Toimittajamaksujen luominen maksuehdotuksen avulla

Tässä artikkelissa on yleiskatsaus maksuehdotusvaihtoehdoista. Artikkeli sisältää myös esimerkkejä maksuehdotusten toiminnasta. Maksuehdotuksia käytetään usein toimittajan maksujen luomiseen, koska kyselyn avulla on nopeaa valita toimittajan laskuja maksuun esimerkiksi eräpäivän ja käteisalennuksen mukaan.

Organisaatiot käyttävät usein maksuehdotuksia luodakseen toimittajan maksuja, koska maksuehdotuskyselyn avulla on nopeaa valita toimittajan laskuja maksuun, eräpäivään, käteisalennukseen ja muihin ehtoihin perustuen.

Maksuehdotuskysely sisältää useita välilehtiä, joista jokaisella on eri asetuksia maksettavien laskujen valinnalle. Parametri-välilehti sisältää asetukset, joita suurin osa organisaatioista useimmin käyttää. Sisällytettävät tietueet-pikavälilehdellä voit määrittää mitkä laskut ja toimittajat sisällytetään maksuun määrittämällä reunaehdot eri ominaisuuksille. Jos haluat maksaa vain tietyn toimittajajoukon laskut, voit määrittää suodattimella toimittajien alueen. Tätä toimintoa käytetään usein myös valitsemaan laskut, joilla on tietty maksutapa. Voit esimerkiksi määrittää suodattimen, jossa Maksutapa = Sekki, ja vain laskut, joilla on kyseinen maksutapa valitaan maksuun, jos ne täyttävät myös muut kyselyssä asetetut ehdot. Lisäparametrit-välilehti lisäasetuksia, joista kaikki eivät ole aiheellisia organisaatiosi kannalta. Tämä välilehti sisältää esimerkiksi asetukset laskujen keskitettyä maksamista varten.

Parametrit

• Valitse laskut: – Laskut, jotka sisältyvät Aloituspäivämäärä- ja Lopetuspäivämäärä-kentillä määritettyyn päivämääräväliin ovat valittavissa eräpäivän, käteisalennuksen päivämäärän tai molempien perusteella. Jos käytät käteisalennuksen päivämäärää, järjestelmä etsii ensin laskut, joiden käteisalennuksen päivämäärä on aloitus- ja lopetuspäivämäärien välillä. Järjestelmä määrittää, onko lasku oikeutettu käteisalennukseen käyttämällä istunnon päivämäärää varmistaakseen, että käteisalennuksen päivämäärä ei ole jo mennyt.
• Aloituspäivämäärä ja Lopetuspäivämäärä – Maksut, joiden eräpäivä tai käteisalennuksen päivämäärä ovat määritetyssä päivämäärävälissä valitaan maksuun.
• Aikaisin maksupäivä – Kirjoita aikaisin maksupäivä. Esimerkiksi, Aloituspäivämäärä- ja Lopetuspäivämäärä-kentillä määritetään päivämääräväliksi 1-10. syyskuuta, aikaisimmaksi maksupäiväksi 5. syyskuuta. Tällöin kaikki laskut, joiden eräpäivä on välillä 1-5. syyskuuta maksetaan 5. syyskuuta. Kaikki laskut, joiden eräpäivä on välillä 5-10. syyskuuta maksetaan kunkin laskun eräpäivänä.
• Summaraja – Syötä suurin kokonaissumma kaikille maksuille.
• Luo maksut ilman laskun esikatselua – Jos tämän asetuksen arvoksi valitaan Kyllä, maksut luodaan heti Toimittajan maksut -sivulla. Maksuehdotus-sivu ohitetaan. Maksujen luonti on siis nopeampaa. Maksuja voi edelleen muokata Toimittajan maksut -sivulla. Vaihtoehtoisesti voit palata Maksuehdotus-sivulle Muokkaa valitun maksun laskuja -painikkeella.

Lisäasetukset

• Tarkista toimittajan saldo – Jos tämä asetus on Kyllä, toimittaja varmistetaan ennen laskun maksamista, että saatavien saldoa ei ole. Jos toimittajalla on saatavien saldo, maksua ei luoda. Toimittajalla voi esimerkiksi olla hyvityslaskuja tai maksuja, jotka on kirjattu, mutta ei vielä selvitetty. Näissä tapauksissa toimittajalle ei tule maksaa. Hyvityslaskut tai maksut tulee sen sijaan selvittää jäljellä oleviin laskuihin.
• Poista negatiiviset maksut: Tämä asetus on erilainen sen mukaan, suoritetaanko maksut yksittäisille laskuille vai niiden laskujen summalle, jotka vastaavat maksuehtoja. Tämä toiminta määritellään maksutavassa.
• Maksu jokaiselle laskulle – Jos Poista negatiiviset maksut asetukseksi on määritetty Kyllä, ja toimittajalla on selvittämätön lasku ja maksu, ainoastaan lasku valitaan maksuun. Aiempaa maksua ei selvitetä laskua vastaan. Jos Poista negatiiviset maksut asetukseksi on määritetty Ei, ja sekä lasku ja maksu ovat selvittämättä, molemmat valitaan maksuun. Suoritukselle luodaan maksu, ja maksulle luodaan palautus (negatiivinen suoritus).
• Maksu laskujen summalle – Jos Poista negatiiviset maksut -asetukseksi on määritetty Kyllä ja toimittajalla on selvittämätön lasku ja maksu, molemmat valitaan maksuun ja summat lisätään yhteen maksun kokonaissummaan. Ainoa poikkeus on, jos kokonaissumma johtaisi palautukseen. Tässä tapauksessa laskua eikä maksua valita. Jos Poista negatiiviset maksut -asetukseksi on määritetty Ei ja toimittajalla on selvittämätön lasku ja maksu, molemmat valitaan maksuun ja summat lisätään yhteen maksun kokonaissummaan.
• Tulosta vain raportti – Aseta tämän asetuksen arvoksi Kyllä voidaksesi tarkastella maksuehdotuksen tuloksia raportissa luomatta maksuja.
• Sisällytä toimittajan laskut muilta oikeushenkilöiltä – Jos organisaatiossasi käytetään keskitettyä maksuprosessia ja maksuehdotuksen hakuehtojen tulee sisältää laskuja muista yrityksistä, aseta tämän asetuksen arvoksi Kyllä.
• Ehdota erillistä toimittajan maksua oikeushenkilökohtaisesti – Jos tämä asetus on Kyllä, kunkin yrityksen kullekin toimittajalle luodaan erilliset laskut. Maksulla oleva toimittaja on kunkin yrityksen vastaanottaman laskun toimittaja. Jos asetuksen arvo on Ei ja samalla toimittajalla on laskuja maksettavanaan useassa yrityksessä, yksi maksu luodaan kaikkien valittujen yritysten valittujen laskujen yhteenlasketulle summalle. Maksun toimittaja on nykyisen yrityksen toimittaja. Jos nykyisessä yrityksessä ei ole toimittajatiliä, käytetään ensimmäisen maksettavan laskun toimittajatiliä.
• Maksun valuutta – Tässä kentässä määritetään valuutta, jolla kaikki maksut luodaan. Jos valuuttaa ei ole määritetty, jokainen lasku maksetaan laskun valuutassa.
• Maksun viikonpäivä – Määritä viikonpäivä, jolloin maksu suoritetaan. Tätä kenttää käytetään vain, jos maksutavaksi on määritetty Viikko. Maksun laskujen summat summataan määritettynä viikonpäivänä maksettavaksi.
• Vastatilin tyyppi ja Vastatili – Määritä näihin kenttiin tietty tilin tyyppi (esimerkiksi kirjanpito tai pankki) ja vastatili (esimerkiksi tietty pankkitili). Laskun maksutapa määrittää vastatilin oletustyypin sekä vastatilin, mutta voit ohittaa oletusarvot näiden kenttien avulla.
• Maksuyhteenvedon päivämäärä – Tätä käytetään vain, kun maksutavan Kausi-kentässä on valittu Yhteensä. Jos päivämäärä on määritetty, kaikki maksut luodaan tänä päivänä. Aikaisin maksupäivä -kenttä ohitetaan.
• Lisäsuodattimet – Sisällytettävät tietueet -pikavälilehdellä voit määrittää lisää reunaehtoja. Jos haluat maksaa vain tietyn toimittajajoukon laskut, voit määrittää suodattimella toimittajien alueen. Tätä toimintoa käytetään usein myös valitsemaan laskut, joilla on tietty maksutapa. Voit esimerkiksi määrittää suodattimen, jossa Maksutapa = Sekki, ja vain laskut, joilla on kyseinen maksutapa valitaan maksuun, jos ne täyttävät myös muut kyselyssä asetetut ehdot.

Skenaariot

Toimittaja	Lasku	Laskun päivämäärä	Laskun summa	Eräpäivä	Käteisalennuksen päivämäärä	Käteisalennussumma
3050	1001	15. kesäkuuta	500,00	15. heinäkuuta	29. kesäkuuta	10,00
3050	1002	20. kesäkuuta	600,00	20. heinäkuuta	4. heinäkuuta	12,00
3075	1003	15. kesäkuuta	250,00	29. kesäkuuta		0,00
3100	1004	17. kesäkuuta	100.00	17. heinäkuuta	1. heinäkuuta	1.00

April maksaa toimittajalle 1. heinäkuuta ja tehostaa tehtävän suorittamista käyttämällä maksuehdotusta.

Vaihtoehto 1: Käteisalennuksen mukaan

April valitsee ehdotustyypiksi Käteisalennus ja syöttää päivämääräalueeksi 26.6–10.7. Seuraavat laskut sisältyvät ehdotukseen:

• 1002, koska alennuspäivämäärä, 4.7., on maksupäivien välissä
• 1004, koska alennuspäivämäärä, 1.7., on maksupäivien välissä

Seuraavat laskut eivät sisälly ehdotukseen:

• 1001, koska alennuspäivämäärä, 29.6., on vanhentunut. eikä lasku siis ole enää oikeutettu käteisalennukseen
• 1003, koska laskulla ei ole alennuspäivämäärää.

Vaihtoehto 2: Eräpäivän mukaan

April valitsee ehdotustyypiksi Eräpäivän mukaan ja syöttää päivämääräalueeksi 26.6–10.7. Seuraavat laskut sisältyvät ehdotukseen:

• 1003, koska eräpäivä, 29. kesäkuuta, on maksupäivämäärien välissä.

Seuraavat laskut eivät sisälly ehdotukseen:

• 1001, koska eräpäivä, 15. heinäkuuta, ei ole maksupäivämäärien välissä.
• 1002, koska eräpäivä, 20. heinäkuuta, ei ole maksupäivämäärien välissä.
• 1004, koska eräpäivä, 17. heinäkuuta, ei ole maksupäivämäärien välissä.

Vaihtoehto 3: Eräpäivän ja käteisalennuksen mukaan

April valitsee ehdotustyypiksi Eräpäivä ja käteisalennuksen päivämäärä ja syöttää päivämääräalueeksi 26.6–10.7. Seuraavat laskut sisältyvät ehdotukseen:

• 1003, koska eräpäivä, 29. kesäkuuta, on maksupäivämäärien välissä.
• 1002, koska alennuspäivämäärä, 4.7., on maksupäivien välissä
• 1004, koska alennuspäivämäärä, 1.7., on maksupäivien välissä

Seuraavat laskut eivät sisälly ehdotukseen:

• 1001, koska alennuspäivä, 29. kesäkuuta, on vanhentunut, eikä lasku ole enää oikeutettu käteisalennukseen; lisäksi eräpäivä, 15. heinäkuuta on päivämäärävälin ulkopuolella.

Maa- tai aluekohtaiset seikat

Norja

Dimension ohjaus

Dimension ohjauksen avulla voit hallita maksuehdotuksen luotujen rivien ryhmittelyä ja määrittää oletusdimensioita taloushallinnon dimensioiden perusteella laskuissa käytettäväksi. Norjan maa- ja aluekontekstissa on kullekin maksutavalle taloushallinnon dimensio -välilehti, jossa voidaan ottaa käyttöön dimension valvonta ja dimensioiden ryhmittely. Mahdolliset vaihtoehdot ovat:

• Dimension ohjaus -kenttä ei ole käytettävissä. Maksuehdotus toimii kuten kaikissa muissa maissa ja muilla alueilla.
• Dimension ohjaus -kenttä on aktivoitu määrittämättä dimensioita. Maksuehdotus luodaan ottamatta huomioon dimensioita. Luotu tapahtuma ei peri dimensioita käytetystä tietueesta.
• Dimension ohjaus -kenttä on aktivoitu ja lisädimensioita on aktivoitu. Määritä nyt, miten dimensiot kopioidaan kirjauskansioon. Esimerkiksi: • Valitse Liiketoimintayksikkö -valintaruutu luodaksesi maksutavalle maksuehdotuksen per liiketoimintayksikkö • Valitse valintaruutu Kustannuspaikka -valintaruutu luodaksesi kustannuspaikkakohtaisen maksuehdotuksen maksutavalle

Muistiinpano

Jos valitset kolmannessa vaihtoehdossa useita dimensioita, maksuehdotus luodaan dimensioiden yhdistelmälle.

Pankkitilin valitseminen

Voit määrittää vakioveloitusten maksutilin jokaiselle laskentayksikölle riippumatta maa- ja aluekontekstista. Tämä määritetään ehdotuksen luomille maksuriveille. Pankkitili-toiminnolla voit määrittää useita veloitettavia pankkitilejä, joita hallitaan dimension ja valuutan tai näiden yhdistelmien mukaan käyttämään eri veloitettavia pankkitilejä yhdistelmästä riippuen. Voit määrittää näiden yhdistelmät Maksutavat-sivunPankkitilit-painikkeella, joka on saatavana kullekin maksutavalle, kun kirjaustilin tyyppi = pankki.