Protsessi projekteerimine
Protsesside automatiseerimise kavandamisel on esimene samm otsustada, millal ja mida automatiseerida. Vaadates teie praegust äriprotsessi, peaksite kõigepealt tuvastama, millist protsessi osa automatiseerida.
Automatiseerimisalade tuvastamine
Eelised, mida võite automatiseerimisest potentsiaalselt saada, kuuluvad järgmistesse kategooriatesse:
Standardiseeritud ärireeglite järjepidev rakendamine
Vähendage korduvate protsesside käsitsi tööd
Vähendage inimlikke eksimusi
Kinnituste sujuvamaks muutmine
Suuremahuliste tehingute efektiivsuse suurendamine
Andmete tõhus teisaldamine süsteemide vahel (vähendage käsitsi andmete sisestamist)
Olemasolevate ressursside kasutamise maksimeerimine
Suurendage läbilaskevõimet
Standardiseeritud ärireeglite rakendamine
Ärireeglid on kui/siis loogika, mis rakendab teie äripoliitikaid. Nende automatiseerimine tagab, et neid jälgitakse iga kord järjepidevalt.
Meie kuluaruandluse näidisstsenaariumis nõuab ärireegel, et kui kuluaruande summa ületab $10,000, peab selle kinnitama ka finantsjuht. Protsessi automatiseerides tagab Abhay, et ükski kõrge dollari kuluaruanne ei libiseks märkamatult mööda.
Automatiseerige korduvad protsessid
Korduvate protsesside automatiseerimine aitab teie töötajatel vältida vaimset ja füüsilist läbipõlemist. Protsessid, mida tehakse iga kord samamoodi, peaksid olema teie loendis kõrgel kohal, et kaaluda automatiseerimist.
Näiteks peab raamatupidaja Abhay koguma kõigilt kuluvorme ja kviitungeid. Kviitungid võivad olla restorani paberkviitung või hankijate paberarved. Abhay peab need paberid käsitsi PDF-faili skannima ja salvestama. Samuti peab Abhay sisestama paberile kirjutatu ja postitama selle finantssüsteemi iga esitatud kuluaruande kohta.
Vähendage inimlikke eksimusi
Sellised ülesanded nagu väärtuste kopeerimine ja kleepimine ühest süsteemist teise või pabervormide andmete sisestamine on protsessid, kus võivad ilmneda inimlikud vead.
Kuluaruandluse stsenaariumi näide on see, kus Abhay peab töötajale sularaha tagasi maksma, otsides üles töötaja pangaandmed ja sisenedes seejärel pangandussüsteemi.
Diagramm, millel on kujutatud raamatupidaja Abhay äriprotsessi voog. Protsessi kaks etappi ("Töötajate pangaandmete otsimine" ja "Sularaha hüvitamine taotlejale") on punase ringiga, et näidata võimalikke valdkondi, kus Power Automate saab nende toimingute automatiseerimisega vähendada inimlikke vigu.
Kinnituste sujuvamaks muutmine
Teistsugune viga ilmneb siis, kui inimesed unustavad oma ülesandeid täita. Saate seadistada automatiseerimise, et tuletada neile meelde, et nad töötaksid neile määratud ülesande või protsessiga.
Näiteks on Lee esitanud kuluaruande, kuid Nick pole kinnitustaotlusele juba mõnda aega vastanud. Automaatika saab seadistada nii, et see tuletab Nickile meelde otsuse tegemist ja annab isegi nupu, et vastata otse meeldetuletusest.
Diagramm, millel on kujutatud raamatupidaja Abhay äriprotsessi voog. Kinnitusprotsessi muudetakse nii, et kinnituste meeldetuletus on automatiseeritud, seadistades oleku kontrollimiseks päästiku automatiseerimise. Kui tüübikinnitus on lõpetatud, siis automaatika lõpetatakse; Ja kui kinnitamine ei ole täielik, saadetakse kinnitajale meeldetuletus ja meeldetuletuse automatiseerimine käivitatakse uuesti, et kontrollida, kuni kinnitus on lõpule viidud.
Suuremahuliste protsesside tõhususe suurendamine
Teine valdkond, mida võiksite automatiseerida, on suuremahulised protsessid. Suure mahuga protsessid on protsessid, mis toimuvad igapäevaselt väga sageli. See on tihedalt seotud korduvate protsessidega, kuid on veidi erinev. Teil võib olla protsess, millel saab olla ainult üks või kaks sammu, mida saab automatiseerida. Kui aga protsessi tuleb teha mitu korda, võib isegi väikestel parandustel olla suur mõju.
Näiteks kui kuluaruandluse stsenaarium kehtib 1,000 müügiinimese kohta, võrdub iga parandamisminut kahe tööpäeva jooksul säästetud ajaga. Tegelikku mõju saab analüüsida analüüsifunktsioonide abil.
Automatiseerige andmesisestus
Võimalik, et sisestate andmeid käsitsi, kuna teil on kaks süsteemi, mis omavahel ei räägi. Meie kuluaruandluse stsenaariumis sisestab Abhay andmed raamatupidamissüsteemi, sisestades esitatud kuluaruandest väärtused uuesti.
Olemasolevate ressursside kasutamise maksimeerimine
Täiendavad head automatiseerimiskandidaadid on need protsessid, mida saab käivitada inimsuhtlusest sõltumatult. Seda tüüpi protsesse pole nii lihtne tuvastada, seega on parim viis ette kujutada, kas on protsesse, mida saab lõpule viia väljaspool teie tavapärast tööaega. Selline automatiseerimine toimib teie inimeste "kordajana" ja kasutab täielikult teie muid ressursse (näiteks arvuteid).
Võite kasutada automatiseerimist ka protsesside jaoks, mis võtavad inimsuhtlusega võrreldes liiga palju aega, kuid on talutavad, kui seda tehakse öisel ajal, kui automatiseerimise lõpetamisega ei kiirustata. Näiteks kui inimene alustab oma päeva üleöö saabunud tellimuste töötlemisega, võite luua automaatika, mis töötleb tellimusi kohe, kui need saabuvad, et teie meeskond saaks hommikul esimese asjana tellimusi täitma hakata.
Suurendage läbilaskevõimet
Sarnaselt olemasolevate ressursside kasutamise maksimeerimisele aitab automatiseerimine suurendada ka konkreetse protsessi läbilaskevõimet. Seda tüüpi automatiseerimise abil saavad inimesed teie praegust protsessi teostada paralleelselt automatiseerimisega.
Näiteks raamatupidaja Abhay võib olla ainus inimene, kes kuluaruandeid töötleb ja nende standardne tööaeg võib olla vahemikus 9–18. Automaatika seadistamisega võib juhtuda, et peate töötlema ka Power Automate kuluaruandeid ja seetõttu on selle töötlemiseks nii Abhay kui ka automaatika, mille tulemuseks on suurem läbilaskevõime.
Stsenaariumi näide
Kui kõik automatiseerimisalad on rakendatud, näidatakse allolevas näites, kuidas kuluaruandluse äriprotsessi saab katta läbilaskevõime täiustuste, saadaolevate ressursside maksimeerimise, andmesisestuste automatiseerimise ja kinnituste sujuvamaks muutmisega Power Automate .
