Excel-lisäosan käyttö

Tässä ohjeaiheessa kerrotaan, kuinka avaat yksikkötietoja Microsoft Excelissä ja tarkastelet, päivität ja muokkaat tietoja Microsoft Dynamicsin Excel-lisäosalla. Voit aloittaa yksikkötietojen avaamisen joko Excelistä tai Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations Enterprise editionissa.

Kun avaat yksikkötietoja Excelissä, voit tarkastella ja muokata nopeasti tietoja Excel-lisäosalla. Tämä apuohjelma edellyttää, että käytössä on Microsoft Excel 2016.

Huomautus

Jos Microsoft Azure Active Directory (Azure AD) -vuokralaisesi on määritetty käyttämään Active Directoryn liittoutumispalveluita (AD FS), varmista, että Officen toukokuun 2016 päivitys on asennettu, jotta Excel-lisäosa pystyy kirjaamaan sinut sisään.

Yksikkötietojen avaaminen Excelissä Finance and Operationsista käsin

  1. Valitse Finance and Operations -sivulla Avaa Microsoft Officessa.

    Jos sivun juuritietolähde (taulukko) on sama kuin minkä tahansa yksikön juuritietolähde, sivulle muodostetaan oletusasetuksena Avaa Excelissä. Avaa Excelissä -vaihtoehto löytyy usein käytetyillä sivuilla, kuten Kaikki toimittajat ja Kaikki asiakkaat.

  2. Valitse Avaa Excelissä -vaihtoehto ja avaa luotu työkirja. Tämä työkirja sisältää yksikön sidostiedot, osoitin ympäristöön ja osoitin Excel-lisäosaan.

  3. Valitse Excelin Ota muokkaus käyttöön -painike, jotta voit ajaa Excel-lisäosan. Excel-lisäosa toimii Excel-ikkunan oikealla puolella olevassa ruudussa.
  4. Jos käytät Excel-lisäosaa ensimmäistä kertaa, valitse Luota tähän lisäosaan.
  5. Jos näet kirjautumisruudun, valitse Kirjaudu sisään samoilla tunnuksilla, joilla kirjaudut Finance and Operationsiin. Excel-lisäosa käyttää aiempaa sisäänkirjautumista Internet Explorerista ja kirjaa sinut sisään automaattisesti, jos se on mahdollista. Varmista tämän vuoksi Excel-lisäosan oikeassa yläkulmassa näkyvä käyttäjänimi.

Excel-lisä lukee valitsemasi yksikön tiedot automaattisesti. Huomaa, että työkirjassa ei ole tietoja ennen kuin Excel-lisäosa on lukenut tiedot.

Avaa yksikön tiedot Excelissä käynnistämisen yhteydessä

  1. Avaa Office-kauppa valitsemalla Myymälä-painike Excelin Lisää-välilehden Lisäosat-ryhmässä.
  2. Etsi Office-kaupasta avainsanalla Dynamics ja valitse Lisää Microsoft Dynamics Office -lisäosa -kohdan vierestä (Excel-lisäosa).
  3. Jos käytät Excel-lisäosaa ensimmäistä kertaa, valitse Luota tähän lisäosaan voidaksesi käyttää sitä. Excel-lisäosa toimii Excel-ikkunan oikealla puolella olevassa ruudussa.
  4. Avaa Asetukset-ruutu valitsemalla Lisää palvelimen tiedot -painike.
  5. Kopioi kohteena olevan Finance and Operations -esiintymän URL-osoite selaimessa, liitä se Palvelimen URL-osoite -kenttään ja poista kaikki teksti isäntänimen jälkeen. URL-osoitteessa tulisi olla vain isäntänimi.

    Jos URL-osoite on esimerkiksi https://xxx.dynamics.com/?cmp=usmf&mi=CustTableListPage, poista kaikki kaikki muut tiedot paitsi https://xxx.dynamics.com.

  6. Valitse OK ja vahvista muutos valitsemalla Kyllä. Excel-lisäosa käynnistetään uudelleen. Se lataa metatiedot.

    Rakenne-painike on nyt käytettävissä. Jos Excel-lisäosassa on Lataa sovelmat -painike, et ehkä ole kirjautunut oikeana käyttäjänä. Lisätietoja on tämän ohjeaiheen Vianmääritys -osan Lataa sovelmat -painike on näkyvissä -kohdassa.

  7. Valitse Rakenne. Excel-lisäosa hakee yksikön metatiedot.

  8. Valitse Lisää taulu. Näkyviin tulee luettelo yksiköistä. Yksiköt näytetään muodossa "Nimi – Otsikko".
  9. Valitse luettelosta yksikkö, kuten Asiakas - Asiakkaat. Valitse sitten Seuraava.
  10. Jos haluat lisätä kentän Käytettävissä olevat kentät -luettelosta Valitut kentät -luetteloon, valitse kenttä ja valitse sitten Lisää. Vaihtoehtoisesti voit kaksoisnapsauttaa Käytettävissä olevat kentät -luettelon kenttää.
  11. Kun olet lisännyt haluamasi kentät Valitut kentät -luetteloon, varmista, että kohdistin on oikeassa kohdassa taulukkoa (esimerkiksi solu A1) ja valitse sitten Valmis. Valitse sitten Valmis ja sulje suunnitteluohjelma.
  12. Valitse Päivitä ja hae tietojoukko.

Näytä ja päivitä yksikön tiedot Excelissä

Kun Excel-lisäosa lukee yksikön tiedot työkirjaan, voit päivittää tiedot milloin tahansa valitsemalla Excel-lisäosassa Päivitä.

Muokkaa yksikön tietoja Excelissä

Voit muuttaa yksikön tietoja tarpeidesi mukaisesti ja julkaista muutokset takaisin valitsemalla Excel-lisäosassa Julkaise. Jos haluat muokata tietuetta, valitse työkirjassa solu ja muuta sitten solun arvoa. Jos haluat lisätä uuden tietueen, seuraa jotakin näistä vaiheista:

  • Napsauta tietolähdetaulun jotakin kohtaa ja valitse sitten Uusi Excel-lisäosassa.
  • Napsauta tietolähdetaulun viimeistä riviä ja paina sarkainpainiketta, kunnes kohdistin siirtyy pois rivin viimeisestä sarakkeesta ja luo uuden rivin.
  • Napsauta tietolähdetaulun alapuolella olevaa riviä ja aloita tietojen syöttäminen soluun. Kun siirrät kohdistuksen pois solusta, taulu laajentuu uudelle riville.
  • Valitse otsikkotietueiden kenttäsidoksia varten jotakin kentistä ja valitse sitten Uusi Excel-apuohjelmassa.

Huomaa, että uusi tietue luodaan vain, jos kaikki avain- ja pakolliset kentät on sidottu työkirjassa tai jos oletusarvot on täytetty suodatusehdon avulla.

Jos haluat poistaa tietueen, seuraa jotakin näistä vaiheista:

  • Napsauta hiiren kakkospainikkeella poistettavan rivin numeroa työkirjan rivin vieressä ja valitse sitten Poista.
  • Napsauta hiiren kakkospainikkeella poistettavan rivin numeroa ja valitse sitten Poista > Taulun rivit.

Jos tietolähteitä on lisätty liittyvinä tietolähteinä, otsikko julkaistaan ennen rivejä. Jos muiden tietolähteiden välillä on riippuvaisuuksia, joudut ehkä vaihtamaan oletusjulkaisujärjestystä. Jos haluat muuttaa julkaisujärjestystä, valitse Excel-lisäosassa Asetukset-painike (ratassymboli) ja valitse sitten Data Connector -pikavälilehdessä Määritä julkaisujärjestys.

Lisää tai poista sarakkeita

Voit säätää työkirjaan automaattisesti lisättäviä sarakkeita suunnittelijasovelluksessa.

Huomautus

Jos Rakenne-painike ei näy Excel-lisäosan Suodatin-painikkeen alla, ota tietolähteen suunnitteluohjelma käyttöön. Valitse Asetukset-painike (ratassynboli) ja valitse sitten Ota rakenne käyttöön -valintaruutu.

  1. Valitse Excel-lisäosassa Rakenne. Kaikki tietolähteet luetellaan.
  2. Valitse tietolähteen vierestä Muokkaa-painike (kynäsymboli).
  3. Muuta Valitut kentät -luettelon kenttäluetteloa haluamallasi tavalla seuraavasti:

    • Jos haluat lisätä kentän Käytettävissä olevat kentät -luettelosta Valitut kentät -luetteloon, valitse kenttä ja valitse sitten Lisää. Vaihtoehtoisesti voit kaksoisnapsauttaa Käytettävissä olevat kentät -luettelon kenttää.
    • Voit poistaa kentän Valitut kentät -luettelosta valitsemalla kentän ja valitsemalla sitten Poista. Vaihtoehtoisesti voit kaksoisnapsauttaa kenttää.
    • Jos haluat muuttaa kenttien järjestystä Valitut kentät -luettelossa, valitse kenttä ja valitse sitten Ylös tai Alas.
  4. Ota käyttöön tietolähteeseen tehdyt muutokset valitsemalla Päivitä. Valitse sitten Valmis ja sulje suunnitteluohjelma.

  5. Jos olet lisännyt kentän (sarakkeen), valitse Päivitä, niin ohjelma hakee päivitetyn tietojoukon.

Kopioi ympäristön tiedot

Ympäristöstä työkirjaan luettavat tiedot voidaan kopioida toiseen ympäristöön. Et voi kuitenkaan muuttaa yhteyden URL-osoitetta noin vain, koska työkirjan tietovälimuisti jatkaa tietojen käsittelemistä aiemmin luotuina tietoina. Sen sijaan tietojen julkaisemisessa uuteen ympäristöön uusina tietoina on käytettävä Kopioi ympäristön tiedot -toimintoa.

  1. Valitse Asetukset-painike (ratassymboli) ja valitse sitten Data Connector -pikavälilehden Kopioi ympäristön tiedot.
  2. Anna uuden ympäristön palvelimen URL-osoite.
  3. Vahvista muutokset valitsemalla OK. Vahvista toiminto valitsemalla Kyllä. Excel-lisäosa käynnistetään uudelleen. Se muodostaa yhteyden uuteen ympäristöön. Työkirjan aiemmin luotuja tietoja käsitellään uusina tietoina.

    Excel-lisäosan uudelleenkäynnistyksen jälkeen näkyviin tulee viestiruutu, jossa kerrotaan, että työkirja on ympäristön kopiointitilassa.

  4. Voit kopioida tiedot uuteen ympäristöön uusina tietoina, kun valitset Julkaise. Voit peruuttaa ympäristön kopiointitoiminnon ja tarkistaa aiemmin luodut tiedot uudessa ympäristössä valitsemalla Päivitä.

Vianmääritys

Tietyt ongelmat ovat ratkaistavissa muutaman helpon vaiheen kautta.

  • Lataa sovelmat -painike on näkyvissä – Jos Excel-lisäosassa on Lataa sovelmat -painike kirjautumisen jälkeen, et ehkä ole kirjautunut oikeana käyttäjänä. Ratkaise ongelma varmistamalla, että Excel-lisäosan oikeassa yläkulmassa on oikea käyttäjänimi. Jos näkyvillä on väärä käyttäjänimi, valitse se. Kirjaudu sitten ulos ja kirjaudu takaisin sisään.
  • Näyttöön tulee Kielletty-virhesanoma –Jos näyttöön tulee Kielletty-virhesanoma, kun Excel-lisäosa lataa metatietoja, Excel-lisäosaan kirjautuneella tilillä ei ole käyttöoikeutta kohteena olevaan palveluun, ilmentymään tai tietokantaan. Ratkaise ongelma varmistamalla, että Excel-lisäosan oikeassa yläkulmassa on oikea käyttäjänimi. Jos näkyvillä on väärä käyttäjänimi, valitse se. Kirjaudu sitten ulos ja kirjaudu takaisin sisään.
  • Excelin päällä näkyy tyhjä verkkosivu – Jos kirjautumisen aikana avautuu tyhjä verkkosivu, tili vaatii AD FS:n käytön, mutta Excel-lisäosan suorittava Excel-versio ei ole tarpeeksi uusi eikä kirjautumisikkunaa voi ladata. Ratkaise ongelma päivittämällä käytössä oleva Excel-versio. Jos olet yritys, jolla on käytössä hidas päivityskanava, voit päivittää Excel-version käyttämällä Office Deployment Tool -työkalua vaihtaaksesi hitaan päivityskanavan nykyiseen päivityskanavaan.