Dynamics 365 for Finance and Operations, Business editionin käyttäminen Outlookin yrityssähköpostina

Dynamics 365 esittelee mahdollisuuden hallita liiketoiminnallisia vuorovaikutuksia asiakkaiden ja toimittajien kanssa suoraan Microsoft Outlookista. Dynamics 365in Outlook-apuohjelmien avulla voit tarkastella asiakkaisiin ja toimittajiin liittyviä taloustietoja sekä luoda ja lähettää talousasiakirjoja, kuten tarjouksia ja laskuja.

Apuohjelman hakeminen

Dynamics 365issa yksi aloitusasetusten ohjatun määrityksen vaiheista on Harjoita liiketoimintaa Office 365:ssä -ikkuna. Kun valitset ikkunassa Määritä Outlookissa, sinun on määritettävä Office 365:n käyttäjänimi ja salasana. Dynamics 365in apuohjelmat lisätään tämän jälkeen automaattisesti Outlookiin.

Kun sitten avaat Outlookin, näet Dynamics 365:n järjestelmänvalvojan lähettämät sähköpostiviestit. Outlookin valintanauhaan lisätään uusi apuohjelma, ja apuohjelman valintanauha näkyy Outlook Web Access -ohjelmassa heti sähköpostiviestin perustekstin yläpuolella. Apuohjelma päivitetään ajoittain ja saat ilmoituksen, kun uusi versio on valmiina Outlookissa.

Jotkin Office 365:ää käyttävät yrityksen rajoittavat käyttäjien oikeuksia ottaa apuohjelmia käyttöön. Varmista tämän vuoksi, että Office 365 -tilauksesi sisältää sähköpostin ja mahdollistaa apuohjelmien käyttämisen. Jos haluat kokeilla apuohjelma joka tapauksessa, voit kokeilla Office 365:ää maksutta.

Kontaktien tiedot -apuohjelman käyttäminen

Oletetaan, että saat sähköpostiviestin asiakkaalta, joka haluaa tarjouksen tietyistä nimikkeistä. Voit avata Dynamics 365 -apuohjelman suoraan Outlookissa, jossa lähettäjä tunnistetaan asiakkaaksi ja yrityksen asiakaskortti avataan. Tässä koontinäytössä näytetään asiakkaan yleiskuvauksen tiedot. Koontinäytössä voit myös siirtyä tiettyjen asiakirjojen lisätietoihin. Voit siirtyä tarkastelemaan myös asiakkaan myyntihistoriaa. Jos kyseessä on uusi asiakas, voit luoda uuden asiakkaan Dynamics 365issa Outlookista poistumatta.

Apuohjelmassa voit luoda myyntitarjouksen ja lähettää sen takaisin asiakkaalle ilman, että poistut Outlookista. Kaikki myyntitarjouksessa tarvitsemasi tiedot ovat käytettävissä Outlookin yrityssähköpostissa.
Kun tiedot on syötetty, voit kirjata tarjouksen. Tämän jälkeen voit lähettää sen sähköpostitse. Dynamics 365 luo myyntitarjouksen sisältävän .PDF-tiedoston ja liittää sen apuohjelmassa tekemääsi sähköpostiviestin luonnokseen.

Jos vastaavasti saat sähköpostia toimittajalta, voit käsitellä toimittajia ja ostolaskuja apuohjelman avulla.

Joskus haluat nähdä enemmän kenttiä kuin lisäohjelmassa on. Näin voi tapahtua esimerkiksi silloin, kun haluat täyttää laskun rivejä. Saat lisää työskentelytilaa, kun avaat apuohjelman erillisessä ikkunassa. Se on yhä osa Outlookia, mutta käytettävissä on enemmän tilaa. Muutokset tallennetaan automaattisesti samalla, kun syötät asiakirjan tietoja ponnahdusikkunaan. Kun asiakirjan tiedot on annettu, voit valita OK-painikkeen. Kun apuohjelman kehys valitaan, Outlook päivittää ponnahdusikkunaan tekemäsi muutokset automaattisesti asiakirjaan.

Laskujen luominen kokouksen tapaamisista

Joissakin yrityksissä kaikki laskutettavat tapaamiset kirjataan Outlookin kalenteriin. Voit luoda Dynamics 365issa asiakkaalle laskun suodaan kalenterinimikkeestä: Avaa ensin tapaaminen ja sitten Dynamics 365in apuohjelma. Etsi aiemmin luodut tiedot tai luo lasku tai muu myyntiasiakirja suoraan sovelluksessa.

Asiakirjan pikahaku

Dynamics 365in asiakirjalinkkien apuohjelman avulla voit ottaa sähköpostiviesteissä mainitut asiakirjat nopeasti käyttöön. Apuohjelma on sähköpostiviestin käytettävissä, jos viestin leipätekstin asiakirjanumero tunnistetaan. Apuohjelman avaaminen mahdollistaa asiakirjan nopean käyttämisen.

Jos vastaanotat esimerkiksi sähköpostiviestin, joka sisältää tekstin S-QUO100, Dynamics 365 tunnistaa sen myyntitarjoukseksi. Tämän jälkeen voit avata asiakirjan Outlookissa. Valitse Outlookissa Asiakirjalinkit-painike, joka on heti sähköpostiviestin leipätekstin yläpuolella. Valitse Outlookin verkkosovelluksessa sähköpostiviestin leipätekstin S-QUO1001-teksti.

Voit muokata Asiakirjalinkit-apuohjelmassa asiakirjaa ja suorittaa sille toimintoja samoin kuin Dynamics 365issa.

Apuohjelmien lisääminen manuaalisesti

Joissakin tapauksissa apuohjelmia ei lisätä automaattisesti Outlookiin. Vaikka sinä tai kollegasi suoritti avustetun asennusoppaan yrityksen puolesta, Dynamics 365 ei ehkä näy Outlookissa. Jos tämä ongelma esiintyy, voit lisätä Dynamics 365in apuohjelmat manuaalisesti.

Tarkista ensin, että voit käyttää apuohjelmia Office 365 -tililläsi. Avaa vain Outlook Web Access selaimessa ja lisää /owa/#path=/options/manageapps osoiteriville URL-osoitteena. Apuohjelmien hallinta -sivu avautuu, ja voit ottaa Dynamics 365 -ohjelman käyttöön Outlookissa. Kun siirryt takaisin Outlookiin, Dynamics 365in pitäisi olla käytettävissä.

Voit varmistaa myös Outlookin työpöytäversiossa, että Dynamics 365 on mainittu Apuohjelmien hallinta -ikkunassa.

Jos Dynamics 365ia ei voi edelleenkään käyttää, sinun on haettava kummassakin tapauksessa apuohjelman kokoonpanotiedostot. Pyydä lisätietoja Office 365:n järjestelmänvalvojalta.

Katso myös

Tervetuloa Dynamics 365 for Finance and Operations, Business editioniin!
Rahoitus
Myynti
Osto