Toimintaohje: Ostojen kirjaus

Voit luoda ostolaskun tai -tilauksen ostojen kustannusten tallentamiseksi ja ostoreskontran seuraamiseksi. Jos haluat hallita varastoa, myös ostolaskuja ja -tilauksia käytetään varastotasojen dynaamiseen päivittämiseen, jotta voit minimoida varaston kustannukset ja tarjota parempaa asiakaspalvelua. Ostokustannukset, kuten palvelukulut ja varastoarvot, jotka aiheutuvat tiliöinnin ostolaskuista tai -tilauksista, vaikuttavat kotisivullasi oleviin voittolukuihin ja muihin talouden avaintunnuslukuihin.

Huomautus

Ostotilauksia on käytettävä, jos ostoprosessi vaatii tilausmäärän osittaisten vastaanottojen tallentamisen esimerkiksi silloin, kun koko määrä ei ole kerralla toimittajan käytettävissä. Jos myyt nimikkeitä toimittamalla ne suoraan toimittajalta asiakkaalle (suoratoimituksena), ostotilauksia on käytettävä. Lisätietoja on kohdassa Toimintaohje: Suoratoimitusten tekeminen. Kaikilta muilta osin ostotilaukset toimivat samalla tavalla kuin ostolaskut. Seuraava toimenpide perustuu ostolaskuun. Vaiheet ovat samankaltaisia ostotilaukselle.

Kun varastonimikkeitä vastaanotetaan tai ostettu palvelu on valmis, ostolasku tai -tilaus kirjataan varasto- ja taloustietueiden päivittämiseksi ja laskun aktivoimiseksi toimittajalle maksuehtojen mukaan. Lisätietoja on kohdassa Maksujen suorittaminen.

Huomautus

Älä kirjaa ostolaskua, ennen kuin vastaanotat nimikkeet ja tiedät oston lopullisen kustannuksen, mahdolliset lisäkustannukset mukaan lukien. Muussa tapauksessa varaston arvo ja voittoluvut voivat olla virheelliset.

Voit helposti korjata tai peruuttaa kirjatun ostolaskun ennen kuin maksua toimittajalle. Tästä on hyötyä, jos haluat korjata kirjoitusvirheen tai muuttaa ostoa tilausprosessin alkuvaiheessa. Lisätietoja on kohdassa Toimintaohje: Maksamattomien ostolaskujen korjaaminen tai peruuttaminen. Jos olet jo maksanut kirjatun ostolaskun nimikkeet, sinun on luotava ostohyvityslasku oston peruuttamiseksi. Lisätietoja on kohdassa Toimintaohje: Ostopalautusten tai -peruutusten käsitteleminen.

Nimikkeiden tyyppi voi olla Varasto tai Palvelu. Lisätietoja on kohdassa Toimintaohje: Uusien nimikkeiden rekisteröiminen. Ostolaskuprosessi on sama molemmille nimiketyypeille.

Huomautus

Ostotilaustoiminto edellyttää, että kokemukseksi on valittu Suite. Lisätietoja on kohdassa Financials -kokemuksen mukauttaminen.

Voit täyttää ostolaskun toimittajan kentät kahdella tavalla sen mukaan, onko toimittaja jo rekisteröity.

Ostolaskun kirjaamiseksi

  1. Valitse kotisivulla Ostolasku-toiminto.
  2. Syötä Toimittaja-kenttään nykyisen toimittajan nimi.

    Muut Ostolasku-ikkunan kentät täytetään nyt valitun toimittajan vakiotiedoilla. Jos toimittajaa ei ole rekisteröity, toimi seuraavasti:

  3. Syötä Toimittaja-kenttään uuden toimittajan nimi.
  4. Valitse uuden toimittajan rekisteröimisen valintaikkunassa Kyllä-painike.
  5. Valitse Valitse uuden toimittajan malli -ikkunassa malli uuden toimittajakortin perusteella ja valitse sitten OK-painike.
  6. Uuden toimittajan kortti avautuu esitäytettynä valitun toimittajamallin tiedoilla. Nimi-kenttään esitäytetään uuden toimittajan nimi, jonka syötit ostolaskulle.
  7. Jatka täyttämällä toimittajan kortin jäljellä olevat kentät. Lisätietoja on kohdassa Toimintaohje: Uusien toimittajien rekisteröiminen.
  8. Kun olet määrittänyt toimittajakortin, valitse OK-painike palataksesi Ostolasku-ikkunaan.

    Useat kentät Ostolasku -ikkunassa täytetään tiedoilla, jotka olet määrittänyt uuden toimittajan kortissa.

  9. Täytä tarvittaessa jäljellä olevat kentät Ostolasku-ikkunassa. Lue kentän lyhyt kuvaus valitsemalla kenttä tai siirry lisätietoihin valitsemalla linkki.

    Voit nyt täyttää ostolaskurivit varastonimikkeillä tai palveluilla, joita olet ostanut toimittajalta.

    Huomautus

    Jos olet määrittänyt toimittajalle toistuvien ostojen rivin, kuten kuukausittaisen täydennystilauksen, voit lisätä nämä rivit laskuun valitsemalla Hae toistuvat ostorivit -toiminnon.

  10. Syötä Rivit-pikavälilehden Nimikenro-kenttään varastonimikkeen tai palvelun numero.
  11. Syötä Määrä-kenttään ostettavien nimikkeiden lukumäärä.

    Huomautus

    Kun nimikkeen tyyppi on Huolto, sen määrä on aikayksikkö, kuten tunnit, rivin Mittayksikkökoodi-kentän mukaan.

    Rivisumma-kenttä päivitetään näyttämään arvoa, joka saadaan kertomalla Välitön yksikkökustannus -kentän arvo Määrä-kentän arvolla.

    Hinta ja rivin summa näytetään ALV:n kanssa tai ilman riippuen siitä, mitä valitsit Hinnat verojen kanssa -kenttään toimittajan kortissa.

  12. Syötä Laskun alennussumma -kenttään summa, joka vähennetään laskun alaosan Yhteensä sis. ALV:n -kentässä olevasta arvosta.

    Huomautus

    Jos toimittajalle on määritetty laskualennukset, määritetty prosenttiluvun arvo lisätään automaattisesti Toimittajan laskun alennus-% -kenttään, jos ehdot täyttyvät. Liittyvä summa lisätään Laskun alennussumma -kenttään.

  13. Kun vastaanotat ostettuja nimikkeitä tai palveluita, valitse Kirjaa.

Osto vaikuttaa nyt varastoon ja taloustietueisiin, ja myyjän maksu on aktivoitu. Ostolasku poistetaan ostolaskujen luettelosta ja korvataan uudella asiakirjalla kirjattujen ostolaskujen luettelosta.

Katso myös

Osto
Ostojen määrittäminen
Toimintaohje: Tarjousten pyytäminen
Toimintaohje: Nimikkeiden ostaminen myyntiin
Toimintaohje: Uusien toimittajien rekisteröiminen
Toimintaohje: Suoratoimitusten valmisteleminen
Financials -ohjelman käyttäminen