Crear un modelo de procesamiento de formularios en Microsoft SharePoint Syntex

Con AI Builder (una característica de Microsoft Power Apps), los usuarios de SharePoint Syntex pueden crear un modelo de procesamiento de formularios directamente desde una biblioteca de documentos de SharePoint.

La creación de un modelo de procesamiento de formularios implica los pasos siguientes:

• Paso 1: crear un modelo de procesamiento de formularios
• Paso 2: agregar y analizar documentos
• Paso 3: etiquetar campos y tablas
• Paso 4: entrenar y publicar el modelo
• Paso 5: usar el modelo

Requisitos

Solo puede crear un modelo de procesamiento de formularios en las bibliotecas de documentos de SharePoint para las que está habilitado. Si el procesamiento de formularios está habilitado, puede ver el menú Automatizar > AI Builder > Crear un modelo para procesar formularios en la biblioteca de documentos. Si necesita el procesamiento habilitado en la biblioteca de documentos, póngase en contacto con el Administrador de SharePoint.

Paso 1: crear un modelo de procesamiento de formularios

El primer paso para crear un modelo de procesamiento de formularios es asignar un nombre al modelo, definir el nuevo tipo de contenido y crear una nueva vista de biblioteca de documentos para él.

1. En la biblioteca de documentos, seleccione el menú Automatizar, seleccione AI Builder y seleccione Crear un modelo para procesar formularios.

   

2. En el panel Crear un modelo para procesar formularios, en el campo Nombre, escriba el nombre del modelo (por ejemplo, Pedidos de compra).

   

3. Ahora puede extraer y guardar automáticamente información de una colección de archivos estructurados que comparten un diseño similar, como facturas o documentos fiscales, que se encuentran en una biblioteca de documentos de SharePoint. Esto le permite componer varios modelos en un único modelo y extraer información específica de elementos de tabla.

   El nombre de la colección se guarda en una columna dedicada de la biblioteca de documentos donde se aplica el modelo, lo que permite distinguir diferentes diseños de archivo procesados por el mismo modelo.

   Además, la información de tabla extraída se guarda en una lista especificada y se asocia con el archivo cargado para facilitar la visualización o para la automatización adicional de procesos empresariales.

   Para extraer información de tabla en una lista asociada:
   
   

   1. En la sección ¿Extraer información de tablas?, seleccione Sí.

   

   2. En la sección ¿Dónde se debe guardar la información de la tabla?:

      • Si selecciona Una nueva lista (la configuración predeterminada), se proporciona automáticamente un nombre sugerido en el cuadro Nuevo nombre de lista. Puede modificar el nombre si quiere. Si quiere mostrar la lista en la navegación del sitio, active la casilla Mostrar en la navegación del sitio.

      • Si selecciona Una lista existente, en el cuadro Lista seleccionada, elija la lista que quiere usar.

4. Al crear un modelo de procesamiento de formularios, también crea un nuevo tipo de contenido de SharePoint. Un tipo de contenido de SharePoint representa una categoría de documentos que tienen características comunes y comparten una colección de columnas o propiedades de metadatos para ese contenido en particular. Los tipos de contenido de SharePoint se administran a través del Centro de administración de SharePoint.

   Para asignar este modelo a un tipo de contenido existente en la galería de tipos de contenido de SharePoint, seleccione Configuración avanzada.

   

   1. En la sección Tipo de contenido, elija si quiere crear un nuevo tipo de contenido o usar uno existente.

   2. Para usar un tipo de contenido existente, seleccione Seleccionar uno y elija un tipo de contenido de la lista.

   3. El modelo crea una nueva vista en la biblioteca de documentos para los datos obtenidos. Si no quiere que sea la vista predeterminada, en la sección Vista de biblioteca de este modelo, desactive la casilla Establecer la vista como predeterminada.

   4. Para aplicar una etiqueta de retención a los archivos, en la sección Etiqueta de retención, seleccione la etiqueta de retención que quiera usar.

5. Seleccione Crear.

Paso 2: agregar y analizar documentos

Después de crear el nuevo modelo de procesamiento de formularios, el explorador abrirá una nueva página de modelo de procesamiento de formularios de Power Apps AI Builder. En esta página, puede agregar y analizar sus documentos de ejemplo.

1. En primer lugar, defina los campos y las tablas que quiere enseñar al modelo a extraer en la página Elija la información para extraer. Para ver los pasos detallados, vea Definir campos y tablas para extraer.

2. Puede crear tantas colecciones de diseños de documentos como quiera que procese el modelo. Para ver los pasos detallados, vea Agrupar documentos por colecciones.

3. Después de crear las colecciones y agregar los archivos de ejemplo para cada una, AI Builder examinará los documentos cargados para detectar los campos y las tablas. Esto suele tardar unos minutos. Una vez completado el análisis, puede continuar con el etiquetado de los documentos.

Paso 3: etiquetar campos y tablas

Debe etiquetar los documentos para enseñar al modelo a comprender los campos y los datos de tabla que quiere extraer. Para ver los pasos detallados, vea Etiquetar documentos.

Paso 4: entrenar y publicar el modelo

1. Después de crear y entrenar el modelo, está listo para publicarlo y usarlo en SharePoint. Para ver los pasos detallados, vea Entrenar y publicar el modelo de procesamiento de formularios.

2. Una vez publicado el modelo, seleccione Usar modelo y seleccione Crear flujo. Esto crea un flujo de Power Automate que puede ejecutarse en la biblioteca de documentos de SharePoint y extrae los campos que se han identificado en el modelo.

   

3. Cuando finalice, verá el mensaje: Su flujo se ha creado correctamente.

   

4. Seleccione el botón Ir a SharePoint para ver la biblioteca de documentos actualizada con el modelo.

Paso 5: usar el modelo

1. En la vista de modelo de la biblioteca de documentos, tenga en cuenta que los campos que seleccionó se muestran como columnas.

   

2. Observe que el vínculo de información junto a Documentos indica que se aplica un modelo de procesamiento de formularios a esta biblioteca de documentos.

   

3. Cargue los archivos a la biblioteca de documentos. Los archivos que el modelo identifica como su tipo de contenido muestran los archivos en la vista y muestra en las columnas los datos extraídos.

   

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