Administrar contratos con una solución de Microsoft 365
En este artículo se describe cómo crear una solución de administración de contratos para su organización mediante SharePoint Syntex y componentes de Microsoft 365. Le proporciona un marco para ayudarle a planear y crear una solución que se adapte a sus necesidades empresariales únicas. Aunque esta solución habla de administración de contratos, puede adaptarla para crear otras soluciones de administración de documentos, como las instrucciones de trabajo o las facturas.
Identificar el problema empresarial
El primer paso para planear el sistema de administración de contratos es comprender el problema que está intentando resolver. Para esta solución, deben tratarse cuatro problemas clave:
Identificar contratos. Su organización trabaja con muchos documentos, como facturas, contratos, extractos de trabajo, entre otros. Algunos son activos digitales enviados por correo electrónico y otros son activos de papel enviados a través del correo tradicional. Necesita una forma de identificar todos los contratos de clientes de todos los demás documentos y, a continuación, clasificarlos como tales.
Realice un seguimiento del historial de aprobaciones de contratos. Su organización necesita una forma confiable de averiguar si los contratos se han aprobado o rechazado, y si se ha procesado el pago.
Sitio para administrar aprobaciones de contratos. Su organización debe configurar un sitio de colaboración en el que todas las partes interesadas necesarias puedan revisar fácilmente los contratos. Las partes interesadas deben poder revisar todo el contrato si es necesario, pero sobre todo se preocupan por ver varios campos clave de cada contrato (por ejemplo, nombre del cliente, número de pedido y costo total). Las partes interesadas deben poder aprobar o rechazar fácilmente los contratos entrantes.
Enrutar contratos revisados. Los contratos aprobados y rechazados deben enrutarse a través de un flujo de trabajo específico. Los contratos aprobados deben enrutrse a una aplicación de terceros para el procesamiento de pagos. Los contratos rechazados deben enrutarse para una revisión adicional.
Información general sobre la solución
Esta guía de solución de administración de contratos incluye cuatro componentes Microsoft 365:
Microsoft SharePoint Syntex: cree modelos para identificar y clasificar los archivos de contrato y, a continuación, extraer los datos adecuados de ellos.
Listas SharePoint microsoft: use el formato disponible en listas de SharePoint modernas para presentar contratos en un formato descriptivo para empresas.
Microsoft Teams: use la funcionalidad de un canal de Teams y pestañas asociadas para permitir a las partes interesadas revisar y administrar contratos.
Power Automate: use flujos para guiar los contratos a través del proceso de aprobación y, a continuación, a una aplicación de terceros para su pago.
Cómo funciona todo
Los documentos se cargan en una SharePoint de documentos. Se SharePoint Syntex modelo de comprensión de documentos a la biblioteca de documentos. Comprueba cada archivo para ver si coincide con un tipo de contenido "contrato" que está capacitado para buscar. Si encuentra una coincidencia, clasifica el archivo como un "contrato" y actualiza el tipo de contenido del documento.
El modelo también extrae datos específicos de cada archivo de contrato que las partes interesadas están interesadas en ver, como el importe de cliente, contratista y tarifa.
La página siguiente es un ejemplo de un contrato que el modelo está capacitado para identificar.
En Microsoft Teams, todas las partes interesadas son miembros de un canal de Teams seguro en el que todos los contratos de la biblioteca de documentos están visibles para su aprobación o rechazo. Al usar Teams, se notifica a todas las partes interesadas cuando es necesario revisar nuevos contratos.
Al usar Power Automate, los contratos se mueven a través del proceso de aprobación en el Teams canal. Cuando un miembro aprueba un contrato, el estado del contrato cambia a aprobado, todos los miembros se notifican a través de una publicación de Teams y se crea un elemento de línea para mostrar que el contrato está listo para el pago. Este proceso se puede extender para escribir directamente en una aplicación financiera de terceros para su pago.
Cuando un miembro rechaza un contrato, el estado cambia a rechazado y se notifica a todos los miembros a través de una Teams correo.
El resultado final de esta solución es un proceso de negocio automatizado para su organización. Los empleados pueden usar fácilmente la vista de mosaico personalizada Teams iniciar y supervisar el flujo de trabajo de aprobación de los documentos.
Requisitos de licencias
Esta solución se basa en las siguientes funciones, todas disponibles como parte de una licencia de Microsoft 365 Enterprise (E1, E3, E5, F3) o Empresa (básica, estándar o Premium):
- Microsoft SharePoint Syntex
- Microsoft Teams
- Power Automate
Obtenga información sobre cómo usar SharePoint Syntex
¿Es nuevo SharePoint Syntex? Obtenga información sobre cómo usar SharePoint Syntex para administrar contenido mediante IA.
La ruta de aprendizaje Introducción SharePoint Syntex le enseñará cómo puede usar los modelos de comprensión de documentos y procesamiento de formularios para clasificar documentos, extraer texto y etiquetar los documentos para una administración rápida y fácil del conocimiento.
Crear la solución
En las siguientes secciones se detallará cómo configurar la solución de administración de contratos. Se divide en tres pasos: