Saapuvien asiakirjojen käsitteleminen

Voit tallentaa ulkoisen asiakirjan Financialsissa luomalla tai suorittamalla ensin saapuvan tiedostotietueen. Voit tehdä tämän manuaalisesti tai ottaa valokuvan ulkoisesta asiakirjasta ja luoda sitten saapuva asiakirjatietue, johon on liitetty kuvatiedosto.

Ulkoinen OCR (Optical Character Recognition) -palvelu voi luoda liikekumppaneilta vastaanotetuista PDF- tai kuvatiedostoista sähköisiä asiakirjoja, jotka voit muuntaa tiedostotietueiksi Financialsissa. Esimerkiksi kun saat PDF-muodossa laskun toimittajalta, voit lähettää sen OCR-palveluun Saapuvat asiakirjat -ikkunasta. Vaihtoehtoisesti voit lähettää tiedoston OCR-palveluun sähköpostitse. Sitten, kun saat sähköisen tiedoston takaisin, liittyvä saapuvan asiakirjan tietue luodaan automaattisesti. Jonkin sekunnin kuluttua saat tiedoston takaisin OCR-palvelusta sähköisenä laskuna, jonka voit muuntaa toimittajan ostolaskuksi.

Toiminta Katso
Luo saapuvat asiakirjatietueet manuaalisesti tai automaattisesti esimerkiksi ottamalla paperikuitista valokuvan. Toimintaohje: Saapuvien asiakirjatietueiden luominen
Muunna PDF- ja kuvatiedostot OCR-palvelun avulla sähköisiksi asiakirjoiksi, jotka voi sitten muuntaa Financialsissa esimerkiksi ostolaskuiksi. Kouluta OCR-palvelu niin, että se välttää virheitä seuraavalla kerralla, kun palvelu käsittelee samanlaisia tietoja. Toimintaohje: PDF- ja kuvatiedostojen muuntaminen sähköisiksi asiakirjoiksi OCR-palvelun avulla
Yhdistä saapuva asiakirjatiedosto mihin tahansa kirjaamattomaan myynti- tai ostoasiakirjaan ja mihin tahansa asiakas-, toimittaja- tai pääkirjamerkintään asiakirjasta tai merkinnästä käsin tai poista saapuva asiakirjatiedosto mainituista näistä kohteista. Saapuvien asiakirjatietueiden luominen suoraan asiakirjoista ja tapahtumista
Tilikartta- ja Pääkirjanpidon tapahtumat -ikkunan hakutoiminnon avulla voit etsiä pääkirjanpidon tapahtumia kirjatuille asiakirjoille, joilla ei ole saapuvia asiakirjatietueita. Tämän jälkeen voit keskitetysti muodostaa yhteyden olemassa oleviin tietueisiin tai luoda uusia tietueita ja niihin liittyviä asiakirjatiedostoja. Toimintaohje: Sellaisten kirjattujen asiakirjojen etsiminen, joilla ei ole saapuvia asiakirjatietueita
Saat paremman yleiskuvan määrittämällä saapuvien asiakirjatietueiden tilaksi Käsitelty, kun haluat poistaa ne oletusnäkymästä. Toimintaohje: Useiden saapuvien asiakirjatietueiden hallinta

Katso myös

Saapuvat asiakirjat
Osto
Financials -ohjelman käyttäminen