Suscripción a un informe o panel en el servicio Power BI

SE APLICA A: El servicio Power BI para usuarios empresariales El servicio Power BI para diseñadores y desarrolladores Power BI Desktop Requiere una licencia Pro o Premium

Nunca antes ha sido tan fácil mantenerse al día de los paneles e informes más importantes. Suscríbase a las páginas de informes y paneles que más le interesen y Power BI le enviará por correo electrónico una instantánea a la bandeja de entrada. Puede indicarle a Power BI la frecuencia con la que quiere recibir los mensajes de correo electrónico: una vez al día, una vez por semana o cuando se actualicen los datos. Incluso puede establecer una hora concreta a la que Power BI envíe los mensajes de correo electrónico o hacer que se ejecute al instante. En resumen, puede configurar hasta 24 suscripciones distintas por informe o panel.

Las suscripciones de correo electrónico se envían con los estados de segmentación y filtros predeterminados del informe. En el correo electrónico no se mostrarán los cambios en los valores predeterminados que realice antes o después de suscribirse. Pero al seleccionar el vínculo para abrir el informe, verá los cambios que haya realizado y guardado.

El correo electrónico y la instantánea usarán el idioma establecido en la configuración de Power BI (consulte Idiomas y países o regiones admitidos para Power BI). Si no se ha definido ningún idioma, Power BI utiliza el inglés como reserva. Para ver o establecer las preferencias de idioma, seleccione el icono de engranaje > Configuración > General > Idioma.

Cuando reciba el correo electrónico, incluye un vínculo para "ir al informe o panel". En los dispositivos móviles con aplicaciones de Power BI instaladas, al seleccionar este vínculo, se inicia la aplicación (en lugar de la acción predeterminada de abrir el informe o el panel en el sitio web de Power BI).

Requisitos

Crear una suscripción para usted mismo requiere una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario. También puede crear una suscripción para usted mismo si el informe o el panel se encuentra en un área de trabajo Premium y se le ha concedido acceso a esa área de trabajo. Si no puede crear una suscripción, póngase en contacto con el administrador de Power BI o con el soporte técnico de TI.

La suscripción de otros usuarios solo está disponible para los propietarios del panel o del informe que tengan una licencia de Power BI Pro o Premium por usuario (PPU) .

La suscripción a informes paginados varía un poco. Vea Suscripción a un informe paginado en el servicio Power BI.

Suscribirse a un panel o una página de informe

El proceso para suscribirse a un panel y a un informe es similar. El mismo botón permite suscribirse a los paneles e informes del servicio Power BI.

1. Abra el panel o el informe.

2. En la barra de menús superior, haga clic en Suscribirse o en el icono de sobre .

3. Seleccione Agregar nueva suscripción.

   

   La pantalla de la izquierda aparece cuando está en una página de informe y selecciona Suscribirse. La pantalla de la derecha aparece cuando está en un panel y selecciona Suscribirse.

   a. Para suscribirse a más de una página de un informe: Seleccione Agregar nueva suscripción y seleccione otra página en la lista desplegable que se encuentra cerca de la parte superior, o bien active la casilla Datos adjuntos de informe completo como en Incluir también.

   b. Use el control deslizante amarillo para activar y desactivar la suscripción. Aunque el control deslizante se establezca en desactivado, la suscripción no se elimina. Para eliminarla, seleccione el icono de papelera.

   c. Agregue al menos una dirección de correo electrónico y, si quiere, agregue un asunto y los detalles del mensaje de correo electrónico.

   d. Seleccione una Frecuencia para la suscripción. Puede elegir Diaria, Semanal o Tras la actualización de los datos (una vez al día). Para recibir el correo electrónico de suscripción solo en días concretos, seleccione Semanal y elija los días en los que quiera recibirlo. Por ejemplo, si le gustaría recibir el correo electrónico de suscripción solo los días laborables, seleccione Semanal para la frecuencia y desactive las casillas para Sáb. y Dom. Si selecciona Mensual, escriba los días del mes en los que quiere recibir el correo de suscripción.

   e. Si elige Diaria, Horaria, Mensual o Semanal, también puede elegir una Hora programada para la suscripción. Puede hacer que se ejecute a la hora, o bien pasados 15, 30 o 45 minutos. Seleccione por la mañana (a. m.) o por la tarde/noche (p. m.). También puede especificar la zona horaria. Si elige Horaria, seleccione la Hora programada a la que quiera que se inicie la suscripción, y se ejecutará cada hora a partir de entonces.

   f. Para programar la fecha de inicio y la fecha de finalización, escríbalas en los campos de fecha. De forma predeterminada, la hora de inicio para la suscripción será la fecha en la que la haya creado y la fecha de finalización será un año más tarde. Puede cambiarla a cualquier fecha en el futuro (hasta el año 9999) en cualquier momento antes de que finalice la suscripción. Cuando una suscripción alcanza una fecha de finalización, se detiene hasta que vuelva a habilitarla. Recibirá notificaciones antes de la fecha de finalización programada para preguntarle si quiere ampliarla.

   ejemplo, Active una o varias de las casillas.

   • Conceda a los destinatarios permiso para abrir y ver el informe o el panel.
   • Seleccione Ir al informe/panel para agregar un vínculo "Ir al informe" al cuerpo del correo electrónico.
   • Agregue una vista previa en miniatura de la página del informe al cuerpo del correo electrónico.
   • Si el informe está en una capacidad Premium, agregue el informe completo como datos adjuntos en lugar de una sola página de informe. Seleccione PDF o PowerPoint. Los datos adjuntos no pueden tener más de 20 páginas y menos de 25 MB. Los datos adjuntos respetan todas las etiquetas de privacidad del informe.

   Nota

   Puede recibir un mensaje de error que indica que el informe tiene más de 20 páginas, aunque la vista del informe muestre menos de 20. Una razón es que el diseñador de informes tiene páginas ocultas en el informe. Cuando Power BI cuenta las páginas del informe, incluye páginas ocultas en ese recuento.

   h. Para revisar la suscripción y probarla, haga clic en Ejecutar ahora. Esto envía el correo electrónico de inmediato.

4. Si todo es correcto, haga clic en Guardar y cerrar para guardar la suscripción. Recibirá un correo electrónico y la instantánea del panel o informe en la programación que haya establecido. Todas las suscripciones en las que la frecuencia se ha establecido en Tras la actualización de los datos solo enviarán un correo electrónico después de la primera actualización programada de ese día.

   

   Podrá actualizar la página del informe, pero no el conjunto de datos. El propietario del conjunto de datos es el único que puede actualizar manualmente un conjunto de datos. Para buscar el nombre del propietario de los conjuntos de datos subyacentes, abra el informe y seleccione la lista desplegable de la barra de menús.

   

Administrar sus suscripciones

Solo puede administrar las suscripciones que cree. Vuelva a hacer clic en Suscribirse y haga clic en Administrar todas las suscripciones en la esquina inferior izquierda (vea las capturas de pantalla anteriores). Las suscripciones para la presentación del área de trabajo actual. Para entender las áreas de trabajo, consulte Áreas de trabajo de Power BI.

Una suscripción finalizará si expira la licencia Pro o Premium por usuario (PPU), el propietario elimina el panel o el informe o se elimina la cuenta de usuario utilizada para crear la suscripción.

Consideraciones y solución de problemas

• Para evitar que los correos electrónicos de las suscripciones vayan a la carpeta de correo no deseado, agregue el alias de correo electrónico de Power BI (no-reply-powerbi@microsoft.com) a sus contactos. Si usa Microsoft Outlook, haga clic con el botón derecho en el alias y seleccione Agregar a contactos de Outlook.
• Es posible que los paneles con más de 25 iconos anclados, o bien con 4 páginas de informes activos ancladas, no se representen totalmente en los correos electrónicos de la suscripción enviados a los usuarios. Se recomienda contactar con el diseñador del panel y pedirle que reduzca los iconos anclados a menos de 25 y los informes activos anclados a menos de 4 para asegurarse de que el correo electrónico se representa de forma correcta.
• En las suscripciones de correo electrónico de panel, si se ha aplicado la seguridad de nivel de fila (RLS) a algún icono, dicho icono no se mostrará.
• Si los vínculos del correo electrónico (al contenido) dejan de funcionar, es posible que el contenido se haya eliminado. En el correo electrónico, debajo de la captura de pantalla, puede ver si se ha suscrito personalmente o si alguien lo ha hecho por usted. Si lo ha hecho otra persona, pídale que cancele los mensajes de correo electrónico o que vuelva a suscribirle.
• Para las suscripciones de paneles en concreto, todavía no se admiten ciertos tipos de iconos. Entre estos se incluyen: transmisión en secuencias de mosaicos, iconos de vídeo, iconos de contenido web personalizado.
• Las suscripciones a una página del informe están asociadas con el nombre de la página del informe. Si se suscribe a una página del informe y cambia de nombre, tendrá que volver a crear la suscripción.
• Si no puede usar la característica de suscripción, póngase en contacto con el administrador del sistema o con el soporte técnico de TI. Es posible que la organización haya deshabilitado esta característica o se haya alcanzado un límite máximo de suscriptores.
• Las suscripciones de correo electrónico no admiten la mayoría de los objetos visuales personalizados. La excepción son los objetos visuales de Power BI que se han certificado.
• Las suscripciones de correo electrónico se envían con los estados de segmentación y filtros predeterminados del informe. En el correo electrónico no se muestran los cambios en los valores predeterminados que realice tras suscribirse.
• Los informes paginados sí le permiten establecer valores de parámetro por suscripción. Vea Suscripción a un informe paginado en el servicio Power BI.
• En la actualidad, las suscripciones de correo electrónico no admiten objetos visuales de Power BI con la tecnología de R.
• Las suscripciones no admiten marcadores actualmente.
• Las suscripciones pueden provocar errores en paneles o informes con imágenes muy grandes debido a las limitaciones de tamaño del correo electrónico.
• Power BI detiene de forma automática la actualización en los conjuntos de datos asociados con los paneles e informes que no se han visitado en más de dos meses. Pero si agrega una suscripción a un panel o informe, no se detendrá aunque no reciba visitas.
• Tenga en cuenta que, al igual que otros productos de BI, la hora de inicio que establece para la suscripción es cuando esta comienza a procesarse. Una vez completado el procesamiento del informe, la suscripción se pone en cola y se envía a los destinatarios de correo electrónico. Aunque nos esforzamos por procesar y ofrecer todas las suscripciones lo más rápido posible, en algunas ocasiones durante los períodos de demanda máxima puede ver un retraso más largo debido a la cantidad de suscripciones que se pueden enviar a la vez. La mayoría de los clientes no deberían notar un retraso de más de 15 minutos para procesar y enviar sus informes, aunque puede tardar hasta 30 minutos en determinados momentos e inquilinos con un uso considerable. La entrega nunca debe superar los 60 minutos desde el momento en que se programa la suscripción hasta que se entrega el correo electrónico. Si experimenta un retraso de más de 60 minutos, asegúrese de que la dirección no-reply-powerbi@microsoft.com está en la lista de remitentes seguros y de que el proveedor de correo electrónico no la tiene bloqueada. Si la dirección de correo electrónico no está bloqueada, debe ponerse en contacto con el administrador de Power BI o con el soporte técnico de TI para que le ayude.
• La característica de datos adjuntos de informe completo está disponible en aquellos informes que cumplan las tres condiciones siguientes. Cualquier suscripción existente con informes completos como datos adjuntos que no cumpla con estas condiciones se deshabilitará, y el usuario recibirá un correo electrónico donde se explica el error.
  • El informe está en un área de trabajo actualizada con Power BI Premium o Premium por usuario.
  • El informe tiene menos de 20 páginas (vea el siguiente elemento de viñeta).
  • El archivo de datos adjuntos tiene un tamaño inferior a 25 MB.
• Puede recibir un mensaje de error que indica que el informe tiene más de 20 páginas, aunque la vista del informe muestre menos de 20. Una razón es que el diseñador de informes tiene páginas ocultas en el informe. Cuando Power BI cuenta las páginas del informe, incluye páginas ocultas en ese recuento.

Pasos siguientes

Búsqueda y ordenación de contenido