¿Hasta qué punto está preparada su organización para Microsoft Teams?
Ahora que el equipo del proyecto se ha unido y empieza a ver qué Teams puede hacer para su organización, es importante evaluar la preparación de su organización para la transición Teams proyecto. Para evaluar su preparación, tendrá que:
- Evalúe a las partes interesadas.
- Identificar a los primeros usuarios.
- Evalúe la preparación de la organización para el cambio.
Evaluar a las partes interesadas
Haga una lista de las principales partes interesadas y líderes empresariales de su organización. Para cada persona, haga las siguientes preguntas:
- ¿Este líder es amigable con las nuevas tecnologías?
- Valore la satisfacción de este líder con su tecnología actual.
- ¿Este líder está dispuesto a usar tecnología no personalizada para acelerar los resultados o crear una mejor experiencia para los miembros de su equipo?
- ¿Está este líder bajo un alto grado de presión para ofrecer resultados empresariales clave?
- ¿Estará dispuesto este líder a evangelizar su experiencia con Teams ayudar en la transición?
- ¿Este líder tiene una relación positiva con los miembros clave del equipo de proyecto existente?
- ¿Le gusta que este líder se vea como un "agente de cambio" dentro de la organización?
Puede agregar preguntas adicionales que sean relevantes para su organización. Para las dos fases iniciales (inicio y experimento), verá líderes que son amigables con el cambio, algo insatisfechos con la tecnología actual y con los que tiene una buena relación. Estos líderes deben incluirse en el equipo principal del proyecto como asesores empresariales y pueden tener proyectos que serán esenciales para la fase de experimentación. Es importante seleccionar situaciones impactantes del mundo real con las que experimentar y evitar proyectos de alto riesgo para sus experimentos iniciales.
Nota
Aunque es posible asignar una puntuación a este tipo de cuestionario que minimizaría el impacto del elemento humano de las relaciones dentro de su organización, el cambio de conducción depende tanto de la química del equipo como de sus aptitudes técnicas o de su agudeza empresarial. Revise esta lista con los miembros del equipo para analizar el "ajuste" de los distintos líderes con este proyecto a medida que selecciona proyectos y personal para las fases posteriores.
Identificar a los primeros usuarios
Los primeros usuarios comparten determinados rasgos, independientemente del tamaño o la industria de su organización. Normalmente, los primeros usuarios comparten estos rasgos:
- Interesado en la tecnología
- Dispuesto a ser parte del cambio
- Buscar mejoras
- Colaboración por naturaleza
- Dispuesto a compartir sus observaciones y aprendizajes con el grupo
- Son tomadores de riesgos; es decir, están dispuestos a probar algo para ver si funciona
Use un formulario sencillo en Microsoft 365 o Office 365 permitir que estas personas opten por participar en su programa de adopción anticipado para Teams. Según el tamaño y la complejidad de su organización, puede elegir habilitar algunas o todas estas personas para la fase de experimentación. En este programa, aceptan participar activamente en la fase de experimentación y proporcionar comentarios regulares al equipo del proyecto. Evite tener personas que simplemente quieran probar la nueva tecnología. Háles saber que, al proporcionar estos comentarios activos, ayudan a crear el resultado de su proyecto. Usará esta lista de personas en fase 2 : experimento.
Nuestra Guía del programa de adopción temprana es un recurso útil para iniciar este programa en su entorno.
Evaluar la preparación de su organización para el cambio
El cambio es un proceso humano que no tiene nada que ver con la tecnología. Existe la psicología conductual y la neurociencia que nos educa sobre la resistencia natural al cambio. Para que el cambio sea aceptable, es fundamental anticipar las necesidades de los usuarios, expresar su comprensión de su situación y crear soluciones que mejoren esa situación. Incluso al hacerlo, se encontrará con una resistencia natural al cambio.
Los enfoques de cada organización cambian de forma diferente, dependiendo de la región, el estilo de trabajo, el perfil profesional y otros elementos de la organización. Para evaluar la preparación de su organización, vea Evaluar la preparación para los cambios organizativos. Use las directrices para responder a las siguientes preguntas:
¿Qué porcentaje de usuarios se incluyen en cada cubo? (Cambiar resistencia)
- Primeros usuarios: solicite la solución antes de que esté disponible.
- Usuarios informados: use la solución una vez comprobado su valor.
- Disidentes: retrocedía en cualquier cambio.
Sugerencia
Los primeros usuarios hacen excelentes probadores piloto y campeones de pares. Los usuarios que tardan en adoptar nuevas herramientas requieren ánimo adicional y más tiempo para ajustarse.
¿Cuál es la competencia de los usuarios para el cambio? (Aprendizaje)
- Los inicios solo requieren un vínculo a un vídeo.
- Los creadores de equipos hacen bien con el aprendizaje grupal.
- Los alumnos de uno a uno requieren soporte personal.
Sugerencia
Adapte el tipo y la cantidad de aprendizaje a la competencia y a las personas. Mantenga el aprendizaje actualizado a medida que se en línea con las nuevas características.
Además de esta implementación de servicio, ¿cuántos cambios más se están produciendo? (Capacidad de adaptación)
Los cambios pueden incluir Office/Windows, movimientos de oficina, fusiones, reorganizaciones, y así sucesivamente.- Ninguna
- 1-3 cambios
- Más de 3 cambios
Sugerencia
Un cambio demasiado grande puede impedir la aceptación y la productividad. Si hay más de 3 cambios en curso, considere la posibilidad de espaciado entre ellos o crear un tema para agrupar los cambios.
Combine estos datos con los perfiles de las partes interesadas y los empleados que deseen participar en el programa de adopción anticipado. Esto le permitirá identificar grupos que estén listos y puedan absorber los cambios junto con sus tareas existentes. Este método le permitirá crear partners en cambio.
Puede usar los campeones internos para solucionar el problema de tener diferentes tipos de cambio. Aquí, los comentarios son la clave del éxito: anime a las personas a compartir sus retos y necesidades. Abrace a los disruptores y disidentes al dar a estos individuos o grupos un puesto en la tabla durante la experimentación. Este procedimiento recomendado allanará el camino para una implementación más fluida y amplia de las mejoras de colaboración.
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