Hyväksyntäprosessin lisääminen työnkulkuun

Määritä hyväksyntäprosessin ominaisuudet seuraavan menettelyn avulla.

Hyväksyntäprosessi konfiguroidaan työnkulkueditorissa napsauttamalla hyväksyntäelementtiä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla Ominaisuudet, mikä avaa Ominaisuudet-lomakkeen.

Hyväksyntäprosessin nimeäminen

Seuraavia ohjeita noudattamalla voit nimetä hyväksyntäprosessin.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.
  2. Kirjoita hyväksyntäprosessin yksilöivä nimi Nimi-kenttään.

Määritä, milloin järjestelmä käsittelee asiakirjaa automaattisesti

Voit määrittää järjestelmän siten, että se käsittelee automaattisesti asiakirjan, jos tietyt ehdot täyttyvät. Järjestelmä voi hyväksyä esimerkiksi kuluraportit, joiden kokonaissummat ovat alle 100 USD. Noudata seuraavia ohjeita määrittääksesi, milloin järjestelmä käsittelee asiakirjaa.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Automaattiset toiminnot.
  2. Merkitse Ota käyttöön automaattiset toiminnot -valintaruutu.
  3. Valitse Lisää ehto.
  4. Määritä ehto.
  5. Voit tarvittaessa määrittää useita ehtoja.
  6. Voit tarkistaa, onko ehdot määritetty oikein käymällä läpi seuraavat ohjeet:

    1. Valitse Testi, jolloin Testaa työnkulun ehto -lomake tulee näyttöön.
    2. Valitse tietue lomakkeen Tarkista ehto -alueelta.
    3. Valitse Testi. Järjestelmä arvioi, täyttääkö tietue määrittämäsi ehdot.
    4. Palaa Ominaisuudet-lomakkeeseen valitsemalla OK tai Peruuta.
  7. Valitse Automaattinen loppuunvientitoiminto-luettelosta toiminto, jonka haluat järjestelmän suorittavan asiakirjalle.

Määritä, milloin ilmoitukset lähetetään

Voit lähettää käyttäjille ilmoituksia, kun asiakirja on hyväksytty, hylätty, delegoitu tai eskaloitu, tai kun muutosta on pyydetty. Toimi seuraavasti määrittääksesi, milloin ilmoitukset lähetetään, ja kenelle ne lähetetään.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Ilmoitukset.
  2. Valitse tapahtuman vieressä oleva valintaruutu, jos haluat lähettää siihen liittyviä ilmoituksia:

    • Delegoi : asiakirja on annettu toiselle käyttäjälle hyväksyttäväksi.
    • Eskaloi : kun määritetty käyttäjä ei ole reagoinut asiakirjaan määritetyn ajanjakson aikana.
    • Hyväksy : kun asiakirja on hyväksytty.
    • Hylkää : kun asiakirja on hyläytty.
    • Pyydä muutosta: kun määritetty käyttäjä on pyytänyt muutosta lähetettyyn asiakirjaan.
  3. Valitse sen tapahtuman rivi, jonka valitsit vaiheessa 2.

  4. Valitse Ilmoitusteksti-välilehti.
  5. Kirjoita tekstiruutuun ilmoitusteksti.
  6. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä siihen paikkamerkkejä, jotka korvataan sopivilla tiedoilla, kun ne näytetään käyttäjille. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta tekstiruutua kohdassa, johon haluat lisätä paikkamerkin.
    2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
    3. Valitse näyttöön tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
    4. Valitse Lisää.
  7. Ilmoitusten käännökset voit lisätä valitsemalla Käännökset. Käy näyttöön tulevassa lomakkeessa läpi seuraavat vaiheet:

    1. Valitse Lisää.
    2. Valitse näyttöön tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
    3. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -tekstiruutuun.
    4. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä.
    5. Valitse Sulje.
  8. Valitse Vastaanottaja-välilehti.

  9. Määritä, kenelle ilmoitukset lähetetään Valitse jokin seuraavan taulukon vaihtoehdoista ja noudata vaihtoehdon toimia ennen siirtymistä vaiheeseen 10.

    Vaihtoehto Ilmoituksen vastaanottajat Lisävaiheet
    Osallistuja Käyttäjät, jotka on määritetty tiettyyn ryhmään tai rooliin
    1. Valittuasi Osanottaja napsauta Rooliperustainen-välilehti.
    2. Valitse Osallistujan tyyppi-luettelosta ryhmän tai roolin tyyppi, jolle ilmoituksia lähetetään.
    3. Valitse Osallistuja-luettelosta, ryhmä tai rooli, jolle ilmoituksia lähetetään.
    Työnkulun käyttäjä Nykyiseen työnkulkuun osallistuvat käyttäjät
    1. Valittuasi Työnkulun käyttäjä napsauta Työnkulun käyttäjä-välilehteä.
    2. Valitse Työnkulun käyttäjä -luettelosta käyttäjä, joka osallistuu työnkulkuun.
    Käyttäjä Tietyt Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations -käyttäjät
    1. Valittuasi käyttäjän, napsauta Käyttäjä-välilehteä.
    2. Käytettävissä olevat käyttäjät: luettelo sisältää kaikki Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations -käyttäjät. Valitse käyttäjät, joille ilmoituksia lähetetään, ja siirrä nämä käyttäjät Valitut käyttäjät -luetteloon.
  10. Toista vaiheet 3-9 kullekin tapahtumalle, jonka valitsit vaiheessa 2.

Lopullisen hyväksyjän määrittäminen

Voit halutessasi määrittää lopullisen hyväksyjän skenaarioissa, joissa hyväksyjä on henkilö, joka lähetti asiakirjan hyväksyttäväksi. Määritä lopullinen hyväksyjä käymällä läpi seuraavat vaiheet.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Lisäasetukset.
  2. Valitse Käytä lopullista hyväksyjää -valintaruutu.
  3. Valitse luettelosta käyttäjä, joka on lopullinen hyväksyjä.

Aikarajan määrittäminen

Noudata seuraavia ohjeita, jos hyväksyntäprosessi on suoritettava tietyn ajan kuluessa.

Huomautus
Tässä vaiheessa valitsemasi asetukset korvaavat asetukset, jotka olet valinnut kunkin hyväksyntävaiheen Määritys- ja Eskalointi-kohdissa.
  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Lisäasetukset.
  2. Valitse Aseta aikaraja työnkulunelementille -valintaruutu.
  3. Merkitse Kesto-kenttään aika, johon mennessä hyväksyntäprosessi on suoritettava. Valitse jompikumpi seuraavista vaihtoehdoista:

    • Tunti: Määritä tuntimäärä, jonka kuluessa hyväksyntäprosessi on suoritettava. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Päivä: Määritä päivien lukumäärä, jonka kuluessa hyväksyntäprosessi on suoritettava. Valitse sitten kalenteri, jota organisaatio käyttää ja määritä organisaation työviikon tiedot.
    • Viikko: Määritä viikkomäärä, jonka kuluessa hyväksyntäprosessi on suoritettava.
    • Kuukausi – Valitse päivä ja viikko, johon mennessä hyväksyntäprosessi on suoritettava. Voit esimerkiksi määrittää, että hyväksyntäprosessi on suoritettava kuukauden kolmannen viikon perjantaihin mennessä.
    • Vuosi – Valitse päivä, viikko ja kuukausi, johon mennessä hyväksyntäprosessi on suoritettava. Voit esimerkiksi määrittää, että hyväksyntäprosessi on suoritettava joulukuun kolmannen viikon perjantaihin mennessä.
  4. Jos aikaraja ylittyy, järjestelmä käsittelee asiakirjan automaattisesti. Valitse Toiminto-luettelosta toiminto, jonka haluat järjestelmän suorittavan.

Määritä käyttäjän käytettävissä olevat toiminnot

Kun asiakirja on määritetty käyttäjälle hyväksymistä varten, käyttäjän pitää suorittaa asiakirjan toimenpide. Käy läpi seuraavat vaiheet määrittääksesi, mitä toimintoja käyttäjät voivat tehdä lähetetylle asiakirjalle.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Lisäasetukset.
  2. Valitse Hyväksy -valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi hyväksyä asiakirjan.
  3. Valitse Hylkää -valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi hylätä asiakirjan.
  4. Valitse Pyydä muutosta -valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi pyytää muutoksia asiakirjaan.
  5. Valitse Delegoi -valintaruutu, jos haluat, että käyttäjä voi määrittää asiakirjan hyväksyttäväksi toiselle käyttäjälle.

Huomautus: Ota työluettelon toiminnot käyttöön yritysportaalissa -valintaruutu on poistettu.

Hyväksyntävaiheiden konfiguroiminen

Hyväksyntäprosessi koostuu hyväksymisvaiheista. Lisää hyväksyntäprosessiin vaiheita ja määritä vaiheet tekemällä seuraava menettely.

  1. Kaksoisnapsauta hyväksyntäprosessia työnkulun editorissa. Työnkulun editori näyttää hyväksyntäprosessin vaiheet.
  2. Hyväksyntävaihe lisätään vetämällä vaihe Työnkulun elementit -alueelta alustalle.
  3. Lisätietoja hyväksyntävaiheen konfiguroimisesta on kohdassa Hyväksyntävaiheen konfiguroiminen.