Colaborar con invitados en un sitio
Si necesita colaborar con invitados en documentos, datos y listas, puede usar un SharePoint web. Los SharePoint modernos están conectados a Microsoft 365 y pueden administrar la pertenencia al sitio y proporcionar herramientas de colaboración adicionales, como un buzón compartido y un calendario.
En este artículo, le explicamos los pasos de configuración de Microsoft 365 necesarios para configurar un sitio SharePoint para la colaboración con invitados.
Demostración de vídeo
En este vídeo se muestran los pasos de configuración descritos en este documento.
Configuración de colaboración externa de Azure
El uso compartido en Microsoft 365 se rige en su nivel más alto por la configuración de colaboración externa B2B en Azure Active Directory. Si el uso compartido con invitados está deshabilitado o restringido en Azure AD, esta configuración invalida cualquier configuración de uso compartido que configure en Microsoft 365.
Compruebe la configuración de colaboración externa B2B para asegurarse de que no se bloquee el uso compartido con invitados.
Para establecer la configuración de colaboración externa
- Inicie sesión en Azure Active Directory en https://aad.portal.azure.com.
- En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Azure Active Directory
- Haga clic en Identidades externas.
- En la pantalla introducción, en el panel de navegación izquierdo, haga clic en Configuración de colaboración externa.
- Asegúrese de que los usuarios miembros y los usuarios asignados a roles de administrador específicos pueden invitar a usuarios invitados, incluidos los invitados con permisos de miembro, o que cualquiera de la organización puede invitar a usuarios invitados, incluidos invitados y no administradores.
- Si ha realizado cambios, haga clic en Guardar.
Fíjese en la configuración en la sección Restricciones de colaboración. Asegúrese de que los dominios de los invitados con los que quiere colaborar no están bloqueados.
Si trabaja con invitados de varias organizaciones, tal vez quiera restringir su capacidad para acceder a los datos del directorio. Esto les impedirá ver quién más es un invitado en el directorio. Para ello, en Restricciones de acceso de usuario invitado, seleccione Los usuarios invitados tienen acceso limitado a las propiedades y a la pertenencia de la configuración de objetos de directorio o El acceso de usuarios invitados está restringido a las propiedades y pertenencias de sus propios objetos de directorio.
Configuración de invitados de Grupos de Microsoft 365
Los SharePoint modernos usan Microsoft 365 para controlar el acceso al sitio. La configuración Microsoft 365 invitado de grupos de usuarios debe estar activada para que el acceso de invitado en SharePoint sitios funcione.
Para establecer la configuración de invitados de Grupos de Microsoft 365
- En el Centro de administración de Microsoft 365, en el panel de navegación izquierdo, expanda Configuración.
- Haga clic en Configuración de la organización.
- En la lista, haga clic en Grupos de Microsoft 365.
- Asegúrese de que las casillas Permitir que los propietarios del grupo agreguen personas de fuera de la organización a Grupos de Microsoft 365 como invitados y Permitir que los miembros del grupo invitados accedan al contenido del grupo están activadas.
- Si ha realizado cambios, haga clic en Guardar cambios.
SharePoint de uso compartido a nivel de organización
Para que los invitados tengan acceso a SharePoint sitios, la configuración de uso compartido SharePoint nivel de organización debe permitir el uso compartido con invitados.
La configuración de nivel de organización determina la configuración que estará disponible para sitios individuales. La configuración del sitio no puede ser más permisiva que la configuración de nivel de organización.
Si desea permitir el uso compartido de archivos y carpetas sin autenticar, elija Cualquiera. Si desea asegurarse de que todas las personas fuera de la organización tienen que autenticarse, elija Invitados nuevos y existentes. Elija la configuración más permisiva que cualquier sitio de su organización necesite.
Para establecer la configuración de uso compartido de nivel de organización de SharePoint
- En el Centro de administración de Microsoft 365, en el panel de navegación izquierdo, en Centros de administración, haga clic en SharePoint.
- En el centro SharePoint administración, en el panel de navegación izquierdo, en Directivas, haga clic en Compartir.
- Asegúrese de que el uso compartido externo de SharePoint está establecido en Cualquier usuario o Invitados nuevos y existentes.
- Si ha realizado cambios, haga clic en Guardar.
Crear un sitio
El siguiente paso es crear el sitio que tiene previsto usar para colaborar con invitados.
Para crear un sitio
- En el Centro de administración de SharePoint, en Sitios, haga clic en Sitios activos.
- Haga clic en Crear.
- Haga clic en Sitio de grupo.
- Escriba un nombre de sitio y escriba un nombre para el propietario del grupo (propietario del sitio).
- En Configuración avanzada, elija si desea que este sitio sea público o privado.
- Haga clic en Siguiente.
- Haga clic en Finalizar.
Invitaremos a los usuarios más tarde. A continuación, es importante comprobar la configuración de uso compartido de nivel de sitio para este sitio.
Configuración de uso compartido de nivel de sitio de SharePoint
Compruebe la configuración de uso compartido de nivel de sitio para asegurarse de que permiten el tipo de acceso que desea para este sitio. Por ejemplo, si establece la configuración de nivel de organización en Cualquiera, pero desea que todos los invitados se autentiquen para este sitio, asegúrese de que la configuración de uso compartido de nivel de sitio esté establecida en Invitados nuevos y existentes.
Tenga en cuenta que el sitio no se puede compartir con personas no autenticadas (configuración cualquiera), pero los archivos y carpetas individuales pueden hacerlo.
También puede usar etiquetas de confidencialidad para controlar la configuración de uso compartido externo para SharePoint sitios.
Para establecer la configuración de uso compartido de nivel de sitio
- En el Centro de administración de SharePoint, en el panel de navegación izquierdo, expanda Sitios y haga clic en Sitios activos.
- Seleccione el sitio que desea compartir.
- Haga clic en ...y haga clic en Compartir.
- Asegúrese de que el uso compartido está establecido en Cualquiera o en Invitados nuevos y existentes.
- Si ha realizado cambios, haga clic en Guardar.
Invitar a usuarios
La configuración de uso compartido de invitados ya está configurada, por lo que puede empezar a agregar usuarios e invitados internos al sitio. El acceso al sitio se controla a través del grupo Microsoft 365 asociado, por lo que vamos a agregar usuarios allí.
Para invitar usuarios internos a un grupo
- Navegue hasta el sitio donde desea agregar usuarios.
- Haga clic en El vínculo Miembros en la parte superior derecha que indica el recuento de miembros.
- Haga clic en Agregar miembros.
- Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de los usuarios que desea invitar al sitio y, a continuación, haga clic en Guardar.
Los invitados no se pueden agregar desde el sitio. Debe agregarlos mediante Outlook en la Web. Por lo tanto, como requisito previo para agregar e invitar invitados a un grupo, haga clic en la dirección URL del sitio en la columna DIRECCIÓN URL para navegar a la página específica del sitio. En esta página, haga clic en el icono del iniciador de aplicaciones y seleccione Outlook. Esta es la pantalla desde la que puedes invitar invitados a un grupo, para el que se describe el procedimiento a continuación.
Para invitar invitados a un grupo
- En Grupos, haga clic en el grupo al que desea invitar invitados.
- Abra la tarjeta de contacto de grupo, haga clic en El vínculo Miembros en la parte superior derecha (el vínculo que indica el número de miembros).
- haga clic en Agregar miembros.
- Escriba las direcciones de correo electrónico de los invitados que desea invitar y, a continuación, haga clic en Agregar.
- Haga clic en Cerrar. Tenga en cuenta que solo debe hacer clic en Cerrar si no es el propietario del grupo y, como resultado, no puede agregar el invitado al grupo. En tales casos, la solicitud para agregar el invitado al grupo se transfiere al propietario del grupo para su aprobación.
Vea también
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