Toimintaohje: Aikaraporttien käyttäminen projekteissa

Käytä Luo aikaraportit -eräajoa, kun määrität aikaraportit tietylle määrälle ajanjaksoja tai viikkoja. Sinulla on oltava oikeudet luoda aikaraportteja.

Voit kopioida projektin suunnittelurivit aikaraportista ja käyttää niitä. Näin tehtäessä tiedot on syötettävä vain yhteen paikkaan, ja ne ovat aina ajantasaisia.

Kun olet hyväksynyt projektin aikaraportin tapahtumia, voit julkaista ne asianmukaiseen projekti- tai resurssipäiväkirjaan.

Ennen kuin käytät aikaraportteja, sinun on määritettävä aikaraporttien yleistiedot, järjestelmänvalvoja ja vähintään yksi hyväksyjä. Lisätietoja on kohdassa Toimintaohje: Aikaraporttien määrittäminen.

Huomautus

Tämä toiminto edellyttää, että kokemukseksi on valittu Ohjelmistopaketti. Lisätietoja on kohdassa Rahoitus -kokemuksen mukauttaminen.

Aikaraportin luominen

Käytä Luo aikaraportit -eräajoa, kun määrität aikaraportit tietylle määrälle ajanjaksoja tai viikkoja. Tämän jälkeen aikaraportin omistaja voi avata sen ja kirjata ajan, joka tehtävään on kulunut.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Aikaraportit ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse Aikaraporttiluettelo-ikkunassa Luo aikaraportit -toiminto.
  3. Täytä tarvittavat kentät. Lue kentän lyhyt kuvaus valitsemalla kenttä tai siirry lisätietoihin valitsemalla linkki.
Huomautus

Aikaraportin resurssikortin Käytä aikaraporttia- ja Aikaraportin omistajan käyttäjätunnus -kenttä on täytettävä.

  1. Valitse OK-painike.

Voit tarkastella samoja aikaraportteja, jotka olet luonut Aikaraporttiluettelo-ikkunassa.

Kopioi työn suunnittelurivit aikaraporttiin

Seuraavassa ohjeessa neuvotaan, miten lisätään projektin suunnittelurivejä nopeasti aikaraportille.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Aikaraportit ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse Aikaraporttiluettelo-ikkunassa kyseisen ajanjakson aikaraportti. Valitse sitten Muokkaa aikaraporttia -toiminto.
  3. Valitse Luo rivejä projektin suunnittelusta -toiminto. Kaikki aikaraportin ajanjakson projektin suunnittelurivit kopioidaan sen henkilön tai koneen aikaraporttiin, joka mainitaan Resurssin nro -kentässä aikaraportissa.

Työtyyppien määrittäminen ja yhden työtyypin lisääminen aikaraporttiin

Voit määrittää projektien kaikille aikaraporttiriveille työtyypin. Tällä tavalla voit lisätä tiedot, joita tarvitse asiakkaan laskuttamiseen erityyppisistä töistä.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Aikaraportit ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Avaa asianmukainen aikaraportti.
  3. Valitse Kuvaus-kenttä.
  4. Valitse Aikaraporttirivin projektierittely -ikkunassa Työtyyppikoodi-kenttä. Valitse sitten luettelosta työtyyppi, kuten Mailit.
  5. Jos työtyyppiä ei ole, valitse Uusi-toiminto.
  6. Täytä Työtyypit-ikkunassa tarvittavat kentät.
  7. Määritä uusi työtyyppi aikaraporttiin toistamalla vaihe 4.

Aikaraportin rivien käyttäminen uudelleen muissa aikaraporteissa

Jos aikaraportin tiedot pysyvät samoina ajanjaksosta toiseen, voit tallentaa ajan kopioimalla rivit edelliseltä ajanjaksolta. Sitten vain kirjoitetaan käytetty aika uudelle jaksolle.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Aikaraportit ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Avaa aikaraportti jaksolle, joka on myöhempi kuin olemassa oleva aikaraportti ja sen rivit.
  3. Valitse Kopioi rivit aiemmasta aikaraportista -toiminto.

Rivit kopioidaan, mukaan lukien tarkat tiedot, kuten tyyppi ja kuvaus. Jos rivi liittyy esimerkiksi projektiin, Projektinro. kopioidaan. Kaikki kopioitujen rivien tila on Avoin. Voit nyt muokata rivejä tarpeen mukaan.

Aikaraporttirivien täyttäminen ja lähettäminen hyväksyttäväksi

Aikaraportin rekisteröintiä seurataan tunneissa, resurssien perusmittayksikköissä. Oletusarvon mukaan aikaraportti näyttää yleiset työpäivät maanantaista perjantaihin.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Aikaraportit ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse kyseisen ajanjakson aikaraportti ja valitse sitten Muokkaa aikaraporttia -toiminto.
  3. Täytä tarvittaessa rivin kentät. Syötä resurssin kunkin viikonpäivän käyttötunnit.

    Vihje

    Voit esikatsella aikaraportin tuntimäärää, jonka olet antanut Toteutunut/budjetoitu yhteenveto -tietoruudussa.

  4. Toista vaihe 3 muille resurssin suorittamille työtyypeille.
  5. Valitse Lähetä-toiminto. Lähetä sitten kaikki rivit valitsemalla Kaikki avoimet rivit -toiminto tai lähetä vain Aikaraportti-ikkunassa valitut rivit valitsemalla Vain valitut rivit -toiminto.

    Huomautus

    Voit lähettää vain ne aikaraporttirivit, joille on annettu aika.

  6. Muokkaa tietoja rivillä, jonka tilaksi on määritetty Lähetetty, valitsemalla rivi ja valitsemalla sitten Avaa uudelleen -toiminto.

    Huomautus

    Esimies voi hylätä aikaraporttirivin, joka on lähetetty hyväksyttäväksi. Jos rivin tila on Hylätty, voit muuttaa riviä ja valita sitten uudelleen Lähetä-kohdan.

  7. Valitse OK-painike.

Hyväksy tai hylkää aikaraportti

Aikaraportti on lähetettävä hyväksyttäväksi, jotta sitä voidaan käyttää. Voit hyväksyä ja hylätä aikarapportin yksittäisiä rivenä tai lähettää ne takaisin lähettäjälle lisätoimenpiteitä varten. Aikaraportti voidaan hyväksyä kahdella seuraavalla tavalla:

  • aikaraportin järjestelmänvalvoja voi hyväksyä minkä tahansa aikaraportin
  • henkilö, joka on määritetty resurssikortin Aikaraportin hyväksyjän käyttäjätunnus -kentässä, voi hyväksyä kyseisen resurssin aikaraportteja. Lisätietoja on ohjeaiheessa Toimintaohje: Aikaraporttien määrittäminen.
  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Aikaraportit ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse aikaraportti luettelosta.
  3. Valitse Aikaraportti-ikkunassa Hyväksy-toiminto. Hyväksy sitten kaikki rivit valitsemalla Kaikki lähetetyt rivit -toiminto tai hyväksy vain Aikaraportti-ikkunassa valitut rivit valitsemalla Vain valitut rivit -toiminto.
  4. Valitse OK-painike.
  5. Vaihtoehtoisesti voit valita Hylkää-toiminnon ja suorittaa vaiheet 4 ja 5.
Vihje

Saat yleiskuvauksen aikaraportin tiedoista Aikaraportin tila- ja Toteutunut/budjetoitu yhteenveto -tietoruutujen avulla.

Kun olet hyväksynyt tai hylännyt aikaraportin, sitä voi muokata vasta sitten, kun aikaraportti on avattu uudelleen. Seuraavassa kerrotaan, miten hyväksytty tai hylätty aikaraportti avataan uudelleen.

Avaa aikaraportti uudelleen

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Päällikön tuntiraportit- tai Aikaraportit ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Avaa aikaraportti luettelosta.

    Huomautus

    Voit avata uudelleen vain rivit, joiden tila on Hyväksytty. Et voi avata uudelleen rivejä, joiden tila on Hylätty. Et voi avata uudelleen aikaraporttia, jos se on kirjattu.

  3. Valitse Aikaraportti-ikkunassa Avaa uudelleen -toiminto. Avaa sitten kaikki rivit uudelleen valitsemalla Kaikki lähetetyt rivit -toiminto tai avaa uudelleen vain Aikaraportti-ikkunassa valitut rivit valitsemalla Vain valitut rivit -toiminto.
  4. Valitse OK-painike. Aikaraporttien rivin tai rivien tilaksi tulee Lähetetty.

Aikaraporttirivien kirjaaminen resurssipäiväkirjaan

Kun olet hyväksynyt resurssin aikaraportin tapahtumia, voit julkaista ne asianmukaiseen resurssipäiväkirjaan.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Aikaraportit ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse Ehdota rivejä aikaraporteista -toiminto.
  3. Täytä tarvittavat kentät.
  4. Valitse OK-painike. Käytön tapahtumat luodaan resurssipäiväkirjaan. Siellä voit muokata tietoja tarvittaessa.
  5. Valitse Kirjaa-toiminto.
  6. Vahvista kirjaus valitsemalla Tapahtumakirjaukset-toiminto. Näyttöön avautuu Resurssitapahtumat-ikkuna, jossa näkyvät resurssipäiväkirjan kirjausten tulokset.

Aikaraporttirivien kirjaaminen projektipäiväkirjaan

Kun olet hyväksynyt työn aikaraportin tapahtumia, voit julkaista ne asianmukaiseen projektipäiväkirjaan.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Projektipäiväkirja ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse Ehdota rivejä aikaraporteista -toiminto.
  3. Täytä tarvittavat kentät.
  4. Valitse OK-painike. Käytön tapahtumat luodaan projektipäiväkirjaan. Siellä voit muokata tietoja tarvittaessa.

    Huomautus

    Tietoja työn tyypistä ja siitä, onko työ on veloitettavissa, kopioidaan aikaraporttiriviltä. Voit tarvittaessa vähentää tuntien määrää ja tehdä osittaisen kirjauksen. Jos vähennät määrää, luotava rivi sisältää jäljellä olevat tunnit, kun valitse seuraavan kerran Ehdota rivejä aikaraporteista -toiminto.

  5. Valitse Kirjaa-toiminto.
  6. Vahvista kirjaus valitsemalla Tapahtumakirjaukset-toiminto. Näyttöön avautuu Projektitapahtumat-ikkuna, jossa näkyvät resurssipäiväkirjan kirjausten tulokset.

Arkistoi aikaraportit

Kun olet kirjannut aikaraportit, voit arkistoida ne myöhempää käyttöä varten. Kaikki aikaraporttirivit on kirjattava, ennen kuin aikaraportti voidaan arkistoida.

Huomautus

Kun arkistoit aikaraportin, se poistetaan sekä Aikaraportit-ikkunan että Päällikon aikaraportit -ikkunan luettelosta.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Aikaraportit ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Täytä tarvittavat kentät ja valitse sitten OK-painike.
  3. Voit tarkistaa arkistoidut aikaraportit, kun valitset Etsi sivu tai raportti -kuvakkeen, kirjoitat Tuntiraporttiarkistot tai Päällikön tuntiraporttiarkistot ja valitset sitten aiheeseen liittyvän linkin.

Katso myös

Projektinhallinta
Projektinhallinnan määrittäminen
Rahoitus
Osto
Myynti
Rahoitus -ohjelman käyttäminen