Yleisten päiväkirjojen käyttäminen

Useimmat rahoitustapahtumat kirjataan pääkirjanpitoon erityisten yritysasiakirjojen, kuten ostolaskujen ja myyntitilausten välityksellä. Liiketoiminnan aktiviteeteille, joihin ei liity Business Central-asiakirjaa, kuten pienille kuluille tai käteissuorituksille voi luoda liittyvät tapahtumat kirjaamalla päiväkirjarivit Yleinen päiväkirja -ikkunassa. Lisätietoja on kohdassa Tapahtumien kirjaaminen suoraan pääkirjanpitoon.

Voit esimerkiksi kirjata työntekijöiden itse maksamat liiketoimintaan liittyvät kulut myöhemmin hyvitettäväksi. Lisätietoja on kohdassa Työntekijöiden kulujen kirjaaminen ja hyvittäminen.

Yleisiä päiväkirjoja käytetään rahoitustapahtumien kirjaamisessa suoraan pääkirjanpitotileille sekä muille tileille, kuten pankki-, asiakas-, toimittaja- ja työntekijätileille. Yleisen päiväkirjan avulla kirjaaminen luo aina tapahtumia kirjanpitotileille. Näin tapahtuu silloinkin, kun kirjataan esimerkiksi päiväkirjan rivi asiakkaan tilille, koska tapahtuma kirjataan pääkirjanpidon myyntisaamisten tilille kirjausryhmän kautta.

Päiväkirjaan lisäämäsi tiedot ovat väliaikaisia, ja niitä voi muuttaa niiden ollessa päiväkirjassa. Kun kirjaat päiväkirjan, tiedot siirretään yksittäisten tilien tapahtumiin, missä niitä ei voi muuttaa. Voit kuitenkin peruuttaa kirjattujen tapahtumien kohdistuksen tai kirjata peruuttavia tai korjaavia tapahtumia. Lisätietoja on kohdassa Kirjauksien peruuttaminen.

Päiväkirjan mallit ja erien käyttäminen

Yleisen päiväkirjan malleja on useita. Kullakin päiväkirjamallilla on määritetty ikkuna, jossa on erityistoimintoja sekä näitä toimintoja varten tarvittavat kentät. Näitä ikkunoita ovat esimerkiksi Maksujen täsmäytyskirjauskansio, jossa käsitellään pankkimaksuja, ja Maksupäiväkirja, jossa maksetaan toimittajille tai maksetaan hyvitykset työntekijöille. Lisätietoja on kohdissa Maksujen suorittaminen ja Asiakkaan maksujen täsmäyttäminen manuaalisesti.

Voit määrittää kullekin päiväkirjan mallille oman henkilökohtaisen päiväkirjan päiväkirjan eränä. Voit esimerkiksi määrittää maksupäiväkirjalle oman päiväkirjan erän, jolle on määritetty henkilökohtainen asettelu ja asetukset. Seuraava vihje on esimerkki päiväkirjan mukauttamisesta.

Vihje

Jos valitset Yleisen päiväkirjan erät -ikkunan erän rivillä olevan Ehdota vastasummaa -valintaruudun, esimerkiksi saman asiakirjanumeron yleisen päiväkirjan rivien Summa-kenttään esitäytetään automaattisesti arvo, joka vaaditaan asiakirjan täsmäyttämiseksi. Lisätietoja on ohjeaiheessa Business Central saa ehdottaa arvoja.

Päätilit ja vastatilit

Jos olet määrittänyt päiväkirjan erille oletusvastatilit Yleiset päiväkirjat -sivulla, vastatili täytetään automaattisesti, kun täytät Tilinro-kentän. Muussa tapauksessa täytä sekä Tilinro-kenttä että Vastatilin nro -kenttä manuaalisesti. Positiivinen summa Summa-kentässä veloitetaan päätililtä ja hyvitetään vastatilille. Negatiivinen summa hyvitetään päätilille ja veloitetaan vastatililtä.

Huomautus

ALV lasketaan erikseen päätiliä varten ja vastatiliä varten, joten niillä voi olla eri ALV-prosentit.

Toistuvien tapahtumien päiväkirjojen käyttäminen

Toistuvien tapahtumien päiväkirja on yleinen päiväkirja, jossa on erityiskenttiä sellaisten tapahtumien hallintaa varten, jotka kirjataan usein vähäisin muutoksin tai ilman muutoksia. Näitä ovat esimerkiksi vuokra, lehtitilaukset, sähkö ja lämmitys. Käyttämällä näitä kenttiä toistuviin tapahtumiin, voit kirjata sekä vakiosummia että muuttuvia summia. Voit myös määrittää automaattiset peruutustapahtumat kirjauspäivämäärän jälkeisenä päivänä. Voit myös käyttää kohdistusavaimia ja jakaa toistuvat tapahtumat eri tileille. Lisätietoja on Toistuvien tapahtumien päiväkirjan summien kohdistaminen useisiin tileihin -osassa.

Toistuvassa päiväkirjassa säännöllisesti kirjattavat tapahtumat tarvitsee syöttää vain kerran. Siten tilit, dimensiot , dimension arvot ym. tiedot jotka syötät, säilyvät päiväkirjassa kirjauksen jälkeen. Jos sinun tarvitsee tehdä muutoksia, voit tehdä niitä jokaisen kirjauksen yhteydessä.

Toistotapa-kenttä

Tämä kenttä määrittää, miten päiväkirjan rivin summaa käsitellään kirjauksen jälkeen. Jos esimerkiksi haluat käyttää samaa summaa aina kun kirjaat rivin, voit valita, että summa säilyy rivillä. Jos käytät rivillä samoja tilejä ja tekstiä, mutta summa vaihtelee kirjattaessa, voit valita sen vaihtoehdon, että summa poistuu riviltä kirjauksen jälkeen.

Vastaanottaja Katso
Kiinteä Summa säilyy päiväkirjan rivillä kirjauksen jälkeen.
Muuttuva Ohjelma poistaa summan päiväkirjan riviltä kirjauksen jälkeen.
Saldo Rivin tilille kirjattu summa jaetaan niiden tilien kesken, jotka on määritelty riville Yleisen päiväkirjan kohdistus -taulukossa. Tilin saldoksi tulee siten nolla. Muista täyttää Kohdistus-%-kenttä Kohdistukset-ikkunassa Lisätietoja on Toistuvien tapahtumien päiväkirjan summien kohdistaminen useisiin tileihin -osassa.
Muuttuva vastakirjaus Päiväkirjan rivillä oleva summa säilyy kirjauksen jälkeen, ja vastakirjaus kirjataan seuraavana päivänä.
Muuttuva vastakirjaus Päiväkirjan rivillä oleva summa poistuu kirjauksen jälkeen, ja vastakirjaus kirjataan seuraavana päivänä.
Vasta-saldo Rivin tilille kirjattu summa jaetaan niiden tilien kesken, jotka on määritelty riville Kohdistukset-ikkunassa. Tilin saldoksi määritetään nolla ja vastatapahtuma kirjataan seuraavana päivänä.

Huomautus

ALV-kentät voidaan täyttää joko toistuvan päiväkirjan rivillä tai kohdistuspäiväkirjan rivillä, mutta ei molemmilla. Siten ne voidaan täyttää Kohdistukset-ikkunassa vain, jos toistuvien tapahtumien päiväkirjan vastaavia kenttiä ei ole täytetty.

Toistotiheys-kenttä

Tämä kenttä määrittää, kuinka usein päiväkirjarivillä oleva tapahtuma kirjataan. Se on Päivämäärän kaava -kenttä, joka on täytettävä toistuvien tapahtumien päiväkirjan riveille. Lisätietoja on Päivämäärän kaavojen käyttäminen -osassa kohdassa Tietojen antaminen.

Esimerkkejä

Jos päiväkirjan rivi tulee kirjata joka kuukausi, syötä 1K. Jokaisen kirjauksen jälkeen Kirjauspvm.-kentässä oleva päivämäärä päivitetään seuraavan kuukauden samaan päivään.

Jos haluat kirjata tapahtuman jokaisen kuukauden viimeisenä päivänä, voit toimia yhdellä seuraavista tavoista:

  • Kirjaa ensimmäinen tapahtuma kuukauden viimeisenä päivänä syöttämällä 1P+1K-1P (1 päivä + 1 kuukausi - 1 päivä). Tämän laskukaavan avulla ohjelma laskee kirjauspäivämäärän oikein riippumatta siitä, kuinka monta päivää kussakin kuukaudessa on.

  • Kirjaa ensimmäinen tapahtuma minä tahansa kuukauden päivänä syöttämällä 1K+NK. Tämän kaavan avulla kirjauspäivämäärä on yhden kokonaisen kuukauden + nykyisen kuukauden jäljellä olevien päivien verran myöhemmin.

Vanhentumispäivämäärä -kenttä

Tämä kenttä määrittää päivämäärän, jolloin rivi kirjataan viimeisen kerran. Riviä ei kirjata tämän päivämäärän jälkeen.

Kentän käyttämisessä on se etu, että rivi ei poistu päiväkirjasta heti, ja voit aina korvata nykyisen vanhentumispäivämäärän myöhäisemmällä, niin että riviä voi käyttää jatkossakin.

Jos kenttä on tyhjä, rivi kirjataan joka kerta, kun kirjaat siihen asti, kun se poistetaan päiväkirjasta.

Toistuvien tapahtumien päiväkirjan summien kohdistaminen useisiin tileihin

Valitse Toistuva yleinen päiväkirja -ikkunassa Kohdistukset-toiminto, kun haluat nähdä, miten toistuvien tapahtumien päiväkirjan rivin summat on kohdistettu useille tileille ja useisiin dimensioihin. Toiminnon avulla voit myös hallita näitä summia. Huomaa, että kohdistus toimii toistuvien tapahtumien päiväkirjan rivin vastatilin rivinä.

Kuten toistuvien tapahtumien päiväkirjassa, sinun tarvitsee syöttää kohdistus vain kerran. Kohdistus säilyy kohdistuspäiväkirjassa kirjauksen jälkeen, joten sinun ei tarvitse syöttää summia ja kohdistuksia aina kun kirjaat toistuvan päiväkirjan rivin.

Jos Toistotapa-kenttään toistuvien tapahtumien päiväkirjassa on asetettu Saldo tai Vasta-saldo, ohjelma ei huomioi mitään dimension arvokoodeja toistuvassa päiväkirjassa, kun tili on nollattu. Jos siis kohdistat toistuvan rivin useampaan dimension arvoon Kohdistukset-ikkunassa, syntyy vain yksi vastakirjaus. Jos kohdistat toistuvan rivin, jolla on dimension arvon koodi, et voi syöttää samaa koodia Kohdistukset-ikkunaan. Jos teet niin, dimension arvot ovat virheellisiä.

####Esimerkki: Vuokramaksujen kohdistaminen eri osastoihin Jos maksat vuokraa joka kuukausi, olet syöttänyt vuokrasumman kassatilille toistuvien tapahtumien päiväkirjan rivillä. Kohdistukset-ikkunassa voit jakaa kulun useamman osaston (Osasto-dimension) kesken osastojen pinta-alaneliöiden mukaan. Laskenta perustuu kunkin rivin kohdistusprosenttiin. Voit syöttää erilaisia tilejä jokaiselle eri kohdistusriville (jos myös vuokra jaetaan useammalle tilille) tai voit syöttää saman tilin erilaisilla dimension arvokoodeilla Osasto-dimension jokaisella rivillä.

Vakiopäiväkirjojen käyttäminen

Kun olet luonut päiväkirjan rivejä, joita todennäköisesti käytät myös vastaisuudessa, voit tallentaa rivit vakiopäiväkirjana, ennen kuin kirjaat rivit päiväkirjaan. Tämä toiminto koskee nimikepäiväkirjoja sekä yleisiä päiväkirjoja.

Huomautus

Vaikka seuraavassa puhutaan nimikepäiväkirjasta, samat tiedot koskevat myös yleistä päiväkirjaa.

Tallentaminen vakiopäiväkirjana

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, anna Nimikepäiväkirjat ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.

  2. Lisää koodi yhdelle tai usealle päiväkirjariville.

  3. Valitse ne päiväkirjan rivit, joita haluat käyttää uudelleen.

  4. Valitse Tallenna vakiopäiväkirjana -toiminto.

  5. Määritä Tallenna vakionimikepäiväkirjana -pyyntöikkunassa uusi tai aiemmin luotu vakionimikepäiväkirja, johon rivit on tarkoitus tallentaa.

    Jos olet aiemmin luonut vähintään yhden vakionimikepäiväkirjan ja haluat korvata jonkin niistä uusilla päiväkirjan riveillä, valitse haluamasi vakionimikepäiväkirjan koodi napsauttamalla Koodi-kenttää.

  6. Kun valitset OK, ohjelma pyytää varmistamaan aiemmin luodun vakionimikepäiväkirjan ja kaiken sen sisällön korvaamisen.

  7. Valitse Tallenna yksikkösumma -kenttä, jos haluat tallentaa arvot vakionimikepäiväkirjan Yksikkösumma -kenttään.

  8. Valitse Tallenna määrä -kenttä, jos ohjelman on tarkoitus tallentaa arvot Määrä-kenttään.

  9. Valitse OK-painike tallentaaksesi vakionimikepäiväkirjan.

Kun olet tallentanut vakionimikepäiväkirjan, ohjelma siirtyy takaisin Nimikepäiväkirja-ikkunaan, jossa voit kirjata rivit. Tämän jälkeen voit kirjata samat tai vastaavat rivit vaivattomasti aina, kun tilanne sitä edellyttää.

Vakiopäiväkirjan käyttäminen uudelleen

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, anna Nimikepäiväkirjat ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.

  2. Valitse Hae vakiopäiväkirjat -toiminto.

    Näkyviin tulee Vakionimikepäiväkirjat-ikkuna, jossa on kaikkien luotujen vakionimikepäiväkirjojen koodit ja kuvaukset.

  3. Voit tarkastella vakionimikepäiväkirjaa, ennen kuin valitset sen uudelleenkäytettäväksi, valitsemalla Näytä päiväkirja -toiminto.

    Vakionimikepäiväkirjaan tekemäsi muutokset toteutetaan heti. Ne ovat siellä, kun kyseinen vakionimikepäiväkirja seuraavan kerran avataan tai sitä käytetään uudelleen. Tämän vuoksi sinun täytyy olla varma, että muutos on tarpeeksi tärkeä sovellettavaksi yleisesti. Muutoin tee tarvittava muutos nimikepäiväkirja, kun nimikepäiväkirjan vakiorivit on lisätty. Lisätietoja on alla vaiheessa 4.

  4. Valitse ensin Vakionimikepäiväkirjat-ikkunassa uudelleenkäytettävä vakiopäiväkirja ja sitten OK-painike.

    Vakiopäiväkirja täytetään riveillä, jotka olet tallentanut vakionimikepäiväkirjana. Jos nimikepäiväkirjassa on entuudestaan päiväkirjarivejä, lisättävät rivit sijoitetaan aiemmin luotujen päiväkirjarivien alle.

    Jos Tallenna yksikkösumma -kenttään ei lisätä valintamerkkiä Tallenna vakionimikepäiväkirjana -toiminnon suorittamisen yhteydessä, päiväkirjasta lisättyjen rivien Yksikkösumma-kenttä täytetään automaattisesti nimikkeen nykyisellä arvolla (joka kopioidaan nimikkeen kortin Yksikkökustannus-kentästä).

    Huomautus

    Jos lisäät Tallenna yksikkösumma- ja/tai Tallenna määrä -kenttään valintamerkin, varmista, että lisätyt arvot ovat oikein tämän varastonmuutoksen osalta ennen niiden kirjaamista nimikepäiväkirjaan.

    Jos lisätyillä nimikepäiväkirjan riveillä on tallennettuja yksikkösummia, joita ei ole tarkoitus kirjata, voit muuttaa summan nopeasti nimikkeen nykyisen arvon mukaiseksi seuraavasti:

  5. Valitse ensin muutettavat päiväkirjanrivit ja sitten Laske yksikkösummat uudelleen -toimintoa. Tällöin nimikkeen nykyinen yksikkökustannus tallennetaan Yksikkösumma-kenttään.

  6. Valitse Kirjaa-toiminto.

Asiakirjanumeroiden uudelleennumerointi päiväkirjoissa

Jos haluat varmistaa, että et saa kirjausvirheitä asiakirjan numerojärjestyksestä, voit käyttää Numeroi asiakirjanumerot uudelleen-toimintoa ennen päiväkirjan kirjaamista.

Kaikissa yleiseen päiväkirjaan perustuvissa päiväkirjoissa Asiakirjanumero-kenttä on muokattava, joten voit määrittää erilaisia asiakirjanumeroita päiväkirjan eri riveille tai saman asiakirjanumeron liittyville päiväkirjan riveille.

Jos Nrosarja-kenttä on kuitenkin täytetty päiväkirjaerässä, toiminnon kirjaaminen yleisessä päiväkirjassa vaatii, että asiakirjan numero yksittäisissä tai ryhmitetyissä päiväkirjarivissä on peräkkäisessä järjestyksessä. Jos haluat varmistaa, että et saa kirjausvirheitä asiakirjan numerojärjestyksestä, voit käyttää Numeroi asiakirjanumerot uudelleen-toimintoa ennen kuin kirjasit päiväkirjan. Jos liittyvät päiväkirjarivit ryhmitellään asiakirjanumeron mukaan ennen kuin käytit toimintoa, ne pysyvät ryhmiteltyinä, mutt saatetaan kohdistaa eri asiakirjanumeroon.

Tämä toiminto toimii myös suodatetuissa näkymissä.

Kaikissa asiakirjan numeroinneissa täytyy ottaa huomioon niihin liittyvät kohdistukset, kuten maksun kohdistus, joka on tehty asiakirjasta päiväkirjan rivillä toimittajan tiliin. Niinpä kyseisten tapahtumien Kohdistetaan tunnisteeseen- ja Kohdistetaan asiakirjaan nro -kentät voidaan päivittää.

Seuraavat toimenpiteet perustuvat Yleinen päiväkirja -ikkunaan, mutta niitä sovelletaan kaikkiin muihin päiväkirjoihin, jotka perustuvat yleiseen päiväkirjaan, kuten Maksupäiväkirja-ikkuna.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, syötä Yleiset päiväkirjat ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Kun olet valmis kirjaamaan päiväkirjan, valitse Numeroi asiakirjanumerot uudelleen -toiminto.

Asiakirjanumero-kentän arvoja muutetaan tarvittaessa siten, että yksittäisten tai ryhmitettyjen päiväkirjojen rivien asiakirjanumerot ovat peräkkäisessä järjestyksessä. Voit kirjata päiväkirjan, kun asiakirjat on numeroitu uudelleen.

Katso myös

Tapahtumien kirjaaminen suoraan pääkirjanpitoon
Kirjausten peruuttaminen
Kustannusten ja tulojen kohdistaminen
Rahoitus
Business Central -ohjelman käyttäminen