Kulujen hallinnan mobiilityötila

Tässä ohjeaiheessa on tietoja Kulujen hallinta -mobiilityötilasta. Työtilan avulla käyttäjät voivat siepata ja ladata kuitteja, jotka voi liittää myöhemmin kuluraportteihin. Käyttäjät voivat myös luoda nopeasti kulurivin liitteenä olevan kuitin avulla sekä luoda ja hallita omia kuluraporttejaan. Hyväksyjät voivat myös tarkastella heille määritettyjä kuluraportteja Kulujen hallinta -mobiilityötilassa sekä joko hyväksyä tai hylätä nämä kuluraportit.

Tätä mobiilityötilaa on tarkoitettu käytettäväksi Microsoft Dynamics 365 for Unified Operations -mobiilisovelluksella.

Yleiskuvaus

Moni organisaatio edellyttää, että työntekijän hyvitettäväksi lähetettäviin matka- tai yritystoimintaan liittyvään kuluraporttiin liitetään kuitti. Kulujenhallinnan mobiilityötilan avulla käyttäjät voivat nopeasti luoda uusia kulurivejä valitsemassaan mobiililaitteessa liittämällä kuitista valokuvakopion. Käyttäjät voivat myös ottaa kuvan kuitista ja liittää sen kuluraporttiin myöhemmin. Työntekijät voivat myös luoda ja hallita kuluraporttejaan sekä lähettää ne sitten hyväksyttäviksi ja hyvitettäviksi mobiililaitteestaan.

Käyttäjät voivat tehdä Kulujen hallinta -mobiilityötilassa seuraavat tehtävät:

  • Ottaa kuvan kuitista ja ladata sen Microsoft Dynamics for Finance and Operations, Enterprise Editioniin. Voit sitten liittää kuvan kuluraporttiin myöhemmin.
  • Ladata tiedoston siepattuna kuittina. Voit sitten liittää tiedostoon kuluraporttiin myöhemmin.
  • Luoda uuden kulurivin liitetystä kuitista. Voit sitten lisätä rivinimikkeen kuluraporttiin myöhemmin, ja lähettää sen hyväksyntää ja hyvitystä varten.

Jos käytössä on Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise Editionin heinäkuun 2017 päivitys, voit käyttää myös seuraavia ominaisuuksia:

  • Luo uusi kuluraportti.
  • Liitä luottokorttitapahtumat ja muut aiemmin luodut kulut kuluraporttiin.
  • Luo uudet kulut kuluraporttiin.
  • Liitä kuitti kuluraportin kuluun, joko ottamalla kuva kuitista tai lataamalla tiedosto tarkistettuna kuittina.
  • Lisää yrityksen kulukäytännön mukaisesti vierasluettelo kuluun.
  • Erittele kulut yrityksen kulukäytäntöjen mukaisesti.
  • Lähetä kuluraportti hyväksyttäväksi ja hyvitettäväksi.
  • Hyväksy tai hylkää kuluraportit, joiden hyväksyjäksi sinut on määritetty.

Edellytykset

Edellytykset vaihtelevat sen mukaan, mikä Microsoft Dynamics 365 -versio on otettu käyttöön organisaatiossa.

Edellytykset, jos käytössä on Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise Editionin heinäkuun 2017 päivitys

Jos Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Enterprise Editionin heinäkuun 2017 päivitys on otettu organisaatiossa käyttöön, järjestelmänvalvojan on julkaistava Kulujen hallinta -mobiilityötila. Ohjeet ovat ohjeaiheessa Mobiilityötilan julkaiseminen.

Edellytykset, jos käytössä on Microsoft Dynamics 365 for Operations -versio 1611, johon on asennettu vähintään ympäristöpäivitys 3.

Jos organisaatiossa on otettu käyttöön Microsoft Dynamics 365 for Operations -versio 1611, jossa on vähintään ympäristöpäivitys 3, järjestelmänvalvojan on toteutettava seuraavat edellytykset.

Edellytys Rooli kuvaus
Ota KB 4019015 käyttöön. Järjestelmänvalvoja KB 4019015 on X++-päivitys tai metatietojen korjaus, joka sisältää Kulujen hallinta -mobiilityötilan. Järjestelmänvalvojan on toimittava seuraavasti asentaakseen KB 4019015 -päivityksen.
  1. Lataa metatietojen hotfix-korjaus Microsoft Dynamics Lifecycle Servicesistä (LCS).
  2. Asenna metatietojen korjaustiedosto.
  3. Luo käyttöön otettava paketti, joka sisältää ApplicationSuite- ja ExpenseMobile-mallit ja lataa sitten käyttöön otettava paketti LCS:ään.
  4. Ota käyttöönotettava paketti käyttöön.
Julkaise Kulujen hallinta -mobiilityötila. Järjestelmänvalvoja Lisätietoja on ohjeaiheessa Mobiilityötilan julkaiseminen.

Lataa ja asenna Dynamics 365 for Operations -mobiilisovellus

Lataa ja asenna Dynamics 365 for Unified Operations -mobiilisovellus:

Kirjautuminen mobiilisovellukseen

  1. Käynnistä sovellus mobiililaitteessa.
  2. Anna Dynamics 365 -URL-osoitteesi.
  3. Käyttäjänimi ja salasana kysytään, kun kirjaudut sovellukseen ensimmäisen kerran. Kirjota tunnistetiedot.
  4. Kun olet kirjautunut sisään, yrityksen käytettävissä olevat työtilat ovat näkyvissä. Huomaa, että jos järjestelmänvalvoja julkaisee uuden työtilan myöhemmin, mobiilityötilojen luettelo on päivitettävä.

Nouda päivitettäväksi

Kuittien sieppaaminen kulujenhallinnan mobiilityötilassa

  1. Avaa Kulujen hallinta -työtila mobiililaitteessa.
  2. Valitse Sieppaa kuitti.
  3. Valitse Ota kuva tai Valitse kuva.
  4. Noudata seuraavia ohjeita:

    • Jos valitsit Ota kuva -vaihtoehdon, toimi seuraavasti:

      1. Sinut siirretään mobiililaitteesi kameraan, jotta voit ottaa kuitista kuvan. Kun olet ottanut kuvan, hyväksy se valitsemalla OK.
      2. Valinnainen: Anna kuvalle nimi ja syötä muistiinpanoja.
    • Jos valitsit Valitse kuva, toimi seuraavasti:

      1. Valitse kuva luettelosta.
      2. Valinnainen: Anna kuvalle nimi ja syötä muistiinpanoja.
  5. Valitse Valmis.

Kulujen kirjaaminen nopeasti kulujen hallinnan mobiilityötilassa

  1. Avaa Kulujen hallinta -työtila mobiililaitteessa.
  2. Valitse Kulun pikasyöttö.
  3. Valitse kulun luokka. Näet luettelon kululuokista, jotka on ladattu sovellukseesi offline-käyttöä varten. Oletusarvon mukaan ladataan 50 nimikettä, mutta sovelluskehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Sovelluskehittäjille on lisätietoja ohjeaiheessa Mobiiliympäristö. Jos luokka ei ole luettelossa, tee verkkohaku valitsemalla Hae. Etsi kululuokan tai -tyypin perusteella.
  4. Anna kulun tapahtumapäivämäärä.
  5. Valinnainen: anna kulun myyjä.
  6. Syötä kulun summa.
  7. Valitse kulun valuutta. Näet luettelon valuuttakoodeista, jotka on ladattu sovellukseesi offline-käyttöä varten. Oletusarvoisesti ladataan 400 valuuttaa, mutta sovelluskehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Sovelluskehittäjille on lisätietoja ohjeaiheessa Mobiiliympäristö. Jos valuutta ei ole luettelossa, tee verkkohaku valitsemalla Hae. Etsi valuutan tai nimen mukaan.
  8. Valitse Ota kuva tai Valitse kuva.
  9. Noudata seuraavia ohjeita:

    • Jos valitsit Ota kuva, sinut siirretään mobiililaitteesi kameraan, jotta voit ottaa kuitista kuvan. Kun olet ottanut kuvan, hyväksy se valitsemalla OK.
    • Jos valitsit Valitse kuva, valitse kuva luettelosta.
  10. Valitse Valmis.

Kuluraportin hyväksyminen kulujen hallinnan mobiilityötilassa (jos käytössä on heinäkuun 2017 päivitys)

  1. Avaa Kulujen hallinta -työtila mobiililaitteessa.
  2. Kulujen hyväksynnät näyttää, kuinka monta kuluraporttia on määritetty sinulle hyväksyttäväksi. Luku päivitetään noin 30 minuutin välein. Valitse Kulujen hyväksynnät.

    Luettelo sinulle hyväksyttäväksi määritetyistä kuluraporteista avautuu.

  3. Voit tarkastella kulujen erittelyä valitsemalla kuluraportin.

  4. Voit tarkastella erittelyä valitsemalla kulun. Näytettäviä kulutietoja ovat esimerkiksi mahdolliset kuitit, vieraat ja erittelyt.
  5. Valitse Kuluraportti-sivulla, hyväksytkö vai hylkäätkö kuluraportin.
  6. Anna mahdolliset hyväksymistoimintoon liittyvät kommentit.
  7. Valitse Valmis.

Uuden kuluraportin luominen ja sen lähettäminen hyväksyminen kulujen hallinnan mobiilityötilassa (jos käytössä on heinäkuun 2017 päivitys)

  1. Avaa Kulujen hallinta -työtila mobiililaitteessa.
  2. Valitse Kulumerkintä.
  3. Valitse joko Uusi raportti tai valitse luettelosta aikaisemmin luotu kuluraportti.
  4. Jos kyse on uudesta kuluraportista, anna raportin syy ja mahdolliset muut käytettävissä olevat tiedot. Nämä tiedot vaihtelevat sen mukaan, miten kulujen hallinta on määritetty yrityksessä.
  5. Valitse Valmis.
  6. Lisää aiemmat kulut, kuten luottokorttitapahtumat, kuluraporttiin valitsemalla Liitä.
  7. Valitse luettelosta vähintään yksi kulu.
  8. Valitse Valmis.
  9. Lisää uusi kulu kuluraporttiin valitsemalla Uusi kulu.
  10. Valitse kulun luokka. Näet luettelon kululuokista, jotka on ladattu sovellukseesi offline-käyttöä varten. Oletusarvon mukaan ladataan 50 nimikettä, mutta sovelluskehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Sovelluskehittäjille on lisätietoja ohjeaiheessa Mobiiliympäristö. Jos luokka ei ole luettelossa, tee verkkohaku valitsemalla Hae. Etsi kululuokan tai -tyypin perusteella.
  11. Valinnainen: anna kulun myyjä.
  12. Anna kulun tapahtumapäivämäärä.
  13. Syötä kulun summa.
  14. Valitse kulun valuutta. Näet luettelon valuuttakoodeista, jotka on ladattu sovellukseesi offline-käyttöä varten. Oletusarvoisesti ladataan 400 valuuttaa, mutta sovelluskehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Sovelluskehittäjille on lisätietoja ohjeaiheessa Mobiiliympäristö. Jos valuutta ei ole luettelossa, tee verkkohaku valitsemalla Hae. Etsi valuutan tai nimen mukaan.
  15. Valitse Valmis.
  16. Tarkenna kulun tietoja valitsemalla Lisää lisätiedot. Käytettävissä olevat kentät määräytyvät yrityksen kulujen hallinnan määritysten mukaan.
  17. Jos yrityksen käytäntö edellyttää kuittien liittämistä, valitse Kuitit ja tee seuraavat toimet:

    1. Valitse Tarkista kuitti tai Liitä kuitti.
    2. Noudata seuraavia ohjeita:

      • Jos valitsit Tarkista kuitti, toimi seuraavasti:

        1. Valitse Ota kuva tai Valitse kuva.
        2. Noudata seuraavia ohjeita:

          • Jos valitsit Ota kuva -vaihtoehdon, toimi seuraavasti:

            1. Sinut siirretään mobiililaitteesi kameraan, jotta voit ottaa kuitista kuvan. Kun olet ottanut kuvan, hyväksy se valitsemalla OK.
            2. Valinnainen: Anna kuvalle nimi ja syötä muistiinpanoja.
          • Jos valitsit Valitse kuva, toimi seuraavasti:

            1. Valitse kuva luettelosta.
            2. Valinnainen: Anna kuvalle nimi ja syötä muistiinpanoja.
        3. Valitse Valmis.

      • Jos valitsit Liitä kuitti, toimi seuraavasti:

        1. Valitse luettelosta vähintään yksi kuva.
        2. Valitse Valmis.
    3. Palaa kulun tietoihin valitsemalla Takaisin.

  18. Jos yrityksen käytäntö edellyttää, että kuluun liittyy vieras, valitse Vierailijat ja tee seuraavat toimet:

    1. Valitse Vierailija, Aiemmat vieraat tai Työtoverit.
    2. Noudata seuraavia ohjeita:

      • Jos valitsit Vierailija, toimi seuraavasti:

        1. Anna vierailijan nimi.
        2. Valinnainen: Annan vierailijan organisaation ja/tai maa.
        3. Valinnainen: Anna vierailijan ammattinimike.
        4. Valitse Valmis.
      • Jos valitsit Aiemmat vieraat, toimi seuraavasti:

        1. Valitse luettelosta vähintään yksi aiempi vieras. Näkyviin tulee luettelo vieraista, jotka olet lisännyt aiempiin kuluraportteihin. Nämä raportit on ladattu offline-käytön mahdollistavaan sovellukseen. Oletusarvon mukaan ladataan 50 nimikettä, mutta sovelluskehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Sovelluskehittäjille on lisätietoja ohjeaiheessa Mobiiliympäristö. Jos aiempi vieras ei ole luettelossa, tee verkkohaku valitsemalla Hae. Voit hakea nimen, organisaation, maan tai ammattinimikkeen perusteella.
        2. Valitse Valmis.
      • Jos valitsit Työtoverit, toimi seuraavasti:

        1. Valitse luettelosta vähintään yksi työtoveri. Näet luettelon työtovereista, jotka on ladattu sovellukseen offline-käyttöä varten. Oletusarvon mukaan ladataan 50 nimikettä, mutta sovelluskehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Sovelluskehittäjille on lisätietoja ohjeaiheessa Mobiiliympäristö. Jos työtoveri ei ole luettelossa, tee verkkohaku valitsemalla Hae. Voit hakea nimen, yrityksen tai ammattinimikkeen perusteella.
        2. Valitse Valmis.
    3. Palaa kulun tietoihin valitsemalla Takaisin.

  19. Jos yrityksen käytäntö edellyttää kulujen erittelyä, valitse Erittely ja tee seuraavat toimet:

    1. Valitse erittelyn ensimmäinen päivämäärä.
    2. Valitse Lisää erittely.
    3. Valitse kulun erittelyn aliluokka. Näet luettelon kulujen aliluokista, jotka on ladattu sovellukseen offline-käyttöä varten. Oletusarvon mukaan ladataan 50 nimikettä, mutta sovelluskehittäjä voi muuttaa tätä määrää. Sovelluskehittäjille on lisätietoja ohjeaiheessa Mobiiliympäristö. Jos aliluokka ei ole luettelossa, tee verkkohaku valitsemalla Hae. Tee haku kulujen aliluokan nimen mukaan.
    4. Anna eriteltävän tapahtuman summa.
    5. Muokkaa tapahtuman päivämäärää tarvittaessa.
    6. Valitse Valmis.
    7. Toista edelliset vaiheet, kunnes kaikki valitun päivämäärän erittelyt on lisätty.
    8. Jos päiviä on enemmän, voit kopioida erittelyt seuraavalle päivälle valitsemalla Kopioi seuraavaan päivään. Vaihtoehtoisesti voit valita eriteltävän päivämäärän ja lisätä erittelyt samoin kuin ensimmäisenä päivämääränä.
    9. Kun kulun erittely on valmis, palaa kulun tietoihin valitsemalla Takaisin.
  20. Palaa Kuluraportti-sivulle valitsemalla Takaisin.

  21. Toista edelliset vaiheet, kunnes kaikki kulut on lisätty.
  22. Valitse Lähetä.
  23. Kirjoita tarvittaessa kommentit hyväksyjälle.
  24. Valitse Valmis.