Organisaatiohierarkian asetusten määrittäminen

Ennen kuin määrität organisaation ja organisaatiohierarkiat Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operationsissa, varmista, että suunnittelet miten liiketoimintasi mallinnetaan. Organisaatiomallilla on huomattava vaikutus Dynamics 365 for Finance and Operationsin käyttöönottoon ja liiketoimintaprosesseihin.

Organisaatiohierarkiat edustavat liiketoiminnan muodostavien organisaatioiden välisiä suhteita. Tämän vuoksi tärkein harkittava asia organisaatioita mallinnettaessa on liiketoiminnan rakenne. Suosittelemme, että määrittelet organisaatiorakenteet toiminnallisten alueiden, kuten taloushallinto ja kirjanpito, henkilöstöhallinto, operatiiviset toiminnot, ostotoiminnot, sekä myynti ja markkinointi, johtajilta ja päälliköiltä saamasi palautteen perusteella. Kun suunnittelet hierarkiat, on myös tärkeää ottaa huomioon suhde organisaatiohierarkian että taloushallinnon dimensioiden välillä. Voit määrittää useita organisaation hierarkioita edustamaan yrityksesi eri näkymiä. Taloushallinnon dimensioiden avulla voit luoda raportteja näistä näkymistä. Luo yhteistyössä Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations -kumppanisi kanssa hierarkiat, jotka kohdistuvat sekä organisaation että lakisääteisen raportoinnin tarpeisiin. Huomautus: Voit käyttää taloushallinnon dimensioita edustamaan yrityksiä ilman, että luot yrityksiä Dynamics 365 for Finance and Operationsissa. Taloushallinnon dimensioita ei ole kuitenkaan suunniteltu vastaamaan yritysten toiminnallisiin tai liiketaloudellisiin tarpeisiin. Finance and Operationsin yksiköiden välisen kirjanpidon toiminnallisuus on suunniteltu käsittelemään vain jokaisen tapahtuman luomat kirjanpitomerkinnät. Varoitus: Sinun ei tulisi päättää, kuinka organisaatioita mallinnetaan pelkästään tämän ohjeaiheen avulla. Tämä dokumentaatio on ohje. Voit pyytää lisäohjeita Dynamics 365 for Finance and Operations -yhteistyökumppaniltasi. Finance and Operations -kumppanisi on hankkinut kokemusta eri toimialoilla ja erilaisten asiakkaiden kanssa.

Valitse, mallinnetaanko sisäiset organisaatiot yrityksinä vai toimintayksiköinä

Sinulla on oltava vähintään yksi yritys liiketoiminnan edustajana Finance and Operations -järjestelmässä. Yritys voi solmia lainmukaisia sopimuksia ja jolta edellytetään suorituskykyä kuvaavien raporttien laatimista. Finance and Operationsissa yrityksiä voidaan käyttää tapahtumasidonnaiseen liiketoimintaan tai konsolidointia varten. Tämä tarkoittaa, että Finance and Operationsissa oleva yritys ei välttämättä vastaa todellista yksikköä yrityksessäsi. Esimerkiksi tapahtumiin osallistuva yritys voi omistaa tytäryhtiöitä. Tässä skenaariossa tapahtumat vaativat yrityksen ja tytäryhtiöiden saldojen ja tulosten konsolidointiin vaaditaan virtuaaliyritys. Liiketoimintasi sisäiset organisaatiot, kuten aluekohtaiset toimistot, voidaan kuvata lisäyrityksinä tai pääyrityksen toimintayksiköinä. Toimintayksikön ei tarvitse olla oikeudellisesti määritetty organisaatio. Toimintayksiköitä käytetään hallitsemaan liiketoiminnan taloudellisia resursseja ja operatiivisia prosesseja. Esimerkiksi osastot ja kustannuspaikat ovat toimintayksiköitä. Eräät Finance and Operationsin toiminnot toimivat eritavalla riippuen siitä, onko organisaatio yritys vai toimintayksikkö. Mieti tarpeitasi ominaisuuksien ja toimintojen osalta seuraavassa taulukossa.

Toiminto Jos organisaatio perustuu yrityksenä Jos organisaatio perustuu liiketoiminnan yksikköihin
Päätietojen syöttö Eräät päätiedot, kuten asiakkaat, maksuehdot, veroviranomaiset ja toimipaikkakohtainen varastojärjestys, tulee määrittää jokaiselle yritykselle. Eräät perustiedot, kuten käyttäjät, tuotteet ja useimmat henkilöstöhallinnon tiedot, jaetaan kaikkien yritysten välillä. Päätiedot jaetaan toimintayksikköjen kesken.
Moduulin parametrit Moduulien, kuten myyntireskontran, ostoreskontran ja maksuliikenteen hallinnan parametrit on määritettävä oikeushenkilöä kohden. Yritysten moduulien asetukset ovat erillisiä, joten kukin tytäryhtiön voi noudattaa paikallisia lakisääteisiä vaatimuksia ja yrityskäytäntöjä. Esimerkiksi ammattilaispalveluja tarjoavalla yrityksellä ja tuotantoyrityksellä saattaa olla erilaiset moduuliparametrit, vaikka ne raportoivat samalle emoyhtiölle. Moduulin parametrit jaetaan toimintayksiköiden kesken.
Tietoturva Suurin osa tiedoista suojataan automaattisesti yrityksen tunnuksen avulla. Yrityksen tunnus on yksilöivä tunnus yritykseen liitettäville tiedoille. Yritys voidaan liittää vain yhteen oikeushenkilöön, ja oikeushenkilö voi liittyä vain yhteen yritykseen. Käyttäjillä on pääsy vain niiden yritysten tietoihin, joihin heillä on käyttöoikeus. Sinun ei tarvitse mukauttaa Finance and Operationsia tietojen suojaamiseksi yrityksen tunnuksella. Tiedot voidaan suojata toimintayksikkökohtaisesti luomalla mukautettuja tietoturvakäytäntöjä. Tietoturvakäytännöillä rajoitetaan tietojen käyttöä. Oletetaan esimerkiksi, että käyttäjä voi luoda ostotilauksia vain tietyssä liiketoimintayksikössä. Tietoturvakäytäntöjen avulla voidaan estää käyttäjiä käyttämästä ostotilauksen tietoja muista toimintayksiköistä. Tapahtumien määrä ja suojauskäytäntöjen lukumäärä voivat vaikuttaa suorituskykyyn. Suojauskäytännöt suunnitellessasi pidä mielessä suorituskykyä.
Kirjanpidot Jokaisella yrityksellä on oltava kirjanpito, joka tarjoaa tilikartan, kirjanpitovaluutan, raportointivaluutan ja kirjanpidon vuosikalenterin. Taseen voi luoda ainoastaan yritykselle. Useampi kuin yksi yritys voi käyttää päätilejä, dimensioita, tilirakenteita, tilikarttoja ja tilisääntöjä. Toimintayksiköllä ei voi olla omia kirjanpitotietoja. Jos sisäiset organisaatiosi eivät edellytä yksilöivää kirjanpitoa,voit mallintaa ne liiketoiminnan yksiköiksi. Kirjanpitotiedot määritetään hierarkian ylätason yritykselle. Tuloilmoitukset voidaan luoda yrityksen toimintayksiköille tai ylemmän tason yritykselle.
Kirjanpidon kalenterit Jokaisella yrityksellä on oma kirjanpidon vuosikalenteri. Jos sisäisten organisaatioidesi on käytettävä eri tilikautta ja eri tilikalentereita, on organisaatiot mallinnettava yrityksinä. Toimintayksiköiden on jaettava kirjanpidon vuosikalenteri. Jos sisäiset organisaatiosi voivat käyttää samaa tilikautta ja tilikalentereita, voit mallintaa organisaatiot liiketoiminnan yksiköiksi.
Konsolidointi Sinun on konsolidoitava aluekohtaisten toimipaikkojen taloudelliset tulokset yksityiskohtaiseen konsolidoituun yritykseen, jotta voit valmistella raportit. Konsolidointi ei tarvita, koska tiedot on jo jaettu eri yksiköiden kesken.
Keskitetyt maksut Keskitetyt maksut on määritettävä niin, että laskut kaikille alatason yrityksille voidaan maksaa yhden ylemmän tason yrityksen kautta. Keskitetyt maksut eivät ole pakollisia, koska kaikki laskut kirjataan yhdelle yritykselle.
Konsernin sisäiset tapahtumat Konsernin sisäiset myyntitilaukset, ostotilaukset, maksut tai vastaanotot voidaan kohdistaa toisiinsa. Sinun ei tarvitse käyttää kirjauskansion tositteita. Voit tarkastella konsernin sisäisiä tapahtumia osakirjanpitotasolla (myyntireskontra, ostoreskontra). Seuraavissa esimerkeissä havainnollistetaan, kuinka konsernin sisäiset tapahtumat käsitellään. Esimerkki 1: Pääkonttori toimittaa palveluja alueellisille toimistoille, ja pääkonttorin on veloitettava alueellisia toimistoja näistä palveluista. Jos mallinnat aluekohtaiset toimistot yrityksinä, sinulla on seuraavat vaihtoehdot: Vaihtoehto 1: Pääkonttori luo kirjauskansioviennin veloittaakseen kulun alueelliselta toimistolta. Tapahtumat eivät voi erääntyä. Vaihtoehto 2: Pääkkonttori lähettää palvelujen ostotilauksen alueelliselle toimistolle. Myyntitilaus luodaan automaattisesti yritykselle konsernin aluetoimistolle konsernin sisäisten alikirjanpidon tapahtumien kanssa. Esimerkki 2: Pääkonttori hankkii alueelliselle toimistolle toimitettavan palvelun ja maksaa siitä. Jos mallinnat aluekohtaiset toimistot yrityksinä, sinulla on seuraavat vaihtoehdot: Vaihtoehto 1: Lasku ja maksu ovat pääkonttorin säännösten vaatimusten mukaisia. Pääkonttorit voivat luoda kirjauskansioviennin veloittaakseen aluekohtaisia toimistoja kulun takia. Tapahtumat eivät voi erääntyä. Vaihtoehto 2: Lasku ja maksu ovat pääkonttorin säännösten vaatimusten mukaisia. Pääkonttorit voivat luoda konsernin sisäisen osakirjanpitotapahtuman. Toimintayksiköiden välisiä konsernin sisäisiä tapahtumia tuetaan vain kirjaustositteiden kautta. Toimintayksikkö ei voi laatia tai vastaanottaa ostotilausta, myyntitilausta tai laskua toiselta saman yrityksen toimintayksiköltä. Et voi tarkastella konsernin sisäisiä tapahtumia osakirjanpitotasolla (myyntireskontra, ostoreskontra). Seuraavissa esimerkeissä havainnollistetaan, kuinka konsernin sisäiset tapahtumat käsitellään. Esimerkki 1: Pääkonttori toimittaa palveluja alueellisille toimistoille, ja pääkonttorin on veloitettava alueellisia toimistoja näistä palveluista. Jos mallinnat aluekohtaisen toimiston liiketoiminnan yksikkönä, pääkonttori syöttää veloitettavan kulun ja koodit aluekohtaiselle toimipaikalle. Esimerkki 2: Pääkonttori hankkii alueelliselle toimistolle toimitettavan palvelun ja maksaa siitä. Jos mallinnat aluekohtaisen toimiston liiketoiminnan yksikkönä, lasku ja maksu seuraavat pääkonttorin säännösten vaatimuksia. Lasku voidaan koodata paikalliseen toimipaikkaan. Käytä tuloilmoituksessa täsmäyttävää taloushallinnon dimensiota kustannusten raportoimiseksi alueelliselle toimistolle.
Paikalliset verovaatimukset Yritykseen sovelletaan sen rekisteröintimaan/-alueen veroviranomaisten verolakeja. Esimerkiksi Tanskassa rekisteröityyn yritykseen sovelletaan Tanskan verolakeja ja sääntöjä. Finance and Operationsissa oikeushenkilö voi kuulua vain yhteen maahan/alueeseen. Maa tai alue, jonka olet valinnut yrityksen ensisijaiseksi osoitteeksi määrää yrityksen käytettävissä olevia maa- tai aluekohtaisia ominaisuuksia. Jos yrityksen ensisijainen osoite on esimerkiksi Tanskassa, Tanskan verolakeihin ja sääntöihin liittyvät ominaisuudet ovat käytettävissä. Tämän vuoksi, jos organisaatiosi ovat eri maissa tai eri alueilla ja vaativat erilaiset veroasetukset, sinun on määritettävä organisaatiot erillisiksi yrityksiksi. Toimintayksiköt käyttävät pääyrityksen maakontekstia. Samassa yrityksessä olevilla toimintayksiköillä ei voi olla erilaisia maa-/aluekohtaisia vaatimuksia. Jos yritykset ovat samassa maassa/alueella ja käyttävät samoja veroasetuksia, voit määrittää ne liiketoiminnan yksiköiksi.
Lakisääteinen maa- tai aluekohtainen raportointi Niiden maiden tai alueiden kohdalla, joita Finance and Operations tukee, voidaan luoda useimmat lakisääteiset raportit. Lisätietoja kullekin maalle tai alueelle saatavilla olevista raporteista on Finance and Operationsin Microsoft Dynamics Localization Portalissa. (CustomerSource-kirjautuminen on pakollinen.)strong>Huomautus: voit tehdä Finance and Operationsissa kirjanpidon kirjanpitotason avulla oikaisevat kirjaukset emoyhtiölle, joka käyttää eri kirjanpidon vakiota kuin tytäryhtiö. Esimerkiksi yrityksessä, joka käyttää yleisesti Isossa-Britanniassa (UK GAAP) hyväksyttyjä kirjanpitokäytäntöjä, voit tehdä oikaisevat kirjaukset kirjanpitotasolla. Nämä tapahtumat voidaan konsolidoida emoyhtiöksi, joka käyttää Yhdysvalloissa yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita (GAAP). Oikaisumerkinnät eivät vaikuta UK GAAP -raportointiin. Lakisääteiset raportit on luotava käyttämällä toista sovellusta. Sinun on varmistettava, että Finance and Operationsissa kerätään tiedot jokaisen toimintayksikön vaatimusten tukemiseksi, kun ne poikkeavat pääkonttorin vaatimuksista. Dynamics ERP:n Management Reporter -raportointityökalua voidaan käyttää useimmat lakisääteiset vaatimukset täyttävien raporttien luomiseen.
Valuutta Jos organisaatioidesi on käytettävä erilaisia toimintavaluuttoja, on organisaatiot mallinnettava yrityksinä. Toimintavaluutat määritetään yrityskohtaisesti. Voit syöttää tapahtumia eri valuuttoina. Jos yritykset käyttävät samaa toimintavaluuttaa, voit mallintaa organisaatiot liiketoiminnan yksiköiksi. Toimintayksiköiden on jaettava perusvaluutta. Voit syöttää tapahtumia ja luoda raportteja eri valuuttoina.
Tilinpäätös Jos lainsäädännön ja kirjanpitokäytäntöjen eroavat niiden maiden/alueiden välillä missä yritykset ovat, voidaan tarvita erilaisia tilinpäätöstoimenpiteitä. Tämä tarkoittaa, että sinun on mallinnettava organisaatiot yrityksinä. Jokaisella yrityksellä on omat vuoden päätökseen liittyvät menettelyt. Jos lainsäädännön ja kirjanpitokäytäntöjen ovat samat niiden maiden/alueiden välillä missä yritykset ovat, voidaan käyttää yhtenäisiä tilinpäätöstoimenpiteitä. Tämä tarkoittaa, että voit mallintaa organisaatiot toimintayksiköinä. Kaikkien toimintayksiköiden on käytettävä samaa tilinpäätösmenettelyä.
Numerojärjestykset Eräiden viittausten numerosarjat voidaan määrittää yrityskohtaisesti. Eräät numerosarjat voidaan jakaa. Eräiden viittausten numerosarjat voidaan määrittää toimintayksikkökohtaisesti. Eräät numerosarjat voidaan jakaa.
Tuotteet Tuotteiden määritelmät jaetaan, ja ne on vapautettava yksittäisille yrityksille ennen kuin ne voidaan sisällyttää tapahtumiin. Jokaisella yrityksellä on oma joukko vapautettuja tuotteita, jotka voidaan sisällyttää tapahtuma-asiakirjoihin. Jos sisäisten organisaatioidesi on käytettävä erilaisia tuotteita, on organisaatiot mallinnettava yrityksinä. Huomautus: Vaikka tuotteiden määritykset jaetaan, voit määrittää jokaisessa varastotoimipaikassa nimikkeelle eri myynnit, ostot ja varastointiparametrit jokaisessa yrityksessä, jossa tuote julkaistaan. Kaikilla toimintayksiköillä on sama tuotejoukko. Jos sisäiset organisaatiosi voivat jakaa samoja tuotteita, voit mallintaa organisaatiot liiketoiminnan yksiköiksi.
Kysely ja raportointi Sinun on muutettava yrityksiä manuaalisesti tapahtumien kirjoittamiseksi ja suoritettava kyselyt useissa yrityksissä. Tietoturvarajoitusten vuoksi konsolidoitu kysely ja raportointi voi kuluttaa paljon resursseja ja kestää pitkään. Sinun ei tarvitse muuttaa yrityksiä käyttämään tietoja useista toimintayksiköistä. Konsolidoitu kysely ja raportointi ja aluekohtainen kysely on helppoa ja nopeaa.

Parhaat käytännöt organisaatioiden ja hierarkioiden mallintamiseen

Ota huomioon seuraavat suositeltavat menetelmät organisaatiohierarkian käyttöönoton yhteydessä:

  • Luo osasto yrityksen ja liiketoimintayksikön välisen liitoksen mallintamiseksi. Sitten voit koota tietoja osastosta yritykseen lakisääteistä raportointia varten ja osastosta liiketoimintayksikköön sisäistä raportointia varten. Osastot voivat olla voittokeskuksia. Jos käytät osastoja, sinun ei tarvitse käyttää yrityksiä ja liiketoimintayksiköiden tilirakennedimensioita tilirakenteessa. Voit käyttää vain osastoja dimensiona. On kuitenkin käytettävä kustannuspaikkoja ja osastoja tilirakenteen dimensioina tilirakenteessa, jos kustannuspaikkoja käytetään vain kustannusten kokoamiseen ja osastoja käytetään tuottokirjausta varten.
  • Mallinna useita hierarkioita toimintayksiköille, jos tuloksen raportoinnin vaatimukset ovat monimutkaisia.
  • Yksittäisessä yrityksessä ei mallinneta useita hierarkioita samaan hierarkiatarkoitukseen.
  • Älä luo hierarkiaa joka tarkoitukseen. Voit yleensä käyttää yhtä hierarkiaa moneen tarkoitukseen. Esimerkiksi yksi toimintayksiköiden hierarkia voidaan määrittää kaikkiin käytäntöön liittyviin tarkoituksiin.
  • Luo tasapainotetut hierarkiat. Hierarkiassa kaikki solmut, jotka ovat yhtä kaukana juurisolmusta, määritellään tasona. Tasapainotetussa hierarkiassa vain yhdentyyppinen liiketoiminnan yksikkö voi esiintyä kussakin tasossa, ja etäisyys juurisolmusta tasoihin on yhdenmukainen. Jos on keskitasoja osaston ja yrityksen tai liiketoimintayksikön välillä, paikkamerkin organisaatiot voivat olla pakollisia tasapainotetun hierarkian luomiseksi.
  • Älä mallinna toimintayksiköiden erillistä hierarkiaa, jos yritysten rakenne on myös toimintarakenteesi. Yhdistelmähierarkia, johon kuuluu yrityksiä ja toimintayksiköitä voi olla hyödyllinen molemmille.
  • Ennen kuin mallinnat tärkeimpiä uudelleenjärjestelyn tilanteita, käytä hierarkian voimassaolopäivämääriä vaikutusanalyysiin ja oikeellisuustarkistukseen.
  • Käytä luonnostilaa hierarkian muuttamiseen ennen, kuin julkaiset uuden version tuotantoympäristössä.
  • Rajoita niiden käyttäjien määrää, joilla on oikeudet lisätä organisaatioita hierarkiaan tai poistaa niitä tuotantoympäristössä. Pienempi numero laskee kalliiden virheiden mahdollisuutta ja tarvetta korjata virheitä.