Outlooki meili jälgimine, viies selle Exchange’i jälgitud kausta

Kehtib rakenduses Dynamics 365 (veebiversioon), versioon 9.0
Applies to Dynamics 365 (online), version 8.x

Jälgige kliendisuhtlust kõikjalt, kus olete, ja peaaegu igasuguselt seadmelt, kasutades kausta jälgimist. Pärast jälgitava kausta häälestamist võite lohistada või teisaldada meili sellesse kausta selle automaatseks jälgimiseks Dynamics 365-is. Lisaks, kui määrate kaustale seostuva kirje (näiteks konkreetse ettevõtte või müügivõimaluse kirje), seob Dynamics 365 kõik selles kaustas olevad meilid automaatselt selle kirjega. Jälgitavad kaustad toimivad rakendustes Exchange Online, Outlook veebis või mis tahes muus mobiilirakenduses, mis toetab Exchange’i.

Exchange’i meilikausta jälgimine Dynamics 365-s

Näpunäide

Jälgitavad kaustad töötavad Exchange’i sisendkausta reeglitega. See teeb lihtsaks meilisõnumite automaatse suunamise konkreetsesse kausta. Näiteks võite seadistada Exchange’i reegli, mis suunab automaatselt meilid Contoso kontaktilt jälgitavasse Contoso kausta, mis on seotud konkreetse Contoso müügivõimalusega. Soovin lisateavet reeglite seadistamise kohta.

Kausta jäitamist saate näha videos Kausta tasandi jälgimine CRM Online’is.

Nõuded jälgitavate kaustade kasutamisele

  • Ka teie administraator peab olema jälgitavate kaustade funktsiooni lubanud. Lisateabe saamiseks võtke ühendust oma Dynamics 365-i administraatoriga. Jälgitavate kaustade lubamise kohta leiate administraatori teavet jaotisest Kausta tasandi jälgimise konfigureerimine.

  • Teie organisatsioon peab kasutama meilide sünkroonimismeetodina serveripoolset sünkroonimist. Kui te ei tea, millist sünkroonimismeetodit teie organisatsioon kasutab, pöörduge oma Dynamics 365 administraatori poole. Administraatori teavet serveripoolse sünkroonimise seadistamise kohta leiate jaotisest Serveripoolse sünkroonimise seadistamine.

Jälgitava kausta seadistamine

  1. Klõpsake veebirakenduse navigeerimisribal valikut SuvandidDynamics 365 suvandinupp.

  2. Klõpsake dialoogiboksis Isiklike suvandite seadmine vahekaardil Meil ja seejärel klõpsake jaotises Valige Dynamics 365-is jälgitavad meilisõnumid Konfigureeri kausta jälitamise reeglid.

  3. Klõpsake dialoogiboksi Kausta tasandi jälgimine jaotises Exchange’i kaust + Uus kaustavastendus, valige kuvataval väljal allanool ja seejärel kaust, mida soovite jälgida.

    Dialoogiboks Kausta jälgimise reeglid rakenduses Dynamics 365

    Märkus

    Saate jälgida ainult oma Exchange’i sisendkaustas olevaid kaustu või alamkaustu. Jälgitakse ainult valitud kausta. Näiteks kui valite alamkaustu sisaldava kausta, ei jälgita alamkaustu, kui te neid selles dialoogiboksis spetsiaalselt ei vali. Jälgitavate kaustade maksimaalne arv on 25.

  4. Kui soovite siduda kausta konkreetse kirjega (näiteks ettevõtte või müügivõimalusega), klõpsake jaotises Seostuv kirje Dynamics 365-s nupul Otsing Otsingunupu pilt ja otsige siis kirjet.

  5. Korrake samme 3 ja 4 täiendavate kaustade puhul, mida soovite jälgida ja (soovi korral) seostuvate kirjetega siduda.

  6. Kui olete kaustade lisamise ja sidumise lõpetanud, klõpsake Salvesta.

Kausta jälgimise parimad tavad

  • Veenduge, et kasutate oma mobiilsetel seadmetel kausta jälgimise eeliseid. Kui teie seade toetab Exchange’i meili, toimib kausta jälgimine automaatselt. Teil pole vaja midagi installida. Lihtsalt lohistage või teisaldage meil jälgitavasse kausta selle meili automaatseks jälgimiseks Dynamics 365-is.

  • See, kas määrata kaustale seostuv kirje või mitte, sõltub sellest, kuidas kavatsete kausta kasutada.

    • Kui saate paljudelt klientidelt väikese arvu meile, võite luua ühe kausta nimega „Jälgi Dynamics 365'is” (või sarnase nimega), mis pole konkreetse kirjega seotud. Sel viisil saate lohistada sõnumid nende automaatseks jälgimiseks sellesse kausta. Kui soovite hiljem selles kaustas asuva meilisõnumi konkreetse Dynamics 365-i kirjega siduda, avage see toimingukirje Dynamics 365-is ja täitke siis väli Seostuv.

    • Kui saate konkreetselt kliendilt palju meile, looge kaust (või kasutage olemasolevat kausta) ainult sellele kliendile ja siduge see konkreetse kirjega. Näiteks looge kaust Contoso ja määrake seostuvaks kirjeks Contoso konto kirje või müügivõimaluse kirje.

  • Jälitatud meilile saadetavat vastusmeili jälitatakse vaid juhul, kui vastusmeil on sisendkasutas. Kui see on käsitsi või Outlooki reeglite kaudu liigutatud sisendkausta alamkausta, siis seda automaatselt ei jälitata. Lahendus: (1) ärge kasutage reeglitel põhinevat kausta marsruutimist ega (2) ärge liigutage käsitsi meili kaustast sellise meilivastuse sisendkausta, mida teie meelest võiks vaja olla Dynamics 365-s jälgida.

  • Saate seadistada mitu kausta, mis on seotud sama seostuva kirjega. Näiteks võite siduda Contoso müügipakkumise kausta ja Contoso õigusalaste asjade kausta sama Contoso ettevõtte kirjega.

  • Sama kausta ei tasu erinevate kirjete jaoks aja jooksul kasutada. Näiteks oletame, et jälgite müügivõimaluse meilisuhtlust 1. kliendi puhul, kuid olete müügivõimaluse võitnud ja nüüd pole vaja jälgida edasist suhtlust selle kliendiga. Võib tekkida soov muuta lihtsalt selle kausta seostuv kirje uueks kliendiks (2. kliendiks), kellega töötate. Kui seda siiski teete, seostatakse kõik selles kaustas olevad meilid, sh klienti 1 puudutavad meilid, kliendiga 2. Seega on sellisel juhul kõige parem luua uus, kliendiga 2 seotud kaust ja seejärel määrata selle uue kaustaga seotud kõnealune kirje kliendiga 2. Pärast seda saate kõnealuse kirje kliendi 1 kaustast kustutada.

  • Saate lisada mittejälgitava kausta jälgitavasse kausta. Näiteks oletame, et soovite salvestada isiklikke meile Contoso kontaktilt. Saate luua kausta Contoso alla alamkausta Isiklik ja jätta selle jälgimata.

  • Kui teil pole enam vaja kausta jälgida, on hea mõte see jõudlust arvestades jälgimisest eemaldada. Kausta jälgimisest eemaldamiseks eemaldage see dialoogiboksist Kausta tasandi jälgimine.

Mis juhtub, kui eemaldate kaustu jälgimisest, teisaldate, kustutate või nimetate neid ümber või muudate seostuva kirje?

Järgmises tabelis on näha, mis juhtub kaustade jälgimisest eemaldamisel, teisaldamisel või kustutamistl või jälgitava kausta seostuva kirje muutmisel.

Tegevus Tulem
Eemaldage kaust jälgimisest, kustutades selle dialoogiboksist Kausta tasandi jälgimine Kõiki eelnevalt selles kaustas olnud meilisõnumeid jälgitakse endiselt ja seostuv kirje on endiselt nende meilisõnumitega seotud. Uusi meilisõnumeid, mida sellesse kausta lisate, ei jälgita.
Kausta kustutamine Outlookist või Exchange’ist Kõik selles kaustas olevad meilisõnumid kustutatakse Outlookist või Exchange Online’ist. Kuid selle kausta kaudu juba jälgitavaid meilisõnumeid ei kustutata Microsoft Dynamics 365-ist.
Kausta teisaldamine Outlookis või Exchange’is Kausta ja selle sisu jälgitakse edasi. Kui teisaldate kausta sisendkaustast väljapoole, keelatakse kausta tasandi jälgimise reeglid.
Kausta ümbernimetamine Outlookis või Exchange’is Kausta ja selle sisu jälgitakse edasi. Näpunäide. Kaustade ümbernimetamisel kasutab tarkvara Exchange’i kausta ID-d jälgimise eesmärgil – see ei sõltu kausta tegelikust nimest. Seda on oluline teada, kui kustutate kausta ja annate siis uuele kaustale sama nime, mis oli kustutatud kaustal. Oletagem näiteks, et kustutate kausta 1, loote kausta 2 ja seejärel nimetate kausta 2 ümber kaustaks 1. Algse kausta 1 jälgimisteavet sellisel juhul ei säilitata.
Jälgitava kausta ja konkreetse kirje vahelise lingi eemaldamine, kustutades lingi dialoogiboksist Kausta tasandi jälgimine Kõik selle kausta sõnumid, mis olid varem lingitud, on endiselt lingitud. Uusi sellesse kausta lisatavaid sõnumeid ei lingita.
Konkreetse kirjega lingitud meilisõnumi jälgitavast kaustast teise kausta teisaldamine Kui uuel kaustal pole seostuvat kirjet, jääb meilisõnum algse kirjega lingituks. Kui uuel kaustal on seostuv kirje, lingitakse meilisõnum selle seostuva kirjega.
Teise seostuva kirjega lingitud meilisõnumi seostuva kirje käsitsi muutmine jälgitava kausta kaudu Jälgitava kausta reeglil on prioriteet. Kausta sünkroonimisel lingitakse meilisõnum uuesti kausta jälgimise reeglis määratud kirjega, isegi kui muudate seostuvat kirjet käsitsi. Seostuva kirje muutmiseks sellisel juhul tehke üks järgmistest toimingutest.

- Teisaldage sõnum jälgitavasse kausta, mis on soovitud kirjega lingitud.
- Eemaldage seostuva kirje link dialoogiboksis Kausta tasandi jälgimine enne seostuva kirje käsitsi muutmist.
- Teisaldage see meilisõnum jälgitavast kaustast väljapoole ja muutke siis käsitsi selle meilisõnumi seostuvat kirjet.
Kaks kasutajat teisaldavad sama meili eraldi kaustadesse, millel on erinevad seostuvad kirjed Saate määrata meilisõnumile ainult ühe seostuva kirje. Sellisel juhul lingitakse seostuva kirjega esimesena töödeldud kirje.

Vt ka

Korduma kippuvad küsimused Microsoft Dynamics 365 ja Microsoft Outlooki kirjete sünkroonimise kohta
Kausta tasemel jälgimise konfigureerimine