Projektihaldus ja -arvestus

Projektihaduse ja raamatupidamise funktsiooni saab kasutada mitmes valdkonnas teenuse pakkumiseks, toote tootmiseks või tulemuse saavutamiseks.

Projekt on tegevuste grupp, mis on mõeldud teenuse osutamiseks, toodangu valmistamiseks või tulemuse saavutamiseks. Projektid tarbivad ressursse ja tekitavad finantstulemusi tulude või varade kujul.

Projektid valdkondade lõikes

Projektihalduse ja raamatupidamise funktsiooni saab kasutada mitmes valdkonnas, nagu järgmisel joonisel näha. Projektid valdkondade lõikes

Kõnekeskuses saab kasutada piletit kõne lahendamiseks vajalike tegevuste kogumi kirjeldamiseks. Nõustamisettevõtted (nt juhtimis- või tehnilise nõustamise organisatsioonid või reklaamiagentuurid) viitavad oma tegevustele kui projektidele. Turunduses tähistab kampaania tehtavate tööde kogumit. Projektipõhises tootmises on tootmistellimus seotud mitmesuguste töödega, mis tuleb valmis kaupade tootmiseks teha. Olenemata nimest, mida nende projektide puhul kasutatakse, hõlmavad need ressursse, graafikuid ja kulusid ja projektihalduse ning raamatupidamise funktsioon Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise editionis võib aidata neid projekte plaanida, läbi viia ja analüüsida.

Projekti faasid

Kuigi järgmine protsessivoog on suunatud välistele projektidele või vähemalt ühe kliendi heaks läbiviidavale projektile, kehtib see funktsioon ka ettevõttesiseste ainult kuluga projektide puhul.

Projekti kolm etappi

Nagu eelmisel joonisel näidatud, saab projektihalduse ja raamatupidamise jagada kolmeks faasiks.

  1. Algata
  2. Täida
  3. Analüüsi

Projekti algatamine

Projekti algatamise käigus toimub mitu protsessi. Saate kasutada projektipakkumist prognoositava tööjõu, kulude ja materjalide kohta kliendile teabe edastamiseks. Saate salvestada projektilepingusse arveldustingimused, limiidid ja lepingud. Saate kasutada tööjaotuse struktuuri (WBS-i) töö plaanimiseks ja prognoosimiseks. Saate koostada prognoose ja eelarveid projekti läbiviimise suunamiseks. Järgmisel joonisel on näidatud projekti struktuur.projekti struktuur

Looge projektipakkumisi.

Projekti müügi algetapis võimaldab projektipakkumine pakkuda kliendile mittesiduvat pakkumist. Pakkumine võib sisaldada elemente (nt pakutavaid kaupu ja teenuseid, peamist kontaktteavet, erilisi kaubandusleppeid ja allahindlusi ning võimalikke makse ja lisatasusid).

Saate väljastada ka teie organisatsiooni ja kliendi vahelisele projektipakkumise kandele garantiikirja. Pärast seda, kui projektipakkumine on loodud, saate luua kliendile garantiikirjade taotluse ja esitada selle pangale. Kui pank on taotluse kinnitanud, väljastatakse garantiikiri kliendile.

Lisateavet leiate jaotisest Projektipakkumised.

Projektilepingute loomine

Kui sõlmite kliendi või muu rahastamisallikaga lepingu projekti täitmiseks, peate esmalt koostama projektilepingu. Seejärel, kui loote projekti, peate määrama selle vastavale lepingule. Projektilepingu jaoks loodav projekti tüüp määratleb meetodi, mida kasutatakse projekti klientidele arvete esitamiseks. Projekti lepingut ja seotud projekti saab muuta, kuid projekti tüüpi ei saa muuta. Projekti tüüpide kohta leiate lisateavet jaotisest „Projektide loomine”.

Lisateavet projektilepingute kohta vt jaotisest Projektilepingud.

Tööjaotuse struktuuride loomine

WBS-i üksikasjalikkuse tase sõltub prognoosides vajalikust täpsuse tasemest ja nende prognooside suhtes vajaliku jälgimise tasemest.. Projektid, mille puhul on lubatud väga väike graafikust või maksumusest kõrvalekalle, nõuavad tavaliselt üksikasjalikumat WBS-i ja hoolikat töö edenemise ning samuti maksumuse jälgimist WBS-i suhtes.

Lisateavet leiate jaotisest Tööjaotuse struktuurid.

Projekti prognooside ja eelarvete loomine

Võite kasutada projekti prognoosi, kui teie organisatsioonil on tegevustele suunatud perspektiiv ja keskendutakse konkreetsetest tehingutest tulenevatele tuludele ja kuludele. Kuid kui teie organisatsioon keskendub rohkem rahasummadele, võite kasutada eelarvestamist. Kummalgi meetodil on omad eelised. Lisateavet leiate jaotisest Projekti prognoosid ja eelarved.

Projektide loomine

Saate luua Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operationsis kuut tüüpi projekte. Iga projekti tüüp seadistatakse kulude ja tulude arvestuse seisukohast erinevalt. Projektitüübi valik sõltub projekti otstarbest. Järgmises tabelis kirjeldatakse iga projektitüübi tavapärast kasutust.

                                                                                                                                                                     |
Projekti tüüp Kirjeldus
Aeg ja materjal Aja ja materjalikulu projektides esitatakse kliendile arve kõigi projektiga seotud kulude kohta. Need kulud hõlmavad tundide, kulutuste, kaupade ja tasude kulusid.
Fikseeritud hind Fikseeritud hinnaga projektide puhul koosnevad arved ettemaksukannetest. Fikseeritud hinnaga projekti eest esitatakse arve projektilepingul põhineva arveldusgraafiku alusel. Fikseeritud hinnaga projekti tulu saab arvutada ja sisestada kogu projekti, kasutades lõpetatud protsendi meetodit. Teise võimalusena saab tulu arvutada ja sisestada projekti lõpetamisel, kasutades lõpetatud lepingu meetodit. Ettevõtete jaoks on sageli soodne kasutada projekti või projektigrupi valmiduse arvutamiseks lõpetamata toodangu (WIP) väärtust.
Investeering Investeerimisprojektid on projektid, mis ei anna vahetut tulu. Neid kasutatakse tavaliselt pikaajaliste sisemiste projektide puhul, kus kulud tuleb kapitaliseerida. Investeerimisprojekti jaoks saab kirjendada ainult kaupade, tundide ja kulutuste kulusid. Investeerimisprojekti kulusid jälgitakse ja juhitakse prognoosimise funktsiooniga. Investeerimisprojekte saab seadistada valikulise maksimaalse kapitaliseerimisega. Investeerimisprojekti edenedes kirjendate selle kulud WIP-kontodel, kus kulusid hoitakse, kuni projekt on lõpule viidud. Projekti kõrvaldamisel tuleb lõpetamata toodangu väärtus kanda üle põhivarasse, pearaamatukontole või uude projekti. Märkus. Investeerimisprojektide kandeid ei näidata lehel Kulude sisestamine, Tekkepõhine tulu ega Arvesoovituste loomine.
Kuluprojekt Nagu investeerimisprojekte, kasutatakse ka kuluprojekte tavaliselt sisemiste projektide jälgimiseks ning nende puhul saab kirjendada ainult tunde, kulutusi ja kaupu. Kuid kuluprojektid on tavaliselt lühemad kui investeerimisprojektid. Lisaks, erinevalt investeerimisprojektidest ei saa kuluprojekte bilansikontodele kapitaliseerida. Selle asemel sisestatakse nende projektikanded ainult kasumi- ja kahjumikontodele. MÄRKUS. Kuluprojektide kandeid ei kajastata lehel Kulude sisestamine, Tekkepõhine tulu ega Arvesoovituste loomine. Kuna kuluprojekte kasutatakse tavaliselt sisemiste projektide jälgimiseks, ei tule neid tavaliselt kliendikontoga seostada. Kui aga seadistus nõuab, et ostutellimuste jaoks tuleb luua kaubavajadused, peate kuluprojekti kliendiga seostama. See seostamine on vajalik seetõttu, et kaubanõudeid hallatakse müügitellimuse ridadena ja süsteem nõuab kliendi määramist. Siiski ei looda selle seadistuse tulemusel kaubanõudeid ostutellimusest automaatselt. Kuluprojektide puhul eiratakse sätet Kaubavajaduse loomine. Kui vajate kuluprojektis kaubavajadust, saate luua selle käsitsi, eeldusel, et klient on projektiga seotud.
Sisemine Sisemisi projekte kasutatakse teie organisatsiooni siseses projektis kulude jälgimiseks. Sisemised projektid võivad anda plaanimistööriista ressursikasutuse haldamiseks. Märkus: Sisemiste projektide kanded ei kajastu lehel Tekkepõhine tulu või Arvesoovituste loomine.
Kellaaeg Ajaprojekte kasutatakse mittearveldatavate ja mittetootlike tegevustega seotud aja jälgimiseks, näiteks projekt töötajate haigeolekuaja jälgimiseks. Ajaprojektide kandeid pearaamatusse ei sisestata. Selle asemel kaasatakse need töötaja tulususmäära aruannetesse. Ajaprojektides saab kirjendada ainult tunnikandeid. Saate nende tundide kirjendamiseks projekti kasutada tunnitöölehte või ajatabelit. Kui tunnid on registreeritud, kuvatakse need projekti kannetena, kuid ilma vastava kande kandeta. Märkus. Ajaprojektide kandeid ei kajastata lehel Kulude sisestamine, Tekkepõhine tulu ega Arvesoovituste loomine.

Töötajate, kategooriate ja ressursside määramine

Saate plaanida ressursse vastavalt projekti nõuetele ja graafikule või töötajate oskustele ja saadavusele. Ressursiplaneerimist kasutades saate oma organisatsiooni töötajaressursse rakendada tõhusalt ja tulemuslikult. Võite kiiresti leida kõige kõrgema kvalifikatsiooniga töötajad, kes on teie projekti jaoks saadaval. Samuti näete hõlpsasti, kuidas neid töötajaid projekti käigus tõhusamalt ära kasutada.

Siin on mõned ressursiplaanimise funktsiooni kasutusviisid.

  • Töötaja projekti nõuetele vastavad töötaja atribuudid, nt haridus, oskused, kinnitamine ja projekti kogemus, infot abil.
  • Töötaja kalender ja kättesaadavus teavet töötaja graafiku projekti kalendrisse sobitada kasutada.
  • Saate vaadata üle iga töötaja jõudluse ja määrata selle kasutamisviisi. Näiteks kui töötajat ei kasutata piisavalt, saab töötaja määrata projektile, mis sobib tema kättesaadavuse ja atribuutidega.
  • Vaadake töötaja saadavus üle ja veenduge, et töötaja ülesannetega pole kalendris konflikte.
  • Vaadake üle teave töötaja kasutamise kohta koondvaates (näiteks osakondade või töötajate kaupa) või üksikasjavaates (näiteks osakonna töötajate või iga töötaja nädalaüksikasjade kaupa).
  • Saate muuta ressursimääranguid mitmesuguste ajaühikute (nt päev, nädal või kuu) lõikes, et töötajate kasutamist optimeerida.

Projekti elluviimine

Projekti elluviimise ajal kajastavad töörühma liikmed või juhid töö ja kulud, mis neil tekivad, kasutades ajatabeleid, kuluaruandeid ja muid äridokumente. Projektijuhtidel on tööriistad, mis võimaldavad neil jälgida projekti eelarvestatud summade tarbimist. Projektijuhid saab ka tellida, komplekteerida või hankida projektide jaoks materjale, kasutades ostutellimusi ja muid äridokumente. Koostatakse ja kinnitatakse arved, et klientidele saaks jooksva töö eest arveid esitada. Lõpuks kajastatakse selle protsessi käigus tulu, mis mõjutab organisatsiooni finantsnäitajaid.

Tööjaotuse struktuuride haldamine

WBS on projekti puhul tehtava töö kirjeldus. WBS on ülesannete hierarhia. See kajastab iga ülesande puhul tööle ka ülesande ulatust, kulu ja kestust.

Lisateavet leiate jaotisest Tööjaotuse struktuurid.

Projekti prognooside ja eelarvete haldamine

Projekte saab hallata ja juhtida kahel viisil: projekti prognoosid ja projekti eelarved. Võite kasutada projekti prognoosi, kui teie organisatsioonil on tegevustele suunatud perspektiiv ja keskendutakse konkreetsetest tehingutest tulenevatele tuludele ja kuludele. Kuid kui teie organisatsioon keskendub rohkem rahasummadele, võite kasutada eelarvestamist.

Lisateavet leiate jaotisest Projekti prognoosid ja eelarved.

Tootmistellimuste koostamine

Projektiga seotud tootmistellimuse saab siduda müügitellimuse või kaubavajadusega, kasutades lõpetatud kauba meetodit või tarbitud kauba meetodit. Lisaks sellele, kui tootmistellimus loodi käsitsi, pole ühtegi seost tootmistellimuse ja müügitellimuse või kaubavajaduse vahel (pole linki tellimuse juurde). Kuid kui tootmistellimus loodi müügitellimuse või kaubavajaduse täitmiseks automaatselt, on olemas seos tootmistellimuse ja müügitellimuse või kaubavajaduse vahel (link tellimuse juurde).

Kasutage nende tegurite kombinatsioonide põhjal ühte järgmistest meetoditest.

  • Valmis kaup / link tellimuse juurde – projekt seotakse müügitellimuse või kaubavajadusega. Selle meetodi kasutamisel sisestatakse tegelikud projekti kulud müügitellimuse eest arve esitamisel või kaubavajaduse saatelehe muutmisel. Kulu sisestatakse lõpetatud kaubana.
  • Lõpetatud kaup / pole linki tellimuse juurde – tegelikke kulusid ei saa sisestada enne, kui kauba tootmistsükli olek on Lõpetatud. Valmis kauba kulu sisestatakse üksiku kandena.
  • Tarbitud kaup / link tellimuse juurde – projekt seotakse kaubavajadusega. Selle meetodi abil saate vaadata projekti tegelikke kulusid, kui tootmise olek on Alustatud või lõpetatuks märgitud. Toormaterjalide ja tootmiseks tarbitud tundide kulud sisestatakse mitme projekti kaubakannetena. Kui saateleht värskendatakse kaubavajaduseks, siis projekti kulusid ei sisestata. Saate ka määrata koosluse hierarhia taseme, millel projekte tootmises jälgitakse.
  • *Tarbitud kaup / linki tellimuse juurde pole* – projekt seotakse kaubavajadusega. Selle meetodi abil saate vaadata projekti tegelikke kulusid, kui tootmise olek on Alustatud või lõpetatuks märgitud. Toormaterjalide ja tootmiseks tarbitud tundide kulud sisestatakse mitme projekti kaubakannetena. Saate ka määrata koosluse hierarhia taseme, millel projekte tootmises jälgitakse.

Toodete ja teenuste hankimine

Kaupade ost ja müük on paljude projektipõhiste ettevõtete peamised tegevused.

Projektide ostutellimused

Ostutellimuse eesmärk määratleb, millal ostutellimust tarbitakse, ning seega ka selle, millal kaubad projekti kuludesse kantakse.

Meetod Eesmärk Kaupade tarbimine
Ostutellimuse otse loomine. Saate osta kaupu väliselt hankijalt projektis tarbimiseks. Ostutellimust saab luua järgmistel viisidel.
  • Otse projekti kaudu. Sel juhul on projekt juba ostutellimuse jaoks määratletud.
  • Liikudes projekti ostutellimusele. Valida tuleb nii hankija kui projekt, mille jaoks ostutellimus luuakse.
Kaubad tarbitakse kui hankijaarve on uuendatud.
Ostutellimuse loomine müügitellimuse põhjal Saate osta kaupu projektist müügitellimuse loomise ajal. Kaubad tarbitakse siis, kui kliendile esitatakse müügitellimuse arve.
Ostutellimuse loomine kaubavajaduse põhjal Saate osta kaupu projektist kaubavajaduse loomise ajal. Kaubad tarbitakse kui kaubavajaduse saateleht on uuendatud.

Projektide müügitellimused

Projektihalduse ja raamatupidamise moodulis saate registreerida kaupade tarbimist mitmel viisil. Saate projektist kaupu müüa või osta või reserveerida kaupu projekti jaoks.

Saate tellida kaupu projektis tarbimiseks ettevõtte varudest. Teise võimalusena võite osta kaupu väliselt hankijalt. Kaupu saab tarbida mis tahes tüüpi projektidel välja arvatud Aja projektidel.

Kaupade tellimise viis oleneb sellest, kust te need tellite.

  • Kaupade ettevõtte varudest tellimiseks peate sisestama tellimuse kaubavajadusena. Kui kasutate lehte Kaubavajadused, saate seadistada nõude, et saate kaubad osaliste tarnetena. Seetõttu saate kaupade koguse tarbimist edasi lükata selle ajani, millal neid vaja on.
  • Kaupade tellimiseks väIiselt hankijalt peate looma tellimuse ostutellimusena lehel Ostutellimus.

Märkus

Projektiga seotud müügitellimuse saatelehte ei saa tühistada, kui kaubad on juba pakendamiseks märgitud.

Järgmises tabelis loetletakse kaupade tellimise meetodid ja kirjeldatakse, kuidas kaupu tarbitakse.

Meetod Eesmärk Kauba tarbimise kanded
Müügitellimus Sisestage müügikanne otse aja- ja materjalikulu projekti. Kaubakanded tarbitakse siis, kui kliendi arve on sisestatud.
Lao tööleht Saate kaubakirjeid kiiresti sisestada ja hallata. Kui soovite näiteks sisestada kaubavajaduse prinditud nimekirja alusel, saab rakendada lao töölehte. Kaubakanded tarbitakse siis, kui tööleht on sisestatud.
Kaubavajadus Saate sisestada kaupu, mida ei tarbita kohe. Selle meetodiga saab jälgida nende kaupade arvu, mida on tarbitud üksiku kaubavajaduse kirje piires. Kaubakanded tarbitakse siis, kui saateleht on värskendatud. Teisisõnu: kaubavajadus luuakse siis, kui saateleht sisestatakse.
Ostutellimused Sisestage kanne ühte kolmest asukohast, olenevalt ostumeetodist. Kaubakanded tarbitakse saatelehe uuendamisel või kui kliendile või hankijale esitatakse arve.

Projekti arvete töötlemine

Projekti tüüp määratleb, millise arveldusprotseduuri rakendatakse. Arvet saab esitada ainult kahe välise projektitüübi eest (Aeg ja materjal ning Fikseeritud hind). Aja- ja materjalikulu projektid ning fikseeritud hinnaga projektid on alati seotud projektilepinguga.

Enne kui loote projekti jaoks kliendiarve, saate luua esialgse arve või arvesoovituse. Arvesoovituses saate valida projekti arvele lisatavad projekti kanded. Seejärel saate vaadata üle arve üksikasjad enne projekti arve sisestamist ja selle saatmist kliendile või muule rahastamise allikale.

Lisateavet projektiarvete töötlemise kohta leiate jaotisest Projekti arveldused.

Projekti läbiviimise kulu arvutamine

Hinnangu loomisel saate valida projekti läbiviimise kulu arvutamiseks kasutatava meetodi. Meetod valitakse väljal Täitmiskulu meetod lehel Hinnangu loomine. Valitud meetod rakendatakse eraldi igale kuluprognoosi kulureale. Kui rea olek on Loodud, saate muuta sellel rakendatavat meetodit lehel Kuluhinnang.

Järgmises tabelis kirjeldatakse projekti täitmiskulu arvutamise meetodeid.

>
Meetod Kirjeldus
Tegelik kulu kogusumma Hinnangulised kulud tuleb sisestada käsitsi. Pärast seda, kui on täidetud veerg Kulu kokku või Kogus kokku lehel Kuluhinnang, lahutatakse tegelikud kulud kasutaja sisestatud koondsummadest. Tulemus on projekti lõpuleviimise kulu. Tavaliselt ei jälgita kulude edenemist näiteks hotellis peatumiste ja igal perioodil kajastatud einete arvu põhjal. Selle asemel tehakse järgmist. Tavaliselt põhineb jälgimine võrdlemisel hinnanguliste tundide koguarvuga. Selle lähenemisviisi puhul ei ole eelarvemudelit vaja ja kulu või kogust kokku saab käsitsi muuta. Kui väljale Kulu kokku või Kogus kokku sisestatakse väärtus, võrdleb Finance and Operations seda väärtust tegelike perioodi sisestatud kannetega ja vähendab siis väärtust veerus Täitmise kogus või Täitmise kulu.
Tegelik eelarve kogusumma Tegelikke kulusid võrreldakse prognoosi mudeliga, mille kulu määratlemiseks valite. See meetod kasutab kogusumma eelarvemudelit, mis sisaldab prognoositavaid kandeid. Projektist täpsema vaate saamiseks võite kohandada eelarvemudelit, kui projekt on käimas. Kui teil on vaja prognoosi kohandada, järgige seda üldist protsessi.
  1. Kopeerige prognoosi kanded teise prognoosimudelisse.
  2. Võrrelge prognoosi kandeid tegelike kannetega.
  3. Hallake, vähendage või suurendage järgmise perioodi prognoose.
Finance and Operations ei vähenda automaatselt prognoositud väärtusi. Seetõttu on soovitatav fikseeritud hinnaga projekti puhul algne prognoosimudel alles hoida, et projekti lõppedes oleks võrdlemiseks alus olemas. > [!NOTE] Selle meetodi valimisel kasutage vähemalt kahte prognoosimudelit. Üks mudel peaks sisaldama algset prognoosi. Teise mudeli jaoks tuleks kopeerida teisest mudelist prognoosi kanded. See meetod kehtib ainult fikseeritud hinnaga projektide ja investeeringuprojektide puhul.
Eelarvejääk See meetod kasutab projekti täitmiskulu arvutamiseks järelejäänud eelarve mudelit. Selle meetodi kasutamisel liidetakse tegelikud kulud ja järelejäänud eelarvemudeli prognoositud summad. Tulemuseks on kogukulu. Enne selle meetodi kasutamist tuleb seadistada järelejäänud eelarvemudel kannete mahaarvamiseks tegelike süsteemis kajastatud kannete põhjal. Kontrollige lehelt Prognoosimudelid, et grupis Automaatne prognoosi vähendamine oleksid väljad märgitud. Tavaliselt kopeeritakse järelejäänud eelarve algsest eelarvest. Kannete sisestamisel vähendatakse järelejäänud eelarve kandeid. Projekti edenedes, kui määrate, et järelejäänud eelarvet tuleb kohandada, võtate prognoositavad kanded järelejäänud eelarvest. Märkus. Seda meetodit saab rakendada ainult siis, kui prognoosile on lisatud prognoosimudel.
Eelmise hinnanguna Kasutatakse sama hindamismeetodit mis eelmisel perioodil. Meetodi jaoks on vaja eelarvemudelit, kui eelmise perioodi jaoks oli eelarvemudel nõutav.
Sea lõpetatav kulu nulliks Tavaliselt kasutatakse seda meetodit enne prognoosiprojekti likvideerimist. See meetod sobitab prognoositud koondsummad tegelike sisestatud kannetega ja tühjendab veeru Täitmiskulu. Saadud lõpetamise protsent on alati 100. Välja Prognoosimine ei valita igale loodavale kulureale ja prognoositav koondsumma kopeeritakse eelmisest kuluprognoosist. Hinnanguperioodi tegelik tarbimine arvatakse täitmiskulust maha. Selle meetodi puhul ei ole eelarvemudelit vaja.
Kulumallist Rakendatakse täitmiskulu meetodit, mis on seadistatud valitud hinnanguprojektiga seotud kulumallis.

Projekti analüüsimine

Kõige põhilisemal tasandil kasutatakse projekti kulusid kajastavate kannete grupeerimiseks ja siis nende kulude sisestamiseks pearaamatusse.

Üldjuhul pärinevad need kanded äridokumentidest: ajatabelitest, kuluaruannetest, hankija arvetest või laokannetest. Projekti elutsükkel algab tavaliselt hinnangutest, prognoosidest ja eelarvetest, mis aitavad tööd ja projekti rahalist mõju plaanida ja ette näha. Projekti analüüsides saab lisaks projekti jooksul toimunud kannetele hinnata ka hinnangute ja prognooside täpsust, projekti töörühma liikmete kasutamise määra ja projekti üldist edu.

Rahavoo analüüsimine

Kasutage rahavoo jälgimist nii projekti prognoositava rahavoo kui ka tegeliku rahavoo ülevaatamiseks. Saate vaadata rahavoogusid üle projekti edenemise käigus või lõpetatud projekti kohta.

Rahavoogusid jälgides saate hinnata üksikut projekti, kasutada aruandeid mitme projekti vaatamiseks ja kanda projekti rahavood üle pearaamatu likviidsuse plaanidesse.

Raha sissevoolu prognoosimine

Olenevalt seadistusest saate prognoosida valitud projekti raha sissevoolu. Näiteks kui projekti kuupäev on 5. märts 2012 ja esitate arve 31. märtsil 2012, saate prognoosida tähtaega ja eeldatavat müügi maksekuupäeva järgmiselt.

  • Projekti kuupäev: 5. märts 2012.
  • Arve kuupäev: 31. märts 2012. See kuupäev määratletakse arve sageduse põhjal. Selle näite puhul määratakse arve sageduseks jooksev kuu. Seega esitatakse kõigi märtsikuus sisestatud kannete kohta arve kuu viimasel päeval.
  • Tähtaeg: 14. aprill 2012. See kuupäev määratletakse projekti jaoks seadistatud maksetingimuste alusel. Selle näite puhul valiti maksetingimuseks 14 päeva. Seetõttu lisatakse 14 päeva arve kuupäevale, et saada tähtaeg 14. aprill 2012.
  • Eeldatav müügi maksekuupäev: 27. aprill 2012. See kuupäev arvutatakse, liites lehe Projektihalduse ja raamatupidamise parameetrid väljal Üldised puhverpäevad oleva päevade arvu lehe Projektilepingud välja Üksikud puhverpäevad päevade arvule ja liites siis koondsumma väljal Tähtaeg olevale päevade arvule. Näiteks sisestasite 3 väljale Üldised puhverpäevad ja 10 väljale Üksikud puhverpäevad. Seetõttu lisatakse tähtajale 13 päeva, et saada eeldatav müügi maksekuupäev 27. aprill 2012.

Üldised puhverpäevad võivad asendada üksikuid puhverpäevi või neid saab üksikutele puhverpäevadele liita.

  • Üldiste puhverpäevade kasutamiseks üksikute puhverpäevade asemel sisestage tähtaja ja klientide tegeliku makse kuupäeva vaheline keskmine päevade arv.
  • Üldiste puhverpäevade liitmiseks üksikutele puhverpäevadele sisestage väljale Üldised puhverpäevad hinnanguline päevade arv kliendi makse saatmise kuupäeva ja organisatsioonile makse laekumise kuupäevade vahel.

Üksikute puhverpäevade seadistamine projektilepingus. Päevad arvutatakse nii müügiarve tähtaja kui ka teie organisatsiooni kogemuse alusel seoses kliendi maksemustriga.

Tegelik sularaha sissevool

Tegelik raha sissevool sarnaneb prognoosimisele, kuid võite alustada arvutusi esimese arve kuupäevast. Siin on näide.

  • Arve kuupäev: 2. märts 2012.
  • Tähtaeg: 16. märts 2012. Maksetingimuseks on määratud 14 päeva.
  • Eeldatav müügi maksekuupäev: 29. märts 2012. Arvutus sisaldab kolme üldist puhverpäeva ja 10 eraldi puhverpäeva.

Kulu prognoosimine

Määratletud päevade põhjal võib kulu maksekuupäev erineda projekti kuupäevast. Sel juhul arvutatakse kulu maksekuupäev, lisades päevade arvu projekti kuupäevast maksetingimustes sisalduva päevade arvuni.

Näiteks on kande projekti kuupäev 5. märts 2012 ja määratud on järgmised maksetingimused.

  • Tunnid: jooksev kuu (M)
  • Kulud: 14 päeva (D14)
  • Kaubad: 30 päeva (D30)

Nende sätete põhjal on siin kulu maksekuupäev iga kandetüübi kohta.

  • Tunnid: 31. märts 2012, mis on valitud kuu viimane päev.
  • Kulud: 19. märts 2012, mis on 14 päeva pärast kande kuupäeva.
  • Kaubad: 4. aprill 2012, mis on 30 päeva pärast kande kuupäeva.

Märkus

Ostutellimuse tähtaeg põhineb hankija kandel projekti ostutellimuse loomise ajal. Tähtaega ei määratleta ühegi vaikesättega.

Kulu maksekuupäeva ei arvutata puhverpäevadel. Pärast projekti lõpuleviimist, kui kogu kuluarvestus ja arveldused on tehtud, sisestatakse nii kulud kui ka müük kasumi- ja kahjumikontodele.

Kui kõik müügi- ja hankija arved on lõpetatud, saate vaadata väljadevahelist seost lehel Rahavoog ja lehe Projektiaruanded väljadel.

Rahavoo leht Projektiaruannete leht
Sissetulekuorderid Tulu
Väljaminekuorderid Kogumaksumus
Puhaskassakäibed Kogutulu

Kulude ülevaatamine

Saate jälgida kulusid, mis teie organisatsioonile projekti käigus tekivad, lehel Kulude kontroll. Võrreldes projekti algseid eelarvekulusid praeguste tegelike kuludega ja kooskõlastatud kuludega, saate määratleda, kas projekt edeneb plaanipäraselt, ületab eelarvet või jääb sellest allapoole.

Märkus

Kui kasutate lehte Kulude kontroll praeguse projekti kulude oleku vaatamiseks, kasutage algse ja järelejäänud eelarve jaoks valitud prognoosimudeleid. Kui valite kulude arvutamisel teised prognoosimudelid, pole arvutuse tulemused täpsed.

Eelarve jäägi summade vaatamine

Kui kulude kontrolli meetodiks on lehel Projektihalduse ja raamatupidamise parameetrid valitud Eelarvejääk, leht Kulude kontroll arvutab kulud, mida pole tegelikena sisestatud ega kooskõlastatuks märgitud. Konkreetsemalt: lehe Kulude kontroll vahekaardil Üldine olevad summad arvutatakse järgmiselt.

  • Tegelik kulu – kogusumma, mis projektile valitud kulureal on kulutatud. Tegelik kulusumma arvutatakse lehel Pearaamatu uuendused.
  • Kooskõlastatud kulu – täiendav kulusumma, mille juriidiline isik on nõustunud maksma. Kindlad kooskõlastatud kulusummad arvutatakse lehel Kooskõlastatud kulud.
  • Järelejäänud eelarve – algne eelarvesumma, mis on valitud kulurea puhul veel saadaval. Järelejäänud eelarvesumma arvutatakse lehel Pearaamatu eelvaade.
  • Kulu kokku – tegeliku kulu, kooskõlastatud kulu ja eelarvejäägi summad kokku.

Lehe Kulude kontroll vahekaardil Hälve saate vaadata eeldatava kogukulu võrdlust originaaleelarvega. See võrdlus näitab nende summade erinevusi. Seega saate vaadata, kus andmed ei ühti. Hälbesummad kalkuleeritakse järgmistel viisidel:

  • Algne eelarve – valitud kulureale algselt eelarvestatud summa. Algne eelarvesumma arvutatakse lehel Pearaamatu eelvaade.
  • Kogukulu – tegeliku kulu, kooskõlastatud kulu ja eelarvejäägi summa kokku, nagu on kirjas vahekaardil Üldine.
  • Hälve – kogukulu ja algse eelarve erinevus.
  • Kogusel põhinev hälve – algse eelarve ja eelarve koondsumma vahe kokku. Seda erinevust saab väljendada matemaatiliselt tehtega (eelarve kogus kokku) × (algne keskmine hind – keskmine hind kokku). See arvutus kehtib vaid projekti tundide kohta.
  • Hinnal põhinev hälve – algse prognoosi ja prognoosi koondsumma vahe kokku. Seda erinevust saab väljendada matemaatiliselt tehtega (algse prognoosi hind) × (algse prognoosi kogus – prognoosi kogus kokku) See arvutus kehtib vaid projekti tundide kohta.

Eelarvestatud kogusummade vaatamine

Kui lehel Projektihalduse ja raamatupidamise parameetrid on kulude kontrollimise meetodiks valitud Eelarve kogusumma, arvutab leht Kulude kontroll projekti tegelikud kulud ja kogukulud, et aidata teil nendevahelisi erinevusi tuvastada. Täpsemalt arvutatakse lehel Kulude kontroll vahekaardi Üldine alumisel paanil olevad summad järgmisel viisil.

  • Eelarvesse kantud kogukulu – kogu eelarvestatud summa valitud kulurea kohta.
  • Tegelik kulu – kulude kogusumma, mis projektil valitud kuluridadel on tänaseni kogunenud.
  • Kooskõlastatud kulu – valitud kulurea kooskõlastatud kogusumma.
  • Hälve – tegelike ja kooskõlastatud kulude summa ja kogukulu vahe. Hälve näitab, kas kogu eelarvele tuleb määratleda lisakulud.

Lehel Kulude kontroll vahekaardil Hälve saab vaadata kogu eelarve ja algse eelarve vahet, vaadates järgmisi välju.

  • Algne eelarve – kulureale algselt eelarvestatud summa. Algne eelarve arvutatakse lehel Pearaamatu eelvaade.
  • Eelarvesse kantud kogukulu – kulureale algselt eelarvestatud kogukulu. Eelarvesse kantud kogukulu arvutatakse lehel Pearaamatu eelvaade.
  • Hälve – kulurea hälve. Selle summa arvutamiseks lahutatakse algsest eelarvest kogukulu.
  • Kogusel põhinev hälve – algse eelarve ja eelarve koondsumma vahe kokku. Selle summa arvutamiseks lahutatakse algse eelarve tundidest eelarvetundide summa ja seejärel korrutatakse saadud vahe algselt eelarvestatud omahinnaga. Seda vahet saab matemaatiliselt väljendada valemiga (algne eelarveline omahind) × (algsed eelarve tunnid – eelarve tunnid kokku). See arvutus kehtib vaid projekti tundide kohta.
  • Hinnal põhinev hälve – selle summa arvutamiseks lahutatakse algse eelarve tundidest eelarvetundide summa ja seejärel korrutatakse saadud vahe kasutatud tundide koguarvuga. Seda vahet saab matemaatiliselt väljendada valemiga (tarbitud tunnid kokku) × (algsed eelarve tunnid – eelarve tunnid kokku). See arvutus kehtib vaid projekti tundide kohta.

Kasutuse analüüs

Kasutusmäär on aja protsent, mille vältel töötaja teeb konkreetsel tööperioodil arveldatavat või produktiivset tööd. Arveldatavad tunnid on töötaja tunnid, mille eest saab kindlalt kliendilt raha küsida.

Töötaja kasutusmäär arvutatakse, jagades arveldatavate tundide arvu töötundide arvuga konkreetsel perioodil. Kui töötaja on näiteks perioodis 30 arveldatavat tundi ja sama perioodi töötundide arv on 40, on töötaja kasutusmäär 75 protsenti.

Töötaja kasutusmäära arvutamisel võite arvutada kas arveldatava määra või tõhususe määra.

  • Arveldatav määr – arveldatavate tundide ja arveldamatute tundide või normtundide vahe.
  • Tõhususe määr – produktiivsete tundide ja mitteproduktiivsete tundide või normtundide vahe. Produktiivsed tunnid on tunnid, mille töötaja veedab konkreetsesse projekti panustades. Produktiivsete tundide eest esitatakse tavaliselt klientidele arve, v.a ettevõttesiseste projektide puhul. Mitteproduktiivsete tundide eest ei esitata kunagi kliendile arvet.

Kasutusmäärad saab arvutada lehel Ajakasutus. Arvutused põhinevad vaike-eelistustel. Need eelistused määravad ka selle, kuidas tunde arvutatakse, määrates igale projektitüübile väärtuse Arveldatav või Mittearveldatav. See kehtib arveldatava määr ja efektiivsuse määra arvutuste puhul.

  • Arveldatav – valitud projekti tüübi puhul märgitud tunde käsitletakse alati arveldamisel või tõhususe tulususmäära arvestamisel.
  • Mittearveldatav – valitud projekti tüübi puhul märgitud tunde käsitletakse alati mittearveldatavatena või tõhususe tulususmäära arvestamiseta.
  • Vastavalt rea atribuudile – konkreetse tunnikande reaatribuudid määratlevad, kas tunde käsitletakse arveldatavatena või tõhususe tulususmäära arvestamisega.
  • Pole kaasatud – tunde ei arvestata arveldamisel või tõhususe tulususmäära arvestamisel.

Lehel Ajakasutus saate lisaks töötaja või projekti üldisele kasutusmäära protsendile vaadata ka tundide arvu, mida kasutati kasutusmäära arvutustes iga järgmise tunnitüübi puhul.

  • Mittearvestatavad tunnid – neid tunde ei arvestata ajakasutuse määras.
  • Arvestatavad tunnid – neid tunde arvestatakse, liites arveldatavad tunnid ja mittearveldatavad tunnid. Neid tunde arvestatakse kasutusmääras.
  • Mittearveldatavad tunnid – arveldatava määra arvutamisel on need tunnid samad, mis mittetasustatavad tunnid. Kui arvutate tõhususe määra, on need tunnid samad, mis mitteproduktiivsed tunnid.
  • Arveldatavad tunnid – arveldatava määra arvutamisel on need tunnid samad, mis tasustatavad tunnid. Kui arvutate tõhususe määra, on need tunnid samad, mis produktiivsed tunnid.

Kui arvutate töötaja kasutusmäära, võite kasutada normtunde või arvestatavaid tunde. Kui kasutate arvestatavaid tunde, peate veenduma, et töötajad kajastavad kogu oma tööaja ajatabeli perioodides, kuna arvutus on väljendatud sisestatud tundide protsendina. Kui kasutate projekti, projektilepingu, kliendikirje või kategooria tunni kasutusmäära, tuleb kasutada arvutuses arvestatavaid tunde.

Projektiaruannete ülevaatamine

Saate luua projektiaruande projekti edenemise kiire hetktõmmise kuvamiseks. Projektiaruande käivitamisel saate määrata kriteeriumid, mida kasutatakse aruande arvutamiseks, tehes valikud vahekaardil Üldine lehel Projektiaruanded. Saate valida, kas lisada või jätta välja järgmised andmed.

  • Projektitüübid
  • Kandetüübid
  • Projekti kuupäev / pearaamatu kuupäev
  • Andmed

Pärast seda, kui aruanne on arvutatud, saate vaadata järgmisi andmeid lehe Projektiaruanded järgmistel vahekaartidel.

  • Üldine – üldteave projekti peamise kasumi- ja kahjumistruktuuri kohta.
  • Kasum ja kahjum – viittulu teave.
  • WIP – teave WIP-konto saldode kohta.
  • Tarbimine – teave tundide, kaupade, kulude ja palgakannete tarbimise kohta.
  • Arve – arvete ja ettemaksuarvete teave.
  • Tunnimäär – tulu- ja kulukontole sisestatud tundide tunnimäärad.