Toimintaohje: Hyväksyntätyönkulkujen käyttäminen

Jos organisaatiosi henkilön pitää hyväksyä tietue, kuten ostoasiakirja tai asiakaskortti, hänelle lähetetään hyväksyntäpyyntö työnkulun osana. Hyväksyjä saa työnkulun määrityksen mukaan ilmoituksen siitä, että tietue odottaa hänen hyväksyntäänsä.

Hyväksyntätyönkulut määritetään Työnkulku-ikkunassa. Lisätietoja on kohdassa Työnkulkujen määrittäminen.

Tässä ohjeaiheessa kuvattujen hyväksyntätyönkulkujen lisäksi voit suorittaa useita muita työnkulun tehtäviä. Lisätietoja on kohdassa Työnkulkujen käyttäminen.

Ostoasiakirjojen, myyntiasiakirjojen, maksupäiväkirjojen, asiakaskorttien ja nimikekorttien perushyväksyntätyönkulut ovat valmiita käynnistettäväksi avustetuissa asennuksissa. Lisätietoja on kohdassa [Tervetuloa Dynamics 365 for Financialsiin(index.md).

Huomautus

Tämä toiminto edellyttää, että kokemukseksi on valittu Suite. Lisätietoja on kohdassa Financials -kokemuksen mukauttaminen.

Tietueen hyväksynnän pyytäminen

Hyväksynnän käyttäjä suorittaa seuraavan tehtävän.

  1. Valitse tietueen ikkunassa Lähetä hyväksymispyyntö -toiminto.
  2. Kun haluat nähdä kaikki hyväksymispyynnöt, valitse Etsi sivua tai raporttia -kuvake, syötä Hyväksymispyyntötapahtumat ja valitse liittyvä linkki.

Hyväksyntämerkinnän tila muuttuu Luotu -tilastaAvoin-tilaksi. Tietueen, kuten esimerkiksi ostolaskun, tila päivitetään Avoin-tilasta Odottaa hyväksyntää -tilaksi. Tietue pysyy lukittuna käsittelyltä, kunnes hyväksyjät ovat hyväksyneet tietueen.

Kun hyväksyjä on hyväksynyt tietueen, sen tilaksi muuttuu Vapautettu. Tämän jälkeen voit jatkaa tietueeseen liittyviä tehtäviä.

Hyväksymispyyntöjen peruuttaminen

Hyväksymisoikeudet omaava hyväksynnän käyttäjä suorittaa seuraavan tehtävän.

Tilanne voi toisinaan edellyttää, että asiakkaan täytyy tehdä muutoksia tilaukseen, joka on lähetetty hyväksyttäväksi. Tällöin voit peruuttaa hyväksyntäprosessin ja tehdä tarvittavat muutokset tilaukseen, ennen kuin pyydät hyväksyntää uudelleen.

  • Valitse tietueen näyttävässä ikkunassa Peruuta hyväksymispyyntö -toiminto.

Kun hyväksyntäpyyntö on peruutettu, siihen liittyvän hyväksyntämerkinnän tilaksi tulee Peruutettu. Tietueen tila muuttuu Odottaa hyväksyntää -tilastaAvoin-tilaksi. Tämän jälkeen hyväksyntäprosessi voi alkaa uudelleen.

Hyväksymispyyntöjen hyväksyminen tai hylkääminen

Hyväksymisoikeudet omaava hyväksynnän käyttäjä suorittaa seuraavan tehtävän.

Voit käsitellä hyväksymispyynnöt Hyväksyttävät pyynnöt -ikkunassa esimerkiksi silloin, kun haluat hyväksyä kerralla useita pyyntöjä. Vaihtoehtoisesti voit käsitellä liittyvän tietueen, kuten Ostolasku-ikkunan, jokaisen pyynnön valitsemalla vastaanottamasi ilmoituksen linkin.

  1. Valitse ![Etsi sivu tai raportti(media/ui-search/search_small.png "Etsi sivu tai raportti -kuvake")] -kuvake, syötä Hyväksyttävät pyynnöt ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse yksi tai useampi rivi tietueesta tai tietueista, jonka haluat hyväksyä tai hylätä.
  3. Valitse Hyväksy-, Hylkää- tai Delegoi-toiminto.

Kun tietue on hyväksytty tai hylätty, hyväksynnän Tila-kentän arvoksi muutetaan Hyväksytty tai Hylätty.

Jos hyväksyjähierarkia on määritelty, tietueen tilaksi määritellään Odottaa hyväksyntää siihen asti, että kaikki hyväksyjät ovat hyväksyneet tietueen. Tietueen tilaksi tulee tämän jälkeen Vapautettu.

Hyväksynnän tila muuttuu samanaikaisesti Luodusta Avoimeksi heti, kun tietueelle luodaan hyväksymispyyntö. Jos pyyntö hylätään, hyväksynnän tilaksi muutetaan Hylätty. Tila pysyy Avoimena tai Hylättynä kunnes kaikki hyväksyjät ovat hyväksyneet pyynnön.

Hyväksymispyyntöjen delegoiminen

Hyväksymisoikeudet omaava hyväksynnän käyttäjä suorittaa seuraavan tehtävän.

Työnkulun tukkiutumisen tai asiakirjojen kasaantumisen estämiseksi hyväksyjä ja hyväksynnän valvoja voi delegoida hyväksymispyynnöt sijaiselle. Korvaava voi olla joko nimetty korvaaja, suora hyväksyjä tai hyväksynnän järjestelmänvalvoja, tässä järjestyksessä. Tätä toimintoa käytetään yleensä, kun alkuperäinen hyväksyjä on poissa töistä eikä pysty käsittelemään pyyntöjä ennen eräpäivää.

  1. Valitse ![Etsi sivu tai raportti(media/ui-search/search_small.png "Etsi sivu tai raportti -kuvake")] -kuvake, syötä Hyväksyttävät pyynnöt ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse vähintään yksi pyyntörivi, jonka haluat delegoida sijaiselle, ja valitse sitten Delegoi-toiminto.

Ilmoitus hyväksyttävästä pyynnöstä lähetetään sijaiselle.

Myöhässä olevien hyväksymispyyntöjen hallinta

Hyväksymisoikeudet omaava hyväksynnän käyttäjä suorittaa seuraavan tehtävän.

Hyväksynnän työnkulun käyttäjiä on muistutettava säännöllisin väliajoin myöhässä olevista hyväksyntäpyynnöistä, joihin heidän pitäisi reagoida. Tähän käytetään Lähetä ilmoituksia myöhässä olevista hyväksynnöistä -toimintoa.

Lähetä ilmoituksia myöhässä olevista hyväksynnöistä -toiminto tarkistaa kaikki avoimet myöhässä olevat hyväksyntäpyynnöt. Toiminto lähettää luettelon kaikista myöhässä olevista hyväksynnöistä jokaiselle hyväksyjälle, jolla on vähintään yksi myöhässä oleva hyväksyntämerkintä. Ilmoitus lähetetään myös hyväksyjän esimiehelle ja kaikille myöhässä olevien hyväksyntöjen pyytäjille. Tästä on apua, jos hyväksyntä on siirrettävä sijaiselle.

  1. Valitse ![Etsi sivu tai raportti(media/ui-search/search_small.png "Etsi sivu tai raportti -kuvake")] -kuvake, syötä Erääntyneiden hyväksymispyyntöjen työnkulku ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse Myöhässä olevat hyväksyntäpyynnöt -ikkunassa Lähetä erääntyneiden hyväksyntöjen ilmoitukset -toiminto.

Katso myös

Myynti
Saapuvat asiakirjat
Osto
Financials -ohjelman käyttäminen