Osoitekirjat

Miten tietueiden kaksoiskappaleita etsitään?

Voit etsiä tietueiden kaksoiskappaleita suoraan Yleisen osoitekirja -luettelosivulta. Valitse toimintoruudun Osapuoli-välilehden Ylläpidä-ryhmässä Tee kaksoisarvotarkistus. Valitse sitten kaksoisarvotarkistukseen sisältyvät arvot.

Voiko osoitekirjaan lisätä tai siitä poistetaan osapuolitietueita joukkona?

Kyllä. Voit lisätä useita osapuolitietueita osoitekirjaa ja myös poistaa niitä.

  • Voit lisätä useita osapuolitietueiden osoitekirjaan valitsemalla Yleinen osoitekirja -luettelosivulla luettelosta osapuolet. Valitse sitten toimintoruudun Osapuoli-välilehden Ylläpidä-ryhmässä Määritä osapuolet. Valitse osoitekirjat, joihin haluat lisätä valitun osapuolitietueet, ja valitse sitten OK. Kaikki valitut osapuolitietueet lisätään kaikkiin valittuihin osoitekirjoihin.
  • Voit poistaa useita osapuolitietueiden osoitekirjasta valitsemalla Yleinen osoitekirja -luettelosivulla luettelosta osapuolet. Valitse sitten toimintoruudun Osapuoli-välilehden Ylläpidä-ryhmässä Poista osapuolet. Valitse osoitekirjat, joista osapuolet poistetaan ja valitse sitten OK. Kaikki valitut osapuolitietueet poistetaan kaikista valituista osoitekirjoista.

Voiko tietueen osapuolityyppiä muuttaa vai onko vanha tietue poistettava ja uusi luotava?

Aina silloin tällöin tietueen osapuolityyppi on vaihdettava henkilöstä organisaatioksi tai organisaatiosta henkilöksi. Esimerkiksi Nancy on Fabrikam UK:n myyntiryhmän jäsen. Hän tapaa Lontoossa messuilla kuusi uutta prospektia. Nancy luo kullekin prospektille prospektin osapuolitietueen. Kun Nancy tallentaa tietueet, jokainen tietue luodaan myös yleiseen osoitekirjaan. Fabrikam on määrittänyt organisaaton osapuolen oletustyypiksi, mutta kahden uuden prospektin tietueen tyyppinä pitäisi olla henkilö. Kun Nancy palaa messuilta, hänen onkin vaihdettava kahden prospektitietueen osapuolityyppi. Jotta osapuolitietueen tyypin voisi vaihtaa toiseksi tyypiksi, yleiseen osoitekirjaan on luotava ensin oikeantyyppinen uusi osapuolitietue. Voit sitten liittää vanhan osapuolitietueen tähän uuteen tietueen. Kun on tehnyt uuden osapuoliliitoksen, poista alkuperäinen osapuolitietue, jossa on virheellinen tietuetyyppi.

Miten osapuolitietueen nimi tai osoite voidaan muuttaa?

Voit koska tahansa päivittää osapuolitietueen nimet ja tietueeseen liitetyt osoitteet.

  • Voit päivittää osapuolitietueen nimen avaamalla osapuolitietueen ja valitsemalla sitten toimintoruudussa Muokkaa. Anna Yleinen.pikavälilehdessä osapuolen uusi nimi ja tallenna sitten tietue.
  • Voit päivittää osapuolitietueen osoitteen avaamalla osapuolitietueen ja valitsemalla sitten Osoitteet-pikavälilehdessä päivitettävä osoite. Valitse ensin Muokkaa ja tee sitten Muokkaa osoitetta -sivulla tarvittavat muutokset osoitteeseen tai osoiteparametreihin.

Voiko kaksi tai sitä useampi osapuolitietue yhdistää yhdeksi tietueeksi?

Aina silloin tällöin voi olla tarpeellista yhdistää kaksi tai sitä useampi osapuolitietue yhdeksi tietueeksi. Niin on tehtävä esimerkiksi silloin jos luot vähintään yhdelle osapuolitietueelle kaksoiskappaleen joko tarkoituksella tai vahingossa. Osapuolitietueita yhdistettäessä yksi tietue valitaan säilytettäväksi. Muiden tietueiden tiedot yhdistetään sitten tähän tietueeseen. Jos esimerkiksi havaitset, että Fabrikamia koskevia tietoja on tallennettu kolmeen osapuolitietueeseen: A, B, and C. Päätät säilyttää osapuolitietueen A. Niinpä osapuolitietueissa B ja C tallennetut tiedot yhdistetään osapuolitietueeseen A. Tietyissä tilanteissa osapuolitietueita ei kuitenkaan voi yhdistää:

  • Samaan osapuolirooliin, kuten asiakkaaseen tai toimittajaan, samassa yrityksessä liitettyjä osapuolitietueita ei voi yhdistää. Esimerkiksi osapuoli A on liitetty asiakkaaseen yrityksessä 123 ja osapuoli B on liitetty toiseen yrityksen 123 asiakkaaseen. Näitä osapuolitietueita ei voi yhdistää, koska jos ne yhdistettäisiin, yhdistetty osapuolitietue liitettäisiin useisiin asiakkaisiin samalla yrityksissä, mikä ei ole sallittu. Tietueet voidaan kuitenkin yhdistää, jos osapuoli B on liitetty toimittajaan yrityksessä 123 tai eri yrityksen asiakkaaseen.
  • Saman yrityksen, ryhmän tai toimintayksikön sisäisen osapuoliorganisaation tietueita ei voi yhdistää.

Pitäisikö osapuolitietue luoda yleisessä osoitekirjassa tai jossain muualla, kuten asiakas- tai toimittajasivulla?

Voit määrittää osapuolitietueet joko yleisessä osoitekirjassa tai soveltuvalla yksikkösivulla. Kun lisäät tietuen yhdessä sijainnissa, sama tietue lisätään aina myös toisessa sijainnissa. Jos esimerkiksi lisäät asiakkaan osapuolitietueen yleisessä osoitekirjassa, tietue lisätään myös Asiakas-sivulla. Samoin jos lisäät asiakkaan osapuolitietueen Asiakas-sivulla, tietue lisätään myös yleisessä osoitekirjassa. Päätä seuraavien ohjeiden avulla, missä uudet osapuolitietueet lisätään:

  • Osapuolitietueen luominen, kun yksikkötyyppi ei ole tiedossa – Jos osapuolitietue on luotava, mutta yksikkötyyppi ei ole tiedossa. (Et esimerkiksi tiedä, onko yksikkö asiakas vai mahdollisuus). Voit valita yksikkötyypin myöhemmin.
  • Osapuolitietueen luominen, kun yksikkötyyppi on tiedossa – Jos osapuolen yksikkötyyppi on tiedossa, voit luoda tietueen kyseisen tietueen sivulla. Voit esimerkiksi luoda asiakkaan tietueen Asiakas-sivulla. Kun luot ja tallennat tietueet soveltuvalla yksikkösivulla, tietue luodaan automaattisesti yleisessä osoitekirjassa.

Voiko osapuolitietueiden osoitetiedot kääntää?

Voit määrittää osoitetietojen käännökset, jotta tiedot näkyvät käyttäjän kielellä (järjestelmän kieli) Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operationsissa mutta toisella kielellä asiakirjoissa, kuten myyntitilauksissa. Voit antaa maiden tai alueiden nimien, osoitekohteiden ja nimijaksojen käännökset. Jos järjestelmän kieli on esimerkiksi tanska, voit luoda myyntitilauksen ranskalaiselle asiakkaalle. Tässä tapauksessa voit tarkastella ongelmassa tanskankielistä asiakastietuetta, mutta osoitetiedot näkyvät tulostetussa myyntitilauksessa ranskaksi. Anna käännöksiä määritettäessä käännös luettelon jokaiselle nimikkeelle. Nimikkeet, joille ei annetta käännöstä, näkyvät järjestelmän kielellä. Jos järjestelmän kieli on esimerkiksi tanska, voit lähettää asiakirjan espanjalaiselle asiakkaalle. Jos et ole antanut osoitetietojen espanjankielisiä (ESP) käännöksiä, kyseiset tiedot näkyvät tanskaksi sekä ohjelmassa että tulostetussa asiakirjassa.