Toimittajamaksun peruuttaminen

Tässä artikkelissa kuvataan, mitä eroa on maksun palauttamisella, poistamisella, mitätöimisellä ja hylkäämisellä. Lisäksi artikkelissa esitellään kaksi tapaa peruuttaa toimittajan sekki.

Toisinaan toimittajamaksun kirjaamisen jälkeen maksu on peruutettava. Peruutus eroaa maksun poistamisesta, mitätöinnistä tai hylkäämisestä. Maksun voi poistaa vain, jos sen tila on Luotu. Tämä tila ilmaisee, että maksu on luotu, mutta järjestelmä ei ole vielä suorittanut sitä. Tämä rajoitus pätee aina maksutavasta riippumatta. Voit mitätöidä kirjaamattomat sekit sen jälkeen, kun ne on luotu, mutta ennen niiden kirjaamista. Jos luotu maksu suoritetaan sähköisenä rahansiirtona, voit hylätä maksun ennen sen kirjaamista. Jos haluat hylätä maksun, muuta Maksutila-arvoa. Maksu, joka on mitätöity tai hylätty, voidaan luoda uudelleen, kun Maksutila-arvoksi on palautunut Ei mitään.

Maksun kirjaamisen jälkeen käytetään peruutuksia. Sähköisesti suoritettuja maksuja ei voi peruuttaa enää kirjaamisen jälkeen. Sen sijaan maksun summalle on luotava uusi tapahtuma, jotta velka voidaan siirtää takaisin toimittajan tilille. Kirjatut sekit voi peruuttaa kahdella tavalla. Toisessa tavassa peruutukset kirjataan heti, kun napsautat Maksun mitätöinti -painiketta Sekki-sivulla. Kun käytät toista tapaa ja napsautat Maksun mitätöinti -painiketta Sekki-sivulla, peruutus lähetetään sekkipalautusten kirjauskansioon Maksuliikenteen hallinta -kohtaan, jossa tarkistaja voi kirjata tai hylätä peruutuksen.

Voit tarkistaa organisaatiossasi käytössä olevan tavan Maksuliikennetiedot-sivulta. Jos Käytä tarkistusprosessia maksujen palautuksissa -asetuksena on Kyllä, peruutukset lähetetään sekkipalautusten kirjauskansioon tarkistettaviksi. Seuraavassa taulukossa kuvataan, kuinka sekin peruutusmenetelmät eroavat.

Jos organisaatiosi ei tarkista sekkien peruutuksia ennen kirjausta Jos organisaatiosi tarkistaa sekkien peruutukset ennen kirjausta
Sekki peruutetaan heti, kun valitset Sekki-sivulta OK. Sekkiä ei peruuteta heti. Sekkien peruutuksen kirjauskansio luodaan tarkastusta varten. Jos sekkien peruutusten kirjauskansio poistetaan, sekki voidaan palauttaa uudelleen.
Alkuperäisen sekin kirjanpitomerkinnät palautetaan. Alkuperäisen sekin kirjanpitomerkinnän kirjanpitotiliä ei ole ehkä kirjattu. Alkuperäisen sekin kirjauskansion taloushallinnon dimensioita käytetään oletusarvoisina taloushallinnon dimensioina sekkipalautusten kirjauskansiossa. Näitä oletusarvoja voi muuttaa. Kun sekkipalautuksen kirjauskansio kirjataan, ostoreskontran päätilit lisätään automaattisesti kirjausprofiileista, ja ne ovat voineet muuttua.
Alkuperäisen sekin kirjaukseen käytettyjä kirjanpitorakenteita käytetään sekin palauttamiseen, vaikka tilirakennetta on muutettu. Kirjanpitotiliyhdistelmää ei vahvisteta. Jos tilirakennetta muutetaan sen jälkeen, kun alkuperäinen sekki on kirjattu, uusi taloushallinnon dimensio voi olla pakollinen sekin peruutukseen. Tätä taloushallinnon dimensiota ei ehkä ole lisätty automaattisesti alkuperäisen maksun kirjauskansiosta. Tiliyhdistelmä tarkistetaan sekin peruutuksen kirjaamisen yhteydessä.
Kiinteitä dimensioita ei oteta käyttöön peruutuksessa. Näin voidaan varmistaa, että peruutus tehdään samoilla kirjanpitotileillä. Kiinteitä dimensioita käytetään sekkien peruutusten kirjauskansiossa kirjauksen aikana. Taloushallinnon dimensioarvoa ei ole ehkä olemassa alkuperäisen sekin kirjanpitomerkinnässä, riippuen siitä, milloin kiinteä dimensio määritettiin.

Peruuta Kirjatut sekit tarkistamatta niitä

Jos organisaatio haluaa sekkien peruutukset kirjattavaksi heti, kun valitset Sekit-sivulta Maksun mitätöinti. Määritä Maksuliikennetiedot-sivulla Käytä tarkistusprosessia maksujen palautuksissa -asetukseksi Ei. Sekit-sivulla voit valita peruutettavan sekin ja valita sitten Maksun mitätöinti. Määritä sitten päivämäärä ja valitse peruutuksen syy.

Kirjattujen sekkien peruuttaminen, kun ne on tarkistettu sekkipalautusten kirjauskansiossa

Jos organisaatio haluaa tarkistaa sekkien peruutukset ennen niiden kirjaamista, luo sekkipalautusten kirjauskansio ja määritä Maksuliikennetiedot-sivulla Käytä tarkistusprosessia maksujen palautuksissa -asetukseksi Kyllä. Sekit-sivulla voit valita peruutettavan sekin ja valita sitten Maksun mitätöinti. Määritä sitten päivämäärä ja valitse peruutuksen syy. Sinun on myös valittava kirjauskansion nimi, jotta voit luoda sekkipalautusten kirjauskansion.

Peruutuksen tarkistaminen

Jos olet peruutusten tarkistuksia tekevä käyttäjä, voit hyväksyä ja kirjata kirjauskansion tai hylätä peruutuksen poistamalla kirjauskansion. Sekkipalautusten kirjauskansio -sivulla voit valita tarkistettavan palautusten kirjauskansion. Valitse sitten rivit. Voit tarkistaa peruutetun sekin ja valita sitten toisen seuraavista hyväksymisvaihtoehdoista:

  • Jos haluat hyväksyä ja kirjata palautusten kirjauskansion, valitse Kirjaa tai Kirjaa ja siirrä.
  • Jos haluat hylätä peruutuksen, poista sekkipalautusten kirjauskansio.
Huomautus

Jos poistat kirjauskansion, peruutus poistetaan järjestelmästä mutta alkuperäinen sekki säilyy Sekki-sivulla. Tämän jälkeen sekin tilana ei enää ole Odottaa peruutusta.

Peruutuksen kirjauksen tulokset

Kun kirjaat sekin peruutuksen, tapahtuu seuraavaa:

  • Sekin tilaksi päivitetään Peruutus.
  • Jos Täsmäytä-vaihtoehto oli valittuna peruutussivulta peruutuksen aikana, sekki täsmäytetään (Täsmäytetty-vaihtoehto tulee valituksi), eikä sitä näy Tilin täsmäyttäminen -sivulla.
  • Peruutustosite kirjataan uudelleen pankkitilille, jolta sekki myönnettiin. Näin sekin summa hyvitetään pankkitilille.
  • Tosite kirjataan kirjanpitoon.
  • Muokkaustiedot päivitetään Sekki-sivun Historia-kenttäryhmään.
Huomautus

Kun peruutat konsernin sisäiselle kauppatapahtumalle myönnetyn sekin, vastakirjaukset saadaan konsernin sisäisen laskennan asetuksista, ei alkuperäisestä tapahtumasta. Jos peruutettu sekki myönnettiin toimittajamaksulle, tapahtuu myös seuraavaa:

  • Järjestelmä poistaa käytöstä maksun, jota vasten alkuperäisen maksun lasku selvitettiin. (Tilitys peruutetaan.)
  • Maksun peruutuksen tapahtuma kirjataan toimittajan tiliä vastaan, ja peruutettu maksu selvitetään alkuperäistä maksua vastaan. Alkuperäisen toimittajan suorituksen Viimeinen tilitystosite -kenttä Toimittajatapahtumat-sivulla päivitetään vastaamaan peruutetun tapahtuman tositenumeroa.

Jos peruutettu sekki myönnettiin asiakaspalautukselle, tapahtuu myös seuraavaa:

  • Maksun peruutuksen tapahtuma kirjataan asiakastiliä vastaan, ja alkuperäisen maksun sekä alkuperäisen tiedoston välinen tilitys peruutetaan (luodaan negatiivinen maksu).
  • Maksun peruutus koskee alkuperäistä maksua. Alkuperäisen asiakkaan suorituksen Viimeinen tilitystosite -kenttä Asiakastapahtumat-sivulla päivitetään vastaamaan peruutetun tapahtuman tositenumeroa.