Definir resultados y el éxito de su adopción de Microsoft Teams

Para cada escenario o servicio empresarial que modernice, es fundamental definir el aspecto que tiene el éxito para su empresa. Habrá recopilado esa información para los escenarios iniciales a medida que los haya asignado en la fase anterior. A medida que se prepare para la implementación de escala, tendrá que revisar y expandir estos criterios de éxito importantes.

Lo que sigue es una estrategia recomendada para asignar estos criterios. Hay muchos enfoques válidos para este paso. Puede seguir nuestra guía o seguir la guía del partner de Microsoft con el que puede estar trabajando. Independientemente del método que elija, asegúrese de que los resultados empresariales sean compatibles con la implementación técnica de los servicios y los objetivos generales de su organización.

Hay cuatro categorías de resultados que se pueden priorizar para su empresa. Están interconectadas y forman la base de la modernización y transformación digital que experimentarán los empleados individuales.

Ejemplo de resultados en cada categoría son:

• Organización

  • Transformación cultural
  • Retención de empleados
  • Adquisición de talentos
  • Compromiso social
  • Agilidad operativa

• Cultural

  • Sentimiento de los empleados
  • Recomendaciones de empleados
  • Comentarios de clientes
  • Medidas de innovación (por ejemplo, contribuciones del foro de ideas, hackatones, compromisos de innovación de productos)

• Material palpable

  • Impactos en la experiencia del cliente (servicio más rápido, reducción de incidentes de servicio, participación del programa de referencia y fidelización de clientes)
  • Ahorro de costes
  • Generación de ingresos
  • Seguridad de datos
  • Simplificación de procesos
  • Retirada de sistemas heredados

• Individual

  • Uso de herramientas deseadas
  • Moral de los empleados
  • Productividad de los empleados
  • Compromiso de empleados
  • Generación de ideas

En general, debería pensar en estas medidas agregando para crear un cociente de cambio para su empresa de esta manera:

Seleccionar una estrategia de habilitación del servicio

Teams es una tecnología transformadora, por lo que dependiendo del tamaño de su organización y las tecnologías existentes, puede tomar diferentes enfoques. Tenga en cuenta estas estrategias:

Las siguientes son nuestras recomendaciones para la mayoría de las organizaciones de clientes. Sin embargo, hay excepciones. Para obtener instrucciones sobre cualquier escenario que no se trata aquí, haga sus preguntas en nuestra comunidad de adopción de conducción o consulte al equipo de FastTrack o a la red de partners de Microsoft.

• Elija Teams primero o Teams principal: la mayoría de las organizaciones tienen una inversión existente en la tecnología de Microsoft. Es posible que esté habilitando más de una carga de trabajo a la vez, como Exchange Online, OneDrive para la Empresa o SharePoint. En estos casos, seleccionar Teams Primero o Teams Core es una elección acertada. Permitirá a los usuarios acostumbrarse a la experiencia de colaboración mejorada de Teams. A continuación, el equipo del proyecto de colaboración puede planear la implementación de capacidades adicionales y el aprendizaje y el soporte necesarios para que se puedan realizar correctamente.

• Elija Teams Ir a lo grande: en las nuevas organizaciones de clientes de Microsoft 365 o Office 365, a menudo es mejor realizar un enfoque de Teams Ir a gran para minimizar la fatiga de cambio causada por el aprendizaje de nuevas tecnologías varias veces. Podrá obtener el mayor beneficio habilitando Teams para la colaboración principal y las reuniones, SharePoint, OneDrive, Planner y otras cargas de trabajo, y permitiendo a sus empleados obtener información sobre ellas en el contexto de su implementación de Teams.

  Teams Go Big también es la estrategia de habilitación preferida para organizaciones de menos de 1.000 empleados que quieren simplificar la comunicación y la participación de los empleados. El uso del equipo de toda la organización puede reunir a personas para revisar tareas e iniciativas comunes en cualquier dispositivo.

• Elija en paralelo: para las organizaciones que usan Skype Empresarial para audioconferencias, soporte para dispositivos de salas de conferencias o capacidades de voz en la nube, le recomendamos que ejecute Teams y Skype en paralelo para familiarizar a sus empleados con las características principales de colaboración, mientras planea la migración fuera de Skype Empresarial en un momento que sea conveniente para su empresa. Tenga en cuenta que la ejecución de ambos clientes en paralelo puede crear confusiones entre los usuarios sobre qué herramienta usar, por lo que le recomendamos que mantenga esta fase en su camino de adopción breve.

• Elija Migración: Migrar de Skype Empresarial a Teams tiene componentes adicionales desde una perspectiva técnica, pero el viaje de adopción del usuario tiene los mismos componentes que una implementación de Teams Ir a gran. Además, estará educando Teams los usuarios sobre la interfaz y la experiencia de reunión de Teams, el nuevo comportamiento de chat persistente y otros elementos de la experiencia que son diferentes de Skype Empresarial.

Para cada estrategia de habilitación, es esencial trabajar estrechamente con su equipo de preparación técnica para asegurarse de que su entorno ofrezca una gran experiencia de empleados.

Decisión: Seleccione una estrategia de habilitación que admita mejor los resultados empresariales para Microsoft Teams y que pueda habilitar el equipo de implementación técnica. Esta es una decisión conjunta entre los líderes de IT, los clientes potenciales de administración de programas y los especialistas en adopción de usuarios. Esta decisión suele estar en la parte interesada ejecutiva, que es el propietario del éxito final para los servicios de Microsoft Teams o colaboración de su organización.

Procedimientos recomendados: las estrategias de habilitación pueden ser adecuadas para una fase determinada de su programa de implementación de proyectos o divisionales. Use personas clave y sus necesidades para realizar selecciones. Trabaje en estrecha colaboración con el equipo de implementación técnica para garantizar una experiencia de alta calidad para los usuarios.

Involucrar a las partes interesadas

La comunicación y la administración de expectativas son elementos clave en un proyecto de cambio exitoso. Es importante comunicar periódicamente su visión general y su progreso hacia ese objetivo a las partes interesadas y a otras personas de su organización.

Decisión: Decida su ritmo y método para comunicarse con las partes interesadas en alineación con la cultura de su empresa. Dirigir las comunicaciones a los distintos niveles de participación e interés en toda la organización.

Opción: Para crear una base de conocimiento continua de información sobre su proyecto, considere la posibilidad de usar páginas de noticias en su SharePoint de comunicación. La biblioteca de páginas de noticias (páginas de sitio en el sitio SharePoint asociado con su equipo de planificación) se puede hacer pública para que se puedan compartir con todas las partes interesadas.

Expandir el equipo de implementación

En una organización grande, debe intentar incorporar muchos roles diferentes en su amplia fase de habilitación. Esto puede incluir patrocinadores empresariales adicionales, personal de soporte técnico de IT, miembros adicionales de su comunidad de campeones y, en algunos casos, administración de cambios formales o personal de aprendizaje. La ilustración siguiente muestra un equipo de adopción a gran escala que permite una separación de deberes.

En una organización más pequeña, uno o varios de estos roles pueden ser realizados por una sola persona, pero las aptitudes necesarias siguen siendo las mismas. Las aptitudes técnicas, de comunicación y de aprendizaje son importantes en un proyecto de cambio exitoso.

Expandir las directivas de administración de información y gobernanza

Una vez que haya seleccionado su estrategia de habilitación, estará listo para revisar y escalar las decisiones de gobernanza que haya tomado en la fase 1. Revise las decisiones del 1 al 6 desde el inicio rápido gobernanza para expandir estas directivas en alineación con los usuarios empresariales que usarán Teams.

Ejemplos de procedimientos recomendados de administración y aprovisionamiento de nivel de equipo:

Simplificar la participación empresarial

Una parte esencial de impulsar la transformación digital y el uso en Microsoft Teams es trabajar con sus unidades de negocio para comprender qué necesidades, oportunidades y dificultades tienen. Aunque es similar a la conversación tradicional de IT con la empresa, el foco debe estar en lo que se necesita. Escuchar antes de pasar a requisitos técnicos. En muchos casos, las características de fuera de la caja Teams satisfacerán las necesidades de su organización.

Procedimiento recomendado: Antes de considerar el desarrollo de una solución personalizada, asegúrese de que su organización está usando por completo las capacidades integradas de Microsoft 365 o Office 365. El desarrollo de soluciones personalizadas siempre incurre en costos a largo plazo para sus departamentos de TI y soporte técnico.

Siga los pasos siguientes para simplificar su trabajo con unidades de negocio. Reconozca que, en grandes empresas multinacionales, este proceso puede continuar mucho después de la primera implementación a gran escala de Microsoft Teams:

1. Reúnase con influencers clave dentro de una unidad de negocio antes de involucrar al ejecutivo para obtener información y alineación.
2. Comprender sus soluciones actuales para escenarios comunes (correo electrónico, SharePoint, Yammer y otros productos).
3. Empiece pequeño seleccionando escenarios que se asignen a un impacto alto, dificultad baja o media a medida que escala,
4. Capturar comentarios y desarrollar a los campeones con conocimientos de unidad de negocio para admitir la transición,
5. Configure puntos de comprobación mensuales para analizar el progreso y priorizar el trabajo pendiente de proyectos adicionales.

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