Exportación de los datos usados para crear una visualización

Quién puede exportar datos

Si tiene permisos para los datos, puede ver y exportar los datos que Power BI usa para crear una visualización. A menudo, los datos son confidenciales o están limitados a usuarios específicos. En esos casos, no podrá ver o exportar los datos. Para obtener más información, vea la sección Consideraciones y limitaciones al final de este documento.

Visualización y exportación de datos

Si quiere ver los datos que Power BI usa para crear una visualización, puede mostrar dichos datos en Power BI. También puede exportar los datos a Excel como un archivo .xlsx o .csv. La opción para exportar los datos requiere una licencia Pro o Premium, además de permisos de edición en el conjunto de datos y el informe. Si tiene acceso al panel o al informe, pero los datos están clasificados como altamente confidenciales, Power BI no le permitirá exportar los datos.

Observe cómo Will exporta los datos de una de las visualizaciones de su informe, los guarda como un archivo .xlsx y los abre en Excel. Luego, siga las instrucciones paso a paso que aparecen debajo del vídeo para intentarlo. Tenga en cuenta que en este vídeo se usa una versión anterior de Power BI.

Exportación de datos desde un panel de Power BI

1. Seleccione Más acciones (...) en la esquina superior derecha de la visualización.

   

2. Elija la opción Exportar a .csv.

   

3. Power BI exporta los datos a un archivo .csv. Si ha filtrado la visualización, también se filtrará la exportación a .csv.

4. El explorador le pedirá que guarde el archivo. Una vez que lo haya guardado, abra el archivo .csv en Excel.

   

Exportación de datos desde un informe

Para poder continuar, abra el informe de ejemplo de análisis de adquisiciones en la vista de edición en el servicio Power BI. Agregue una nueva página de informe en blanco. Después, siga estos pasos para agregar una agregación, una jerarquía y un filtro de nivel de visualización.

Creación de un gráfico de columnas apiladas

1. Cree un nuevo gráfico de columnas apiladas.

   

2. Desde el panel Campos, seleccione Ubicación > Ciudad, Ubicación > País/región y Factura > Porcentaje de descuento. Puede que tenga que mover Porcentaje de descuento a Valor.

   

3. Cambie la agregación de Porcentaje de descuento de Recuento a Media. En Valor, seleccione la flecha situada a la derecha de Porcentaje de descuento (es posible que ponga Recuento de porcentaje de descuento) y elija Media.

   

4. Agregue un filtro a Ciudad, seleccione todas las ciudades y luego quite Atlanta.

   

5. Explore en profundidad un nivel en la jerarquía. Active la exploración en profundidad y proceda con el nivel Ciudad.

   

Ahora ya puede probar ambas opciones de exportación de datos.

Exportación de datos resumidos

Seleccione la opción Datos resumidos si quiere exportar datos de lo que ve en ese objeto visual. Este tipo de exportación muestra solo los datos (columnas y medidas) que se usan para crear el objeto visual. Si el objeto visual tiene un agregado, se exportarán los datos agregados. Por ejemplo, si tiene un gráfico de barras con cuatro barras, obtendrá cuatro filas de datos de Excel. Los datos resumidos están disponibles en el servicio Power BI como archivos .xlsx y .csv, y como archivos .csv en Power BI Desktop.

1. Seleccione los puntos suspensivos de la esquina superior derecha de la visualización. Seleccione Exportar datos.

   

   En el servicio Power BI, como la visualización tiene un agregado (ha cambiado Recuento a promedio), tendrá dos opciones:

   • Datos resumidos

   • Datos subyacentes

   Para entender mejor los agregados, consulte Agregados en Power BI.

   Nota

   En Power BI Desktop, solo tendrá la opción de exportar los datos resumidos como un archivo .csv.

2. Desde Exportar datos, seleccione Datos resumidos, elija .xlsx o .csv y luego seleccione Exportar. Power BI exporta los datos.

   

3. Cuando seleccione Exportar, el explorador le pedirá que guarde el archivo. Una vez que lo haya guardado, abra el archivo en Excel. Si usa la aplicación de Power BI en Microsoft Teams, es posible que no reciba los mismos mensajes. El archivo exportado se guarda en la carpeta local de descargas.

   

   En este ejemplo, la exportación a Excel muestra un total por cada ciudad. Puesto que se ha filtrado por Atlanta, no se incluye en los resultados. La primera fila de nuestra hoja de cálculo muestra los filtros que Power BI usó al extraer los datos.

   • Se exportan todos los datos usados por la jerarquía, no solo los datos usados para el nivel de detalle actual para el objeto visual. Por ejemplo, se ha explorado en profundidad hasta el nivel Ciudad, pero la exportación también incluye los datos del país.

   • Los datos exportados están agregados. Se obtiene un total, una fila, para cada ciudad.

   • Como se han aplicado filtros a la visualización, los datos exportados se exportarán como filtrados. Observe que la primera fila muestra Filtros aplicados: Ciudad no es Atlanta, GA.

Exportación de los datos subyacentes

Seleccione esta opción si quiere ver los datos del objeto visual y _ más datos del conjunto de datos. Consulte el gráfico siguiente para obtener más información. Si la visualización tiene un agregado, al seleccionar _ Datos subyacentes se quitará el agregado. En este ejemplo, la exportación de Excel muestra una fila para cada fila de ciudad del conjunto de datos y el porcentaje de descuento para esa única entrada. Power BI reduce los datos, no los agrega.

Cuando selecciona Exportar, Power BI exporta los datos a un archivo .xlsx y el explorador le pide que guarde el archivo. Una vez que lo haya guardado, abra el archivo en Excel.

1. Seleccione los puntos suspensivos de la esquina superior derecha de la visualización. Seleccione Exportar datos.

   

   En el servicio Power BI, como la visualización tiene un agregado (ha cambiado Recuento a promedio), tendrá dos opciones:

   • Datos resumidos

   • Datos subyacentes

   Para entender mejor los agregados, consulte Agregados en Power BI.

   Nota

   En Power BI Desktop, solo tendrá la opción de exportar datos resumidos.

2. En Exportar datos, seleccione Datos subyacentes y Exportar. Power BI exporta los datos.

   

3. Cuando seleccione Exportar, el explorador le pedirá que guarde el archivo. Una vez que lo haya guardado, abra el archivo en Excel. Si usa la aplicación de Power BI en Microsoft Teams, es posible que no reciba los mismos mensajes. El archivo exportado se guarda en la carpeta local de descargas.

   

   • En esta captura de pantalla solo se muestra una pequeña parte del archivo de Excel, que tiene más de 100 000 filas.

   • Se exportan todos los datos usados por la jerarquía, no solo los datos usados para el nivel de detalle actual para el objeto visual. Por ejemplo, se ha explorado en profundidad hasta el nivel Ciudad, pero la exportación también incluye los datos del país.

   • Como se han aplicado filtros a la visualización, los datos exportados se exportarán como filtrados. Observe que la primera fila muestra Filtros aplicados: Ciudad no es Atlanta, GA.

Personalización de la experiencia del usuario de exportación de datos

A los usuarios a los que se concede acceso a un informe se les concede acceso a todo el conjunto de datos subyacente, a menos que la seguridad de nivel de fila (RLS) limite su acceso. Los autores de informes y los administradores de Power BI pueden usar las funciones que se describen a continuación para personalizar la experiencia del usuario.

• Los autores de informes deciden qué opciones de exportación están disponibles para los usuarios.

• Los administradores de Power BI pueden desactivar algunas o todas las opciones de exportación de datos para su organización.

• Los propietarios de conjuntos de datos pueden establecer la seguridad de nivel de fila (RLS). RLS restringirá el acceso a los usuarios de solo lectura. Sin embargo, si ha configurado un área de trabajo de la aplicación y ha asignado permisos de edición a los miembros, no se les aplicarán los roles de RLS. Para obtener más información, vea Seguridad de nivel de fila.

• Los autores de informes pueden ocultar columnas para que no aparezcan en la lista Campos. Para obtener más información, vea Propiedades de conjuntos de datos.

Esta experiencia de usuario personalizada no restringe los datos a los que los usuarios pueden acceder en el conjunto de datos. Use la seguridad de nivel de fila (RLS) en el conjunto de datos para que las credenciales de cada usuario determinen los datos a los que puede acceder.

Protección de los datos cuando se exportan fuera de Power BI

• Los autores de informes pueden clasificar y etiquetar informes con las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Information Protection. Si la etiqueta de confidencialidad tiene una configuración de protección, Power BI aplicará esta configuración de protección al exportar datos de informe a archivos de Excel, PowerPoint o PDF. Solo los usuarios autorizados pueden abrir archivos protegidos.

• Los administradores de seguridad y Power BI pueden usar Microsoft Cloud App Security para supervisar el acceso y la actividad de los usuarios, realizar análisis de riesgos en tiempo real y establecer controles específicos de etiquetas. Por ejemplo, las organizaciones pueden usar Microsoft Cloud App Security para configurar una directiva que impida a los usuarios descargar datos confidenciales de Power BI a dispositivos no administrados.

Exportación de los detalles de los datos subyacentes

Lo que se muestra al seleccionar Datos subyacentes puede variar. Para comprender estos detalles, puede que sea necesaria la ayuda de su administrador o del departamento de TI.

* En Power BI Desktop o en el propio servicio, en la vista Informes, aparece una medida en la lista Campos con un icono de calculadora . Las medidas se pueden crear en Power BI Desktop.

Configuración de las opciones de exportación

Los diseñadores de informes de Power BI controlan los tipos de opciones de exportación de datos que están disponibles para sus consumidores. Las opciones son:

• Permitir a los usuarios finales exportar datos resumidos desde el servicio Power BI o Power BI Report Server

• Permitir a los usuarios finales exportar datos resumidos y subyacentes del servicio o Report Server

• No permitir a los usuarios finales exportar datos del servicio o Report Server

  Importante

  Se recomienda que los diseñadores de informes revisen los informes antiguos y restablezcan manualmente la opción de exportación según sea necesario.

Para establecer estas opciones:

1. Empiece en Power BI Desktop.

2. En la esquina superior izquierda, seleccione Archivo > Opciones y configuración > Opciones.

3. En ARCHIVO ACTUAL, seleccione Configuración del informe.

   

4. Seleccione una opción en la sección Exportar datos.

También puede actualizar esta configuración en el servicio Power BI.

Es importante tener en cuenta que si la configuración del portal de administración de Power BI entra en conflicto con la configuración del informe para exportar datos, la configuración de administrador anulará la configuración de exportar datos.

Consideraciones y limitaciones

Estas consideraciones y limitaciones se aplican a Power BI Desktop y al servicio Power BI, incluidos Power BI Pro y Premium.

• Para exportar los datos de un objeto visual, debe tener permiso de compilación para el conjunto de datos subyacente.

• El número máximo de filas que Power BI Desktop y el servicio Power BI pueden exportar desde un informe de modo de importación a un archivo .csv es 30 000.

• El número máximo de filas que las aplicaciones pueden exportar desde un informe de modo de importación a un archivo .xlsx es 150 000.

• La exportación mediante Datos subyacentes no funcionará si:

  • la versión es anterior a 2016.

  • las tablas del modelo no tienen una clave única.

  • un administrador o un diseñador de informes han deshabilitado esta característica.

• La exportación utilizando Datos subyacentes no funcionará si habilita la opción Mostrar elementos sin datos para la visualización que Power BI está exportando.

• Si se usa DirectQuery, la cantidad máxima de datos que Power BI puede exportar es 16 MB de datos sin comprimir. Un resultado no deseado puede ser que exporte menos que el número máximo de 150 000 filas. Esto es probable si:

  • Hay demasiadas columnas. Intente reducir el número de columnas y vuelva a realizar la exportación.

  • Hay datos que son difíciles de comprimir.

  • Hay otros factores que haya en juego que aumentan el tamaño del archivo y disminuyen el número de filas que Power BI puede exportar.

• Si la visualización emplea datos de más de una tabla de datos y no existe ninguna relación activa con esas tablas en el modelo de datos, Power BI solo exporta los datos de la primera tabla.

• Actualmente no se admiten objetos visuales personalizados de Power BI ni objetos visuales de R.

• En Power BI, puede cambiarse el nombre de un campo (columna) haciendo doble clic en dicho campo y escribiendo un nuevo nombre. Power BI hace referencia al nuevo nombre como un alias. Es posible que un informe de Power BI pueda acabar con nombres de campo duplicados, pero Excel no permite duplicados. Por tanto, cuando Power BI exporta los datos a Excel, los alias de los campos cambian a sus nombres originales de campo (columna).

• Si el archivo .csv incluye caracteres Unicode, es posible que el texto no se muestre correctamente en Excel. Algunos ejemplos de caracteres Unicode son los símbolos de moneda y palabras en otros idiomas. Puede abrir el archivo en el Bloc de notas y los caracteres Unicode se mostrarán correctamente. Si desea abrir el archivo en Excel, la solución alternativa consiste en importar el archivo .csv. Para importar el archivo en Excel:

  1. Abra Excel.

  2. Vaya a la ficha Datos.

  3. Seleccione Obtener datos externos > Desde texto.

  4. Vaya a la carpeta local donde se almacena el archivo y seleccione el archivo .csv.

• Al realizar la exportación en .csv, ciertos caracteres se convertirán en caracteres de escape con un signo ' inicial para evitar la ejecución de scripts cuando se abra el archivo en Excel. Esto ocurre cuando:

  • La columna se define como de tipo "Texto" en el modelo de datos, y se da la siguiente condición.
  • El primer carácter del texto es uno de los siguientes: =, @, +, - .

• Los administradores de Power BI pueden deshabilitar la exportación de datos.

• Si se aplica una cadena de formato dinámico a una medida, los datos exportados no conservarán este formato en Excel. Además, el formato específico del objeto visual, como el porcentaje del total general de una medida, no se conserva en Excel.

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