Toimintaohje: Asiakkaan maksujen täsmäyttäminen manuaalisesti maksamattomien myyntiasiakirjojen luettelosta

Kun asiakkaat ovat suorittaneet maksuja sähköiselle pankkitilille, sinun täytyy kohdistaa jokainen maksettu summa vastaavaan myyntiasiakirjaan ja kirjata maksu sitten ja päivittää asiakkaan, yleisen päiväkirjan ja pankkitilin tapahtumat.

Huomautus

Voit suorittaa samat tehtävät, kuten esimerkiksi toimittajan maksut, Maksujen täsmäytyskirjauskansio -ikkunassa pankin tiliotteen tuonnin, automaattisen kohdistamisen ja pankkitilin täsmäyttämisen toimintojen avulla. Lisätietoja on kohdassa Maksujen täsmäyttäminen käyttämällä automaattista kohdistusta.

Maksurekisteröinti-ikkuna on tarkoitettu tukemaan tehtävissä, jotka kuuluvat sisäinen vastatilien täsmäämiseen todellisten kassalukujen tehokkaan keräämisen varmistamiseksi asiakkailta. Tämän maksunkäsittelytyökalun avulla voit nopeasti tarkistaa ja kirjata yksittäisiä tai maksujen kokonaissummia, käsitellä alennettuja maksuja ja etsiä tiettyjä maksamattomia asiakirjoja, joille maksu suoritetaan.

Eri asiakkaiden maksut, joilla on eri maksupäivät, täytyy kirjata yksittäisinä maksuina. Saman asiakkaan maksut, joilla on sama maksupäivämäärä, voidaan kirjata kokonaissummana. Tästä on hyötyä esimerkiksi silloin, kun asiakas on suorittanut yksittäisen maksun, joka kattaa useita myyntilaskuja.

Voit määrittää maksukirjauspäiväkirjan

Koska voit kirjata eri maksulajeja eri vastatileille, sinun on valittava vastatili Maksurekisteröinnin asetukset -ikkunassa, ennen kuin alat käsitellä asiakkaan maksuja. Jos kirjaat aina samalle vastatilille, voit määrittää kyseisen tilin oletusarvoksi ja välttää tämän vaiheen aina, kun avaat Maksurekisteröinti-ikkunan.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Maksurekisteröinnin asetukset ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.

    Vaihtoehtoisesti voit valita Maksurekisteröinti-ikkunassa Asetus-toiminnon.

  2. Täytä Maksurekisteröinnin asetukset -ikkunan kentät. Lue kentän lyhyt kuvaus valitsemalla kenttä tai siirry liittyviin tietoihin valitsemalla linkki.

Maksujen täsmäyttäminen yksitellen

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Maksurekisteröinti ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse Maksu suoritettu -valintaruutu rivillä, joka edustaa sitä kirjattua asiakirjaa, josta maksu on suoritettu.

    Jos Täytä vastaanottopäivämäärä automaattisesti -valintaruutu on valittu Maksurekisteröinnin asetukset -ikkunassa, käsittelypäivämäärä syötetään Vastaanottopvm -kenttään.

  3. Syötä Vastaanottopvm-kenttään päivämäärä, jolloin maksu tehtiin. Tämä päivä voi olla eri kuin käsittelypäivämäärä.
  4. Syötä Vastaanotettu summa -kenttään summa, joka on maksettu.

    Täysille maksuille tämä on sama kuin rivin Jäljellä oleva summa -kentässä oleva summa. Osittaisille maksuille tämä on pienempi kuin rivin Jäljellä oleva summa -kentässä oleva summa.

  5. Toista vaiheet 2-4 muille riveille, jotka edustavat kirjattuja asiakirjoja, joista maksut suoritetaan.
  6. Valitse Kirjaa maksut -toiminto.

Maksutiedot kirjataan asiakirjoille, joita edustavat ne rivit, joiden Maksu suoritettu -valintaruutu on valittuna.

Maksutapahtumat kirjataan pääkirjanpitoon, pankkiin ja asiakastileille. Kukin maksu kohdistetaan siihen liittyvään myyntiasiakirjaan.

Kokonaismaksujen täsmäyttäminen

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Maksurekisteröinti ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Valitse Maksu suoritettu -valintaruutu riveille, jotka edustavat saman asiakkaan kirjattuja asiakirjoja, joista kokonaissumma on suoritettu.

    Huomautus

    Nimi-kentässä olevan asiakkaan on oltava sama kaikilla riveillä, jotka kirjataan kokonaissummana.

    Jos Täytä vastaanottopäivämäärä automaattisesti -valintaruutu on valittu Maksurekisteröinnin asetukset -ikkunassa, Vastaanottopvm -kenttään tulee käsittelypäivämäärä.

  3. Syötä Vastaanottopvm-kenttään päivämäärä, jolloin maksu tehtiin. Tämä päivä voi olla eri kuin käsittelypäivämäärä.

    Huomautus

    Tämän päivämäärän on oltava sama kaikille riveille, jotka kirjataan kokonaissummana.

  4. Syötä Vastaanotettu summa -kenttään niiden useiden rivien summat, jotka ovat yhteensä kokonaissumman suuruiset.

    Vihje

    Yritä kirjata mahdollisimman monta täyttää maksua kokonaissumman kanssa. Kirjoita summia, jotka ovat samat kuin Jäljellä oleva summa -kentän summa mahdollisimman monella rivillä.

  5. Toista vaiheet 2-4 muille riveille, jotka edustavat saman asiakkaan kirjattuja asiakirjoja, joista kokonaissumma on suoritettu.
  6. Valitse Kirjaa kokonaismaksuna -toiminto. Syötetyt maksutiedot kirjataan asiakirjoille, joita edustavat ne rivit, joiden Maksu suoritettu -valintaruutu on valittuna.

Maksutapahtumat kirjataan pääkirjanpitoon, pankkiin ja asiakastileille. Kukin maksu kohdistetaan siihen liittyvään myyntiasiakirjaan.

Jos pankissa suoritettua maksua ei kuitenkaan esitetä minkään asiakirjan avulla Maksurekisteröinti-ikkunassa voi olla liittyvä asiakirja ei ole vielä kirjattu. Tässä tapauksessa voit löytää asiakirjan hakutoiminnon avulla nopeasti ja kirjata sen maksukäsittelyä varten. Lisätietoja on kohdassa Tietyn myyntiasiakirjan etsiminen, jota ei ole laskutettu kokonaan.

Jos pankissa suoritettua maksua ei kuitenkaan esitetä minkään asiakirjan avulla Financialsissa, avaa esitäytetty yleinen päiväkirja Maksurekisteröinti-ikkunassa ja kirjaa maksu suoraan vastatilille kohdistamatta maksua asiakirjaan. Vaihtoehtoisesti voit haluta tallentaa maksun päiväkirjaan ennen kuin maksun alkuperä on ratkaistu. Lisätietoja on kohdassa "Maksun kirjaaminen tai lähettäminen ilman aiheeseen liittyvää asiakirjaa" -osassa.

Alennettujen maksujen käsittely manuaalisesti

Jos olet sopinut asiakkaan kanssa maksualennuksesta, sitten maksusummat voivat olla pienempiä kuin laskun summat, jos maksu suoritetaan ennen sovitun alennuksen päivämäärää.

Seuraavaksi käsitellään neljä erilaista menettelytapaa alennettujen maksujen kirjaamiseen Maksurekisteröinti-ikkunassa.

  • Sellaisen maksusumman käsittely, joka on yhtä suuri kuin jäljellä oleva alennettu summa, ja jonka maksupäivämäärä on ennen alennuspäivämäärää. Voit kirjata maksun sellaisenaan.
  • Sellaisen maksusumman käsittely, joka on yhtä suuri kuin jäljellä oleva alennettu summa, ja jonka maksupäivämäärä on alennuspäivämäärän jälkeen. Voit kirjata maksun osittain. Asiakirja pysyy avoimena ja kerää/maksaa jäljellä olevan summan. Vaihtoehtoisesti voit määrittää alennuksen päivämäärään myöhemmäksi, jotta maksu voidaan maksaa kokonaisuudessaan.
  • Sellaisen summan käsittely, joka on pienempi kuin jäljellä oleva alennettu määrä. Voit kirjata maksun osittain. Asiakirja pysyy avoimena ja kerää/maksaa jäljellä olevan summan.
  • Sellaisen summan käsittely, joka on suurempi kuin jäljellä oleva alennettu määrä. Voit kirjata maksut sellaisenaan. Vain jäljelle jäävä summa kirjataan. Ylimääräinen summa hyvitetään asiakkaalle.

Sellaisen maksusumman käsittely, joka on yhtä suuri kuin alennettu summa, ja jonka maksupäivämäärä on ennen alennuspäivämäärää.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Maksurekisteröinti ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Lisää maksusumma Vastaanotettu summa -kenttään. Summa on yhtä suuri kuin Jäljellä oleva summa alennuksen jälkeen -kentän summa.

    Maksu suoritettu -valintaruutu valitaan automaattisesti, ja Vastaanottopvm-kenttä täytetään käsittelypäivämäärällä.

  3. Syötä maksun päivämäärä Vastaanottopvm-kenttään. Päivämäärä on ennen Maksualennuspvm-kentän päivämäärää.
  4. Varmista, että Jäljellä oleva summa -kentässä on nolla (0).
  5. Valitse Kirjaa maksut -toiminto, kun haluat kirjata koko maksun pääkirjanpitoon, pankkiin ja asiakastileille.

Sellaisen maksusumman käsittely, joka on yhtä suuri kuin alennettu summa, mutta jonka maksupäivämäärä on alennuspäivämäärän jälkeen.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Maksurekisteröinti ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Lisää maksusumma Vastaanotettu summa -kenttään. Summa on yhtä suuri kuin Jäljellä oleva summa alennuksen jälkeen -kentän summa.

    Maksu suoritettu -valintaruutu valitaan automaattisesti, ja Vastaanottopvm-kenttä täytetään käsittelypäivämäärällä.

  3. Syötä Vastaanottopvm-kenttään maksupäivämäärä, joka on Maksualennuspvm-kentän päivämäärän jälkeen. Päivämääräkenttien fontti muuttuu punaiseksi, ja ikkunan alaosassa näkyy virheviesti.

    Vihje

    Jos haluat tehdä poikkeuksen ja antaa alennusta, vaikka maksu on myöhässä, toimi seuraavasti:

  4. Valitse Tiedot-toiminto.
  5. Syötä Maksurekisteröinnin tiedot -ikkunan Maksualennuspvm-kentän Maksualennus-pikavälilehteen päivämäärä, joka on myöhempi kuin Maksurekisteröinti-ikkunan Vastaanottopvm-kentän päivämäärä.

    Virhesanoma tulee ja punainen fontti katoavat, ja voit siirtyä käsittelemään alennettua maksua.

  6. Varmista, että Jäljellä oleva summa -kentässä on summa, joka jää maksettavaksi täytenä laskusummana.
  7. Valitse Kirjaa maksut -toiminto, kun haluat kirjata osittaisen maksun pääkirjanpitoon, pankkiin ja asiakastileille.

Liittyvä asiakirja pysyy avoimena.

Sellaisen maksun käsittely, joka on pienempi kuin jäljellä oleva alennettu määrä.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Maksurekisteröinti ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Lisää maksusumma Vastaanotettu summa -kenttään. Summa on pienempi kuin Jäljellä oleva summa alennuksen jälkeen -kentän summa.

    Maksu suoritettu -valintaruutu valitaan automaattisesti, ja Vastaanottopvm-kenttä täytetään käsittelypäivämäärällä.

  3. Syötä maksun päivämäärä Vastaanottopvm-kenttään. Päivämäärä on ennen Maksualennuspvm-kentän päivämäärää.
  4. Varmista, että Jäljellä oleva summa -kentässä on summa, joka jää maksettavaksi alennettuna summana.
  5. Valitse Kirjaa maksut -toiminto, kun haluat kirjata osittaisen maksun pääkirjanpitoon, pankkiin ja asiakastileille.

Liittyvä asiakirja pysyy avoimena.

Sellaisen maksun käsittely, joka on suurempi kuin jäljellä oleva alennettu määrä.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Maksurekisteröinti ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Lisää maksusumma Vastaanotettu summa -kenttään. Summa on suurempi kuin Jäljellä oleva summa alennuksen jälkeen -kentän summa.

    Maksu suoritettu -valintaruutu valitaan automaattisesti, ja Vastaanottopvm-kenttä täytetään käsittelypäivämäärällä.

  3. Syötä maksun päivämäärä Vastaanottopvm-kenttään. Päivämäärä on ennen Maksualennuspvm-kentän päivämäärää.
  4. Varmista, että Jäljellä oleva summa -kentässä on nolla (0).
  5. Valitse Kirjaa maksut -toiminto, kun haluat kirjata koko maksun pääkirjanpitoon, pankkiin ja asiakastileille.

Liittyvät asiakirja suljetaan ja asiakkaalle hyvitetään ylimääräinen maksusumma.

Voit etsiä tietyn myyntiasiakirjan, jota ei ole laskutettu kokonaan

Maksurekisteröinti-ikkuna tukee tehtäviä, joita tarvitaan sisäisten tilien täsmäämiseen todellisten kassalukemien, jotta tehokas perintä asiakkailta voidaan varmistaa. Se näyttää avoimet saapuvat maksut riveinä, jotka edustavat myyntiasiakirjoja, joiden summa on erääntynyt maksettavaksi.

Yleensä, kun maksu on tehty, tallennettu pankkiin tai muuten, liittyvä myynti- tai ostoasiakirja esitetään rivinä Maksurekisteröinti-ikkunassa, koska kyseinen asiakirja odottaa maksua kirjattavaksi avointa summaa vastaan. Joskus suoritettua maksua ei kuitenkaan esitetä Maksurekisteröinti-ikkunan rivillä, yleensä sen vuoksi, että kyseisiä asiakirjoja ei ole kirjattu täysin.

Asiakirjahaku-ikkunassa voit etsiä asiakirjoja, joita ei ole laskutettu kokonaan. Voit etsiä seuraavista yhden tai useamman ehdon perusteella:

  • Asiakirjanumero
  • Määrän tai summan alue

Seuraavissa selitetään, kuinka etsiä määrättyä asiakirjaa molempien hakuehtojen avulla.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Maksurekisteröinti ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.
  2. Kun kohdistin on minkä tahansa rivin päällä, valitse Etsi asiakirjoja -toiminto.
  3. Anna Asiakirjahaku-ikkunan Asiakirjan nro -kentässä hakuarvo.

    Huomautus

    Tässä kentässä annetun arvon ympärillä on piilotettuihin yleismerkit. Tämä tarkoittaa sitä, että funktio etsii kaikkia asiakirjanumeroita, jotka sisältävät syötetyn arvon.

  4. Syötä Summa-kenttään etsittävässä asiakirjassa oleva määrätty summa.
  5. Syötä Summan toleranssiprosentti -kenttään prosenttiarvo määrittääksesi summien välin, josta haluat etsiä löytääksesi avoimen asiakirjan.

    Jos syötät arvon 10, funktio etsii kymmenen prosenttia alhaisempia ja 10 prosenttia korkeampia summia kuin Summa-kentän arvo.

  6. Valitse Hae-toiminto.

Hakutoiminto etsii sellaisten asiakirjojen joukosta, joita ei ole laskutettu kokonaan määrättyjen ehtojen perusteella.

Jos yksi tai usea asiakirja vastaa hakuehtoja, myös Asiakirjahaun tulos -ikkuna avautuu ja esittää rivit, jotka esittävät kyseisiä asiakirjoja. Kullakin rivillä on asiakirjanumero, kuvaus ja summa, joten löydät helposti tietyn asiakirjan, esimerkiksi pankin tiliotteen tietojen perusteella.

Jos pankissa suoritettua maksua ei kuitenkaan esitetä minkään asiakirjan avulla Financialsissa, avaa esitäytetty yleinen päiväkirja Maksurekisteröinti-ikkunassa ja kirjaa maksu suoraan vastatilille kohdistamatta maksua asiakirjaan. Vaihtoehtoisesti voit haluta tallentaa maksun päiväkirjaan ennen kuin maksun alkuperä on ratkaistu.

Maksun kirjaaminen tai lähettäminen ilman aiheeseen liittyvää asiakirjaa

Jos pankissa suoritettua maksua ei kuitenkaan esitetä minkään asiakirjan avulla Financialsissa, avaa esitäytetty yleisen päiväkirjan rivi Maksurekisteröinti-ikkunassa ja kirjaa maksu suoraan vastatilille kohdistamatta maksua asiakirjaan. Vaihtoehtoisesti voit haluta tallentaa maksun päiväkirjaan ennen kuin maksun alkuperä on selvitetty.

  1. Valitse Etsi sivu tai raportti -kuvake, kirjoita Maksurekisteröinti ja valitse sitten aiheeseen liittyvä linkki.

Siirry kirjaamaan dokumentoimaton maksu.

  1. Valitse Yleinen päiväkirja -toiminto.

    Yleinen päiväkirja -ikkuna avautuu. Se sisältää yhden rivin, joka on esitäytetty Maksurekisteröinnin asetukset -ikkunassa määritetyllä päväkirjaerän vastatilillä.

  2. Täytä jäljellä olevat kentät yleisen päiväkirjan rivillä, esimerkiksi summa ja asiakasnumero tai muita tietoja pankin tiliotteesta. Lisätietoja on kohdassa Toimintaohje: Tapahtumien kirjaaminen suoraan pääkirjanpitoon.

Voit kirjata päiväkirjarivin päivittämään vastatilin yhteissummaa. Vaihtoehtoisesti voit jättää päiväkirjarivin kirjaamatta ja kenties liittää se huomautuksen kanssa siitä, että maksu tarvitsee tarkempia analyyseja.

Jos jätät päiväkirjarivin kirjaamatta, se lisätään Kirjaamaton saldo -kentän arvoon Maksurekisteröinti-ikkunan alaosassa.

Katso myös

Myyntisaamisten hallinta
Myynti
Financials -ohjelman käyttäminen