Ettemaksuarved vs. ettemaksed

See artikkel kirjeldab ja vastandab kahte meetodit, mida organisatsioonid saavad kasutada ettemaksete (ettemaksete) puhul. Üks meetod loob ostutellimusega seotud ettemaksuarve. Teine meetod loob ettemaksu töölehekanded, luues töölehekanded ja märkides need ettemaksu töölehekanneteks.

Organisatsioonid võivad väljastada hankijatele ettemakseid kaupade või teenuste eest enne nende täitmist. Hankijatele ettemaksete väljastamiseks on kaks võimalust. Riski vähendamiseks saate ettemakseid jälgida, määratledes ettemakse ostutellimusel. Selle meetodi puhul peate looma ostutellimusega seotud ettemaksuarve. Seda meetodit nimetatakse ettemaksuarvelduseks. Organisatsioonid, mis ei soovi ettemakseid nii täpselt jälgida või ei saa hankijalt ettemaksearvet, saavad ettemaksuarvelduse meetodi asemel kasutada ettemakse töölehekandeid. Ettemakse töölehekannete loomiseks looge töölehekanded ja märkige need ettemakse töölehekanneteks. Selle meetodi puhul ei saa te jälgida, millised hankija ettemaksed milliste ostutellimustega on seotud. Siiski saate märkida sisestatud makse tasakaalustamiseks ostutellimuse suhtes.

Ettemaksuarvelduse vs ettemaksete kasutamine

Ettemaksearveldus	Ettemaksed
Määratlege ostutellimusel ettemakse väärtus.	Määratlege ostutellimusel ettemakse väärtus.
Sisestada tuleb ettemaksuarve ja lõplik arve.	Ettemaksuarvet ei tule sisestada.
Ettemakse kohustus on ettemaksekontol, mitte ostureskontro kontol.	Ettemakse kohustus on ostureskontro kontol.
Hankija saldo ei kajasta ettemakse väärtust protsessi käigus.	Hankija saldo kajastab ettemakse väärtust protsessi käigus.
Ettemaksuarveldus on saadaval ainult jaotises Ostureskontro.	Ettemaksed on saadaval ostureskontros ja Müügireskontros.

Ettemakseprotsessi ülevaade

Paljude riikide/piirkondade raamatupidamistava nõuab, et ettemakseid klientidelt või ettemakseid hankijatele ei sisestataks tavalistele klientide või hankijate koondkontodele. Selle asemel sisestatakse need ettemaksed pearaamatu kindlatele ettemaksukontodele. Müügi- või ostutellimuse loomisel väljastatakse kliendile või hankijalt arve. Arve maksmisel tühistatakse ettemakse pearaamatukontodel ettemakse ja käibemaksu ettemaksekanne ning arve summad sisestatakse automaatselt tavalistele koondkontodele. Ettemakse loomiseks järgige neid samme:

1. Seadistage ettemaksete sisestusreeglid.
2. Müügireskontro parameetrite jaOstureskontro parameetrite lehtedel pearaamatu ja käibemaksu all valige uus sisestusprofiil, kasutades ettemakse parameetriga maksetöölehe sisestusreeglit.
3. Looge maksetööleht ja seejärel uus makse.
4. Saate tähistada makse ettemaksena. Kui makse on tähistatud ettemaksena, sisestatakse makse etappides 1 ja 2 seadistatud sisestusreeglis määratletud pearaamatukontodele. Kui makse on tähistatud ettemaksena, arvutatakse ka maksud. Mõnes riigis on nõutav, et maksud tuleb tasuda ettemakse registreerimisel, isegi kui arve puudub.
5. Sisestage ettemakse.
6. Valikuline: saate enne arve loomist makse ostutellimuse või müügitellimuse suhtes tasakaalustada. Kasutage tegevuspaanil müügitellimuse või ostutellimuse lehel valikut Tasakaalusta kanded.
7. Kui hankija on kaubad või teenused tarninud, registreerige arve. Kui tasakaalustasite ettemakse 6. etapis ostutellimuse või müügitellimuse suhtes, tasakaalustatakse ettemakse automaatselt teie loodud arve suhtes. Kui te ei tasakaalustanud ettemakset ostutellimuse või müügitellimusega, saate selle käsitsi tasakaalustada arvega, kasutades kliendi või hankija lehel kannete tasakaalustamist. Ettemakse summa tühistatakse ajutiselt AP-/AR-pearaamatukontolt. Peale selle tühistatakse ka maksud, kui need on arvutatud, kuna arvel on tegelikud maksud.

Ettemaksuarvelduse protsessi ülevaade

Ettemaksuarved on levinud äritava. Hankija väljastab ettemaksuarved, et nõuda ostule deposiiti enne ostutellimuse täitmist. Näiteks võib mõni hankija nõuda ettemakset kohandatud kaupade või teenuste puhul. Kui hankija väljastab ettemakset nõudva arve, saate kasutada ettemaksuarvelduse funktsiooni. Ettemakse väärtuse saab määratleda ostutellimusel, siis registreeritakse ja tasutakse ettemaksuarve ja seejärel rakendatakse ettemaksuarve lõplikule arvele. Toimige makse loomiseks järgmiselt.

1. Ostuagent loob, kinnitab ja seejärel edastab ostutellimuse, mille puhul nõudis hankija ettemakset. Ettemakse väärtus määratletakse ostutellimusel leppe osana.
2. Hankija esitab ettemaksuarve.
3. Ostureskontro koordinaator registreerib ettemaksuarve ostutellimuse suhtes ja seejärel tasutakse ettemaksuarve.
4. Hankija saadab maksenõude, mida nimetatakse standardseks hankijaarveks. Kui hankija on kaubad või teenused tarninud ja seotud standardsed hankijaarved on vastu võetud, rakendab ostureskontro koordinaator ettemaksesumma, mis on standardarve järgi juba tasutud.
5. Ostureskontro koordinaator tasub ja tasakaalustab standardarve jääksumma.

Häälestab parameetreid ettemakse arveldamisprotsessi lubamiseks.

Ettemaksekonto peab olema määratletud vahekaardil Ostutellimus lehel Varude sisestamine ( Laohalduseseadistuse sisestuse >> sisestamine >). Ettemaksukonto uuendatakse (tavaliselt debiteeritakse) ettemaksuarve sisestamisel. Ettemaksukonto saldo tühistatakse, kui sisestatakse ettemaksuarvele rakendatav standardarve. Kui te ei tasakaalusta ettemaksuarvet maksega enne ettemaksuarve rakendamist standardsele arvele, tühistatakse sisestatud ettemaksuarve raamatupidamiskirjed standardse arve sisestamisel.

Hankija sisestusreeglites on määratletud ostureskontro summat lähtestav konto. Vaike-sisestusreegli määratlemiseks minge ostureskontro >> seadistuse ostureskontro parameetritesse >Pearaamat ja vahekaart > Sisestusreeglid ettemakse hankijaarvega.

Ettemakse rakenduse poliitika näitab, kas tasakaalustatud ettemaksuarved rakendatakse automaatselt käsitsi loodud lõpparvele. Andmeüksust kasutades loodud arved ei viita ettemakse rakenduse poliitikale. Peate käsitsi rakendama tasakaalustatud ettemaksuarvet arvetel, mis loodi andmeüksust kasutades. Poliitika määratlemiseks minge ostureskontro seadistuse >> ostureskontro parameetritele > Pearaamat ja käibemaksu vahekaardile > Ettemakse rakenduspoliitika. Kui ettemaksu rakenduspoliitika väli on seatud väärtusele Automaatne, märgitakse ettemaksuarve lõpliku arvega tasakaalustamiseks automaatselt. Kui väli on seatud olekusse Teavitus, kuvatakse lõpliku arve loomisel visuaalne viide, et ettemaksuarve on rakenduse jaoks saadaval.

Ettemaksuarve teavet sisaldava ostutellimuse loomine

Kui hankija ütleb teile, et nad nõuavad ettemakset ostutellimuses sisalduvate kaupade ja teenuste eest, peate määratlema nendega seotud ostutellimuse ettemakse väärtuse. Minge ostureskontro >> üldostutellimustele > kõigile ostutellimustele ja otsige üles hankija ostutellimus. Tegevuspaanil valige vahekaart Ost ja seejärel tehke valik Ettemaks. Sisestage ettemakse teave, sh kirjeldus, ettemakse väärtus, kas ettemakse on fikseeritud summa või protsent ning ettemakse kategooria ID.

Paberraha

Ostutellimusel pole mitu ettemaksemääratlust lubatud. Kui teil on vaja lubada ostutellimusele mitu ettemakset, sisestage maksed, kasutades ettemaksuarve asemel maksetöölehte.

Ettemakse võib ostutellimuselt eemaldada, kui te ei ole juba makset sisestatud ettemaksuarve suhtes tasakaalustanud või sisestanud standardarve. Ettemakseteabe eemaldamiseks ostutellimuselt minge ostureskontro > ühistele ostutellimustele >> kõigile ostutellimustele ja otsige üles hankija ostutellimus. Tegevuspaanil valige vahekaart Ost ja seejärel eemalda ettemakse .

Ettemaksuarve loomine ja sisestamine

Hankija ettemaksuarve kirjendamiseks minge hankija arve lehele . Valige ettemaksuarve lehel Ostutellimused (Ostureskontro> ühised > ostutellimused > Kõik ostutellimused > Arve vahekaart Ettemaksuarve >). Sisestage ettemaksuarve teave, sh arve number. Te ei saa ettemaksuarve koguseid muuta. Kui hankija on arveldanud ostutellimusel määratletud ettemakse väärtuse osalise summa, saate ühikuhinda värskendada, et see kajastaks osaväärtust.

Kui ettemaksuarve on sisestatud, uuendatakse hankija saldo ja ettemaksu konto. Uuendatakse ettemakse avalduse väärtus ostutellimusel sisalduva ettemakse määratluse kohta. Sisestatud ettemakse kande finantsdimensiooni vaikekirjed võetakse ostutellimuse päiseteabest.

Kui finantsdimensioonide lukustamine arve ridadel hankija ettemakse arve funktsioonil onfunktsioonihalduse lehel sisse lülitatud, ei saa ettemakse päises dimensioone või ridu värskendada.

Ettemaksuarve maksete sisestamine ja tasakaalustamine

Edasi makstakse ettemaksuarve maksetöölehelt . Maksetöölehtedele juurdepääsemiseks klõpsake ostureskontro > töölehtede > maksete > töölehte. Pärast makse tasakaalustuse sisestamist ettemaksuarvele uuendatakse ostutellimuse ettemakse avalduse järelejäänud väärtus.

Enne ettemaksuarve standardarve sisestamist saate tühistada makse tasakaalustuse ettemaksuarvelt. Kuid pärast standardarve rakendamist ettemaksuarvele ei saa tühistada makse tasakaalustust ettemaksuarvelt.

Sisestage standardne hankijaarve ostutellimusele ja rakendage ettemaksuarve standardarvele

Kirjendage hankijalt saadud standardarve. Selle protsessi osana saate rakendada tasakaalustatud ettemaksuarvet hankijaarvele nii, et arve väärtust vähendatakse juba makstud summa võrra. Ettemaksearve rakendamine hankijaarvele tagab, et ettemaksuarve raamatupidamiskirjed tühistatakse.

Ettemaksuarve rakendamine pärast standardarve sisestamist

Kui unustate hankija arve sisestamise ajal rakendada ettemakset standardsele hankijaarvele, on tasakaalustatud ettemakse saadaval, et rakendada teistele selle hankija arvetele leheküljelt Hankijad (>>>>>Ostureskontro üld hankijate vahekaart Rakenda).

Ettemakse avalduse protsessi tühistamine

Kui peate ettemaksearve rakendamise standardse arve osas tühistama või tühistama, valige tagasipööramine leheküljelt Hankijad (Ostureskontro>>>>> üld hankijate vahekaart Kõik hankijad Arve). Kui ettemaksutaotlus on tühistatud, saate ettemakset rakendada teisel standardarvel.