Reuniones en Microsoft Teams
Este recurso de formación presenta las reuniones en Microsoft Teams. Se repasarán las funcionalidades de las reuniones en Teams, además de los requisitos y las consideraciones sobre la planificación para Teams.
Nota
En este tutorial se incluye vínculos a contenido existente para facilitar la conexión con la información más reciente y actualizada. Para obtener una experiencia óptima de aprendizaje, siga los vínculos para aprender y aplicar. Si un vínculo está etiquetado como "información adicional", se puede considerar opcional.
Esta formación es perfecta en los siguientes casos:
- Profesional de TI.
- Responsable de planificar, implementar o administrar Microsoft Teams.
- Está interesado en las reuniones en Teams
Se cubrirán las siguientes secciones:
- Reuniones y sus tipos en Teams
- Requisitos para las reuniones
- Informes
La siguiente información está fuera del ámbito:
- Las reuniones pueden incluir una característica en la que los participantes sean capaces de unirse a las reuniones desde una línea telefónica habitual. Esta característica, llamada Audioconferencia, no se incluye en la formación.
Nota
Microsoft Teams evoluciona de forma regular, las nuevas características y funcionalidad se agregan con frecuencia. Por favor, supervise los siguientes recursos para mantenerse al:
- Siga el Blog de los equipos.
- Leer la Guía básica de los equipos.
- Obtenga información acerca de las características más recientes lanzamiento en las Notas de la versión.
- Participar en la comunidad técnica de equipos de Microsoft para obtener respuestas a sus preguntas de característica.
Si tiene preguntas o comentarios acerca de este documento de formación:
- Haga una publicación en la sección de comentarios de la parte inferior de la página "Pasos siguientes" de este tutorial.
Para enviarnos comentarios sobre Microsoft Teams, como ideas para nuevas características, visite UserVoice.
Reuniones en Teams
Para conocer las reuniones en Teams, vea lo siguiente:
"Realizar reuniones" en Reuniones y llamadas (el tiempo de lectura estimado es de 6 minutos)
Vídeo de Reunirse ahora (1:45 minutos)
Vídeo de Reuniones programadas (1:45 minutos)
9 sugerencias para una reunión con Microsoft Teams para conocer, entre otras cosas, más sobre la sala de espera, cómo unirse a reuniones de forma anónima, etc. (el tiempo de lectura estimado es de 6 minutos)
Escenario: tipos de reuniones
Garth trabaja para Contoso, una empresa con varias oficinas. Garth tiene que contactar normalmente con personas de otras oficinas remotas:
- Su equipo de proyecto se reúne una hora cada lunes. Como ya hay un canal dedicado para el proyecto en Microsoft Teams, Garth programa una "Reunión de canal" para esta sincronización que se realiza regularmente. Esto proporciona grandes ventajas para Garth y su equipo:
- Se invita a todos los miembros del equipo automáticamente.
- Los debates relacionados con la reunión que surjan antes, durante o después de la reunión forman parte de la discusión del canal.
- Todos los miembros del equipo podrán ver la reunión y la discusión.
- Active la transcripción para reuniones y eventos en directo. Además, activan los subtítulos en eventos en directo. Estas características aumentan la inclusión, productividad y comprensión.
- Garth también tiene que sincronizarse con personas por separado, pero no quiere que el resto pueda ver estas reuniones. Por este motivo, Garth programa una "reunión privada". Gracias a las reuniones privadas, Garth puede iniciar un chat antes de que se produzca la reunión. Esta experiencia previa a la reunión ayuda a que la reunión sea más eficaz, puesto que Garth puede compartir material con antelación o hablar sobre la agenda con los principales miembros de la reunión. El mismo chat está también disponible durante la reunión para capturar notas y se puede usar después para hacer un seguimiento.
- En ocasiones, el equipo mantiene discusiones muy animadas en el canal y Garth tiene que tomar una decisión rápida. Determina que, en lugar de que todos escriban, sería más efectivo realizar una videollamada para comunicarse. En esta situación, Garth programa una reunión ad-hoc seleccionando Reunirse ahora en la conversación actual.
En Teams, los organizadores de reuniones pueden finalizar una reunión para todos los participantes. Esto resulta de utilidad en escenarios como los siguientes:
- Los formadores pueden asegurarse de que los alumnos no se queden en una reunión sin supervisar después de que se haya terminado una clase.
- En el caso de las reuniones que se graban, como seminarios web, los organizadores de la reunión pueden asegurarse de que la grabación finalice al terminar la reunión.
Por ejemplo, al terminar la reunión, Garth puede hacer clic en Finalizar reunión desde la reunión en Teams para finalizarla y quitar a los participantes de la misma.
Clientes de reuniones
Para unirse a las reuniones, se pueden usar varios clientes. Revise Obtener clientes para Microsoft Teams (el tiempo de lectura estimado es de 3 minutos) para saber para qué plataformas está disponible Teams.
Además, mediante la Audioconferencia, los participantes pueden asistir a las reuniones desde teléfonos comunes si llaman a la reunión o si se les llama desde la reunión. Los detalles sobre Audioconferencia se cubrirán en una formación dedicada a este tema.
En Outlook para Windows, se puede usar un complemento para programar reuniones directamente desde el calendario. Revise Usar el complemento para reunión de Microsoft Teams en Outlook (el tiempo de lectura estimado es de 2 minutos).
Requisitos y consideraciones para reuniones
Licencias
Aunque se pueden mantener reuniones sin tener ninguna otra licencia (solo se necesita una licencia para Microsoft Teams), para algunas situaciones sí hacen falta otras licencias.
Para la Audioconferencia, que permite que los participantes se unan a las reuniones de Teams desde un teléfono común, hace falta una licencia adicional. Esto se verá en un módulo de formación que se dedique solo a Audioconferencia.
Para más información, consulte Descripción del servicio de Microsoft Teams.
Ancho de banda y flujo de multimedia
En Teams hay dos formas de iniciar la comunicación en tiempo real:
- Un usuario puede llamar a otro directamente.
- Un usuario puede crear una reunión (ad hoc o programada). Para las llamadas, los elementos multimedia (audio, vídeo o uso compartido de escritorio o aplicaciones) viajan de la forma más directa posible. Si, por ejemplo, no hay ningún firewall entre dos usuarios (por ejemplo, están en la misma red), el tráfico multimedia viaja directamente de un usuario al otro. Si, por el contrario, un firewall bloquea el tráfico directo que existe entre los usuarios, pasará a enviarse a través de un relé.
Para las reuniones, todo el tráfico se envía en primer lugar al servicio de conferencia que se aloja en Office 365. El tráfico del audio se recopila ahí y se combina antes de volver a enviarlo; el tráfico de vídeo y el uso compartido de aplicaciones y de escritorio se recibe y se distribuye a los asistentes.
Importante: Mientras dure el brote de COVID-19, se recomienda a los usuarios que se unan a las reuniones mediante el botón Unirse a la reunión de Teams en lugar de usar los números de conferencia RTC o la opción Llamarme al. Esto se debe principalmente a la congestión de las infraestructuras de telefonía de países afectados por COVID-19. Si evita las llamadas RTC, es probable que experimente mayor calidad de audio.
La planificación del ancho de banda no se incluye en esta formación, pero sí va a ser crucial para la experiencia del usuario.
Para más información, consulte Preparar la red de la organización para Microsoft Teams.
Dependencias de Exchange
Para los clientes que usan Exchange Server en su entorno local, pueden darse algunas limitaciones (según la versión de Exchange Server) en lo que se refiere a la creación y la visualización de reuniones desde el cliente de Teams y también en cuanto al cumplimiento normativo. Revise Interacción entre Exchange y Microsoft Teams (el tiempo de lectura estimado es de 3 minutos) para saber cuáles son estas posibles limitaciones.
Finalizar la reunión para todos los participantes
Los organizadores de reuniones pueden finalizar una reunión para todos los participantes si hacen clic en Finalizar reunión desde la reunión. Esto resulta de utilidad en escenarios como los siguientes:
- Los formadores pueden asegurarse de que los alumnos no se queden en una reunión sin supervisar después de que se haya terminado una clase.
- En el caso de las reuniones que se graban, como seminarios web, los organizadores de la reunión pueden asegurarse de que la grabación finalice al terminar la reunión.
Para más información, consulte Finalizar una reunión de Teams para todos los asistentes.
Cambiar la configuración de los participantes de una reunión
Los organizadores de la reunión pueden cambiar la configuración predeterminada de los participantes de una reunión específica en Opciones de reunión. Hay tres maneras de hacer esto:
- Vaya al Calendario en Teams, seleccione una reunión y, a continuación, Opciones de reunión.
- En una invitación de reunión, seleccione Opciones de reunión.
- Seleccione Mostrar participantes para abrir el panel Personas y, a continuación, seleccione Administrar permisos.
Para más información, consulte Cambiar la configuración de los participantes para una reunión de Teams.
Opciones de configuración de las reuniones
Como administrador de TI, puede establecer las directivas y configuración de reunión para definir la experiencia de reunión.
Directivas de reunión
Utilice las directivas de reunión de Teams para controlar las características disponibles para sus participantes en reuniones programadas por usuarios de la organización. Para más información, consulte Administrar directivas de reunión en Teams (tiempo estimado de lectura: 16 minutos).
Configuración de las reuniones
Utilice la configuración de las reuniones de Teams para controlar si los usuarios anónimos pueden unirse a las reuniones de Teams, personalice las invitaciones a las reuniones, y si desea habilitar la calidad de servicio (QoS), establecer intervalos de puertos para el tráfico en tiempo real. Estas configuraciones se aplican a todas las reuniones de Teams que los usuarios programen en su organización. Para más información, consulte Administrar la configuración de reunión en Teams. (tiempo estimado de lectura: 4 minutos).
Ejercicio: Configurar reuniones
En este ejercicio, tendrá la oportunidad de probar las reuniones en Teams. Aunque no describimos cómo realizar cada acción, recomendamos algunos escenarios para probarlo.
Requisitos
- Una organización de Office 365 con las licencias apropiadas para usar Teams
- Recomendamos encarecidamente el uso de un inquilino de prueba dedicado.
- Si no dispone de un inquilino de prueba, puede registrarse para obtener un inquilino de prueba gratuito en Prueba de Office 365 Enterprise E5.
- No realice pruebas en su entorno de producción. Cambiar configuraciones o directivas puede afectar negativamente a todos los usuarios y a su experiencia de usuario.
- Al menos dos puntos de conexión
- Pueden ser dos equipos, pero también puede usar el cliente en un teléfono móvil.
Escenarios sugeridos para realizar pruebas
- Programe diferentes tipos de reuniones desde el cliente de Teams: reuniones de canal, reuniones ad hoc, reuniones privadas.
- Programe reuniones mediante el complemento de Outlook.
- Para las reuniones programadas, inicie un chat antes de que la reunión empiece (para hablar sobre la agenda, por ejemplo).
- Únase a las reuniones y pruebe diferentes escenarios y cargas de trabajo: por ejemplo, solo audio, vídeo, uso compartido de escritorio.
- Únase a una reunión desde un navegador sin tener que iniciar sesión en su inquilino (podría usar la exploración de "InPrivate") para comprobar cómo sería unirse a una reunión de forma anónima.
- Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft Teams y cambie algunas de las opciones de configuración de las reuniones (por ejemplo, deshabilite la programación de reuniones privadas). ¿Cómo afecta esto a la experiencia de usuario?
- Como organizador de la reunión, puede finalizar una reunión para todos los participantes.
Informes
Desde el punto de vista de la creación de informes, hay que fijarse en dos áreas:
- El uso: ¿cuántas reuniones tienen lugar?
- La calidad: ¿cuál es la calidad de las reuniones?
Debe supervisar las dos áreas:
- Un uso bajo indica que los usuarios, por un motivo u otro, no están usando el producto. Los motivos solo se pueden determinar si se realiza una investigación adicional. Los motivos pueden ir desde la percepción de que las reuniones no están cumpliendo los requisitos de los usuarios a una falta de reconocimiento o formación o problemas de calidad.
- La calidad baja, por otro lado, indica que hay problemas con la conectividad entre usuarios y Office 365. Puede generar una mala experiencia para el usuario y un uso más bajo. Consulte Informes de Microsoft 365 en el Centro de administración: actividad de los usuarios de Microsoft Teams (el tiempo estimado de lectura es de 5 minutos) para conocer más cosas sobre los informes de uso.
La administración de la calidad no se incluye en esta formación, pero puede ver el siguiente material de formación:
- Para obtener información sobre el rol de experto en calidad, consulte Rol de experto de calidad.
- Para obtener información sobre el Panel de calidad de llamadas, consulte Investigar la calidad de los elementos multimedia con CQD.
Pasos siguientes
En este curso de formación, hemos explicado los siguientes puntos clave:
- Reuniones y sus tipos en Teams
- Requisitos para las reuniones
- Informes
Pasos siguientes
- Empiece a usar las reuniones en Teams.
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