Andmete analüüsimine ja jagamine Exceli mallidega

Excel pakub võimsaid viise andmete analüüsimiseks ja esitlemiseks. Koos Exceli mallidega saate hõlpsasti luua kohandatud analüüse ja anda neid oma organisatsioonis teistega ühiskasutusse.

Exceli mallidega saate teha järgmist.

  • Müügiennustus

  • Konveieri haldus

  • Müügivihjete punktiskeem

  • Piirkonna kavandamine

  • Ja palju muud ...

    Võite katsetada ka klientide kaasamise rakendustes (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ja Dynamics 365 Project Service Automation) sisalduvaid Exceli malle, et saada kiire ülevaate võimalikest analüüsitüüpidest.

    Müügivõimaluste analüüsi Exceli malli näidis.

Uue Exceli malli loomine

Järgnevalt on toodud Exceli malli loomise etapid.

Exceli malli loomise protsess.

1. etapp: uue malli loomine olemasolevatest andmetest

Exceli malli saab luua järgmises kahes kohas.

  • Lehel Sätted. Valige Sätted > Mallid > Dokumendimallid > Uus (Nupp Uus või Lisa.). Lehele Sätted juurdepääsuks vajate piisavaid, näiteks süsteemiadministraatori või süsteemikohandaja, õigusi.

  • Kirjeloendi kaudu. Minge näiteks jaotisse Müük > Müügivõimalused > Minu avatud müügivõimalused. Klõpsake menüüribal valikuid Exceli mallid > Exceli malli loomine.

    Exceli malli loomise menüüsuvand.

    Ilmub leht Malli loomine.

    Exceli malli loomise leht.

Valige andmed, mille soovite malli lisada

  1. Klõpsake suvandit Exceli mall.

  2. Valige olem (kirjetüüp), mille andmed soovite kaasata. Järgmisel väljal valitavad vaated olenevad valitud olemist.

  3. Valige vaade.

  4. Klõpsake suvandit Veergude redigeerimine, et lisada, eemaldada ja reguleerida veergude atribuute, mille soovite malli kaasata.

  5. Klõpsake mallifaili loomiseks suvandit Faili allalaadimine.

Hoiatus

Saate alla laadida ka malli, mis ei sisalda mingeid andmeid peale kirjetüübiga (olem) seotud veergude, valides suvandid Sätted > Andmehaldus > Andmeimpordi mallid. Lisateavet leiate teemast Andmeimpordimalli allalaadimine.

Oluline

Ühest keskkonnast alla laaditud dokumendi malli saab kasutada ainult selles keskkonnas. Migratsioon keskkonnast keskkonda pole praegu Wordi ega Exceli mallide puhul toetatud.

Exceli malli loomise ajal eksporditakse malli faili kuni 50 kirjet.

2. etapp: andmete kohandamine Excelis

Andmete kohandamiseks avage vastloodud mall Excelis.

Uus Exceli mall.

Järgmisena on toodud lihtne näide rakenduse Excel malli kohandamisest, kasutades näidisandmeid.

Müügivõimaluste andmete kohandamise näide

  1. Klõpsake suvandit Luba redigeerimine, et lubada Exceli arvutustabeli kohandamine.

  2. Lisate uus veerg ja andke sellele nimeks „Eeldatav tulu”.

    Exceli malli kohandamine.

  3. Looge eeldatava tulu jaoks valem. Ärge viidake lahtritele nende aadresse kasutades, vaid määratlege nimed ja kasutage neid.

    Valemi loomine Exceli mallis.

  4. Looge liigendtabel ja diagramm. Neid ja muid demoetappe selgitatakse selle teema tulevikuvärskenduses.

    Seadke kasutaja lisatud sisu olemasoleva andmetabeli kohale või sellest paremale. See takistab sisu ülekirjutamist, kui lisate hiljem uusi andmeid ja loote uue Exceli malli. Lisateavet leiate jaotisest Parimad tavad ja põhimõtted Exceli mallide kasutamiseks.

    Exceli mall koos liigenddiagrammiga.

  5. Salvestage arvutustabel.

    Nüüd saate rakenduse Excel malli üles laadida.

3. etapp: malli üleslaadimine ja teistega ühiskasutusse andmine

Kui olete Exceli malli soovikohaselt kohandanud, saate selle üles laadida. Malli üleslaadimise koht määratleb selle kättesaadavuse.

Administraatorid saavad Exceli malli üleslaadimiseks kasutada lehte Sätted. Lehel Sätted üleslaaditud mall on saadaval kõigile kasutajatele.

Administraatoritele: Exceli malli üleslaadimine

  1. Avage Sätted > Mallid > Dokumendi mallid.

  2. Klõpsake valikut Malli üleslaadimine.

  3. Lohistage Excel-i fail dialoogiboksi või sirvige faili leidmiseks ja üleslaadimiseks.

    Malli üles laadimise dialoogiboks.

  4. Klõpsake käsku Laadi üles.

    Mitteadministraatoritest kasutajad saavad malli enda jaoks kasutamiseks üles laadida kirjeloendist.

Mitteadministraatoritele või administraatoritele, kes soovivad luua isikliku malli: Exceli malli üleslaadimine

  1. Avage kirjete loendit sisaldav leht, näiteks müügivõimaluste loend. Minge jaotisse Müük > Müügivõimalused > Minu avatud müügivõimalused.

  2. Klõpsake menüüribal valikuid Exceli mallid > Exceli malli loomine.

  3. Klõpsake valikuid Exceli mall > Üleslaadimine.

    Exceli malli lisamiseks klõpsake nuppu Laadi üles.

  4. Lohistage fail dialoogiboksi või sirvige faili leidmiseks ja üleslaadimiseks.

  5. Klõpsake käsku Laadi üles.

4. etapp: valimine, kes saavad uut malli kasutada

Juurdepääs vastloodud Exceli mallile oleneb sellest, kuidas selle üles laadisite ja milline juurdepääs on turberollile määratud. Vaadake kindlasti jaotist Turberollide kasutamine mallidele juurdepääsu juhtimiseks.

Kui laadisite malli üles lehelt Sätted

Üleslaaditud Excel-i malli teabeleht näeb välja järgmine.

Exceli mall laaditi üles sätete lehelt.

Lehel Sätted üleslaaditud mallid on saadaval kõigile kasutajatele. Te ei pea rohkem midagi tegema.

Kui laadisite malli üles kirjete loendist

Üleslaaditud Excel-i malli teabeleht näeb välja järgmine.

Kirjete loendist üles laaditud Exceli mall.

Kirjete loendist üleslaaditud mallid on saadaval malli üles laadinud kasutajale. Mallide teistega ühiskasutusse andmiseks toimige järgmiselt.

  1. Klõpsake malli teabelehel käsku Anna ühiskasutusse.

  2. Kasutage Excel-i malli teistega ühiskasutusse andmiseks ja õiguste määramiseks lehte Isikliku dokumendimalli ühiskasutusse andmine.

    Exceli malli teiste kasutajatega ühiskasutusse andmine.

Andmete eksportimine ja analüüsimine uue malli abil

Exceli malli kasutamise protsess näeb välja järgmine.

Exceli malli kasutamise protsessivoog.

1. etapp: analüüsitava olemi valimine

Valige olem (kirjetüüp), mida soovite loodud Exceli malli abil analüüsida. Minge näiteks jaotisse Müük > Müügivõimalused > Minu avatud müügivõimalused. Pärast malli loomist on lisatud kaks uut võimalust.

Avatud müügivõimaluste loend.

2. etapp: andmete eksportimine uue Exceli malli abil

Valige loodud Exceli mall.

Loodava malli valimine.

Mall loodi lehelt Sätted, seetõttu kuvatakse see menüü jaotises Exceli mallid. Kui see on loodud kirjete loendist, kuvatakse see jaotises Isiklikud Exceli mallid.

Kui teil on Microsoft Excel Online, näete andmeid klientide kaasamise rakenduste (nt Dynamics 365 Sales ja Customer Service) Exceli aknas. Kui te neid ei näe või soovite luua pigem Exceli faili, klõpsake valikut Laadi <template name> alla.

3. etapp: andmete analüüsimine Excelis

Exceli arvutustabelis kuvatav teave põhineb kahel asjal.

  • Kirjed. Eksportimise lähtekohaks valitud vaade määrab, milliseid kirjeid te eksporditud Exceli failis näete. Näiteks kui valisite Suletud müügivõimalused, näete need kirjed isegi siis, kui kasutasite jaotises Minu avatud müügivõimalused loodud malli.

  • Veerud. Kasutatud mall määrab, millised veerud kuvatakse eksporditud Exceli faili tabelis. Näiteks on vaatel Suletud müügivõimalused järgmised veerud: Potentsiaalne klient, Olek, Tegelik tulu ja Tegelik sulgemiskuupäev. Ent kui kasutatud malli aluseks oli Minu avatud müügivõimalused, näete selle vaatega seostatud veerge ja malli loomisel tehtud veergude filtreerimisi.

4. etapp: tulemuste jagamine teistega

Kui kasutate rakendust Excel, salvestage koopia kas võrgus või oma arvutisse. Saatke fail teistele ülevaatamiseks ja andmete sisestamiseks.

Exceli näidismallide katsetamine

Klientide kaasamise rakendustes on neli Exceli malli.

Rakendustes olevate Exceli mallide proovimine.

Exceli näidismallid on loodud kindla kirjetüübiga (olemiga). Saate rakendada malli ainult sama kirjetüübiga kirjetele.

Nimi Üksus
Konveieri haldus Müügivõimalus (ala Müük)
Kampaania ülevaade Kampaania (ala Turundus)
Teenindusjuhtumi teenusetaseme leping Teenindusjuhtum (ala Teenindus)
Teenindusjuhtumi kokkuvõtte Teenindusjuhtum (ala Teenindus)

Exceli näidismalli rakendamine

  1. Avage kirjete loend teabega, mille olemi tüüp ühtib näidismalliga. Näiteks avage malli Müügivõimaluste haldus rakendamiseks müügivõimaluste loend.

  2. Klõpsake suvandeid Exceli mallid ja seejärel valige jaotises Exceli mallid näidismall.

  3. Laadige mall alla või avage see Excelis kohapeal.

Näpunäide

Saate eksportida klientide kaasamise rakendustes sisalduvaid malle, neid muuta ja seejärel uute mallidena uuesti importida. See võib anda teile lendstardi oma kohandatud Exceli mallide loomiseks.

Parimad tavad ja põhimõtted Exceli mallide kasutamiseks

Siin on toodud mõni punkt, mida peate teadma, et Exceli malle luu ja parimal viisil ära kasutada.

Exceli mallide katsetamine

Excelil on palju funktsioone. Mõistlik on oma kohandusi katsetada, veendumaks, et kõik rakenduse Excel funktsioonid töötavad mallides ootuspäraselt.

Privaatsus ja liigenddiagrammid

Vaikimisi ei värskendata liigenddiagrammi arvutustabeli avamisel. See võib luua turbeprobleemi, kui teatud liigendtabeli andmeid ei tohiks ebapiisavate õigustega kasutajad näha.

Siin on ühe võimaliku stsenaariumi näide.

  • Administraator loob malli, mille liigenddiagrammid sisaldavad tundlikke andmeid, ja laadib malli üles.

  • Müügiesindaja, kes ei tohiks liigenddiagrammis olevatele tundlikele andmetele juurde pääseda, kasutab malli Excel-i faili loomiseks, et teha andmeanalüüsi.

    Tulemus. Müügiesindajal võib olla võimalik näha liigenddiagrammi andmeid, mille administraator on üles laadinud, ja pääseda juurde vaadetele, millele tal õigusi pole.

    Lisaks. iOS ei toeta liigendandmete ja liigenddiagrammide üleslaadimist Excel-i rakenduse kasutamisel iOS-i seadmetes.

    Soovitus. Tundlikke andmeid ei tohiks liigendtabelitesse ega liigenddiagrammidesse lisada.

Liigenddiagrammi andmete automaatse värskendamise määramine

Vaikimisi ei värskendata liigenddiagrammi andmeid arvutustabeli avamisel automaatselt. Tavalisi diagrammi värskendatakse automaatselt.

Paremklõpsake Excelis liigenddiagrammil ja seejärel klõpsake valikuid PivotCharti suvandid > Värskenda andmed faili avamisel.

Selle sätte abil saate tagada andmete värskendamise.

Uute andmete lisamine

Kui soovite Exceli malli sisu lisada, paigutage andmed olemasoleva tabeli kohale või sellest paremale. Teine võimalus on panna uus sisu teisele lehele.

Pilte sisaldavad Exceli mallid võivad põhjustada tõrke

Kui proovite analüüsida andmeid rakenduse Excel malliga, millesse on salvestatud mõni pilt, võidakse teile kuvada järgmine tõrge: „Töövihiku salvestamisel ilmnes tõrge. Töövihikut ei salvestatud.” Proovige pilt mallist eemaldada ja laadige see uuesti üles.

Exceli mallid ja Office’i mobiilirakendus Windows 8.1-s

Exceli mallid ei avane Windows 8.1 seadmetes, mis kasutavad Office’i mobiilirakendust. Saate järgmise tõrketeate: „Taastasime teie dokumendist võimalikult palju, kuid te ei saa seda redigeerida. Probleemi lahendamiseks püüdke dokumenti avada ja parandada arvutis.”

See on teadaolev probleem.

Tabeli veerunimede ja vahemikunimede kasutamine valemites

Rakenduse Excel valemeid luues ärge kasutage veerupealkirju ega lahtrinumbreid. Selle asemel kasutage tabeli veergude nimesid ja määratlege nimed lahtritele või lahtrivahemikele.

Turberollide kasutamine mallidele juurdepääsu juhtimiseks

Administraatorid saavad kontrollida juurdepääsu Exceli mallidele teatava granulaarsusega. Näiteks saate anda müügiesindajatele Exceli malli lugemis-, kuid mitte kirjutusõiguse.

  1. Klõpsake valikuid Sätted > Turve > Turberollid.

  2. Valige roll ja seejärel klõpsake vahekaarti Ettevõtte haldus.

  3. Valige suvand Dokumendimall, et määrata juurdepääs kogu organisatsioonile saadaolevatele mallidele. Üksikute kasutajatega ühiskasutusse antavate mallide puhul valige suvand Isiklik dokumendimall.

  4. Juurdepääsutasemete reguleerimiseks klõpsake ringe.

    Juurdepääsu kohandamine turberolli kasutades.

Isiklike dokumendimallide vaatamine ja kustutamine

Toimige isiklike dokumendimallide kustutamiseks järgmiselt.

  1. Klõpsake Täpsema otsingu nuppu (Nupu Täpsem otsingu kuvatõmmis.).

  2. Valige väljal Otsi suvand Isiklikud dokumendimallid.

  3. Klõpsake valikut Tulemused (!).

  4. Valige isiklik dokumendimall, mille soovite kustutada, seejärel klõpsake käsku Kustuta (Kustuta nupp.).

Exceli malli ei laadita Microsoft Edge-is üles

Kui teie Exceli malli ei saa brauseris Microsoft Edge üles laadida, värskendage brauserit Microsoft Edge ja proovige uuesti.

Privaatsusavaldus

Kui kasutate andmete eksportimisel staatilisele töölehele teenust Microsoft Dynamics 365 (online), siis luuakse eksporditavatest andmetest kohalik koopia, mis salvestatakse teie arvutisse. Andmed edastatakse teenusest Dynamics 365 (online) teie arvutisse turvalise ühenduse kaudu ning selle kohaliku koopia ja teenuse Dynamics 365 (online) vahel ühendust ei säilitata.

Kui ekspordite dünaamilisele töölehele või PivotTable-liigendtabelisse, säilib link Exceli töölehe ja teenuse Dynamics 365 (online) vahel. Iga kord, kui dünaamilist töölehte või PivotTable-liigendtabelit värskendatakse, autenditakse teid teenuses Dynamics 365 (online) teie identimisteabega. Saate vaadata ainult neid andmeid, mida teil on õigus näha.

Administraator määrab turberolle kasutades, kas organisatsiooni kasutajad võivad andmeid Excelisse eksportida.

Vt ka

Andmeimpordimalli allalaadimine
Wordi mallide kasutamine