Avointen saldojen perintä

Myyntisaamisten hallintaan kuuluu sen tarkistaminen, onko erääntyneet summat maksettu ajoissa. Jos asiakkailla on erääntyneitä maksuja, voit aloittaa lähettämällä heille Asiakkaan tiliote -raportin muistutuksena. Vaihtoehtoisesti voit lähettää muistutuksia.

Muistutusten avulla voidaan muistuttaa asiakkaita erääntyneistä summista. Niiden avulla voit myös laskea viivästyskuluja, kuten korkoja tai lisämaksuja, ja sisällyttää ne muistutukseen. Käytä viivästyskululaskuja, jos haluat veloittaa asiakkailta korkoja tai maksuja muistuttamatta erääntyneistä summista.

Tiliotteet

Asiakaskortissa voit luoda ilmoituksen asiakkaan kanssa tapahtuville tapahtumille. Sitten voidaan luoda PDF-tiedosto, joka lähetetään asiakkaalle. Vaihtoehtoisesti asiakastiliotteen avulla voit lähettää asiakkaille yleiskatsauksen liiketoiminnasta kanssasi.

Vihje

Tarvittaessa tiliote voidaan lähettää Exceliin muutoksia varten.

Asiakkaan tilioteraportin lähettäminen

1. Valitse -kuvake, syötä Asiakkaan tiliote ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Täytä tarvittavat kentät. Lue lyhyt kuvaus siirtämällä kohdistin kentän päälle.
3. Valitse Tulostusvaihtoehdot-kohdassa, miten raportti lähetetään asiakkaalle.

Huomautus

Jos käytössä on useita valuuttoja, asiakkaan tiliotteen raportti tulostetaan aina asiakkaan valuuttana. Tiliotteen päivämääränä ja erääntymispäivämääränä, jos erääntyminen otetaan huomioon, käytetään tiliotteen kauden viimeistä päivämäärää.

Muistutukset

Muistutusten avulla voit muistuttaa asiakkaita erääntyneistä summista. Niiden avulla voit myös laskea viivästyskuluja, kuten korkoja tai lisämaksuja, ja sisällyttää ne muistutukseen.

Vihje

Vaikka tässä artikkelissa olevat tiedot ovat oikeita, siinä kuvaillaan lähinnä manuaalista prosessia. Business Centralissa on työkaluja, joilla voidaan automatisoida muistutusten luonti-, julkaisu- ja lähetysprosessit. Näiden vaiheiden automatisointi voi säästää merkittävästi perintään käytettyä aikaa. Lisätietoja on kohdassa Perinnän muistutusten automatisointi.

Ennen kuin voit luoda muistutuksia, sinun on määritettävä muistutusehdot ja määritettävä ne asiakkaille. Lisätietoja on ohjeaiheessa Muistutusehtojen ja -tasojen määrittäminen. Ostoreskontran hallintaa varten on määritettävä muistutusehdot ja määritettävä ne asiakkaille. Muistutusehtojen avulla voidaan hallita muistutusprosessin toimintaa. Kullakin muistutusehdolla on määritettävä muistutustasojoukko. Muistutustasot sisältävät sääntöjä siitä, milloin muistutus lähetetään, mitä kuluja veloitetaan ja lasketaanko korkoa. Muistutustasot sisältävät myös ylityskausiasetuksen, joka varmistaa, ettei muistutusta lähetetä asiakkaan jo maksamasta laskusta. – Viivästyskuluehdot-sivu määrittää, lasketaanko muistutukseen korot.

Voit ajaa Luo muistutukset -eräajon säännöllisin väliajoin ja luoda näin muistutukset kaikille asiakkaille, joilla on erääntyneitä saldoja, tai voit luoda muistutuksen tietylle asiakkaalle manuaalisesti ja antaa ohjelman laskea ja täyttää sen rivit automaattisesti.

Muistutusten luomisen jälkeen voit muokata niitä. Kunkin muistutuksen alussa ja lopussa näkyvä teksti määräytyy muistutustason ehtojen mukaan, ja sen voi nähdä Kuvaus-sarakkeessa. Jos laskettu summa on lisätty automaattisesti tekstin alkuun tai loppuun, tekstiä ei muuteta, jos poistat rivit. Tällöin tekstin muuttaminen edellyttää Päivitä muistutuksen teksti -toiminnon käyttämistä.

Asiakastapahtuma, jolla on Estossa-kenttä valittuna, ei aiheuta muistutuksen luomista. Jos muistutus kuitenkin luodaan toisen tapahtuman perusteella, pidossa olevaksi merkitty erääntynyt tapahtuma sisällytetään muistutukseen. Näiden tapahtumien riveille ei lasketa korkoa.

Kun olet luonut muistutukset ja tehnyt tarvittavat muutokset, voit joko tulostaa testiraportteja tai lähettää muistutukset – yleensä sähköpostina.

Muistutusten luominen automaattisesti

Muistutus on vastaava kuin lasku. Kun luot muistutuksen, muistutuksen otsikko ja vähintään yksi muistutusrivi on oltava lisättynä. Voit luoda toiminnolla muistutuksia kaikille asiakkaille automaattisesti.

1. Valitse -kuvake, syötä Muistutukset ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Valitse Muistutus-sivulla Luo muistutuksia -toiminto.
3. Täytä Luo muistutukset -sivulla kentät, joilla määrität, miten muistutukset luodaan ja kenelle ne luodaan.
4. Valitse OK-painike.

Muistutusten luominen manuaalisesti

Voit täyttää Muistutus-sivulla Yleiset-pikavälilehden tiedot manuaalisesti, jonka jälkeen rivit täytetään automaattisesti.

1. Valitse -kuvake, syötä Muistutukset ja valitse sitten vastaava linkki.

2. Valitse Uusi-toiminto.

3. Täytä Yleiset-pikavälilehdessä tarvittavat kentät.

4. Valitse Ehdota muistutusrivejä -toiminto.

5. Täytä Ehdota muistutusrivejä -eräajossa kentät, joilla määrität, miten muistutukset luodaan ja kenelle ne luodaan.

6. Valitse Sisällytä pidossa olevat tapahtumat -valintaruutu, jos haluat muistutusten sisältävän erääntyneet, pidossa olevat avoimet tapahtumat.

7. Valitse Vain tapahtumat, joissa erääntyneitä määriä -valintaruutu, jos haluat muistutusten sisältävän vain erääntyneet avoimet tapahtumat. Vain laskut ja maksut näytetään, koska nämä ovat tapahtumia, joista asiakkaiden maksut voivat olla myöhässä.

   Tärkeä

   Pidossa olevat avoimet tapahtumat lisätään riippumatta Vain tapahtumat, joissa on erääntyneitä summia -asetuksen tilasta.

8. Valitse OK-painike.

Muistutustekstien vaihtaminen

On monta tapaa määrittää teksti, joka näkyy tulostetussa muistutuksessa. Joskus voit haluta korvata nykyiselle luokalle määritetyt alku- ja lopputekstit eri luokkien teksteillä.

1. Valitse -kuvake, syötä Muistutukset ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Avaa sopiva muistutus ja valitse sitten Päivitä muistutusteksti -toiminto.
3. Anna Päivitä muistutusteksti -sivun Muistutustaso-kentässä tarvittava taso.
4. Päivitä aloitus- ja lopputekstit valitsemalla OK.

Muistutuksen lähettäminen

Kun olet luonut muistutukset ja tehnyt tarvittavat muutokset, voit joko tulostaa testiraportteja tai lähettää muistutukset.

Kun lähetät muistutuksen, tiedot siirretään erilliseen lähetettyjen muistutusten sivulle. Samalla muistutuksen tapahtumat kirjataan. Jos muistutukseen on laskettu korkoja tai lisämaksuja, tapahtumat kirjataan asiakastapahtumiin ja pääkirjanpitoon.

Kun muistutus lähetetään, tapahtumat kirjataan Muistutusehdot-sivun määritysten mukaan. Tämän määrityksen mukaisesti korko ja/tai lisämaksut joko kirjataan asiakkaan tilille ja pääkirjanpitoon tai ei. Asiakkaan kirjausryhmät -sivun asetukset määrittävät, mille tileille kirjataan.

Viivästyskululaskun jokaiselle asiakastapahtumalle luodaan tapahtuma Muistutus-/viivästyskulutapah.-sivulle.

Jos Kirjaa korko- tai Kirjaa lisämaksu -valintaruudut on valittu Muistutusehdot-sivulla, myös seuraavat tapahtumat luodaan:

• Yksi tapahtuma Asiakastapahtumamerkinnät-sivulla
• Yksi myyntisaamistapahtuma liittyvällä KP-tilillä
• Yksi korkotapahtuma ja/tai yksi lisämaksutapahtuma liittyvällä KP-tilillä

Lisäksi muistutuksen lähettämisestä voi seurata ALV-tapahtumia.

1. Valitse -kuvake, syötä Muistutukset ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Valitse ensin soveltuva muistutus ja sitten Lähetä-toiminto.
3. Täytä Lähetä muistutukset -sivulla tarvittavat kentät.
4. Valitse OK-painike.

Muistutus on joko tulostettu lähettäväksi määritettyyn sähköpostiin PDF-liitteenä.

Lähetetyn muistutuksen peruuttaminen

Jos muistutukset lähetettiin vahingossa, voit peruuttaa ne, ennen kuin ne lähetetään vastaanottajalle. Voit tehdä sen joko yksi kerrallaan tai eränä.

1. Valitse Lähetetyt muistutukset -sivulla vähintään yhden peruutettavan lähetetyn muistutuksen rivi ja valitse sitten Peruuta-toiminto.
2. Täytä Peruuta lähetetyt muistutukset -sivulla tarvittavat kentät ja valitse sitten OK-painike.

Viivästyskulut

Jos asiakas ei suorita maksua eräpäivään mennessä, voit antaa ohjelman laskea viivästyskulut automaattisesti ja lisätä ne asiakkaan tilin erääntyneisiin summiin. Voi antaa asiakkaille tiedon lisätyistä kuluista lähettämällä viivästyskululaskuja.

Huomautus

Käyttämällä viivästyskululaskuja voit laskea korot ja viivästyskulut sekä antaa niistä tiedon asiakkaille muistuttamatta erääntyneistä maksuista. Vaihtoehtoisesti voit laskea erääntyneiden maksujen koron muistutusten luomisen yhteydessä.

Ennen viivästyskululaskujen luomista sinun täytyy määrittää ehdot. Lisätietoja on ohjeaiheessa Viivästyskuluehtojen määrittäminen.

Voit luoda yksittäiselle asiakkaalle viivästyskululaskun manuaalisesti ja täyttää rivit automaattisesti. Vaihtoehtoisesti Luo viivästyskululasku -toiminnon avulla voidaan luoda viivästyskululaskut kaikille asiakkaille tai valituille asiakkaille, joilla on erääntyneitä saldoja.

Viivästyskululaskujen luomisen jälkeen voit muokata niitä. Kunkin viivästyskululaskun alussa ja lopussa näkyvä teksti määräytyy viivästyskuluehtojen mukaan, ja tekstin voi nähdä rivien Kuvaus-sarakkeessa. Jos laskettu summa on lisätty automaattisesti tekstin alkuun tai loppuun, tekstiä ei muuteta, jos poistat rivit. Tällöin tekstin muuttaminen edellyttää Päivitä lisäkulun teksti -toiminnon käyttämistä.

Kun olet luonut viivästyskululaskut ja tehnyt tarvittavat muutokset, voit joko tulostaa testiraportteja tai lähettää viivästyskululaskut – yleensä sähköpostina.

Viivästyskululaskujen luominen manuaalisesti

Viivästyskululasku on samanlainen kuin tavallinen lasku. Voit täyttää otsikon manuaalisesti ja antaa ohjelman täyttää rivit, tai voit antaa ohjelman luoda viivästyskululaskut kaikille asiakkaille automaattisesti.

1. Valitse -kuvake, syötä Viivästyskululaskut ja valitse sitten vastaava linkki.

2. Valitse Uusi-toiminto ja täytä tarvittavat kentät.

3. Valitse Ehdota lisäkululaskurivejä -toiminto.

4. Määritä suodatin Ehdota lisäkululaskurivejä -sivun Asiakastapahtuma-pikavälilehdessä, jos haluat luoda viivästyskululaskuja vain tietyille tapahtumille.

   Huomautus

   Vaikka ne on luetteloitu, Maksun ja Hyvityslaskun valitseminen Asiakirjatyyppi-suodattimiksi ei vaikuta siihen, koska Ehdota viivästyskululaskun rivejä -toiminto käsittelee vain positiivisia määriä.

5. Aloita eräajo valitsemalla OK.

Viivästyskululaskutekstien päivitys

Joskus voit haluta muuttaa viivästyskuluehtoihin määrittämiäsi alku- ja lopputekstejä. Jos teet tämän silloin, kun olet luonut viivästyskululaskut – mutta et vielä lähettänyt niitä, voit antaa ohjelman päivittää muutetut tekstit laskuihin.

1. Valitse -kuvake, syötä Viivästyskululasku ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Avaa viivästyskululaskun, jonka tekstiä haluat muuttaa, ja valitse sitten Päivitä lisäkulun teksti -toiminto.
3. Voit määrittää Päivitä lisäkulun teksti -sivulla suodattimen, jos haluat päivittää useita laskuja.
4. Päivitä aloitus- ja lopputekstit valitsemalla OK.

Viivästyskululaskujen lähettäminen

Kun viivästyskululaskut on luotu ja tarvittavat muutokset on tehty, voit joko tulostaa testiraportteja tai lähettää viivästyskululaskut.

Kun muistutus lähetetään, tapahtumat kirjataan Viivästyskuluehdot-sivun määritysten mukaan. Tämän määritys määrittää, kirjataanko korko ja/tai lisämaksut asiakkaan tilille ja pääkirjanpitoon. Asiakkaan kirjausryhmät -sivun asetukset määrittävät tilit, joille korko tai maksut kirjataan.

Viivästyskululaskun jokaiselle asiakastapahtumalle luodaan tapahtuma Muistutus-/viivästyskulutapah.-sivulle.

Jos Kirjaa korko- tai Kirjaa lisämaksu -valintaruudut on valittu Viivästyskuluehdot-sivulla, myös seuraavat tapahtumat luodaan:

• Yksi tapahtuma Asiakastapahtumat-sivulla
• Yksi myyntisaamistapahtuma liittyvällä KP-tilillä
• Yksi korkotapahtuma ja/tai yksi lisämaksutapahtuma liittyvällä KP-tilillä

Lisäksi viivästyskululaskun lähettämisen seurauksena voi olla ALV-tapahtumia.

1. Valitse -kuvake, syötä Viivästyskululaskut ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Valitse ensin soveltuva lasku ja sitten Lähetä-toiminto.
3. Täytä Lähetä viivästyskululaskut -sivulla tarvittavat kentät.
4. Valitse OK-painike.

Viivästyskululasku on joko tulostettu tai lähetetty määritettyyn sähköpostiin PDF-liitteenä.

Lähetetyn viivästyskululaskun peruuttaminen

Jos viivästyskululaskut lähetettiin vahingossa, voit peruuttaa ne, ennen kuin ne lähetetään vastaanottajalle. Voit tehdä sen joko yksi kerrallaan tai eränä.

1. Valitse Lähetetyt viivästyskululaskut -sivulla vähintään yhden peruutettavan viivästyskululaskun rivi ja valitse sitten Peruuta-toiminto.
2. Täytä Peruuta lähetetyt viivästyskululaskut -sivulla tarvittavat kentät ja valitse sitten OK-painike.

Muistutus-/Viivästyskulutapahtumien katsominen

Kun lähetät muistutuksen, muistutustapahtuma luodaan Muistutus-/viivästyskulutap.-sivulle kullekin asiakastapahtuman sisältävälle muistutusriville. Voit sitten hakea tietyn asiakkaan muistutustapahtumien yleiskuvauksen.

1. Valitse -kuvake, syötä Asiakkaat ja valitse sitten vastaava linkki.
2. Avaa kyseessä olevan asiakkaan kortti ja valitse Tapahtumakirjaukset-toiminto.
3. Valitse Asiakastapahtumat-sivulla tapahtumarivi, jonka muistutukset haluat nähdä, ja valitse sitten Muistutus-/viivästyskulutapah.-toiminto.

Useita korkoprosentteja

Voit määrittää jokaiselle viivästyskuluehdolle useita korkoprosentteja. Näin voit laskea viivästyskulut useilla eri korkoprosenteilla tietylle jaksolle. Tästä on hyötyä, jos laskutat myöhästyneistä maksuista eri koron. Koron laskeminen on samanlaista kaikille viivästyskuluille. Ainoa ero on tietyn jakson korkoprosentti. Jos useita korkoprosentteja ei ole määritetty, korkoprosentti ja kausi määritetään Viivästyskuluehdot- ja Muistutusehdot-sivuilla laskennan koko kaudelle.Lisätietoja on kohdassa Useiden korkoprosenttien määrittäminen.

Katso myös

Muistutusehtojen ja -tasojen määrittäminen.
Viivästyskuluehtojen määrittäminen
Myyntisaamisten hallinta
Myynti
Käsittele kohdetta Business Central

Business Centralin maksuttoman verkko-oppimissisällön etsiminen