Kasutage standardsete dokumentide loomiseks Wordi malle

Pärast seda, kui olete loonud ja importinud Office Wordi mallid klientide kaasamise rakendustesse (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing ja Dynamics 365 Project Service Automation), saavad kasutajad ühe klõpsuga luua standardseid dokumente, mis on automaatselt andmetega asustatud. Sellel funktsioonil on teatud piirangud, mida peaksite Wordi mallide edukaks loomiseks arvesse võtma.

Hoiatus

Mallide loomisel Wordis esineb üks teadaolev probleem. See teema sisaldab teavet, selle kohta, kuidas vältida toiminguid, mis võivad Wordi stabiilsuse rikkuda. VT teemat NB! Teadaolev probleem ja kuidas seda vältida

Toetatakse järgmisi Wordi versioone.

Ala Wordi versioon
Wordi malli loomine 2013, 2016
Klientide kaasamise rakendustes loodud Wordi dokumendi kasutamine 2010, 2013, 2016

Märkus

Makrotoega Wordi dokumente (.docm) ei toetata.

Klientide kaasamise rakendustes edukalt Wordi mallide loomiseks ja kasutamiseks järgige selles teemas kirjeldatud etappe.

1. etapp: Wordi malli loomine

Kus saate malli luua?

Klientide kaasamise rakendustes on Wordi mallide loomiseks kolm kohta.

  • Lehel Sätted. Valige Sätted > Mallid > Dokumendimallid > Uus (Nupp Uus või Lisa.). Lehele Sätted juurdepääsuks vajate piisavaid, näiteks süsteemiadministraatori või süsteemikohandaja, õigusi.

  • Kirje kaudu. Avage kirje, näiteks mõni konto jaotises Müük. Minge jaotisse Müük > Kliendikontod > Minu aktiivsed kontod. Klõpsake kontot selle avamiseks, seejärel klõpsake valikuid Rohkem () > Wordi mallid > Wordi malli loomine. Siin loodud mallid on isiklikud ja saadaval ainult malli loonud kasutajale.

  • Kirjeloendi kaudu. Näiteks minge jaotisse Müük > Kliendikontod > Minu aktiivsed kontod. Valige üks konto, seejärel klõpsake valikuid Rohkem () > Wordi mallid > Wordi malli loomine.

    Wordi malli loomine olemist.

Näpunäide

Isiklike dokumendimallide kustutamiseks tehke järgmist.

  1. Klõpsake Täpsema otsingu nuppu (Nupu Täpsem otsingu kuvatõmmis.).
  2. Valige väljal Otsi suvand Isiklikud dokumendimallid.
  3. Klõpsake valikut Tulemused (!).
  4. Valige isiklik dokumendimall, mille soovite kustutada, seejärel klõpsake käsku Kustuta (Kustuta nupp.).

Mallide värskendamiseks kustutage mall ja laadige seejärel üles selle malli värskendatud versioon.

Klõpsake valikut Wordi malli loomine, valige olem, mida soovite filtreerida, ja seejärel klõpsake valikuid Wordi mall > Olemi valimine.

Valige Wordi mall ning olem.

Avaneb seose valimise leht.

Wordi malli olemite valimine.

Millised on seosed 1 : N, N : 1 ja N : N?

Selle kuva jaoks peate mõistma oma klientide kaasamise rakenduste andmestruktuuri. Teavet olemite seoste kohta saate küsida oma administraatorilt või kohandajalt. Teavet administraatorisisu kohta leiate teemast Olemite seoste ülevaade.

Siin on mõni näide olemi Konto seoste kohta.

Seos Kirjeldus
A 1:N olemiseos. Kontol võib olla mitu kontakti.
An N:1 olemiseos. Müügivihjel, kontol või kontaktil võib olla mitu kontot.
An N:N olemiseos. Kontol võib olla mitu turundusloendit.

Turundusloendil võib olla mitu kontot.

Sellel kuval valitud seosed määravad, millised olemid ja väljad on hiljem Word-i malli loomisel saadaval. Valige ainult need seosed, mida vajate andmete lisamiseks Word-i malli.

Märkus

Dokumentide aegsa allalaadimise tagamiseks on iga seose jaoks tagastatud seotud kirjete arvu ülempiir 100. Näiteks kui ekspordite konto malli ja soovite lisada selle kontaktiloendi, tagastab dokument maksimaalselt 100 konto kontakti.

Malli allalaadimine

Klõpsake lehel Olemi valimine valikut Malli allalaadimine, et luua kohalikku arvutisse Wordi mall koos XML-andmetena kaasatud eksporditud olemiga..

Oluline

Ühest keskkonnast alla laaditud dokumendi malli saab kasutada ainult selles keskkonnas. Migratsioon keskkonnast keskkonda pole praegu Wordi ega Exceli mallide puhul toetatud.

2. etapp: vahekaardi Arendaja lubamine

Avage Wordi malli fail. Praegu kuvatakse dokument tühjana.

Wordi mall esmakordsel avamisel.

Klientide kaasamise rakenduste XML-andmete kuvamiseks ja lisamiseks peate lubama Wordi vahekaardi Arendaja.

  1. Minge jaotisse Fail > Suvandid > Lindi kohandamine ja lubage valik Arendaja.

    Arendaja lisamine Wordi lindile.

  2. Klõpsake OK.

    Vahekaart Arendaja kuvatakse nüüd Wordi lindil.

    Arendustööriist Wordi lindil.

NB! Teadaolev probleem ja kuidas seda vältida

Klientide kaasamise rakenduste loodud Wordi mallide ja Office Wordiga esineb teadaolev probleem. Järgmises jaotises lisate Wordi mallile XML-sisujuhtelemendi väljad.

Hoiatus

Mõni tegur võib põhjustada Wordi hangumist, nii et peate Tegumihalduri abil Wordi sulgema.

  • Sisestate mõne muu sisujuhtelemendi kui Pilt või Lihttekst.
  • Teete sisujuhtelemendile tekstilise muudatuse, näiteks muudate suurtähestust või lisate teksti. Neid muudatusi võivad teha nii automaatkorrektuur kui ka kasutaja ise. Vaikimisi suurtähestab Microsoft Wordi automaatkorrektuur laused. Kui lisate sisujuhtelemendi välja, näeb Word seda uue lausena ja suurtähestab selle, kui fookus nihkub väljalt eemale.

Juhtelemendiväljadega seotud probleemide vältimiseks tehke järgmist.

Väljade lisamine ainult lihtteksti või pildina

  1. Kasutage olemiväljade lisamiseks oma Word-i malli XML-i vastenduspaani. Lisage kindlasti ainult väljad tüübiga Lihttekst või Pilt.

    Välja lisamine lihttekstina.

Ärge tehke lisatud sisujuhtelemendile mingeid tekstilisi muudatusi

  1. Saate teha sisujuhtelemendiväljadele vormingumuudatusi, nagu teksti rasvaseks muutmine, kuid mitte tekstilisi muudatusi, sh suurtähestuse muutmist.

    Ärge muutke ühtki teksti neil väljadel!.

    Kui teil esineb Wordi hangumisprobleeme või jõudluse vähenemist, proovige automaatkorrektuur välja lülitada.

Automaatkorrektuuri väljalülitamine

  1. Avage mallifail Wordis ja minge jaotisse Fail > Suvandid > Õigekeelsuse kontroll > Automaatkorrektuuri suvandid.

    Valige Wordis Õigekeelsuse kontroll > Automaatkorrektuuri suvandid.

  2. Tühjendage ruudud Suurtähesta lausete esitähed ja Kasuta automaatselt õigekirjakontrolli soovitusi.

    Automaatkorrektuuri sätete tühistamine.

  3. Tühjendage ruut Kaks sidekriipsu (--) mõttekriipsuga (—) vahekaartidel Automaatvorming ja Automaatvorming tippimise ajal.

  4. Klõpsake OK.

    Kui olete ülaltoodud soovitusi järginud, olete Wordi määratlemiseks valmis.

3. etapp: Wordi malli määratlemine

Kasutage olemiväljadega Wordi malli määratlemiseks XML-i vastenduspaani.

  1. Klõpsake oma Wordi mallis valikuid Arendaja > XML-i vastenduspaan.

    XML‑vastenduspaani valimine Wordi lindil.

    Valitud on vaike-XML-skeem.

    XML‑vastenduse vaikeskeem.

  2. Valige XML-skeem. See algab järgmiselt: urn:microsoft-crm/document-template/.

    Valige XML-skeem.

    Oluline

    Kui teil esineb sageli juhuslikke redigeerimisi, mis põhjustavad Wordi hangumist või jõudluse vähenemist, lülitage kindlasti automaatkorrektuur välja, järgides jaotises „Teadaolev probleem ja kuidas seda vältida” toodud juhiseid.

  3. Laiendage olemit, paremklõpsake olemivälja ja seejärel klõpsake valikuid Sisujuhtelemendi lisamine > Lihttekst.

    Välja lisamine lihttekstina.

    Olemiväli lisatakse Wordi mallile.

    Väli on Wordi malli sisestatud.

    Lisage täiendavad olemiväljad, kirjeldavad sildid ja tekst ning vormindage dokument.

    Valmis mall võib välja näha järgmine.

    Wordi näidismall.

    Mõnel teie sisestatud sisujuhtelemendiväljal on tõenäoliselt mitu andmerida. Näiteks on kontodel rohkem kui üks kontakt. Wordi mallis kõigi andmete kaasamiseks seadke sisujuhtelemendiväli kordama.

Sisujuhtelemendiväljade kordama seadmine

  1. Pange korduvate andmetega väljad tabelireale.

  2. Valige mallis kogu tabelirida.

    Tabeli loomine ja sisu juhtelemendi väljade lisamine.

  3. Paremklõpsake XML-i vastenduspaanil sisujuhtelemendivälju sisaldavat seost ja seejärel klõpsake valikut Korduv.

    Tabeli rea korduma määramine.

    Kui kasutate klientide kaasamise rakendustes dokumendi loomiseks Wordi malli, täidetakse tabel mitme andmereaga.

    Kui mallile on kõik soovitud väljad lisatud ja selle vorming on sobiv, salvestage mall ja laadige klientide kaasamise rakendustesse üles.

Toiming 4: Wordi malli uuesti üleslaadimine klientide kaasamise rakendustesse

Kui teil on soovikohane Wordi mall valmis, salvestage see, et saaksite selle klientide kaasamise rakendustesse üles laadida.

Juurdepääs vastloodud Wordi mallile oleneb sellest, kuidas selle üles laadisite ja milline juurdepääs on antud turberollile. Vaadake kindlasti jaotist Turberollide kasutamine mallidele juurdepääsu juhtimiseks.

Administraatorid saavad kasutada Wordi malli üleslaadimiseks klientide kaasamise rakendustesse lehte Sätted. Lehelt Sätted üleslaaditud mall on saadaval kõigile teie organisatsiooni kasutajatele.

Administraatoritele: Wordi malli uuesti üleslaadimine klientide kaasamise rakendustesse

  1. Avage Sätted > Mallid > Dokumendi mallid.

  2. Klõpsake valikut Malli üleslaadimine.

  3. Lohistage Word-i fail dialoogiboksi või sirvige failini.

    Malli üles laadimise dialoogiboks.

  4. Klõpsake käsku Laadi üles.

    Mitteadministraatoritest kasutajad saavad malli enda jaoks kasutamiseks üles laadida kirjeloendist.

Mitteadministraatoritele või administraatoritele, kes soovivad luua isikliku malli: Wordi malli üleslaadimine klientide kaasamise rakendustesse

  1. Avage kirjete loendit sisaldav leht, näiteks kliendikontode leht jaotises Müük.

  2. Valige üks üksus, näiteks konto, seejärel klõpsake valikuid Rohkem () > Wordi mallid > Wordi malli loomine.

  3. Klõpsake valikuid Wordi mall > Üleslaadimine.

    Malli toomiseks klientide kaasamise rakendustesse klõpsake valikut Laadi üles.

  4. Lohistage Word-i fail dialoogiboksi või sirvige failini.

  5. Klõpsake käsku Laadi üles.

5. etapp: dokumendi loomine Wordi mallist

Enda loodud Wordi malli kasutamiseks tehke järgmist.

  1. Avage kirje teabega, mille jaoks soovite dokumendi luua. Näiteks võite avada kliendikonto kirje jaotises Müük.

  2. Klõpsake valikuid Rohkem () > Wordi mallid ja seejärel valige jaotises Wordi mallid oma loodud mall.

    Kui teie loodud mall pole nähtav, on teil kaks võimalust.

    1. Kuvatakse ainult valitud kirjetüübi (olemi) kohta loodud mallid. Näiteks kui avate müügivõimaluse kirje, ei näe te malli, mille lõite olemiga Konto.

    2. Malli kuvamiseks peate klientide kaasamise rakendusi värskendama. Värskendage oma brauserit või sulgege ja avage klientide kaasamise rakendused uuesti.

    Pärast Wordi malli valimist loovad klientide kaasamise rakendused teie valitud kirjest Wordi dokumendi.

Wordi näidismallide proovimine

Klientide kaasamise rakendustes on viis Wordi malli.

Klientide kaasamise rakendused sisaldavad neid malle.

Wordi näidismallid on loodud kindla kirjetüübiga (olemiga). Saate rakendada malli ainult sama kirjetüübiga kirjetele.

Nimi Üksus
Müügivõimaluse kokkuvõte Müügivõimalus (ala Müük)
Kampaania kokkuvõte Kampaania (ala Turundus)
Teenindusjuhtumi kokkuvõtte Teenindusjuhtum (ala Teenindus)
Arve Arve (ala Müük)
Ettevõtte kokkuvõte Client_Account (alad Müük, Teenindus ja Turundus)

Wordi näidismalli rakendamine

  1. Avage teavet sisaldav kirje olemitüübiga, mis ühtib näidismalliga. Näiteks avage malli Konto kokkuvõte rakendamiseks jaotises Müük kliendikonto kirje.

  2. Klõpsake valikuid Rohkem () > Wordi mallid ja seejärel valige jaotises Wordi mallid näidismall.

    Avage vastloodud Wordi mall ja vaadake see üle.

Märkus

Klientide kaasamise rakendustes sisalduvaid malle saate üle vaadata, kuid mitte redigeerida.

Lisakaalutlused

Turberollide kasutamine mallidele juurdepääsu juhtimiseks

Administraatorid saavad juhtida Wordi mallide juurdepääsu teatud granulaarsusega. Näiteks saate anda müügiesindajatele Wordi malli lugemis-, kuid mitte kirjutusõiguse.

  1. Klõpsake valikuid Sätted > Turve > Turberollid.

  2. Valige roll ja seejärel klõpsake vahekaarti Ettevõtte haldus.

  3. Valige suvand Dokumendimall, et määrata juurdepääs kogu organisatsioonile saadaolevatele mallidele. Üksikute kasutajatega ühiskasutusse antavate mallide puhul valige suvand Isiklik dokumendimall.

  4. Juurdepääsutasemete reguleerimiseks klõpsake ringe.

    Juurdepääsu kohandamine turberolli kasutades.

Loendid pole loodud dokumentides samas järjestuses nagu kirjed

Kohandatud mallist loodud kirjete loendeid ei pruugita kuvada Wordi dokumentides samas järjestuses nagu klientide kaasamise rakendustes. Kirjed kuvatakse loomiskellaaja- ja kuupäeva järjestuses.

Vt ka

Andmeanalüüs Exceli mallidega

Wordi mallide tõrkeotsing