Funktsiooni eelvaade: KPI-de kogumiseks suhtluse analüüsi kasutamine

Kehtib rakenduses Dynamics 365 (veebiversioon), versioon 9.0.2

Tutvustame uut funktsiooni nimega Suhtluse analüüs. See võimaldab Dynamics 365-il koguda asjakohast teavet kogu andmebaasist, et kuvada graafiliselt juhtimismõõdikud (KPI-d) ja tegevuse ajalugu. Graafiline ekraan kuvab kontaktide, müügivõimaluste, müügivihjete või ettevõtete KPI-d ja tegevuse ajaloo. See funktsioon arvutab ka iga ärisuhte üldise seisundi ja trendi.

Suhtluse analüüs aitab müügitöötajatel ja juhtidel leida vastuseid järgmistele küsimustele.

  • Millistele müügivõimalustele peaksin oma aega kulutama?

  • Kas meil on kliendiga head suhted?

  • Kui palju aega oleme oma kliendiga koos veetnud?

  • Millal temaga viimati ühendust võtsime?

  • Millal temaga järgmine kord ühendust võtame?

  • Kui palju meile oleme vahetanud ja koosolekuid pidanud?

  • Milline on kliendi vastamismäär?

  • Kui palju tegevusi algatas klient?

  • Kui kaua meie meeskonnal vastamine aega võtab?

Suhtluse analüüsi pakutakse eelvaatefunktsioonina versioonis Dynamics 365 (veebiversioon), versioon 9.0.2. Olenevalt rakenduse Dynamics 365 ja Microsoft Exchange’i versioonist kehtivad täiendavad piirangud. Täielikud üksikasjad funktsiooni installimise ja lubamise kohta leiate teemast Manustatud teabe konfigureerimine ja lubamine.

Suhtluse analüüs on osa praegu eelvaateversioonis olevast uuest funktsioonide komplektist Müügiülevaadete lisandmoodul. Lisateave: Manustatud teave

Saatke meile tagasisidet

Teeme selle eelvaate kättesaadavaks, et saaksite seda proovida ja anda meile teada, mida arvate. Teie tagasiside aitab meil seada oma töös prioriteete, et lisada teile kõige vajalikumaid võimalusi. Palume teil edastada soovitused ja probleemidest teada anda, kasutades avalikku tagasisidesaiti: Microsofti ideed

Suurem pilt suhtluse analüüsi abil loendivaadetes

Suhtluse analüüs annab kontakti, müügivõimaluse, müügivihje ja ettevõtte tegevuste ajaloo, KPI-d, seisundi skoori ja seisundi trendi. Kõige olulisemad KPId (sh meeskonna eelmine ja järgmine tegevus) kuvatakse iga kirjetüübi loendivaates, et saaksite ülevaate ja et nende alusel oleks võimalik loendit sortida.

Suhte seisundi üksikasjad tabelivaates

Suhte andmevaate abil kriitiliste müügivõimaluste tuvastamine

Suhte andmevaade esitab mulldiagrammi, mis annab kiirülevaate tulevaste müügivõimaluste seisundist, sulgemisajast ja eeldatavast tulust. Selle vaatamiseks tehke järgmist.

  1. Minge jaotisse Müük > Müügivõimalused.

  2. Valige ripploendist suvand Minu avatud müügivõimalused seose järgi.
    Minu avatud müügivõimaluste vaate valimine

  3. Valige käsuribalt Kuva diagramm.
    Valige diagrammi kuvamise suvand

  4. Avage diagrammide paani ülaosas ripploend ja valige Suhteandmed.
    Valige suhteandmete diagramm
    Kuvatakse suhteandmete diagramm.
    Suhteandmete diagramm

Iga tulevane müügivõimalus märgitakse suhteandmete diagrammil mullina. Mulli suurus näitab müügivõimaluse eeldatavat tulu. Seisund märgitakse y-teljele, seega mida kõrgemal mull diagrammil kuvatakse, seda parem on selle seisund. Eeldatav sulgemise kuupäev märgitakse x-teljele, seega võivad diagrammi vasakul poolel olevad müügivõimalused peagi aeguda. Seetõttu on kõige kriitilisemad müügivõimalused tähistatud kõige suuremate mullidega, mis paiknevad alumise vasakpoolse nurga läheduses, samas kui kõige paljulubavamad müügivõimalused on diagrammi ülemise osa läheduses.

Liikuge üle mulli, et näha müügivõimaluse nime ja muid üksikasju. Valige mull selle müügivõimaluse kirje avamiseks. Mullide värv näitab suhte seisundit: roheline on hea, kollane on rahuldav, punane on halb ja hall on null (mis näitab seda, et tulemusi pole arvutatud, või et andmeid pole piisavalt).

Suhtluse ülevaadete võimaluse seisundi diagramm

Suhteandmete diagramm toetub müügivõimaluse kirjete erinevatele väärtustele, kuid mõnikord võivad need väärtused mõne müügivõimaluse või nende kõigi puhul puududa. Põhjuseks võib olla tähelepanematus või see, et te ei kasuta neid välju oma organisatsioonis. Diagramm kujutab puuduvaid väärtusi järgmiselt.

  • Ilma suhte seisundi väärtuseta müügivõimalused on kuvatud hallina ja nende väärtus on null. Need kujutatakse diagrammi alumises osas.

  • Müügivõimalusi, mille eeldatav sulgemisaeg on minevikus, ei kuvata.

  • Müügivõimalusi, mille eeldatav sulgemisaeg puudub, ei kuvata.

  • Müügivõimalused, millel puudub eeldatava tulu väärtus, kuvatakse nullväärtusega. Need kujutatakse väga väikeste mullidena.

Kliendi või müügivõimaluse seisundi ja tegevuste ajaloo analüüsimine

Saate vaadata iga kirje täielikku suhtluse analüüsi, sh graafikuid, KPI-sid, meilisuhtluse ajalugu, täielikku tegevuste ajalugu ja suhte seisundit. Need andmed on saadaval kahes laiendatavas jaotises, kui vaatate eraldi kirjet, nt konkreetset müügivõimalust.

Tegevuse analüüsi üksikasjad
Seose seisund ja trend. Kuvab teie üldise seose seisundi kliendiga ja sisaldab viimast trendi.

  • Järgmine tegevus. Kuvab kirjele plaanitud järgmise tegevuse kuupäeva ja kellaaja. Kui pääsete sellele tegevusele juurde, siis näete ka selle nime või teemat. Järgmine ja viimane tegevus kuvatakse ainult müügivõimaluse ja müügivihje olemite puhul.
  • Viimane tegevus. Kuvab kirjel lõpetatud viimase tegevuse kuupäeva ja kellaaja. Kui pääsete sellele tegevusele juurde, siis näete ka selle nime või teemat. Järgmine ja viimane tegevus kuvatakse ainult müügivõimaluse ja müügivihje olemite puhul.

Kõik tegevused. Kuvab teie meeskonna ja kliendi algatatud tegevuste arvu kokku. Tegevused on jaotatud üldise tüübi järgi, nagu meilid, koosolekud ja telefonikõned.

Kulutatud aeg. Näitab suhtelist aega, mis on kulutatud praeguse kirjega seotud tegevustele, sh aega, teie meeskond ja mida on kulutanud klient. Iga tegevuse puhul, millega oli seotud mitu meeskonnaliiget, korrutatakse tegevusele kulutatud aeg osalenud meeskonnaliikmete arvuga. Kuid kliendi kulutatud aeg arvestatakse ainult üks kord, isegi kui osales mitu kliendi meeskonna liiget.

Meili kaasamine. Esitab kokkuvõtte selle kohta, mis tegevusi klient on teinud jälgitavate meilidega, mille teie meeskond talle on saatnud. Meile, mida ei jälgita, ei arvestata, seega peate lubama ja kasutama meili kaasamise funktsiooni, et siin andmeid näha. Lisateave: Meilisuhtlus

Kõige rohkem ühendust võetud. Pakub statistikat kliendi kohta, kellega teie meeskond on kõige rohkem ühendust võtnud. Need kontaktid võivad hõlmata Dynamics 365-i kasutajaid, kes on tihedalt klientidega seotud, isegi kui nad ei kuulu kirje kasutajate hulka.

Kõige rohkem ühendust võtnud. Pakub statistikat teie meeskonna kohta, kes on kõige rohkem klientidega ühendust võtnud. Need kontaktid võivad hõlmata kliente, kes on tihedalt teie meeskonnaga seotud, isegi kui nad ei kuulu kirje kasutajate hulka.

Seosetegevused. Annab üksikasjaliku ülevaate viimase 90 päeva tegevustest, mis on jaotatud kuupäeva ja tegevusetüübi järgi, nagu saadetid meilid, vastuvõetud meilid, saadetud koosolekud, vastuvõetud koosolekud, tehtud telefonikõned ja vastuvõetud telefonikõned.

Suhtluse analüüsi väärtuste arvutamine

Suhtluse analüüsi väärtused tuletatakse paljude Dynamics 365-i ja Microsoft Exchange’i serveritesse salvestatud seotud inimeste, tegevuste, ettevõtete, kohtumiste ja meilide põhjalikust analüüsist. Skooride leidmise ja arvutamise protsess on võetud kokku järgmisel vooskeemil.

Kuidas suhtluse analüüsi arvutatakse?

Järgmistes jaotistes kirjeldatakse vooskeemi iga ploki funktsiooni.

1. etapp: kirje jaoks huvipakkuvate kontaktide leidmine

Suhtluse analüüsi huvitavad tegevused, mida teevad antud kirjega seotud inimesed. Esimene samm asjakohaste tegevuste leidmiseks on uurida välja, milliseid kontakte tuleks analüüsi lisada. Suhtluse analüüs annab ka teie, teie meeskonna ja kliendi meeskonna kulutatud aja väärtused, seega on kogu protsessis oluline ära näidata, kes mida tegi.

Selles tabelis on näha, kuidas süsteem iga kirjetüübi puhul huvipakkuvaid kontakte leiab. Hiljem otsib süsteem iga kontaktiga seostatud tegevusi ja otsustab, millised neist tegevustest tuleks selle kirje KPI arvutusse kaasata.

Sisekontaktid Väliskontaktid
Kontakt - Iga Dynamics 365-i kasutaja. - Ettevõtte peamine kontaktisik.
- Kõik kontaktid ettevõtte loendis Kontaktid.
Müügivõimalus - Müügivõimaluse kirje omanik.
- Kõik kasutajad müügivõimaluse müügimeeskonna loendis.
- Kliendi kontaktisik, kes on müügivõimaluse puhul nimetatud.
- Kõik kontaktid müügivõimaluse loendis Huvirühmad.
- Seotud ettevõtte kirje peamine kontaktisik.
Müügivihje - Müügivihje kirje omanik. - Kontaktandmed müügivihje jaotises Kontakt.
- Kõik kontaktid müügivihje loendis Huvirühmad.
Kontakt - Iga Dynamics 365-i kasutaja. - Kontaktandmed kontakti jaotises Kontakt.

Kui süsteem on huvipakkuvad kontaktid tuvastanud, otsib see iga kontaktiga seotud tegevusi ja tuvastab siis, milliseid neist tegevustest tuleks vaadeldava kirje suhtluse analüüsi lisada. See tuvastab asjakohased tegevused järgmiselt.

  • Seostuvad kirjed. Iga tegevus, mille väärtuseks Seostuv on määratud praegune kirje, määratakse selgelt selle juurde ja see lisatakse alati selle suhtluse analüüsi, isegi kui see tegevus pole huvipakkuva kontaktiga seotud.

  • Meilisõnumid. Lisab kõik sõnumid, kus huvipakkuva kontakti meiliaadress (või viide kontakti kirjele) on näidatud väljal Saaja, Koopia või Saatja.

  • Kohtumised. Lisab kõik kohtumised, kus huvipakkuv kontakt on näidatud väljadel Kohustuslik või Valikuline.

  • Telefonikõned. Lisab kõik kõned, kus huvipakkuv kontakt on näidatud väljadel Saatja või Saaja.

Näited asjakohaste tegevuste tuvastamise kohta

Siin on mõned näited selle kohta, kuidas eelmistes jaotistes välja toodud reegleid rakendada võidakse.

  • Kui teid on müügivihjele määratud ja registreerite mõne selle müügivihje huvirühma juures telefonikõne tegevuse, siis arvestatakse seda telefonikõnet selle müügivihje KPI-de puhul. Kui samale huvirühmale helistavad teised kasutajad, keda pole müügivihjele määratud, ei arvestata nende telefonikõnesid selle müügivihje KPI-de puhul.

  • Kui kuulute müügivõimaluse müügimeeskonda ja saadate mõnele huvirühmale meili, mis on selle müügivõimalusega seotud, siis arvestatakse seda meili selle ettevõtte KPI-de puhul. Kui samale huvirühmale saadab meili mõni teine kasutaja, kes selle ettevõtte meeskonda ei kuulu, siis ei arvestata seda selle müügivõimaluse puhul.

  • Kui osalete kohtumisel ettevõtte peamise kontaktisikuga, siis arvestatakse seda kohtumist selle ettevõtte ja selle kontakti KPI-de puhul. Kui see ettevõte on seotud ka müügivõimalusega, arvestatakse kohtumist selle müügivõimaluse puhul ainult juhul, kui olete sellele müügivõimalusele ka määratud (või kuulute selle müügimeeskonda) ja kui kohtumine on määratud selle müügivõimalusega seostuvaks.

3. etapp: suhtluse analüüsi KPIde arvutamine

Kui süsteem on kõik asjakohased tegevused leidnud, on see valmis igale kirjele KPI-de ja muude analüüsiandmete arvutamiseks. Järgmises tabelis on võetud kokku olemasolevad KPId.

Teie meeskonna algatatud või läbi viidud Kliendi meeskonna algatatud või läbi viidud
Meilid Arv kokku

Kulutatud aeg kokku

Ajaskaala (arv nädalas)

Vastuste arv
Arv kokku

Kulutatud aeg kokku

Ajaskaala (arv nädalas)

Vastuste arv

Jälgitavate meilide tegevuste tulemused (avamised, manuste vaatamised ja linkide vaatamised)
Kohtumised Arv kokku

Teie meeskonna kulutatud aeg kokku (kui kohtumisel osales mitu meeskonnaliiget, korrutatakse kestus osalenud meeskonnaliikmete arvuga)

Ajaskaala (arv nädalas)
Arv kokku

Kulutatud arg kokku (ei korrutata osalenud kliendi kontaktisikute arvuga)

Ajaskaala (arv nädalas)
Telefonikõned Arv kokku

Kulutatud aeg kokku

Ajaskaala (arv nädalas)
Arv kokku

Kulutatud aeg kokku

Ajaskaala (arv nädalas)
Kokku (kõik tegevused) Kulutatud aeg kokku Kulutatud aeg kokku

Märkus

Meilisuhtluse statistika esitatakse ainult jälgitavate meilide kohta, mis nõuab meili kaasamise funktsiooni kasutamist. Lisateavet jälgitavate meilide koostamise ja saatmise kohta leiate jaotisest Meili kaasamine

KPIde puhul, mis esitavad teie meeskonna ja kliendi kulutatud aega, leiab süsteem kestused, rakendades järgmises tabelis välja toodud reegleid.

Tegevuse tüüp Kestuse väärtuse allikas
Kohtumised Kohtumise kirje väli Kestus
Kõned Telefonikõne kirje väli Kestus
Meilid Eeldatav väärtus (2,5 minutit lugemiseks, 5 minutit kirjutamiseks)
Muu Iga kirje väli Kestus

Näpunäide

Kohtumiste aja arvestused on veidi erilised. Üksikasjad on antud eelnevates tabelites, kuid siin on selle illustreerimiseks üks näide.

Kui korraldate kohtumise, kus osaleb kolm teie meeskonna liiget (sh teie ise), ja kohtute kahe kliendi meeskonna liikmega ning kohtumine kestab 30 minutit, siis lisatakse see kohtumine teie aja KPIde hulka järgmiselt.

  • Minu meeskonna kulutatud aeg: 90 minutes (30 min × 3 osalevat meeskonnaliiget)
  • Kliendi kulutatud aeg: 30 minutes (aega ei korrutata kliendi osalejate arvuga)

4. etapp: suhte seisundi ja seisundi trendi arvutamine

Üldine suhte seisundi skoor arvutatakse, võttes kokku asjakohased tegevused ja kaaludes tegevusi tüübi alusel (mis võimaldab administraatoril määrata mõnele tegevuse tüübile teisest suurema kaalu). Tulemus normaliseeritakse, saades seisundi skoori vahemikus 0–100 ja seisundit iseloomustatakse hinnanguga hea (skoor 60–100), rahuldav (40–59) või halb (0–39).

Märkus.

  • Seisundi skoorid on arvutatud nende müügivihjete põhjal, mis on aktiivses olekus. See peatub, kui need jõuavad kvalifitseeritud või diskvalifitseeritud olekusse.
  • Seisundi skooris arvutatakse nende müügivõimaluste põhjal, mis on avatud ja mille võitmist või kaotamist on eiratud.
  • Kontaktide ja ettevõtete seisundi skoore arvutatakse sõltumata nende olekust.

Administraator saab valida, millised tegevused on teie ettevõtte jaoks kõige asjakohasemad. Vaikimisi lähevad kõik tegevusetüübid ühtemoodi arvesse, kuid teie administraator saab iga tüübi osakaalu kuni 50% ulatuses muuta. Lisaks saab teie administraator valida, kui sageli müügiesindajad peaksid kliendiga ühendust võtma (nt kord nädalas); see säte mõjutab ka seisundi skoori.

Suhte seisundi kaalud ja sageduse sätted

Lisaks absoluutse seisundi skoorile näitab süsteem ka üldist trendi (üles, alla või neutraalne), mis põhineb hiljutiste tegevuste arvul ja väärtusel. Trendi suund muutub üsna aeglaselt, seega võib minna veidi aega, enne kui tegevuste hiljutine suurenemine või vähenemine selles kajastub.

Vt ka

Mis on eelvaatefunktsioonid?