Configurar Information Rights Management (IRM) en el Centro de administración de SharePoint
En SharePoint Online, la protección IRM se aplica a los archivos del nivel de lista y de biblioteca. Antes de que su organización pueda usar la protección de IRM, primero debe configurar Rights Management. IRM confía en el servicio Azure Rights Management de Azure Information Protection para cifrar y asignar restricciones de uso. Algunos Microsoft 365 planes incluyen Azure Rights Management, pero no todos. Para obtener más información, consulte How Office applications and services support Azure Rights Management.
Activar el servicio IRM con SharePoint de administración
Antes de que la organización pueda proteger con IRM SharePoint listas y bibliotecas, primero debe activar el servicio de Administración de derechos de su organización. Para obtener información sobre cómo ver Activar Azure Rights Management. Debe usar una cuenta profesional o educativa que tenga privilegios de administrador global para habilitar el servicio de Administración de derechos. De lo contrario, no podrá usar las características de IRM con SharePoint Online.
Después de activar el servicio de Administración de derechos, inicie sesión en el centro de administración de SharePoint para activar IRM.
Inicie sesión como administrador global o SharePoint administrador.
Selecciona el icono del iniciador de aplicaciones El icono del iniciador de
en la parte superior izquierda y elija Administrador para abrir el Centro de administración de Microsoft 365. (Si no ve el icono Administrador, no tiene permisos de administrador en su organización).En el panel izquierdo, elija Centros de administración > SharePoint.
En el panel izquierdo, elija configuración y, a continuación, elija la página de configuración clásica.
En la sección Information Rights Management (IRM), elija Usar el servicio IRM especificado en la configuración y, a continuación, elija Actualizar IRM Configuración. Después de actualizar la configuración de IRM, los usuarios de la organización pueden empezar a usar IRM en sus SharePoint listas y bibliotecas de documentos. Sin embargo, las opciones para hacerlo pueden tardar hasta una hora en aparecer en Library Configuración y List Configuración.
IRM-enable SharePoint listas y bibliotecas de documentos
Después de actualizar la configuración de IRM, los propietarios de sitios pueden proteger sus SharePoint listas y bibliotecas de documentos. Para obtener más información, vea Apply Information Rights Management to a list or library.
Cuando los propietarios de sitios habilitan IRM para una lista o biblioteca, pueden proteger los tipos de archivo admitidos en esa lista o biblioteca. Cuando IRM está habilitado para una biblioteca, la administración de derechos se aplica a todos los archivos de esa biblioteca. Al habilitar IRM para una lista, la administración de derechos solo se aplica a los archivos adjuntos a los elementos de lista, no a los elementos de lista reales.
Cuando las personas descargan archivos en una lista o biblioteca habilitada para IRM, los archivos se cifran para que solo los usuarios autorizados puedan verlos. Cada archivo administrado por derechos también contiene una licencia de emisión que impone restricciones a las personas que ven el archivo. Entre las restricciones típicas se incluyen hacer un archivo de solo lectura, deshabilitar la copia de texto, impedir que los usuarios guarden una copia local y evitar que los usuarios impriman el archivo. Los programas cliente que pueden leer tipos de archivo compatibles con IRM usan la licencia de emisión dentro del archivo administrado por derechos para aplicar estas restricciones. Así es como un archivo administrado por derechos conserva su protección incluso después de su descarga. Para habilitar IRM en una lista o biblioteca, vea Apply Information Rights Management to a list or library.
No puede crear ni editar documentos en una biblioteca habilitada para IRM mediante Office en un explorador. En su lugar, una persona a la vez puede descargar y editar archivos cifrados por IRM. Use check-in y check-out para administrar la co-autoría o la creación entre varios usuarios.
Al descargar un archivo PDF de una biblioteca protegida por IRM, Microsoft 365 crea un archivo PDF protegido. La extensión del archivo no cambiará, pero el archivo está protegido. Para ver este archivo necesitará el visor de Azure Information Protection, el cliente completo de Azure Information Protection u otra aplicación que admita la visualización de archivos PDF protegidos.
SharePoint Online admite el cifrado de los siguientes tipos de archivo:
PDF
Los formatos de archivo 97-2003 para los siguientes Microsoft Office: Word, Excel y PowerPoint
La Office open XML para los siguientes Microsoft Office: Word, Excel y PowerPoint
Formato de especificación de papel XML (XPS)
Nota
La protección IRM no se puede aplicar a documentos protegidos (como archivos PDF firmados digitalmente), ya que SharePoint debe abrir el documento al cargarlo.
Pasos siguientes
Una vez que haya habilitado IRM para SharePoint Online, puede empezar a aplicar la administración de derechos a listas y bibliotecas. Para obtener información, vea Apply Information Rights Management to a list or library.
El nuevo cliente de Sincronización de OneDrive para Windows ahora admite la sincronización de bibliotecas de documentos SharePoint protegidas por IRM y ubicaciones OneDrive (siempre que la configuración de IRM de la biblioteca no esté configurada para expirar los derechos de acceso de documentos). Para obtener más información o para empezar a implementar el nuevo cliente de sincronización, vea Deploy the new Sincronización de OneDrive client for Windows.