Työnkulun ominaisuuksien konfiguroiminen

Tässä ohjeaiheessa kerrotaan, miten työnkulun eri ominaisuudet määritetään.

Konfiguroidaksesi työnkulun ominaisuudet, avaa työnkulku työnkulkueditorissa. Napsauta Työnkulkueditorin alustaa ja valitse sitten ominaisuudet avataksesi Ominaisuudet-sivun. Seuraavien ohjeiden avulla voit sitten määrittää työnkulun eri ominaisuudet.

Työnkulun nimeäminen

Kirjoita näiden ohjeiden avulla nimi työnkululle.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.
  2. Kirjoita Nimi-kenttään työnkulun yksilöivä nimi. Oletetaan esimerkiksi, että olet luomassa ostoehdotustyönkulut jokaiselle maalle/alueelle, jossa toimit. Ostoehdotustyönkulut voi nimetä esimerkiksi seuraavasti: Tanskan ostoehdotukset tai Espanjan ostoehdotukset.

Työnkulun omistajan määrittäminen

Työnkulun omistaja on vastuussa työnkulun hallinnasta ja ylläpidosta. Määritä työnkulun omistaja seuraavia ohjeita noudattamalla.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.
  2. Valitse Omistaja-luettelosta tämän työnkulun hallinnasta vastaava henkilö.

Valitse sähköpostimalli.

Valitse näiden ohjeiden avulla sähköpostimalli, jota käytetään työnkulkua koskevien ilmoitusviestin luomiseen.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.
  2. Valitse malli Työnkulkuilmoitusten sähköpostimallit -luettelosta.

Käyttäjien ohjeiden määrittäminen

Voit antaa ohjeita käyttäjille, jotka lähettävät asiakirjoja käsiteltäviksi ja hyväksyttäviksi. Näistä käyttäjistä käytetään myös nimitystä aloittaja. Oletetaan, että olet luomassa ostoehdotuksen työnkulkua, jolle kirjoitat ohjeita. Ohjeet ovat sitten niiden henkilöiden tarkasteltavissa, jotka luovat ostoehdotuksia Ostoehdotukset-sivulla. Aloittaja voi avata ohjeet näyttöön napsauttamalla työnkulun sanomapalkissa olevaa kuvaketta. Määritä käyttäjien ohjeet seuraavasti.

  1. Napsauta vasemmassa ruudussa Perusasetukset.
  2. Kirjoita ohjeet Lähetysohjeet-kenttään.
  3. Voit mukauttaa ohjeita lisäämällä paikkamerkkejä. Kun käyttäjät tarkastelevat ohjeita, paikkamerkit korvataan asianmukaisilla tiedoilla. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta Lähetysohjeet-kenttää määrittääksesi, mihin haluat lisätä paikkamerkin.
    2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
    4. Valitse Lisää.
  4. Ohjeiden käännökset voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta Käännökset-painiketta.
    2. Valitse esiin tulevalla sivulla Lisää.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
    4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
    5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä. Ohjeet paikkamerkkien asettamisesta ovat vaiheessa 3.
    6. Valitse Sulje.

Määritä, milloin tätä työnkulkua käytetään

Voit luoda useita samaan tyyppiin perustuvia työnkulkuja. Voit esimerkiksi luoda ostoehdotustyönkulun kullekin maalle/alueelle, jossa toimit, kuten Tanskan ostoehdotukset ja Espanjan ostoehdotukset. Jos käytössä on useita samaan tyyppiin perustuvia työnkulkuja, määritä, milloin kutakin työnkulkua käytetään. Edellisessä esimerkissä määritetään seuraavat ehdot:

  • Tanskan ostoehdotukset -työnkulkua käytetään, kun maa/alue on DK.
  • Espanjan ostoehdotukset -työnkulkua käytetään, kun maa/alue on ES.

Määritä seuraavien ohjeiden avulla, milloin konfiguroitavaa työnkulkua tulee käyttää.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Aktivointi.
  2. Merkitse Määritä tämän työnkulun suorittamisen ehdot -valintaruutu.
  3. Valitse Lisää ehto.
  4. Määritä ehto.
  5. Kirjoita kaikki muut tarvittavat ehdot.
  6. Voit tarkistaa, onko ehdot määritetty oikein seuraavien ohjeiden avulla:
    1. Valitse Testi.
    2. Valitse tietue Testaa työnkulun ehto -sivun Tarkista ehto -alueella.
    3. Valitse Testi. Järjestelmä arvioi, täyttääkö tietue määrittämäsi ehdot. Jos esimerkiksi olet luomassa Espanjan ostoehdotusten työnkulkua, sivun Tarkista ehto -alueella näytetään luettelo ostoehdotuksista. Kun valitset Testi, järjestelmä arvioi valitun ostoehdotuksen ja määrittää, onko maa/alue ES.
    4. Palaa Ominaisuudet-sivulle valitsemalla OK tai Peruuta.

Määritä, milloin ilmoitukset lähetetään

Kun asiakirja lähetetään käsiteltäväksi, järjestelmä luo työnkulkuinstanssin. Voit lähettää käyttäjille ilmoituksen, kun (tähän työnkulkuun perustuva) työnkulkuinstanssi aloitetaan tai päätetään tai kun työnkulku on valmis tai se pysäytetään virheen vuoksi. Seuraavia ohjeita noudattamalla voit määrittää, milloin ilmoitukset lähetetään.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Ilmoitukset.
  2. Merkitse kunkin tapahtuman valintaruutu, jonka tulisi käynnistää ilmoitusten lähettäminen:

    • Aloitettu – Ilmoitukset lähetetään, kun työnkulkuinstanssi aloitetaan.
    • Pysäytettiin – Ilmoitukset lähetetään, kun työnkulkuinstanssi pysäytetään virheen vuoksi.
    • Valmis – Ilmoitukset lähetetään, kun työnkulkuinstanssi valmistuu.
    • Peruuttamaton – Ilmoitukset lähetetään, kun työnkulkuinstanssi pysäytetään peruuttamattoman virheen vuoksi.
    • Lopetettu – Ilmoitukset lähetetään, kun työnkulkuinstanssi lopetetaan.
  3. Valitse sen tapahtuman rivi, jonka valitsit vaiheessa 2.

  4. Kirjoita Ilmoitusteksti-välilehdellä ilmoituksen leipäteksti.
  5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä. Kun käyttäjät tarkastelevat tekstiä, paikkamerkit korvataan asianmukaisilla tiedoilla. Paikkamerkkejä voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta kentän kohtaa, johon haluat lisätä paikkamerkin.
    2. Napsauta Lisää paikkamerkki -painiketta.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta lisättävä paikkamerkki.
    4. Valitse Lisää.
  6. Tekstien käännökset voit lisätä seuraavasti:

    1. Napsauta Käännökset-painiketta.
    2. Napsauta esiin tulevalla sivulla Lisää-painiketta.
    3. Valitse esiin tulevasta luettelosta kieli, jolla kirjoitat tekstin.
    4. Kirjota tekstisi Käännetty teksti -kenttään.
    5. Voit mukauttaa tekstiä lisäämällä paikkamerkkejä. Ohjeet paikkamerkkien asettamisesta ovat vaiheessa 5.
    6. Valitse Sulje.
  7. Käytä Vastaanottaja-välilehden seuraavia asetuksia määrittääksesi henkilöt, joille ilmoitukset lähetetään.

    Vaihtoehto Ilmoitukset lähetetään näille käyttäjille Noudata seuraavia ohjeita lähettääksesi ilmoituksia
    Osallistuja Käyttäjät, jotka on määritetty tiettyyn ryhmään tai rooliin
    1. Napsauta Vastaanottaja-välilehdessä Osallistuja-kohtaa.
    2. Valitse Rooliperustainen-välilehdellä Osallistujan tyyppi -luettelosta ryhmän tai roolin tyyppi, jolle ilmoituksia lähetetään.
    3. Valitse Osallistuja-luettelosta, ryhmä tai rooli, jolle ilmoituksia lähetetään.
    Työnkulun käyttäjä Käyttäjät, jotka osallistuvat työnkulkuun
    1. Napsauta Vastaanottaja-välilehdessä Työnkulun käyttäjä-kohtaa.
    2. Valitse Työnkulun käyttäjä -välilehden Työnkulun käyttäjä -luettelosta tämän työnkulun osallistuja.
    Käyttäjä Tietyt Finance and Operations -käyttäjät
    1. Napsauta Vastaanottaja-välilehdessä Käyttäjä-kohtaa.
    2. Käyttäjä-välilehden Käytettävissä olevat käyttäjät -luettelo sisältää kaikki Dynamics 365 for Finance and Operations -käyttäjät. Valitse käyttäjät, joille ilmoituksia lähetetään ja siirrä nämä käyttäjät Valitut käyttäjät -luetteloon.

  8. Toista vaiheet 3-7 kullekin tapahtumalle, jonka valitsit vaiheessa 2.

Kirjoita kommentit työnkulkuun tekemistäsi muutoksista

Noudata seuraavia ohjeita, kun haluat määrittää työnkulkuun tehtyjen muutosten kommentteja.

  1. Valitse vasemmasta ruudusta Huomautukset.
  2. Kirjoita kommenttisi Anna kommentteja työnkulusta -kenttään.
  3. Tarkista kommenttisi. Kommentteja ei voi muokata lisäämisen jälkeen.
  4. Valitse Lisää lisätäksesi kommenttisi Kommenttihistoria-alueelle.