Luo raportti

Tässä aiheessa on tietoja talousraporttien luonnista.

Luo raportti avaamalla raportin määritys ja valitsemalla sitten Luo-painike työkalurivillä. Näytölle avautuu Raporttijonon tila -ikkuna, joka näyttää raporttisi paikan jonossa. Luotu raportti avautuu oletuksena Web Viewerissä.

HuomautusHuomautus
Voit luoda raportteja vain kansioihin ja sijainteihin, joiden käyttöoikeudet sinulla on.

Seuraavassa taulukossa kerrotaan raporttien luonnissa käytettävissä olevista vaihtoehdoista.

Vaihtoehto Lisätietoja
Määritä aikataulu raportin tai raporttiryhmän automaattista luontia varten
Tarkista, ettei raportista puutu tilejä tai tietoja ja vahvista raportin virheettömyys

Raportteja luotaessa käytetään Raportin määritys -välilehdissä määritettyjä asetuksia. Voit määrittää Tuotos ja jakelu -välilehdessä raporttikirjaston sijainnin. Tällä tavoin raportti on helppo jakaa.

Raportin luonnin ajoitus

Useilla yrityksillä on ydinjoukko raportteja, jotka ajetaan määrätyin väliajoin linjassa yrityksen liiketoimintaprosessien kanssa. Voit ajoittaa raportin muodostumaan säännöllisesti, esim. päivittäin, viikoittain, kuukausittain tai vuosittain. Voit ajoittaa yksittäisiä raportteja tai raporttiryhmiä, jotka sisältävät useita yrityksiä. Jokaiselle sisällytettävälle yritykselle on määritettävä tunnistetiedot, jotka voivat olla esimerkiksi samat kuin raporttipuumäärityksessä. Jos tunnistetietosi eivät ole voimassa, raportti näyttää sinulle vain ne tiedot, joihin sinulla on käyttöoikeus, kuten yritys, johon olet kirjautunut kyseisellä hetkellä. Tuotostiedot luetaan ensin raporttiryhmästä ja sen jälkeen yksittäisistä raporteista.

Kun raporttien aikatauluja luodaan ja tallennetaan, ne näytetään siirtymisruudun kohdassa Raporttien aikataulut. Voit luoda kansioita raporttien järjestämistä varten. Jos yksittäinen aikataulutettu raportti jää suorittamatta, kaikkien muiden raporttien muodostuminen jatkuu.

TärkeääTärkeää
Voidaksesi luoda, muokata ja poistaa raporttien aikatauluja, sinulla on oltava suunnittelijan tai järjestelmänvalvojan rooli. Kun raportti on ajettu, sen luomiseen käytetään sen käyttäjän tunnistetietoja, joka on luonut raportin.

Raporttiaikataulun luominen

  1. Napsauta raportin suunnitteluohjelman Tiedosto-valikossa Uusi ja valitse sitten Raporttiaikataulu. Näyttöön avautuu valintaikkuna Uusi raporttiaikataulu.
  2. Valitse kohdassa Asetukset yksittäinen ajastettava raportti tai raporttiryhmä. Käytettävissä ovat vain sellaisen yrityksen tai rakenneosavalikoiman raportit tai raporttiryhmät, johon olet kirjautuneena.
  3. Ota raporttiaikataulu käyttöön valitsemalla Aktiivinen-valintaruutu. Vain raportin luonut käyttäjä tai järjestelmänvalvoja voi ottaa raporttiaikataulun käyttöön tai poistaa sen käytöstä.
  4. Määritä yrityksen tunnistetiedot valitsemalla Käyttöoikeudet-painike. Oletusarvon mukaan sinun kirjautumistietojasi käytetään yritykselle, johon olet kirjautuneena. Jos muita yrityksiä on sisällytetty (esimerkiksi raporttipuumäärityksissä), valitse Käytä erillisiä tunnistetietoja ja anna sitten raporttiaikatauluun sisällytettyjen muiden yritysten tunnistetiedot. Voit valita Windows-todennus tai kirjoittaa kunkin yrityksen käyttäjänimen ja salasanan. Tallenna näiden yhtiöiden tunnistetiedot valitsemalla Tallenna tunnistetiedot -valintaruutu ja napsauta sitten OK sulkeaksesi valintaikkunan.
  5. Valitse päivä, jolloin aikataulun tulee alkaa, kohdassa Tiheys kentässä Aloita toisto. Oletusarvon mukaan valitaan asiakastietokoneen järjestelmäpäivämäärä.
  6. Valitse Suorita raportti -kentästä aika, jolloin raportti suoritetaan. Jos määrität ajan, joka on ennen kuluvaa järjestelmän aikaa, raportti suoritetaan seuraavana ajoitettuna päivänä.
  7. Määritä Toistumisen kuvio -alueeseen, miten usein raportti suoritetaan. Oletuksena valitaan Päivittäin ja Aikaväli (päivinä) -arvoksi 1. Muut vaihtoehdot ovat Viikoittain, Kuukausittain ja Vuosittain.
  8. Valitse Toistojen alue -alueesta, milloin raporttia ei enää luoda.

    • Päättymispäivä puuttuu – Raporttiaikataulua toistetaan jatkuvasti.
    • Määritä toistojen määrä – Raporttiaikataulua suoritetaan määritetty määrä kertoja, minkä jälkeen se poistetaan käytöstä.
    • Päättyy mennessä – Raporttiaikataulu päättyy määritettynä päivämääränä.
  9. Napsauta työkalurivin Tallenna-painiketta. Syötä Tallenna nimellä -valintaikkunaan yksilöivä nimi ja raporttiaikataulun kuvaus.

Voidaksesi kopioida raporttiaikataulun, sinulla on oltava suunnittelijan tai järjestelmänvalvojan rooli. Vaikka järjestelmänvalvoja muokkaisi raporttiaikataulua, raportilla säilyy raportin luojan tunnistetiedot.

Kopioi raporttiaikataulu

  1. Valitse raportin suunnitteluohjelman siirtymisruudussa Raporttiaikataulut ja avaa kopioitavat raporttiaikataulut.
  2. ValitseTiedosto-valikosta Tallenna nimellä ja kirjoita aikataulun uusi nimi ja kuvaus Tallenna nimellä -valintaikkunaan. Kun valitset OK, uusi raporttiaikataulu tulee näkyviin siirtymisruutuun.
  3. Muokkaa uuden aikataulun kenttiä ja tietoja tarpeen mukaan ja valitse sitten työkalurivissä Tallenna, tai valitse Tallenna Tiedosto-valikossa.

Sinun on oltava raporttiaikataulun omistaja tai sinulla on oltava järjestelmänvalvojan rooli poistaaksesi raporttiaikataulun.

Raporttiaikataulun poistaminen

  1. Valitse raportin suunnitteluohjelman siirtymisruudussa Raporttiaikataulu.
  2. Valitse poistettava raporttiaikataulu ja valitse sitten Poista tai paina Delete-näppäintä.
  3. Vahvista raporttiaikataulun poistaminen pysyvästi valitsemalla poistamisen vahvistusvalintaikkunassa Kyllä. Jos sinulla ei ole oikeuksia poistaa aikataulua, näyttöön tulee sanoma eikä raporttia poisteta.

Tunnistetiedot ja raportin aikataulut

Jos et syötä tarvittavia tunnistetietoja kaikille raportteihin sisältyville yhtiöille, saat seuraavan sanoman tallentaessasi raporttiaikataulun: "Sinun on syötettävä tunnistetietosi raporttiaikatauluun sisältyville yhtiöille. Määritä tunnistetiedot valitsemalla Käyttöoikeudet-painike.

Esimerkki: Pirjo kirjautuu Yhtiö A:han käyttäjätunnuksellaan ja salasanallaan. Hän luo aikataulun raportille, joka käyttää raportointipuun määrityksiä tietojen keräämiseen useista yrityksistä. Kun raporttiaikataulu tallennetaan, näyttöön tulee kehote, jossa Phyllisiä pyydetään antamaan raporttipuumäärityksessä määritettyjen yritysten tunnistetiedot. Kun tunnistetietojesi voimassaolo päättyy, raporttiaikataulun raportteja ei luoda, kunnes tunnistetiedot on päivitetty. Raporttijonoon tulee sanoma ilmaisemaan, että käyttöoikeudet on päivitettävä. Raporttiaikataulu epäonnistuu, jos mikään seuraavista skenaarioista tapahtuu (koska ne vaativat tunnistetietoja):

  • Uusi yritys on lisätty raportointipuun yksittäiseen raporttiin.
  • Raporttiryhmän raporttia on muokattu.
  • Raporttiryhmään on lisätty eri yritystä koskeva uusi raportti.

Jatka valitsemalla Käyttöoikeudet-painike Raportin ajoitus -valintaikkunassa ja syötä sitten asianmukaiset tunnistetiedot.

Puuttuvien tilien analysointitoiminto

Voit etsiä mahdollisesti puuttuvia kirjanpitotilejä ja dimensioita kaikista rivimäärityksistä, raportointipuumäärityksistä ja raporttimäärityksistä rakenneosaryhmässä. Tästä on hyötyä, kun luot tai päivität useita tilejä tai rakenneosia lyhyen ajanjakson aikana ja haluat varmistaa, että kaikki uusi tieto on sisällytetty raportteihisi.

Puuttuvat tilit määritetään käyttämällä rivin tai raportointipuun määrityksen alimpia ja korkeimpia arvoja. Sitten näkyviin tulee luettelo tileistä, joita ei ole rivin tai raportointipuun määrityksessä mutta jotka ovat taloushallinnon tiedoissa. Jos puuttuva tili on suurempi tai pienempi kuin rivimäärityksen arvot, kyseistä tiliä ei sisällytetä puuttuvien tilien luetteloon.

VihjeVihje
Oikeellisuustarkistuksen suorittamiseksi tämä prosessi tulee ajaa ennen kuin luot kuukausiraportteja ja luodessasi uusia rakenneosia.

On epätodennäköisempää, että arvovälejä sisältävissä raporteissa on puuttuvia tilejä. Käytä mahdollisuuksien mukaan rakenneosissa alueita, jotta voit sisällyttää uusia tilejä, kun niitä luodaan. Jos raportin määritys on asetettu arvoksi @ANY yritys, voit kirjautua määrättyyn yritykseen ja ajaa puuttuvien tilien analyysin kyseiselle yhtiölle.

HuomautusHuomautus
Jos uusi yritys on lisätty, sinun on lisättävä tämä uusi yritys kaikkien aiemmin luotujen raporttien raportointipuihin. Muuten yritystä ei sisällytetä puuttuvien tilien analyysiin.

Puuttuvien tilien analyysin suorittaminen

  1. Valitse raportin suunnitteluohjelmassa Työkalut ja napsauta sitten Puuttuvien tilien analyysi.
  2. Valitse Yrityssuodatin-kentässä yritys, jonka perusteella tulokset suodatetaan, tai valitse Kaikki (ei suodatinta), jolloin näytetään tulokset kaikista käytettävissä olevista yrityksistä.
  3. Valitse Dimensiosuodatin-kentässä dimensio, jonka perusteella tulokset suodatetaan, tai valitse Kaikki (ei suodatinta), jolloin näytetään kaikkien käytettävissä olevien dimensioiden dimensiotiedot.
  4. Valitse Ryhmittely-kentässä vaihtoehto tulosten lajittelua varten. Voit lajitella tulokset vaikutuksenalaisen rakenneosan mukaan tai dimension ja arvojoukkojen mukaan.
  5. Tarkista näytetyt tulokset. Kun valitset kohteen ylemmässä ruudussa, alemmassa ruudussa näkyy lisätietoja poikkeuksesta. Tietoihin lukeutuvat liittyvät dimensiot, arvot ja raportit.
  6. Avaa kohta, johon tämä vaikuttaa, valitsemalla asianmukainen luetteloruudun kuvake tai napsauta kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Avaa. Voit valita useita kohtia pitämällä Ctrl-näppäintä painettuna valitessasi kohdat alaruudussa.
  7. Jos tulokseen sisältyy mitään sellaisia arvoja, rakenneosia tai raportteja, joiden ei pitäisi sisältyä analyysiin, napsauta kyseistä kohtaa hiiren kakkospainikkeella ja valitse Sulje pois, tai valitse Sulje pois -valintaruutu kyseisen kohdan vieressä poistaaksesi sen luettelosta. Poissuljettuja nimikkeitä ei sisällytetä, kun luettelo päivitetään. Voit valita useita kohtia pitämällä Ctrl-näppäintä alhaalla samalla, kun valitset kohdat alaruudussa. Voit tarkastella nimikkeitä, mukaan lukien aiemmin analyysista pois jätettäväksi valitsemasi tulokset, valitsemalla Näytä pois jätetyt rakenneosat ja arvot -valintaruutu ja napsauttamalla sitten Päivitä.
  8. Valitsemalla Päivitä voit päivittää poikkeukset, jotka olet käsitellyt. Valitse Kyllä suorittaaksesi täyden päivityksen kaikille tuloksille, tai valitse Ei suorittaaksesi osittaisen päivityksen käsitellyille nimikkeille.

    HuomautusHuomautus
    Lomake päivitetään automaattisesti, kun se avautuu, ellei lomaketta ole avattu viimeisen 15 minuutin aikana.
  9. Kun ongelmat on ratkaistu, valitse OK sulkeaksesi valintaruudun.

Puuttuvien tilien analyysin pikanäppäimet

Kun suoritat puuttuvien tilien analyysin, käytettävissä on seuraavat pikanäppäimet.

Toiminto Käytä tätä pikanäppäinkoodia
Suodata yrityksen mukaan Alt+C
Suodatus dimension perusteella Alt+D
Valitse Ryhmittely-kenttä Alt+R
Näytä pois jätetyt rakenneosat ja arvot Alt+N
Päivitä tulokset Alt+P
Jätä valittu rakenneosa pois Alt+J
Jätä valittu rivimääritys pois Ctrl+B
Jätä valittu dimensioarvo pois Ctrl+D
Avaa valittu raportin määritys Ctrl+R
Avaa valittu rivimääritys Ctrl+O

Lisätietoja

Taloushallinnan raportointi

Report Designer -ohjelman käyttöliittymä