Toimintaohje: Saapuvien asiakirjatietueiden luominen

Saapuvat asiakirjat -ikkunassa voit käyttää erilaisia toimintoja, joilla voit tarkistaa kulutositteita, hallita OCR-tehtäviä ja muuntaa saapuvia asiakirjatiedostoja manuaalisesti tai automaattisesti sekä siirtää niistä tietoja asiakirjoihin tai kirjanpitoriveille. Ulkoisia tiedostoja voi liittää missä tahansa prosessin vaiheessa myös kirjattuihin asiakirjoihin ja muodostuviin toimittaja-, asiakas- ja pääkirjamerkintöihin.

Voit tallentaa ulkoisen asiakirjan Financialsissa luomalla tai suorittamalla ensin saapuvan tiedostotietueen. Voit tehdä tämän manuaalisesti tai ottaa valokuvan ulkoisesta asiakirjasta ja luoda sitten saapuva asiakirjatietue, johon on liitetty kuvatiedosto.

Ennen kuin voit käyttää Saapuvat asiakirjat -ominaisuutta, sinun on tehtävä tarvittavat asetukset. Lisätietoja on kohdassa Toimintaohje: Saapuvien asiakirjojen määrittäminen.

Saapuvan asiakirjan hyväksyminen tai hylkääminen

Jos haluat, että käyttäjät voivat luoda laskuja tai yleisen päiväkirjan rivejä saapuvista asiakirjatietueista vasta, kun ne on hyväksytty, voit määrittää hyväksyjät, joiden on hyväksyttävä tietueet ennen niiden käsittelyä.

  1. Valitse ![Etsi sivu tai raportti(media/ui-search/search_small.png "Etsi sivu tai raportti -kuvake")] -kuvake, syötä Saapuvat asiakirjat ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse rivi, jolla hyväksyttävä tai hylättävä asiakirja on, ja valitse sitten Hyväksy- tai Hylkää-toiminto.

Jos hyväksyt saapuvan asiakirjatietueen, saapuvan asiakirjan rivin Vapautettu-valintaruutu on valittuna. Esimerkiksi ostolaskujen luonnista vastaava henkilö voi nyt aloittaa tietueen käsittelemisen.

Saapuvien asiakirjatietueiden luominen valokuva ottamalla

Huomautus

Seuraavat toimet koskevat vain Financialsin tabletti- ja puhelinasiakasohjelmia.

  1. Valitse sovellusriviltä luo saapuva asiakirja kamerasta ruutu ja siirry sitten vaiheeseen 4.
  2. Voit myös valita sovellusrivin, valita asetukset-painikkeen, valita saapuvat asiakirjat, ja valita sitten kaikki.
  3. Valitse Saapuvat asiakirjat -ikkunassa ellipsipainike ja valitse sitten Luo kamerasta. Tabletin tai puhelimen kamera ativoituu.
  4. Ota valokuva asiakirjasta, kuten tavaran vastaanotto, jonka haluat käsitellä saapuvana asiakirjana,ja valitse sitten OK.

    Luo uuden saapuvan asiakirjan tietueen ja liittää kuvan.

Kuvan liittäminen saapuvien asiakirjatietueiden tietueeseen valokuva ottamalla

Huomautus

Seuraavat toimet koskevat vain Financialsin tabletti- ja puhelinasiakasohjelmia.

  1. Voit valita sovellusrivin, valita asetukset-painikkeen, valita saapuvat asiakirjat, ja valita sitten kaikki.
  2. Avaa aiemmin luotu saapuvan asiakirjan tietue kortti.
  3. Valitse Saapuva asiakirja -ikkunassa ellipsipainike ja valitse sitten Liitä kuva kamerasta. Tabletin tai puhelimen kamera ativoituu.
  4. Ota valokuva asiakirjasta, kuten tavaran vastaanotto, jonka haluat käsitellä saapuvana asiakirjana,ja valitse sitten OK.

    Kuva liitetään saapuvan asiakirjan tietueeseen.

Saapuvan asiakirjatietueen luominen manuaalisesti

  1. Valitse ![Etsi sivu tai raportti(media/ui-search/search_small.png "Etsi sivu tai raportti -kuvake")] -kuvake, syötä Saapuvat asiakirjat ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse Luo tiedostosta -toiminto.
  3. Lisää tiedosto -ikkunassa valitse tiedosto ja valitse sitten Avaa. Tiedosto liitetään automaattisesti.
  4. Vaihtoehtoisesti voit valita Uusi-toiminnon.
  5. Voit liittää tiedoston valitsemalla Liitä tiedosto -toiminto.
  6. Valitse Lisää tiedosto -ikkunassa tiedosto, joka vastaa kyseistä saapuvaa asiakirjaa, ja valitse sitten Avaa.
  7. Täytä Saapuva asiakirja -ikkunassa tarvittavat kentät. Lue kentän lyhyt kuvaus valitsemalla kenttä tai siirry lisätietoihin valitsemalla linkki.

Katso myös

Saapuvien asiakirjojen käsitteleminen
Saapuvat asiakirjat
Osto
Financials -ohjelman käyttäminen