Dynamics 365 for Financialsin käyttäminen yrityssähköpostina Outlookissa

Financials esittelee mahdollisuuden hallita liiketoiminnallisia vuorovaikutuksia asiakkaiden ja toimittajien kanssa suoraan Microsoft Outlookista. Financialsin Outlook-apuohjelmien avulla voit tarkastella asiakkaisiin ja toimittajiin liittyviä taloustietoja sekä luoda ja lähettää talousasiakirjoja, kuten tarjouksia ja laskuja.

Hanki apuohjelma

Financialsissa yksi aloitusasetusten ohjatun määrityksen vaiheista on Harjoita liiketoimintaa Office 365:ssä -ikkuna. Kun valitset ikkunassa Määritä Outlookissa, sinun on määritettävä Office 365:n käyttäjänimi ja salasana. Financialsin apuohjelmat lisätään tämän jälkeen automaattisesti Outlookiin.

Kun sitten avaat Outlookin, näet Financialsin järjestelmänvalvojan lähettämät sähköpostiviestit. Outlookin valintanauhaan lisätään uusi apuohjelma, ja apuohjelman valintanauha näkyy Outlook Web Access -ohjelmassa heti sähköpostiviestin perustekstin yläpuolella. Apuohjelma päivitetään ajoittain ja saat ilmoituksen, kun uusi versio on valmiina Outlookissa.

Jotkin Office 365:ää käyttävät yrityksen rajoittavat käyttäjien oikeuksia ottaa apuohjelmia käyttöön. Varmista tämän vuoksi, että Office 365 -tilauksesi sisältää sähköpostin ja mahdollistaa apuohjelmien käyttämisen. Jos haluat kokeilla apuohjelma joka tapauksessa, voit kokeilla Office 365:ää maksutta.

Kontaktien tiedot -apuohjelman käyttäminen

Oletetaan, että saat sähköpostiviestin asiakkaalta, joka haluaa tarjouksen tietyistä nimikkeistä. Voit avata Financials-apuohjelman suoraan Outlookissa, jossa lähettäjä tunnistetaan asiakkaaksi ja yrityksen asiakaskortti avataan. Tässä koontinäytössä näytetään asiakkaan yleiskuvauksen tiedot. Koontinäytössä voit myös siirtyä tiettyjen asiakirjojen lisätietoihin. Voit siirtyä tarkastelemaan myös asiakkaan myyntihistoriaa. Jos kyseessä on uusi asiakas, voit luoda uuden asiakkaan Financialsissa Outlookista poistumatta.

Apuohjelmassa voit luoda myyntitarjouksen ja lähettää sen takaisin asiakkaalle ilman, että poistut Outlookista. Kaikki myyntitarjouksessa tarvitsemasi tiedot ovat käytettävissä Outlookin yrityssähköpostissa.
Kun tiedot on syötetty, voit kirjata tarjouksen. Tämän jälkeen voit lähettää sen sähköpostitse. Financials luo myyntitarjouksen sisältävän .PDF-tiedoston ja liittää sen apuohjelmassa tekemääsi sähköpostiviestin luonnokseen.

Jos vastaavasti saat sähköpostia toimittajalta, voit käsitellä toimittajia ja ostolaskuja apuohjelman avulla.

Joskus haluat nähdä enemmän kenttiä kuin lisäohjelmassa on. Näin voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun haluat täyttää laskun rivejä. Saat lisää työskentelytilaa, kun avaat apuohjelman erillisessä ikkunassa. Se on yhä osa Outlookia, mutta käytettävissä on enemmän tilaa. Muutokset tallennetaan automaattisesti samalla, kun syötät asiakirjan tietoja ponnahdusikkunaan. Kun asiakirjan tiedot on annettu, voit valita OK-painikkeen. Kun apuohjelman kehys valitaan, Outlook päivittää ponnahdusikkunaan tekemäsi muutokset automaattisesti asiakirjaan.

Laskujen luominen kokouksen tapaamisista

Joissakin yrityksissä kaikki laskutettavat tapaamiset kirjataan Outlookin kalenteriin. Voit luoda Financialsissa asiakkaalle laskun suodaan kalenterinimikkeestä: Avaa ensin tapaaminen ja sitten Financialsin apuohjelma. Etsi aiemmin luodut tiedot tai luo lasku tai muu myyntiasiakirja suoraan sovelluksessa.

Asiakirjan pikahaku

Financialsin asiakirjalinkkien apuohjelman avulla voit ottaa sähköpostiviesteissä mainitut asiakirjat nopeasti käyttöön. Apuohjelma on sähköpostiviestin käytettävissä, jos viestin leipätekstin asiakirjanumero tunnistetaan. Apuohjelman avaaminen mahdollistaa asiakirjan nopean käyttämisen.

Jos vastaanotat esimerkiksi sähköpostiviestin, joka sisältää tekstin S-QUO100, Financials tunnistaa sen myyntitarjoukseksi. Tämän jälkeen voit avata asiakirjan Outlookissa. Valitse Outlookissa Asiakirjalinkit-painike, joka on heti sähköpostiviestin leipätekstin yläpuolella. Valitse Outlookin verkkosovelluksessa sähköpostiviestin leipätekstin S-QUO1001-teksti.

Voit muokata Asiakirjalinkit-apuohjelmassa asiakirjaa ja suorittaa sille toimintoja samoin kuin Financialsissa.

Apuohjelmien lisääminen manuaalisesti

Joissakin tapauksissa apuohjelmia ei lisätä automaattisesti Outlookiin. Vaikka sinä tai kollegasi suoritti avustetun asennusoppaan yrityksen puolesta, Financials ei ehkä näy Outlookissa. Jos tämä ongelma esiintyy, voit lisätä Financialsin apuohjelmat manuaalisesti.

Tarkista ensin, että voit käyttää apuohjelmia Office 365 -tililläsi. Avaa vain Outlook Web Access selaimessa ja lisää /owa/#path=/options/manageapps osoiteriville URL-osoitteena. Apuohjelmien hallinta -sivu avautuu, ja voit ottaa Financialsin käyttöön Outlookissa. Kun siirryt takaisin Outlookiin, Financialsin pitäisi olla käytettävissä.

Voit varmistaa myös Outlookin työpöytäversiossa, että Financials on mainittu Apuohjelmien hallinta -ikkunassa.

Jos Financialsia ei voi edelleenkään käyttää, sinun on haettava kummassakin tapauksessa apuohjelman kokoonpanotiedostot. Pyydä lisätietoja Office 365:n järjestelmänvalvojalta.

Katso myös

Tervetuloa Financialsiin!
Rahoitus
Myynti
Osto