de etiquetas de retención de aplicación automática para información confidencial, verá la misma lista de plantillas de directiva que cuando se crea una directiva de prevención de pérdida de datos (DLP). Cada plantilla está preconfigurada para buscar determinados tipos de información confidencial. En el siguiente ejemplo, los tipos de información confidencial son de la categoría Privacidad, y la plantilla de datos de información personal identificable (PII) de Estados Unidos :

Para obtener más información sobre los tipos de información de confidencialidad, consulte Obtener información sobre los tipos de información confidencial. Actualmente, los tipos de información confidencial basada en coincidencias de datos exactas y la toma de huellas digitales de documentos no son compatibles con este escenario.

Después de seleccionar una plantilla de política, puede añadir o eliminar cualquier tipo de información sensible, y puede cambiar el nivel de confianza y el recuento de instancias. En la captura de pantalla del ejemplo anterior, estas opciones se han cambiado para que se aplique automáticamente una etiqueta de retención sólo cuando:

• El tipo de información confidencial que se detecta tiene una precisión de coincidencia (o nivel de confianza) de al menos Confianza media para dos de los tipos de información confidencial y Confianza alta para uno. Muchos tipos de información confidencial se definen con varios patrones, donde un patrón con una mayor precisión de coincidencia requiere que se encuentren más evidencias (como palabras clave, fechas o direcciones), mientras que un patrón con una precisión de coincidencia inferior requiere menos evidencia. Cuanto menor sea el nivel de confianza, más fácil será que el contenido coincida con la condición, pero con el potencial de que se produzcan más falsos positivos.

• El contenido tiene entre 1 y 9 instancias de cualquiera de estos tres tipos de información confidencial. El valor predeterminado para a es Cualquiera.

Para obtener más información sobre estas opciones, consulte las siguientes instrucciones de la documentación DLP: Ajustar las reglas para que sea más o menos fácil que coincidan.

Que debe tener en cuenta al usar tipos de información confidencial para aplicar las etiquetas de retención automáticamente:

• Si usa tipos personalizados de información confidencial, estos no pueden etiquetar automáticamente los elementos existentes en SharePoint y OneDrive.

• En el caso de los correos electrónicos, no puede seleccionar destinatarios específicos para incluirlos o excluirlos; solo se admite la configuración Todos los destinatarios y, solo para esta configuración, incluye buzones de grupos de Microsoft 365.

Aplicar automáticamente etiquetas a contenido con palabras clave o propiedades que se puedan buscar

Puede aplicar etiquetas automáticamente al contenido mediante una consulta que contenga palabras, frases o valores de propiedades que permiten búsquedas específicos. Puede restringir la consulta con operadores de búsqueda como Y, O y NO.

Para obtener más información sobre la sintaxis de consulta que usa el Lenguaje de consultas de palabras clave (KQL), vea Referencia de la sintaxis del Lenguaje de consultas de palabras clave (KQL).

Las directivas de aplicación automática basadas en consultas usan el mismo índice de búsqueda que la búsqueda de contenido en eDiscovery para identificar el contenido. Para obtener más información sobre las propiedades utilizables en búsqueda que puede usar, vea Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda para la Búsqueda de contenido.

Aspectos que debe tener en cuenta al usar palabras clave o propiedades utilizables en búsqueda para las etiquetas de retención de aplicación automática:

• Para SharePoint, las propiedades rastreadas y las propiedades personalizadas no son compatibles con estas consultas de KQL y solo debe usar propiedades administradas predefinidas para documentos. Sin embargo, puede usar las asignaciones en el nivel de espacio empresarial con las propiedades administradas predefinidas que se habilitan como refinadores de forma predeterminada (RefinableDate00-19, RefinableString00-99, RefinableInt00-49, RefinableDecimals00-09 y RefinableDouble00-09). Para obtener más información, vea Información general de propiedades administradas y rastreadas en SharePoint Server y para obtener instrucciones, consulte Crear una nueva propiedad administrada.

• Si asigna una propiedad personalizada a una de las propiedades de refinador, espere 24 horas antes de usarla en la consulta de KQL para una etiqueta de retención.

• Aunque se puede cambiar el nombre de las propiedades administradas de SharePoint mediante alias, no los use para las consultas de KQL en las etiquetas. Siempre debe especificar el nombre real de la propiedad administrada, por ejemplo, "RefinableString01".

• Para buscar valores que contengan espacios o caracteres especiales, use comillas dobles (" ") en la frase. Por ejemplo, subject:"Financial Statements".

• Use la propiedad DocumentLink en lugar de Path para hacer coincidir un elemento basándose en su URL.

• No se admiten las búsquedas con caracteres comodín de sufijo (como *cat) o las búsquedas con caracteres comodín de subcadena (como *cat*). Sin embargo, se admiten las búsquedas comodín de prefijo (como cat*).

• Tenga en cuenta que los elementos parcialmente indexados pueden causar que no se etiqueten los elementos que espera, o que se etiqueten elementos que esperaba excluir de la etiquetación cuando use el operador NOT. Para obtener más información, consulte Elementos parcialmente indexados en la Búsqueda de contenido.

Consultas de ejemplos:

Ejemplos más complejos:

La siguiente consulta para SharePoint identifica documentos de Word u hojas de cálculo de Excel cuando contienen las palabras clave contraseña, contraseñas o clave:

(password OR passwords OR pw) AND (filetype:doc* OR filetype:xls*)

La siguiente consulta para Exchange identifica cualquier documento de Word o PDF que contenga la palabra nda o la frase acuerdo de no divulgación cuando estos documentos se adjuntan a un correo electrónico:

(nda OR "non disclosure agreement") AND (attachmentnames:.doc* OR attachmentnames:.pdf)

La siguiente consulta para SharePoint identifica documentos que contienen un número de tarjeta de crédito:

sensitivetype:"credit card number"

La siguiente consulta contiene algunas de las palabras clave típicas para identificar documentos o correos electrónicos que incluyan contenido legal válido:

ACP OR (Attorney Client Privilege*) OR (AC Privilege)

La siguiente consulta contiene palabras clave típicas para identificar documentos o correos electrónicos para recursos humanos:

(resume AND staff AND employee AND salary AND recruitment AND candidate)

Tenga en cuenta que este último ejemplo usa el procedimiento recomendado para incluir siempre operadores entre palabras clave. Usar un espacio entre palabras clave (o dos expresiones propiedad:valor) es igual que usar AND. Al ir agregando los operadores, resulta más fácil ver que esta consulta de ejemplo identifica solo contenido que incluya todas las palabras clave, y no contenido con solo alguna de ellas. Si su intención es identificar el contenido que incluya alguna de las palabras clave, especifique OR en lugar de AND. Como se muestra en este ejemplo, al especificar siempre los operadores, es más fácil interpretarlos correctamente.

Grabaciones de reuniones de Microsoft Teams

Para identificar las grabaciones de reuniones de Microsoft Teams almacenadas en cuentas de OneDrive de los usuarios o en SharePoint, especifique lo siguiente para el Editor de consultas de palabras clave:

ProgID:Media AND ProgID:Meeting

La mayoría de las veces, las grabaciones de reuniones se guardan en OneDrive. Pero, en el caso de las reuniones de canal, las grabaciones se guardan en SharePoint.

Identificar los archivos y correos electrónicos que tienen una etiqueta de confidencialidad

Para identificar archivos en los correos electrónicos de SharePoint o OneDrive y Exchange que tienen aplicada una etiqueta de confidencialidad, especifique lo siguiente para el Editor de consultas de palabras clave:

InformationProtectionLabelId:<GUID>

Para buscar el GUID, use el cmdlet Get-Label de PowerShell del Centro de seguridad y cumplimiento:

Get-Label | Format-Table -Property DisplayName, Name, Guid

Aplicar automáticamente etiquetas al contenido con clasificadores que se pueden entrenar

Al elegir la opción de un clasificador que se puede entrenar, puede seleccionar uno o varios de los clasificadores entrenados previamente o personalizados:

Para aplicar una etiqueta automáticamente usando esta opción, los buzones y sitios de SharePoint deben tener al menos 10 MB de datos.

Para más información sobre los clasificadores que se pueden entrenar, consulte Información sobre los clasificadores que se pueden entrenar (versión preliminar).

Que debe tener en cuenta al usar clasificadores que se pueden entrenar para aplicar las etiquetas de retención automáticamente:

• No puede etiquetar automáticamente los elementos de SharePoint y OneDrive que tengan más de seis meses.

Aplicar etiquetas automáticamente a datos adjuntos en la nube

Es posible que tenga que usar esta opción si tiene que capturar y conservar todas las copias de los archivos del inquilino que los usuarios envían a través de comunicaciones. Use esta opción junto con las directivas de retención para los propios servicios de comunicación, Exchange y Teams.

Los datos adjuntos en la nube, a veces también conocidos como datos adjuntos modernos, son un mecanismo de uso compartido que usa vínculos incrustados a archivos almacenados en la nube. Admiten el almacenamiento centralizado para contenido compartido con ventajas colaborativas, como el control de versiones. Los datos adjuntos en la nube no son copias adjuntas de un archivo o un vínculo de texto de dirección URL a un archivo. Es posible que le resulte útil consultar las listas de comprobación visuales de los datos adjuntos en la nube admitidos en Outlook y Teams.

Al elegir la opción de aplicar una etiqueta de retención a los datos adjuntos de la nube, para fines de cumplimiento, se crea una copia de ese archivo en el momento de compartir. A continuación, la etiqueta de retención seleccionada se aplica a la copia que se puede identificar mediante eDiscovery. Los usuarios no conocen la copia almacenada en la biblioteca de conservación de documentos. La etiqueta de retención no se aplica al mensaje en sí ni al archivo original.

Si el archivo se modifica y se comparte de nuevo, se guarda una nueva copia del archivo como una nueva versión en la biblioteca de conservación de documentos. Para obtener más información, incluido el motivo por el que debe usar la configuración de etiqueta Cuándo se etiquetaron los elementos, consulte Cómo funciona la retención con archivos adjuntos en la nube.

Los datos adjuntos en la nube admitidos para esta opción son archivos como documentos, vídeos e imágenes que se almacenan en SharePoint y OneDrive. Para Teams, se admiten datos adjuntos en la nube compartidos en mensajes de chat y canales estándar y privados. No se admiten los datos adjuntos en la nube compartidos en invitaciones a reuniones y aplicaciones distintas de Teams o Outlook. Los usuarios deben compartir los datos adjuntos de la nube. No se admiten los datos adjuntos en la nube enviados a través de bots.

Aunque no es necesario para esta opción, se recomienda asegurarse de que el control de versiones está habilitado para los sitios de SharePoint y las cuentas de OneDrive para que la versión compartida se pueda capturar con precisión. Si el control de versiones no está habilitado, se conservará la última versión disponible. No se admiten los documentos en borrador o que nunca se han publicado.

Al seleccionar una etiqueta que se usará para aplicar automáticamente etiquetas de retención para datos adjuntos en la nube, asegúrese de que la configuración de retención de etiquetas Iniciar el período de retención en función de es Cuando se etiquetaron los elementos.

Al configurar las ubicaciones para esta opción, puede seleccionar:

• SharePoint para archivos compartidos almacenados en sitios de comunicación de SharePoint, sitios de grupo que no están conectados por grupos de Microsoft 365 y sitios clásicos.
• Grupos de Microsoft 365 para los archivos compartidos que se almacenan en sitios de grupo conectados por grupos de Microsoft 365.
• Cuentas de OneDrive para los archivos compartidos almacenados en OneDrive de los usuarios.

Tendrá que crear directivas de retención independientes si desea conservar o eliminar los archivos originales, los mensajes de correo electrónico o los mensajes de Teams.

Para tener en cuenta al aplicar automáticamente etiquetas de retención a datos adjuntos en la nube:

• Solo los datos adjuntos de nube recién compartidos se etiquetarán automáticamente para la retención.

• No se admiten los datos adjuntos en la nube compartidos fuera de Teams y Outlook.

• Los siguientes elementos no se admiten como datos adjuntos en la nube que se pueden conservar:

  • Sitios, páginas, listas, formularios, carpetas, conjuntos de documentos y páginas de OneNote de SharePoint.
  • Archivos compartidos por usuarios que no tienen acceso a esos archivos.
  • Archivos que se eliminan antes de que se envíen los datos adjuntos en la nube. Esto puede ocurrir si un usuario copia y pega datos adjuntos previamente compartidos desde otro mensaje, sin confirmar primero que el archivo sigue estando disponible. O bien, alguien reenvía un mensaje antiguo cuando se elimina el archivo.
  • Archivos compartidos por invitados o usuarios externos a la organización.
  • Archivos en borradores de mensajes de correo electrónico y mensajes que no se envían.
  • Archivos vacíos.

Tiempo que tardan las etiquetas de retención en aplicarse

Al aplicar automáticamente etiquetas de retención basadas en información confidencial, palabras clave o propiedades que permiten búsquedas, o clasificadores entrenables, las etiquetas de retención pueden tardar hasta siete días en aplicarse:

Si las etiquetas que esperaba no aparecen después de siete días, compruebe el Estado de la directiva de aplicación automática seleccionándola en la página Directivas de etiqueta en el Centro de cumplimiento. Si ve el estado como Desactivado (error) y, en los detalles de las ubicaciones, un mensaje indica que se está tardando más de lo esperado en implementar la directiva (para SharePoint) o en probar la implementación de la directiva (para OneDrive), pruebe a ejecutar el comando Set-RetentionCompliancePolicy en PowerShell para volver a intentar la distribución de la directiva:

1. Conéctese al Centro de seguridad y cumplimiento de PowerShell.

2. Ejecute el siguiente comando:

   Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
   

Actualización de las etiquetas de retención y de sus directivas

En el caso de las directivas de etiquetas de retención de aplicación automática configuradas para información confidencial, palabras clave o propiedades que se pueden buscar, o una coincidencia para clasificadores entrenables: cuando ya se aplica una etiqueta de retención de la directiva al contenido, se aplicará automáticamente un cambio en la configuración de la etiqueta seleccionada y la directiva a este contenido además del contenido que se haya identificado recientemente.

En el caso de las directivas de etiquetas de retención de aplicación automática configuradas para datos adjuntos en la nube: dado que esta directiva se aplica a los archivos recién compartidos en lugar de a los archivos existentes, un cambio en la configuración de la etiqueta y directiva seleccionadas se aplicará automáticamente solo al contenido recién compartido.

Después de crear y guardar la etiqueta o la directiva, no se pueden cambiar algunas opciones de configuración, entre las que se incluyen:

• Los nombres de las etiquetas de retención y sus directivas, el tipo de ámbito (adaptable o estático) y la configuración de retención, excepto el período de retención. Sin embargo, no se puede cambiar el período de retención cuando el período de retención se basa en cuándo se etiquetaron los elementos.
• La opción de marcar los elementos como un registro.

Eliminar etiquetas de retención

Puede eliminar las etiquetas de retención que no estén actualmente incluidas en ninguna directiva de etiquetas de retención, que no estén configuradas para la retención basada en eventos o que marquen elementos como registros normativos.

En el caso de las etiquetas de retención que sí puede eliminar, si fueron aplicadas a los elementos, se producirá un error en la eliminación y aparece un vínculo al explorador de contenido para identificar los elementos etiquetados.

Sin embargo, podría tomarle hasta dos días al explorador de contenido mostrar los elementos que están etiquetados. En este escenario, es posible que la etiqueta de retención se elimine sin mostrarle el vínculo al explorador de contenido.

Bloquear la directiva para impedir que se realicen cambios

Si necesita asegurarse de que nadie pueda inhabilitar la directiva, eliminar la directiva o hacer que sea menos restrictiva, consulte Usar el Bloqueo de conservación para restringir los cambios en directivas de retención y directivas de etiquetas de retención.

Siguientes pasos

Consulte Usar las etiquetas de retención para administrar el ciclo de vida de los documentos almacenados en SharePoint para obtener un escenario de ejemplo que usa una directiva de etiqueta de retención de aplicación automática con propiedades administradas en SharePoint y una retención basada en eventos para iniciar el período de retención.