Administrar la aplicación Tasks para su organización en Microsoft Teams

Información general de Tasks

La aplicación Tasks ofrece una experiencia de administración de tareas uniforme en Microsoft Teams. Integra en un solo lugar tareas individuales con la tecnología de Microsoft To Do y tareas de equipo con la tecnología de Planner. Los usuarios pueden acceder a Tasks como una aplicación en el lado izquierdo de Teams y como una pestaña en un canal dentro de los equipos individuales. Mis tareas y Planes compartidos en Tasks permiten a los usuarios ver y administrar todas sus tareas individuales y de equipo, y priorizar su trabajo. Tasks está disponible en clientes móviles, web y de escritorio de Teams.

Para las organizaciones que desean simplificar la administración de tareas para los trabajadores de primera línea, Tasks también permite dirigir, publicar y seguir las tareas a escala para todos los trabajadores de primera línea. Por ejemplo, los líderes corporativos y regionales pueden crear y publicar listas de tareas dirigidas a ubicaciones relevantes, como tiendas minoristas específicas, y seguir el progreso a través de informes en tiempo real. Los administradores pueden asignar tareas a su personal y actividades directas dentro de sus ubicaciones, mientras que los trabajadores de primera línea tienen una lista prioritaria de tareas asignadas en dispositivos móviles o de escritorio. Para habilitar la publicación de tareas, primero debe configurar una jerarquía de destino de equipo para su organización, que defina cómo están relacionados todos los equipos en la jerarquía.

Todo lo que debe saber sobre Tasks

Tasks está disponible como una aplicación y como una pestaña en un canal. Tenga en cuenta que la aplicación incluye tanto las tareas individuales de To Do como las tareas de equipo de Planner, mientras que la pestaña muestra solo las tareas de equipo.

Con Tasks, los usuarios obtienen una experiencia móvil, web y de escritorio. Si Tasks está instalada en el cliente de escritorio de Teams, los usuarios también la verán en sus clientes móviles y web de Teams. La excepción son los usuarios invitados. Desde el cliente móvil de Teams, los invitados solo pueden obtener acceso a Tasks como una aplicación. En los clientes web y de escritorio de Teams verán las pestañas Tasks.

Mis tareas muestra las tareas individuales de un usuario. Planes compartidos muestra las tareas en las que trabaja todo el equipo e incluye cualquier lista de tareas que se agregue como pestaña de Tasks a un canal. Tenga en cuenta lo siguiente:

• Las listas de tareas que cree un usuario en la aplicación Tasks también aparecerán en los clientes de To Do para ese usuario. De forma similar, las listas de tareas que un usuario cree en To Do aparecerán en Mis tareas de Tasks para ese usuario. Lo mismo ocurre para las tareas individuales.

• Cualquier pestaña de Tasks que se agregue a un canal también aparecerá en los clientes de Planner. Cuando un usuario cree un plan en Planner, el plan no se mostrará en la aplicación Tasks o de Planner a menos que se haya agregado como pestaña a un canal. Al agregar una nueva pestaña de Tasks, el usuario podrá crear una lista o plan nuevos, o elegir uno existente.

Configurar Tasks

Deshabilitar o habilitar Tasks en la organización

De forma predeterminada, Tasks está habilitado para todos los usuarios de Teams de su organización. Puede desactivar o activar la aplicación en el nivel de organización en la página Administrar aplicaciones del Centro de administración de Microsoft Teams.

1. En el panel de navegación izquierdo del Centro de administración de Microsoft Teams, vaya a Aplicaciones de Teams > Administrar aplicaciones.

2. En la lista de aplicaciones, siga uno de estos pasos:

   • Para desactivar Tasks para su organización, busque la aplicación de Tasks, selecciónela y después haga clic en Bloquear.
   • Para activar Tasks para su organización, busque la aplicación de Tasks, selecciónela y después haga clic en Permitir.

Habilitar o deshabilitar Tasks para usuarios específicos de su organización

Para permitir o impedir que usuarios específicos de la organización puedan usar Tasks, asegúrese de que la aplicación esté activada para su organización en la página Administrar aplicaciones y después cree una directiva de permisos de aplicación personalizada y asígnela a esos usuarios. Para obtener más información, consulte Administrar configuración y directivas de aplicación personalizadas en Teams.

Usar una directiva de configuración de aplicación para anclar Tasks a Teams

Las directivas de configuración de aplicaciones le permiten personalizar Teams para resaltar las aplicaciones que sean más importantes para los usuarios de su organización. Las aplicaciones que establezca en una directiva se anclan a la barra de aplicaciones —situada en el lateral en el cliente de escritorio de Teams y en la parte inferior para los clientes móviles de Teams— donde los usuarios pueden acceder a ellas rápida y fácilmente.

Para anclar la aplicación Tasks para sus usuarios, puede editar la directiva global (predeterminada para toda la organización) o crear y asignar una directiva de configuración de aplicación personalizada. Para obtener más información, consulte Administrar las directivas de configuración de aplicaciones en Teams.

Un usuario solo podrá ver Mis tareas si tiene licencia para Exchange Online.

Si no desea que un usuario vea Mis tareas, puede ocultarlas. Para ello, quite la licencia del usuario de Exchange Online. Debe saber que después de quitar una licencia de Exchange Online, el usuario ya no tendrá acceso a su buzón. Los datos del buzón se conservarán durante 30 días. Después, se quitarán y no se podrán recuperar a menos que se aplique al buzón una Conservación local o Suspensión legal.

No recomendamos usar esto con sus trabajadores de TI. Sin embargo, es útil para algunas situaciones concretas, como trabajadores de primera línea que no dependan del correo electrónico.

Publicación de tareas

Con la publicación de tareas, la organización puede publicar listas de tareas dirigidas a ubicaciones específicas (equipos) de su organización para definir y compartir un plan de trabajo que se vaya a completar en esas ubicaciones.

• Los miembros del equipo de publicación, como la dirección regional o corporativa, pueden crear listas de tareas y publicarlas en equipos específicos.
  
• Los administradores de los equipos de destinatarios pueden revisar las listas de tareas publicadas y asignar tareas individuales a los miembros del equipo.
  
• Los trabajadores pueden ver sus tareas asignadas de forma sencilla en sus móviles. Pueden adjuntar fotos para mostrar su trabajo cuando corresponda y marcar sus tareas como completadas.
• Quienes publiquen tareas y los administradores podrán ver en los informes a quiénes se han asignado las tareas y su progreso en cada nivel, incluidas la ubicación (equipo), la lista de tareas y la tarea individual.
  

Los usuarios podrán crear, administrar y publicar listas de tareas en la pestaña Listas publicadas de la aplicación Tasks. En esta pestaña solo se muestra a un usuario si su organización configura una jerarquía basada en equipos y si el usuario se encuentra en un equipo incluido en la jerarquía. La jerarquía determina si el usuario puede publicar o recibir listas de tareas y ver los informes de las listas recibidas.

Ejemplo ficticio

A continuación le mostramos un ejemplo para ilustrar cómo funciona la publicación de tareas.

Pongamos que la empresa Contoso quiere implementar una nueva promoción para sus tiendas con servicio de alimentación. Quiere ofrecer una experiencia de marca coherente y coordinar el lanzamiento de la promoción de la manera más uniforme posible en sus más de 300 establecimientos.

El equipo de Marketing compartirá los detalles de la promoción y la lista correspondiente de tareas con el Administrador de comunicaciones de minoristas. El Administrador de comunicaciones de minoristas, que sirve como enlace con las tiendas, revisará la información, creará una lista de tareas para la promoción y, después, una tarea para cada unidad de trabajo que deba realizar cada una de las tiendas afectadas. Una vez completada la lista de tareas, el administrador seleccionará las tiendas que deban completar el trabajo. En este caso, la promoción solo se aplica a las tiendas de Estados Unidos que tengan un restaurante en la tienda. En Tasks, tendrá que filtrar la lista de tiendas según el atributo de tener restaurante en la tienda. Luego, seleccionará en la jerarquía las ubicaciones de Estados Unidos coincidentes y publicará la lista de tareas para esas tiendas.

Los administradores de tienda en cada ubicación recibirán una copia de las tareas publicadas y asignarán esas tareas a los miembros de su equipo. Los administradores podrán usar la experiencia Tasks para comprender todo el trabajo necesario en todas las áreas de sus tiendas. También podrán usar los filtros para centrarse en un conjunto específico de trabajos, como un trabajo que vence hoy o el trabajo de un área específica.

Los trabajadores de primera línea en cada ubicación de la tienda tendrán ahora en su dispositivo móvil una lista con prioridades de su trabajo en Tasks. Cuando terminen una tarea, la marcarán como completada. Algunos podrán incluso cargar y adjuntar una foto de la tarea para mostrar su trabajo.

Los administradores intermedios y los gerentes de Contoso podrán ver en los informes la asignación y el progreso de las tareas de cada tienda y de las tiendas en su conjunto. También podrán explorar en profundidad una tarea específica para ver su estado en diferentes tiendas. A medida que se acerque la fecha de lanzamiento, podrán detectar cualquier anomalía y comentarla con sus equipos cuando sea necesario. Esta visibilidad permite a Contoso mejorar la eficiencia del lanzamiento y proporcionar una experiencia más coherente en sus tiendas.

Configurar la jerarquía de destinos de equipo

Para habilitar la publicación de tareas en su organización, primero tiene que configurar el esquema basado en equipos en un archivo CSV. El esquema define cómo están relacionados todos los equipos de la jerarquía y los atributos usados para filtrar y seleccionar los equipos. Después de crear el esquema, cárguelo en Teams para aplicarlo a su organización. Los miembros del equipo de publicación, como el Administrador de comunicaciones de minoristas en el ejemplo anterior, pueden filtrar los equipos por jerarquía, atributos o una combinación de ambos para seleccionar los equipos relevantes que deben recibir las listas de tareas y, después, publicar las listas de tareas en esos equipos.

Para obtener información sobre cómo configurar la jerarquía basada en equipos, consulte Configurar la jerarquía basada en equipos.

Power Automate y la API de Graph

Tasks es compatible con Power Automate para To Do y Graph API para Planner. Para obtener más información, vea:

• Introducción a la API de tareas y planes de Planner
• Uso de Microsoft To Do con Power Automate