Limitar el uso compartido en Microsoft 365

Aunque no puede deshabilitar el uso compartido interno por completo ni quitar el botón Compartir de los sitios, hay varias maneras en las que puede limitar el uso compartido de Microsoft 365 para satisfacer las necesidades de la organización.

Los métodos para compartir archivos se muestran en la tabla siguiente. Haga clic en el vínculo de la columna Método de uso compartido para obtener información detallada.

También puede restringir las condiciones en las que los usuarios acceden al contenido compartido. Vea el acceso condicional más adelante en este artículo para más información.

Aunque puede usar los controles de administración descritos en este artículo para limitar el uso compartido en su organización, le recomendamos que considere usar las características de seguridad y cumplimiento disponibles en Microsoft 365 para crear un entorno de uso compartido seguro. Consulte Colaboración de archivos en SharePoint con Microsoft 365 y Configurar un equipo con aislamiento de seguridad para más información.

Para comprender cómo se usa el uso compartido en su organización, ejecute un informe sobre el uso compartido de archivos y carpetas.

Grupo o equipo de Microsoft 365

Si quiere limitar el uso compartido en un grupo de Microsoft 365 o un equipo de Microsoft Teams, es importante que el grupo o equipo sea privado. Los usuarios dentro de su organización pueden unirse a un equipo o grupo público en cualquier momento. Si el grupo o equipo no es privado, no hay ninguna forma de limitar el uso compartido del equipo o de sus archivos en la organización.

Uso compartido de invitados

Si quiere evitar el acceso de invitados en Teams, puede desactivar el uso compartido de invitados en el centro de administración de Teams.

Para desactivar el uso compartido de invitados en Teams

1. En el Centro de administración de Teams, expanda la pestaña Configuración de toda la organización > **** Acceso de invitados.
2. Desactive Permitir el acceso de invitado en Teams.
3. Haga clic en Guardar.

Si quiere evitar el acceso de invitado en los Grupos de Microsoft 365, puede desactivar la configuración del acceso de invitado de los grupos en el Centro de administración de Microsoft 365.

Para desactivar el uso compartido de invitados en los grupos de Microsoft 365

1. En el Centro de administración de Microsoft 365, haga clic en la pestaña Configuración > Configuración de la organización > Servicios.

2. Haga clic en Grupos de Microsoft 365

3. Desactive las casillas Permitir que los miembros del grupo de fuera de la organización tengan acceso al contenido del grupo y Permitir que los propietarios de grupos agreguen a usuarios ajenos a la organización a los grupos.

4. Haga clic en Guardar cambios.

   

Puede limitar el uso compartido de invitados a usuarios de dominios específicos al permitir o bloquear dominios en Azure Active Directory. Esto también afecta al uso compartido de invitados en SharePoint si ha habilitado la integración de SharePoint y OneDrive con Azure AD B2B.

Para permitir las invitaciones de uso compartido solo de dominios específicos

1. En la página Información general de Azure Active Directory, haga clic en Relaciones de la organización.

2. Haga clic en Configuración.

3. En Restricciones de colaboración, seleccione Denegar las invitaciones a los dominios especificados o Permitir solo invitaciones a los dominios especificados y, después, escriba los dominios que quiera usar.

4. Haga clic en Guardar.

   

Sitio de SharePoint

Puede limitar el uso compartido de sitios de SharePoint solo a los propietarios del sitio. Esto impide que los miembros del sitio lo compartan. Tenga en cuenta que si el sitio está conectado a un grupo de Microsoft 365, sus miembros pueden invitar a otros usuarios al grupo, lo que les dará acceso al sitio.

Para limitar el uso compartido de sitios a los propietarios

1. En el sitio, haga clic en el icono de engranaje y, después, haga clic en Permisos del sitio.

2. En Configuración de uso compartido, haga clic en Cambiar configuración de uso compartido.

3. Seleccione Los propietarios y miembros del sitio, y las personas con permisos de edición pueden compartir archivos y carpetas, pero solo los propietarios de sitios pueden compartir el sitio.

4. Haga clic en Guardar.

   

Puede desactivar las solicitudes de acceso para impedir que los usuarios que no sean miembros del sitio lo soliciten.

Para desactivar las solicitudes de acceso

1. En el sitio, haga clic en el icono de engranaje y, después, haga clic en Permisos del sitio.
2. En Configuración de uso compartido, haga clic en Cambiar configuración de uso compartido.
3. Desactive Permitir solicitudes de acceso y, después, haga clic en Guardar.

Puede limitar el uso compartido de sitios a dominios específicos al permitirlos o bloquearlos.

Para limitar el uso compartido del sitio por dominio

1. En el Centro de administración de SharePoint, en Sitios, haga clic en Sitios activos.

2. Haga clic en el sitio que quiere configurar.

3. En Uso compartido externo de la pestaña Directivas, haga clic en Editar.

4. En Configuración avanzada para uso compartido externo, seleccione Limitar uso compartido por dominio.

5. Agregue los dominios que quiera permitir o bloquear y, después, haga clic en Guardar.

6. Haga clic en Guardar.

   

Bloquear el acceso a un sitio

Puede bloquear el acceso a un sitio o hacer que un sitio sea de solo lectura cambiando el estado de bloqueo del sitio. Para más información, consulte Bloquear y desbloquear sitios.

Herencia de permisos

Aunque no se recomienda, puede usar Herencia de permisos de SharePoint para personalizar los niveles de acceso a los sitios y subsitios.

Compartir con usuarios específicos

Si quiere limitar el uso compartido de un sitio o de su contenido, puede configurarlo para que solo los propietarios puedan compartir archivos, carpetas y el sitio. Cuando se configura, los intentos de los miembros del sitio para compartir archivos o carpetas con vínculos de Usuarios específicos se envían al propietario del sitio para su aprobación.

Para limitar el uso compartido de sitios, archivos y carpetas a los propietarios

1. En el sitio, haga clic en el icono de engranaje y, después, haga clic en Permisos del sitio.

2. En Configuración de uso compartido, haga clic en Cambiar configuración de uso compartido.

3. Seleccione Solo los propietarios del sitio pueden compartir archivos, carpetas y el sitio.

4. Haga clic en Guardar.

   

Uso compartido de invitados de SharePoint

Si quiere evitar el uso compartido de archivos y carpetas de SharePoint o OneDrive con usuarios externos a la organización, puede desactivar el uso compartido de invitados para toda la organización o para un sitio individual.

Para desactivar el uso compartido de invitados de SharePoint en su organización

1. En el Centro de administración de SharePoint, en Directivas, haga clic en Uso compartido.

2. En Uso compartido externo, arrastre el control deslizante de SharePoint hacia abajo hasta Solo los usuarios de la organización.

3. Haga clic en Guardar.

   

Para desactivar el uso compartido de invitados en un sitio

1. En el Centro de administración de SharePoint, en Sitios, haga clic en Sitios activos.

2. Haga clic en el sitio que quiere configurar.

3. En Uso compartido externo de la pestaña Directivas, haga clic en Editar.

4. En Uso compartido externo, elija Solo los usuarios de la organización y, después, haga clic en Guardar.

   

Puede desactivar el uso compartido de invitados para un OneDrive individual haciendo clic en el usuario en el Centro de administración de Microsoft 365 y seleccionando Gestionar el uso compartido externo en la pestaña e OneDrive.

Si quiere permitir el uso compartido con personas externas a la organización, pero quiere asegurarse de que todos los usuarios se autentican, puede deshabilitar los vínculos de tipo Cualquiera (uso compartido anónimo) para toda la organización o para un sitio individual.

Para desactivar los vínculos de tipo Cualquiera en el nivel de organización

1. En el Centro de administración de SharePoint, en Directivas, haga clic en Uso compartido.

2. En Uso compartido externo, arrastre el control deslizante de SharePoint hacia abajo hasta Invitados nuevos y existentes.

3. Haga clic en Guardar.

   

Desactivar los vínculos de tipo Cualquiera

1. En el Centro de administración de SharePoint, en Sitios, haga clic en Sitios activos.

2. Haga clic en el sitio que quiere configurar.

3. En Uso compartido externo de la pestaña Directivas, haga clic en Editar.

4. En Uso compartido externo, elija Invitados nuevos y existentes y, después, haga clic en Guardar.

   

Vínculos de uso compartido de Personas de su organización

De forma predeterminada, los miembros de un sitio pueden compartir archivos y carpetas con otras personas de su organización con un vínculo de Personas de su organización. Puede deshabilitar vínculos de Personas de su organización mediante PowerShell:

Set-SPOSite -Identity <site> -DisableCompanyWideSharingLinks

Por ejemplo:

Set-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com -DisableCompanyWideSharingLinks

Crear sitios, grupos y equipos

De forma predeterminada, los usuarios pueden crear nuevos sitios, grupos y equipos desde los que pueden compartir contenido (según su configuración de uso compartido). Puede limitar quién puede crear sitios, grupos y equipos. Vea las referencias siguientes:

• Administrar la creación de un sitio de SharePoint
• Administrar quién puede crear grupos de Microsoft 365

Correo electrónico

Puede evitar el uso compartido no deseado de mensajes de correo electrónico mediante el cifrado. Esto impide que los mensajes de correo electrónico se reenvíen o se compartan de algún modo con usuarios no autorizados. El cifrado de correo electrónico se puede habilitar mediante etiquetas de confidencialidad. Para más detalles, vea Restringir el acceso al contenido mediante el cifrado en las etiquetas de confidencialidad.

Descargar o copiar archivos

Los usuarios que tienen acceso a los archivos y carpetas de Microsoft 365 pueden descargar archivos y copiarlos en medios externos. Para reducir el riesgo del uso compartido de archivos no deseados, puede cifrar el contenido con las etiquetas de confidencialidad.

Acceso condicional

El acceso condicional de Azure Active Directory proporciona opciones para limitar o impedir el uso compartido con personas en función de la ubicación de la red, el estado del dispositivo, el riesgo de inicio de sesión y otros factores. Vea ¿Qué es el acceso condicional?.

SharePoint proporciona integración directa con acceso condicional de Azure AD para dispositivos no administrados y la ubicación de red. Vea las referencias siguientes para obtener más información:

• Control de acceso desde dispositivos no administrados
• Controlar el acceso a los datos de SharePoint y OneDrive en función de la ubicación de red

Consulte también

Referencia de la configuración de uso compartido de invitados de Microsoft 365