Ensimmäinen vaihe - Visiointi

Käyttöönottokehyksen ensimmäisessä vaiheessa voit tunnistaa ja priorisoida skenaariot samalla, kun hankit lisätietoja käytettävissä olevista resursseista julkaisemisen suunnittelun yhteydessä. Tämä vaihe on tärkeä siirtymässä, koska olet määrittämässä liiketoiminnan tavoitteita onnistumien mittaamista varten.

Visiointivaiheen tärkeimmät osat ovat seuraavat:

  • Kokoa ryhmä
  • Määritä liiketoimintastrategia
  • Määritä valmius

Valitse tämä linkki, jos haluat ladata Dynamics 365:n käyttöönoton oppaan PDF-version.

Kokoa ryhmä

Sinun on määritettävä, kenen on osallistuttava käyttöönottotoimiin. Muutos tähän uuteen työskentelytapaan vaatii koko yrityksen hyväksynnän ja tuen. Olemme määrittäneet neljä avainryhmää, jotka yhdistävät organisaatiolle tärkeät teknologian ja liiketoiminnan tulokset.

Jokaisella ryhmällä on tietty rooli käyttöönotossa. Roolit tulisi ottaa käyttöön aikaisin ja niitä tulisi käyttää usein. Tässä osassa kerrotaan seuraavista ryhmien jäsenten tietyistä rooleista:

  • Johdon sponsorit
  • Onnistumisen omistaja
  • Varhaiset omaksujat
  • Asiantuntijat

Miten johdon sponsorit edistävät projektin onnistumista

Johdon sponsoreiden tulee tehdä seuraavaa:

  • Auta projektin ryhmää tunnistamaan ja priorisoimaan tärkeimmät liiketoiminnan tarpeet.
  • Auta kertomaan visiosta organisaation johtajille.
  • Osallistu aktiivisesti toimintaan ja käytä Dynamics 365 -ominaisuuksia käyttöönoton tehostamisessa ja vahvistamisessa.
  • Mainosta käyttöönottoprosessia. Tutkimukset osoittavat, että johdon sponsorit olivat näkyvästi mukana 87 prosentissa onnistuneista muutosprojekteista.

Varmista, että johdon sponsorit ymmärtävät seuraavat ABC-kohdat:

  • A - aktiivinen ja näkyvä osallistuminen.
  • B - liittouman muodostaminen muiden johtotason henkilöiden kanssa.
  • C - yhteydenpito suoraan työntekijöiden kanssa.

Onnistumisen omistajat ja miksi he ovat tärkeitä

Onnistumisen omistajat varmistat, että liiketoiminnan tavoitteet saavutetaan. He auttavat henkilöitä käyttämään uutta Dynamics 365 -ratkaisua ja hyödyntämään sitä.

Onnistumisen omistajien tulee tehdä seuraavaa:

  • Tunnistaa ja sitouttaa oikeat sidosryhmien jäsenet.
  • Muuntaa organisaation määritetyt liiketoiminnan tavoitteet Dynamics 365 -skenaarioiksi.
  • Luoda käyttöönottosuunnitelma Dynamics 365:n käytön edistämiseksi ja ratkaisun hyödyntämiseksi.
  • Varmistaa, että yhteydenpito ja opetus otetaan käyttöön onnistuneesti.

Ketkä ovat varhaiset omaksujat?

Juuri oikeiden osallistujien valitseminen varhaisten omaksujien ohjelmaan on tärkeää, jotta saadaan tärkeitä tietoja organisaation laajuisesta julkaisusta.

Tässä luettelossa kuvataan seuraavat ohjelmaan sisällytettävät työntekijätyypit:

  • Käyttäjät eri toimialoilta ja eri osastoista, mieluiten saman projektin tai yrityksen prosessin parissa työskentelevät käyttäjät.
  • Todennäköisesti asiantuntijat tai johtajat, joista tulee puolestapuhujia koko organisaation laajuisen julkaisun yhteydessä.
  • Käyttäjät, joilla on yleensä vaikeuksia käyttää teknologiaa. On tärkeää ymmärtää heidän tarpeitaan julkaisun aikana ja auttaa heitä.
  • IT- ja tukipalveluryhmän jäsenet, jotka tukevat käyttäjiä julkaisun aikana.

Tärkeä

Älä ota mukaan toimitusjohtajaa ja ylempää johtoa. Voi olla houkuttelevaa pyytää toimitusjohtajaa mukaan. Mutta jos heidät jätetään pois varhaisten omaksujien ohjelmasta, ongelmia voidaan ratkaista sujuvasti ennen toimitusjohtajan ottamista mukaan käyttöönoton yhteydessä.

Ketkä ovat asiantuntijoita?

Asiantuntijat kertovat muutoksesta ja opettavat ryhmiään työskentelemään uudella tavalla. He lisäävät tietoisuutta, ymmärrystä ja sitoutumista koko yhteisössä.

Asiantuntijat tekevät seuraavaa:

  • Luovat perustan innostukselle, joka auttaa käyttöönotossa.
  • Muodostavat vaikutuspiirin ryhmissään.
  • Tuovat uusia työskentelytapoja ryhmiin.
  • Tunnistavat liiketoiminnan haasteet ja mahdolliset ratkaisut.
  • Antavat palautetta projektiryhmälle ja sponsoreille.
  • Vähentävät pääprojektiryhmään kohdistuvaa rasitusta aktiivisen, jatkuvan sitouttamisen avulla.

Muut sisällytettävät ryhmän jäsenet

Useilla organisaation henkilöillä on tärkeitä vastuualueita uuden teknologian julkaisun aikana. Seuraavassa taulukossa on yhteenveto näistä rooleista. Olemme luoneet mallin, jonka avulla voi tunnistaa ja dokumentoida ryhmän käyttöönoton suunnittelun työkirjassa.

Aihe Verkon käytön helpottaminen Osasto
Johdon sponsori Dynamics 365:n tärkeistä visioista ja arvoista tiedottaminen yrityksessä Johtajat
Onnistumisen omistaja Varmistavat, että Dynamics 365 -käyttöönoton liiketoiminnan tavoitteet toteutuvat Mikä tahansa osasto
Projektipäällikkö Valvoo koko Dynamics 365 -julkaisun käynnistys-ja käyttöönottoprosessia IT
Asiantuntijat Auttaa kertomaan Dynamics 365:stä ja hallitsemaan vastustuksen käsittelyä Useat osastot
Opetuksen johtaja Hallitsee Dynamics 365 -järjestelmää koskevan koulutuksen sisältöä ja kertoo siitä IT tai muu
Osaston johtajat (sidosryhmän jäsenet) Määrittää, miten tietyt osastot käyttävät Dynamics 365 -järjestelmää, ja rohkaisee sitouttamiseen Mikä tahansa osasto (johtajat)
IT-asiantuntijat Valvoo käyttöönoton kaikkia teknisiä näkökulmia, myös integrointeja IT
Viestintäjohtaja Valvoo koko yrityksen Dynamics 365 -ratkaisua koskevaa viestintää Yritysviestintä, IT tai muu

Huomautus

Vaikka suosittelemme näiden roolien käyttämistä käyttöönoton aikana, et ehkä kuitenkaan tarvitse niitä määritettyjen ratkaisujesi kanssa. Kumppanin Käyttöönoton ryhmän jäsenen roolin tiedot -opas sisältää tarkat tiedot.

Ratkaisustrategian määrittäminen

Tässä vaiheessa teet yhteistyötä ydinryhmän kanssa tavoitteiden tarkentamiseksi, tärkeiden liiketoimintatavoitteiden ja -haasteiden määrittämiseksi ja mahdollisuusalueiden tunnistamisen käynnistämiseksi. Tämä parantaa työprosesseja. Haluat isännöidä työpajaa paneutuaksesi aiempaa enemmän nykyisiin haasteisiin, strategioihin ja tavoitteisiin. Työpajassa on oltava mukana osastojen johtajat, toimialat, IT ja muut sidosryhmien jäsenet. He yhdessä miettivät, miten Dynamics 365 -järjestelmää voi hyödyntää organisaatiossa.

Seuraavia kysymyksiä kannattaa miettiä:

  • Miten ratkaisu liittyy organisaation laajempaan strategiaan, tavoitteisiin ja päämääriin?
  • Miten tämä vaikuttaa sidosryhmien jäsenten kokemukseen ja työhön?
  • Miten se sisältyy laajempiin kokonaisvaltaisiin prosesseihin, tuotteeseen tai asiakkaan elinkaareen?

Skenaarioiden tunnistaminen

Skenaariot ovat tapoja, joilla henkilöt käyttävät Dynamics 365 -järjestelmää liiketoiminnan haasteiden käsittelemiseksi sekä organisaation, kulttuuristen, aineellisten tai henkilökohtaisten käyttöönottoon liittyvien tulosten saavuttamiseksi.

Miksi skenaariot ovat tärkeitä?

  • Niiden avulla ryhmät saavat tietoa siitä, miten Dynamics 365 voi auttaa heitä parantamaan tuloksia.
  • Ne toimivat Dynamics 365 -järjestelmään liittyvän viestinnän palautteena ja vahvistuksena.
  • Ne tukevat tietoisuus- ja valmiustehtäviä asettamalla tuotteet asiayhteyteen. Näin henkilöt tietävät milloin ja missä niitä voi käyttää.

Huomautus

Dynamics 365:n sisältökirjasto on kokoelma suositeltuja palvelupyyntöjä, joissa käsitellään tuotteita organisaatiolle olennaisella tavalla. Käyttämällä ilmaisia verkkoseminaareja, sähköisiä kirjoja, analyysiraportteja ja muita sisältökirjaston tuotteita saat lisätietoja siitä, miten Dynamics 365 voi optimoida yritystä. Aloita: explore.dynamics.com

Skenaarioiden luominen useille ryhmille ja osastoille

Alla olevan kuvan avulla voit dokumentoida liiketoiminnan skenaariot tiettyjä osastoja varten ja tallentaa skenaariot käyttöönoton suunnittelun työkirjaan.

Luo skenaarioita

Onnistumisen ehtojen luominen

Asiantuntijat kertovat muutoksesta ja opettavat ryhmiään työskentelemään uudella tavalla. He lisäävät tietoisuutta, ymmärrystä ja sitoutumista koko yhteisössä. Asiantuntijat tekevät seuraavaa:

  • Määritä tunnusluvut (KPI:t), joiden tulisi parantua erilaisten liiketoiminnan skenaarioiden käyttöönoton perusteella.
  • Muodosta KPI-vertailukohdat ja käyttäjän Dynamics 365 -tiedot.
  • Valitse ehdot, joiden avulla voit näyttää organisaation johtajiston vaikutuksen Dynamics 365 -ratkaisuun.
  • Käyttöönoton jälkeen voit käyttää käyttäjäkyselyjä ja mitata tyytyväisyyden ja edistymisen vertailukohtien avulla.

Tarkastele KPI-malliarvoja käyttöönoton suunnittelun työkirjassa.

KPI-vertailuarvojen muodostaminen

Valitse ehdot, joiden avulla voidaan osoittaa Dynamics 365 -käyttöönoton vaikutus kunkin onnistumisen mittarin avulla. Alla on käyttöönoton suunnittelun työkirjan ideoita ja tuloskorttimalleja, joiden avulla voit tehokkaasti seurata onnistumista ja raportoida sen.

Onnistumisen mittari Tapa Esimerkkitavoite
Ristiin- ja lisämyynti
Kerää ja jaa ristiinmyyntimahdollisuudet liittyville tuotteille eri osastojen myyntitiimien ja asiakkaan kokonaisvaltaisten tietojen tekoälyyn perustuvien suositusten kanssa.
Kvantitatiivinen Dynamics 365 Sales
  • Paranna asiakaskohtaista tuottoa.
  • Paranna lisämyyntimahdollisuuksia.
  • Kasvata tilauksen arvoon liittyvää määrää.
  • Luo lisämyynnin liidejä.
Olemassa olevien asiakkaiden uusi tuotto kasvaa 15 %:sta 20 %:iin.
Palvelun kustannukset
Paranna asiakaspalvelijoiden tehokkuutta palvelemalla asiakkaita aiempaa tuottavamman käyttäjäkokemuksen avulla ja käyttämällä kustannuksia alentavia kanavia, kuten botteja ja itsepalvelua.
Kvantitatiivinen Dynamics 365 Customer Service
  • Alenna kanavan vaihdon kustannuksia.
  • Lisää ensimmäisellä kerralla saatavien ratkaisujen määrää.
  • Vähennä ratkaisuaikoja.
  • Lisää palvelun tehokkuutta.
60 % asiakkaiden palvelupyynnöistä ratkaistaan (ensimmäisen) puhelun aikana.
Tuotantokapasiteetin lisääminen
Lisää tuotantoa ennakoivan ongelmien välttämisen ja lisääntyneen näkyvyyden sekä parannettuun kapasiteettisuunnitteluun liittyvien tietojen avulla.
Kvantitatiivinen Dynamics 365 Finance
  • Lisääntynyt tehtaan käyttöaste.
  • Vähennä käyttökatkosten kustannuksia.
  • Optimoi tuotantosuunnitelmat.
  • Reagoi nopeammin tuotantoon liittyviin ongelmiin.
  • Minimoi asetukseen ja muutokseen liittyvät ajat.
  • Optimoi pitkäaikainen kapasiteetti.
Lisää käyttökatetta 50 %:sta 60 %:iin lisäämällä tuotosta olemassa olevien tuotantolaitosten avulla.

Määritä valmius

Valmius tarkoittaa käyttäjien ja organisaation halukkuutta ja valmistumisastetta Dynamics 365 -järjestelmään siirtymiseksi.

Miksi skenaariot ovat tärkeitä tässä?

  • Kaikissa organisaatioissa lähestytään muutosta eri tavalla. Tämä riippuu alueesta, työskentelytyylistä, asiantuntijaprofiilista ja muista organisaation elementeistä.
  • Määrittää, miten vastaanottavaisia käyttäjät todennäköisesti ovat työskentelytapojen muuttamista ja uuden teknologian käyttöönottoa kohtaan.
  • Sinun on luotava käyttöönottosuunnitelma, joka vastaa organisaation valmiutta.

Vastustus on normaalia. Ennakoi ja suunnittele etukäteen!

Valmiuteen liittyvät tekijät

Seuraavassa kerrotaan avainseikoista, joiden avulla saat tietoja organisaation valmiudesta Dynamics 365 -järjestelmään siirtymisessä:

  • Selkeä visio yritystä koskevasta muutoksesta.
  • Selkeä visio henkilöä koskevasta muutoksesta.
  • Yleisen muutoksen määrä vaaditaan.
  • Johdon linjaus.

Arvioi organisaatio käyttöönoton suunnittelun työkirjan avulla.

Seuraava vaihe

Toinen vaihe - Käyttöönotto

Katso myös