Saapuvat asiakirjat

Kaikkia liiketoimintatapahtumia ei tallenneta heti Financialsiin. Ulkoinen liiketoiminta-asiakirja saattaa sen sijaan tulla yritykseesi sähköpostin liitteenä tai paperiversiona, jonka voit skannata tiedostoon. Tämä on tyypillistä ostoille, joissa saapuvat asiakirjatiedostot edustavat kulujen maksukuitteja tai pieniä ostoja.

Ulkoinen OCR (Optical Character Recognition) -palvelu voi muodostaa sähköisiä asiakirjoja saapuvia asiakirjoja vastaavista PDF- tai kuvatiedostoista, ja ne voidaan sitten muuntaa Financialsissa asiakirjatietueiksi.

Saapuvat asiakirjat -ikkunassa voit käyttää erilaisia toimintoja, joilla voit tarkistaa kulutositteita, hallita OCR-tehtäviä ja muuntaa saapuvia asiakirjatiedostoja manuaalisesti tai automaattisesti sekä siirtää niistä tietoja asiakirjoihin tai kirjanpitoriveille. Ulkoisia tiedostoja voi liittää missä tahansa prosessin vaiheessa myös kirjattuihin asiakirjoihin ja muodostuviin toimittaja-, asiakas- ja pääkirjamerkintöihin.

Saapuvien asiakirjojen käsittely voi muodostua seuraavista pääaktiviteeteista:

  • Tallenna ulkoiset asiakirjat Financialsiin luomalla rivejä Saapuvat asiakirjat -ikkunassa toisella seuraavista tavoista:
    • Manuaalisesti käyttämällä yksinkertaista tietokoneen tai puhelimen toimintoja jollakin seuraavista tavoista:
      • Käytä Luo tiedostosta -painiketta ja täytä tarvittavat kentät Saapuva asiakirja -ikkunassa. Tiedosto liitetään automaattisesti.
      • Käytä Uusi-painiketta ja täytä tarvittavat kentät Saapuva asiakirja -ikkunassa. Liitä tämän jälkeen tiedosto manuaalisesti.
      • Käytä tablet tai puhelin ja luo Luo kamerasta painikkeen avulla uusi saapuva asiakirja ja sitten lähetä kuva OCR-palveluun, esimerkiksi.
    • Automaattinen tallennus tapahtuu vastaanottamalla asiakirja OCR-palvelusta sähköisenä asiakirjana sen jälkeen, kun olet lähettänyt liittyvän PDF- tai kuvatiedoston sähköpostitse OCR-palveluun. Rahoituksellisia tietoja -pikavälilehden tiedot täytetään automaattisesti Saapuva asiakirja -ikkunassa.
  • Muunna PDF- tai kuvatiedostot OCR-palvelussa sähköisiksi asiakirjoiksi, jotka voidaan muuntaa Financialsin asiakirjatietueiksi.
  • Luo saapuville asiakirjatietueille uusia asiakirjoja tai yleisen päiväkirjan rivejä syöttämällä tiedot samalla kun luet ne saapuvista asiakirjatiedostoista.
  • Liitä saapuvia asiakirjatiedostoja missä tahansa tilassa oleviin osto- ja myyntiasiakirjoihin (myös kirjauksesta muodostuviin toimittaja-, asiakas- ja pääkirjamerkintöihin).
  • Tarkastele saapuvia asiakirjatietueita ja niiden liitteitä mistä tahansa osto- tai myyntiasiakirjasta. Tilikartta-ikkunasta voit myös etsiä kaikki pääkirjamerkinnät, joilla ei ole saapuvia asiakirjatietueita.
Toiminta Katso
Määritä Saapuvat asiakirjat -ominaisuus ja OCR-palvelu. Toimintaohje: Saapuvien asiakirjojen määrittäminen
Luo saapuvan asiakirjan tietueet, liitä tiedostot, käytä OCR:ää muuntamaan PDF-tiedostot sähköisiksi asiakirjoiksi, muunna sähköiset asiakirjat asiakirjatietueiksi, valvo kirjattujen myynti- ja ostoasiakirjojen saapuvia asiakirjatietueita. Saapuvien asiakirjojen käsitteleminen

Katso myös

Osto
Financials -ohjelman käyttäminen