Toimintaohje: Saapuvien asiakirjojen määrittäminen

Jos luot pääkirjan rivejä saapuvista asiakirjatietueista, Saapuvien asiakirjojen asetukset -ikkunassa on määritettävä käytettävä päiväkirjan malli sekä erä.

Jos haluat, etteivät käyttäjät voi luoda laskuja tai yleisen päiväkirjan rivejä saapuvista asiakirjatietueista ennen asiakirjojen hyväksymistä, määritä hyväksyjät Saapuvan asiakirjan hyväksyjät -ikkunassa.

Jos haluat muuntaa PDF- ja kuvatiedostoja sähköisiksi asiakirjoiksi, jotka voi muuntaa esimerkiksi ostolaskuiksi Financialsissa, määritä ensin OCR-ominaisuus ja ota palvelu käyttöön.

Kun Saapuvat asiakirjat -ominaisuus on määritetty, voit käyttää erilaisia toimintoja, joilla voit tarkistaa kulutositteita, hallita OCR-tehtäviä ja muuntaa saapuvia asiakirjatiedostoja manuaalisesti tai automaattisesti sekä siirtää niistä tietoja asiakirjoihin tai kirjanpitoriveille. Ulkoisia tiedostoja voi liittää missä tahansa prosessin vaiheessa myös kirjattuihin asiakirjoihin ja muodostuviin toimittaja-, asiakas- ja pääkirjamerkintöihin. Lisätietoja on kohdassa Saapuvien asiakirjojen käsitteleminen.

Saapuvat asiakirjat -ominaisuuden määrittäminen

  1. Valitse ![Etsi sivu tai raportti(media/ui-search/search_small.png "Etsi sivu tai raportti -kuvake")] -kuvake, syötä Saapuvien asiakirjojen asetukset ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Täytä tarvittavat kentät. Lue kentän lyhyt kuvaus valitsemalla kenttä tai siirry lisätietoihin valitsemalla linkki.

Saapuvien asiakirjatietueiden hyväksyjien määrittäminen

  1. Valitse ![Etsi sivu tai raportti(media/ui-search/search_small.png "Etsi sivu tai raportti -kuvake")] -kuvake, syötä Saapuvien asiakirjojen asetukset ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse Saapuvien asiakirjojen asetukset -ikkunassa Hyväksyjät-toiminto.

    Kaikki Financialsiin rekisteröityneet käyttäjät näkyvät Saapuvan asiakirjan hyväksyjät -ikkunassa.

  3. Valitse vähintään yksi käyttäjä, joka voi hyväksyä saapuvan asiakirjan ennen liittyvän asiakirjan tai päiväkirjarivin luomista.

Kun hyväksyjät on määritetty Saapuvien asiakirjojen hyväksyjät -ikkunassa, vain kyseiset käyttäjät voivat hyväksyä saapuvan asiakirjan, jos Saapuvien asiakirjojen asetukset -ikkunan Edellytä hyväksyntää luomista varten -valintaruutu on valittu.

Huomautus

Nämä hyväksynnän asetukset eivät liity hyväksymistyönkulkuihin. Lisätietoja on kohdassa Toimintaohje: Hyväksyntätyönkulkujen käyttäminen.

OCR-palvelun määrittäminen

  1. Valitse ![Etsi sivu tai raportti(media/ui-search/search_small.png "Etsi sivu tai raportti -kuvake")] -kuvake, syötä OCR-palvelun asetukset ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Täytä tarvittavat kentät. Lue kentän lyhyt kuvaus valitsemalla kenttä tai siirry lisätietoihin valitsemalla linkki.

Kirjautumistietojen salaaminen

Suosittelemme, että suojaat OCR-palvelun asetukset -ikkunaan kirjoittamasi kirjautumistiedot. Palvelimen tiedot voi salata luomalla uusia salausavaimia tai tuomalla olemassa olevia salausavaimia, jotka otetaan käyttöön tietokantayhteyden muodostavassa palvelininstanssissa.

  1. Valitse OCR-palvelun asetukset -ikkunassa Salauksen hallinta -toiminto.
  2. Ota tietojen salaus käyttöön Tietojen salauksen hallinta -ikkunassa.

Katso myös

Saapuvien asiakirjojen käsitteleminen
Saapuvat asiakirjat
Osto
Financials -ohjelman käyttäminen