Tarjouspyynnöt

Tämä ohjeaihe sisältää yleistietoja tarjouspyynnöistä. Organisaatiot luovat tarjouspyyntöjä silloin, kun niiden on ostettava nimikkeitä tai palveluita, ja halutaan saada kilpailukykyisiä tarjouksia useilta toimittajilta. Tarjouspyynnössä pyydät toimittajilta hinnat ja toimitusaikoja nimikkeiden määrille, jotka määrität. Voit myös pyytää toimittajia määrittämään, liittyykö tarjoukseen satunnaisia kuluja, esimerkiksi lähetyskustannuksia, tai tarjoaako toimittaja alennuksia suurista tilauksista tai toimittajalaskun maksamisesta aikaisin.

Tarjouspyyntöprosessiin sisältyvät seuraavat tehtävät:

  • Tarjouspyynnön luominen ja lähettäminen yhdelle tai useammalle toimittajalle.
  • Tarjouspyyntövastausten (tarjousten) vastaanottaminen ja rekisteröiminen.
  • Hyväksyttyjen tarjousten siirtäminen ostotilaukseen, ostosopimukseen tai ostoehdotukseen.

Seuraavassa kuvassa on yhteenveto tarjouspyyntöprosessista.

Tarjouspyyntöprosessi

Tarjouspyynnön voi luoda suunnitelluista tilauksista, ostoehdotuksesta tai manuaalisesta kirjauksesta. Luotavaa tarjouspyyntöä kutsutaan tarjouspyyntötapaukseksi, ja se on perusasiakirja, jolla tarjouspyyntö lähetetään kullekin toimittajalle. Kun olet laatinut tarjouspyyntötapauksen ja lisännyt toimittajat, valitse tarjouspyyntötapahtumassa Lähetä, niin tarjouspyynnön kirjauskansio luodaan kullekin toimittajalle, jolle tarjouspyyntö on lähetetty. Voit määrittää Lähetä-toiminnon tulostuksenhallinta-asetukset sen mukaan, haluatko tulostaa kustakin toimittajasta raportin arkistoon vai lähettää raportin kunkin toimittajan sähköpostiosoitteeseen. Lisäksi voit luoda kunkin toimittajan tarjouspyynnön kirjauskansiossa raportin, jonka voit lähettää toimittajalle myöhemmin tai uudelleen. Voit myös määrittää Lähetä-toiminnon luomaan vastauslomakkeen, jonka toimittaja voi täyttää.

Jos jo lähetettyä tarjouspyyntöä on muokattava, voit lähettää tarjouspyynnön toimittajille uudelleen tehtyäsi tarvittavat muutokset.

Vastaanotetut tarjoukset on syötettävä Tarjouspyynnön vastaukset -sivulle. Jos valitset Kopioi tiedot vastaukseen -vaihtoehdon, vastaukseen kopioidaan tarjouspyyntötapauksesta tietyt tiedot, kuten määrä ja päivämäärät. Voit muuttaa nämä tiedot toimittajan tarjousta vastaavasti.

Jos tietylle toimittajalle tarvitaan vastauksen toinen iteraatio, valitse Tarjouspyynnön vastaus -sivulta Palauta. Palautustoimenpide luo uuden kirjauskansion sekä raportin, joka tulostetaan, arkistoidaan ja lähetetään tulostuksenhallinta-asetusten mukaisesti.

Jos olet lisännyt tarjouspyyntötapahtumaan pisteytysehtoja, tarjouspyyntövastauksessa on pisteytyspaneeli, johon voit lisätä pisteet. Yhteispistemäärä tulee näkyviin, kun vertailet vastauksia Vertaa vastauksia -sivulla, jolla voit myös verrata muita vastauksen sisältämiä tietoja, kuten rivihintaa, toimituspäivää ja kokonaishintaa.

Kun olet valinnut jonkin tarjouksen tai osittaiset tarjoukset, voit hyväksyä ne ja hylätä muut. Järjestelmä luo kirjauskansiot hyväksymisille ja hylkäämisille sekä vastaavat raportit. Nämä tulostetaan, arkistoidaan ja lähetetään tulostuksenhallinta-asetusten mukaisesti. Kun hyväksyt tarjouksen tai tietyt tarjouksen rivit, järjestelmä luo joko ostosopimuksen tai ostotilauksen tai päivittää ostoehdotuksen tarjouspyynnön ostotyypistä riippuen. Voit luoda haluamistasi vastauksista kauppasopimuksen käytettäväksi myöhemmin huolimatta siitä, oletko hyväksynyt tai hylännyt kyseiset vastaukset.

Tarjouspyynnön tila näkyy sen otsikosta ja riippuu tarjouspyynnön rivien tilasta. Tila ilmaisee tarjouspyynnön käsittelyn laajuuden. Jokaisella tarjouspyynnöllä on tilalle kaksi arvoa: alhaisin ja korkein. Alin tila on minkä tahansa tarjouspyynnön rivin vähiten edistynyt vaihe, ja korkein tila on minkä tahansa tarjouspyynnön rivin kaikkein edistynein vaihe. Jos esimerkiksi tarjouspyynnön vähiten edennyt vaihe koskee luotua riviä, tarjouspyynnön alin tila on Luotu. Jos tarjouspyynnön eniten edennyt vaihe koskee toimittajille lähetettyä riviä, tarjouspyynnön korkein tila on Lähetetty. Tilat päivitetään automaattisesti, kun tarjouspyynnön.

Voit tarkastella tarjouspyynnön otsikon alinta ja ylintä tilaa Kaikki tarjouspyynnöt -sivulla. Voit tarkastella tarjouspyynnön rivin alinta ja ylintä tilaa Tarjouspyynnöt -sivulla Rivit-välilehdessä.

Tilojen järjestys tarjouspyyntöjen käsittelylle on seuraava:

  1. Luotu
  2. Lähetetty
  3. Vastaanotettu
  4. Hyväksytty/Peruutettu/Hylätty

Tiloja on kuvattu tarkemmin tämän ohjeaiheen seuraavissa osissa.

Tarjouspyyntötoimintojen asetukset

Ennen tarjouspyyntötapauksen luomista sinun täytyy määrittää tarjouspyynnön tiedot Hankintaparametrit-sivulla. Tarjouspyyntötapausta luodessasi voit määrittää oletusarvot, jotka kopioidaan tarjouspyyntöön. Voit määrittää seuraavat oletusarvot:

  • Uusien tarjouspyyntöjen ostotyyppi: Ostotilaus tai Ostosopimus.
  • Vanhentumispäivämäärän ja -ajan asetukset.
  • Toimitustiedot ja maksuehdot.
  • Tarjouspyynnön vastaukseen sisällytettävät kentät.

Nämä arvot voi ohittaa tietyissä tarjouspyyntötapauksissa. Myös muutosprosessi täytyy määrittää. Tämän määrityksen yhteydessä voit ottaa käyttöön kentän lukituksen. Kun kentän lukitus on käytössä ja hankinta-asiantuntija haluaa tehdä tarjouspyyntöön muutoksia, hänen on ensin valittava Tarjous-välilehden Muutos-osasta Luo. Kun tarjouspyyntö on päivitetty lisäyksellä, hankinta-asiantuntijan on viimeisteltävä prosessi valitsemalla Viimeistele. Viimeistele-toiminto luo sähköpostiviestin, joka ilmoittaa toimittajille muutetusta tarjouspyynnöstä. Toimittajille lähetettävän sähköposti-ilmoituksen malli valitaan Hankintaparametrit-sivulta. Luotava malli voi sisältää seuraavia korvattavia tunnisteita:

  • %Tarjouksen palautuksen syy%
  • %Muutoksen syy%
  • %Muutoksen valmistelija%
  • %Yritys%

%Tarjouksen palautuksen syy%- ja %Muutoksen syy% -tunnisteet korvataan tekstillä, jonka hankinta-asiantuntija voi täyttää viimeistellessään muutoksia ohjatussa Muutos-toiminnossa. %Muutoksen valmistelija%- ja %Yritys%-tunnisteet korvataan automaattisesti tarjouspyynnön tiedoilla.

Jos haluat osoittaa tarjouspyynnön vastauksessa tarjouksen hylkäämisen tai hyväksymisen syyn syykoodeilla, määritä syykoodit Toimittajan syyt -sivulla.

Voit määrittää tulostettujen tai tallennettujen tarjouspyyntöasiakirjojen ulkoasun hankinnan Lomakeasetukset-sivulla.

Huomautus: Julkisen sektorin määrityksessä jo lähetettyyn tarjouspyyntöön tehdyt muutokset edellyttävät muutosprosessin käyttöä. Kun tarjouspyyntö on lähetetty, kentät on lukittu, joten edellä mainitun muutosprosessin käyttäminen valitsemalla Luo on pakollinen vaihe tehtäessä muutoksia tarjouspyyntöön. Tätä ohjataan kentän lukitusparametrilla Lukitse tarjouspyynnöt, kun ne on lähetetty kohdassa Lukitse tarjouspyynnöt, kun ne on lähetetty. Parametrin arvoksi määritetään Kyllä. Julkisen sektorin määrityksissä tämä on oletusasetus, jota ei voi muuttaa. Tämä tarkoittaa, että siinä missä muutosprosessi voidaan käsitellä manuaalisesti muissa kuin julkisen sektorin määrityksessä, julkisella sektorilla muutoksia käsitellään lukitsemalla kentät tarjouspyynnön lähettämisen jälkeen.

Kun luot ostotilaukselle tarjouspyynnön ja lisäät tarjouspyyntöön varastonimikkeen, luodaan varastotapahtuma, jossa vastaanoton tila on Tarjouksen vastaanotto. Vain tarjouspyyntörivit, joilla on tämä tila, otetaan huomioon, kun lasket toimituksia pääsuunnitelmaa käyttämällä. Jos haluat, että pääsuunnitelma sisältää tarjouspyynnön rivejä odotettuna vastaanottona, tämä on määritettävä pääsuunnittelun asetuksissa.

Ostopäällikkönä tai -edustajana voit luoda ja ylläpitää pyyntötyyppejä, jotka vastaavat organisaatiosi hankintavaatimuksia. Kukin pyyntötyyppi voi ohjata pisteytysmenetelmiä. Pisteytysmenetelmät koostuvat ehdoista, joita voi käyttää tarjouksia pisteytettäessä. Pyyntötyypit, pisteytysmenetelmät ja pisteytysehdot määritellään Pyyntötyyppi- ja Pisteytystapa-sivuilla.

Tarjouspyynnön luominen ja lähettäminen

Voit luoda tarjouspyynnön ja valita toimittajat, joiden haluat lähettävän tarjouksia, ja lähettää sitten tarjouspyynnön toimittajille. Tulostuksenhallinnan avulla voit lähettää tarjouspyyntöraportin ja vastauslomakeraportit haluamaasi sijaintiin.

Voit luoda tarjouspyynnön Ostotilaus- tai Ostosopimus-ostotyypeille.

Jos tarjouspyyntö luodaan ostoehdotuksesta, Ostoehdotus-tyyppi määritetään automaattisesti. Tarjouspyyntöä, jonka tyyppi on Ostoehdotus, ei voi luoda manuaalisesti. Jos tarjouspyynnön tyyppi on Ostotilaus:

  • Kun tarjouspyynnön rivejä luodaan, järjestelmä luo varastotapahtumia, joiden vastaanottotila on Tarjouksen vastaanotto.
  • Kun hyväksyt tarjouksen, ostotilaus luodaan.

Jos tarjouspyynnön tyyppi on Ostosopimus:

  • Tarjouspyyntöä käytetään sopimuksessa, kun tuotetta halutaan ostaa tietty määrä tai arvo tiettynä aikana. Valitse tällöin ostosopimusta koskeva päivämääräalue ja ostosopimusta hallinnoivan henkilön nimi.
  • Kun hyväksyt tarjouksen, ostosopimus luodaan.

Voit luoda tarjouspyynnön ostoehdotuksesta vain, jos ostoehdotuksen tilana on Tarkistuksessa ja sinut on määritetty suorittamaan seuraava työnkulkutehtävä. Ostoehdotuksen rivit päivittyvät automaattisesti, kun hyväksyt toimittajilta saamiasi tarjouspyynnön vastauksia (tarjouksia). Ostoehdotukselle ei voi suorittaa loppuun, hylätä, hyväksyä tai suorittaa mitään muita toimintoja tarjouspyynnön ollessa kesken.

Kun luot tarjouspyynnön, voit valita tietyn pyyntötyypin. Pyyntötyyppi määrittää pisteytysehdot, joilla tarjouspyynnön vastauksia pisteytetään.

Voit lisätä tarjouspyyntötapaukseen kyselylomakkeen. Kyselylomake näkyy tämän jälkeen kaikissa vastauksissa, kun tarjouspyyntö on lähetetty.

Tarjouspyyntötapahtumaan lisättäviä toimittajia voi valita kolmella tavalla:

  • Voit lisätä toimittajia yksitellen.
  • Voit hakea kaikkia toimittajia, jotka täyttävät tietyt ehdot.
  • Voit lisätä automaattisesti kaikki toimittajat, jotka on hyväksytty tarjouspyynnön riveillä käytettyihin hankintaluokkiin.

Kun tarjouspyyntötapaus on valmis, valitse Lähetä. Lähetys luo kirjauskansiot ja raportit, jotka tulostetaan, arkistoidaan ja lähetetään tulostuksenhallinta-asetusten mukaisesti.

Jos valitsit Käytä toimittajaa hintojen uudelleenlaskemiseen- ja Käytä toimittajakohtaisia nimiketietoja -valintaruudut Lähetetään tarjouspyyntöä -sivulta lähettäessäsi pyynnöt toimittajille, jotkin toimittajakohtaiset tiedot täytetään automaattisesti. Voit muokata näitä tietoja Tarjouspyynnön vastaus -sivulla.

Seuraavassa taulukossa näkyvät tarjouspyynnön tilan muutokset, kun luot tarjouspyynnön ja lähetät sen toimittajille.

Toiminto Alhaisin tarjouspyyntöotsikon tila Korkein tarjouspyyntöotsikon tila Alhaisin tarjouspyyntörivin tila Korkein tarjouspyyntörivin tila
Luo tarjouspyynnön otsikko ja rivi. Luotu Luotu Luotu Luotu
Lähetä tietylle toimittajalle Tarjouspyyntö. Lähetetty Lähetetty Lähetetty Lähetetty
Lisää toinen toimittaja. Luotu Lähetetty (Tarjouspyyntö on lähetetty vain yhdelle toimittajalle.) Luotu Lähetetty
Lähetä tarjouspyyntö toiselle toimittajalle. Lähetetty Lähetetty Lähetetty Lähetetty

Huomautus: Voit lisätä toimittajia tarjouspyyntöön milloin tahansa, ja alimmat ja ylimmät tilat muuttuvat uusien toimittajien mukaan. Jos esimerkiksi sait tarjoukset kaikilta toimittajilta ja hyväksyit vähintään yhden tarjousrivin, tarjouspyynnön otsikon alin tila on Hylätty ja ylin tila on Hyväksytty. Jos lisäät uuden toimittajan, minkä tahansa rivin alin tila on nyt Luotu. Tämän vuoksi tarjouspyynnön otsikon alin tila muuttuu arvoon Luotu, ja ylin tila on edelleen Hyväksytty.

Tarjouspyynnön muuttaminen

Tarjouspyyntöä voi joutua muuttamaan vielä senkin jälkeen, kun se on lähetetty. Syynä voi olla vaikkapa se, että toimituspäivämäärät ovat muuttuneet tai tuotteita tarvitaan lisää tai eri määrinä. Voit määrittää muutosprosessin rajoittavammaksi tai joustavammaksi.

Jos käytät rajoittavampaa muutosprosessia, tarjouspyyntötapauksessa täytyy valita Luo, jotta tarjouspyyntötapauksen kenttiä voi muokata. Kun olet tehnyt haluamasi muutokset, valitse Viimeistele. Tämän jälkeen sinua opastetaan lisäämään tiedot sähköpostiviestiin, jolla muutoksesta ilmoitetaan toimittajille. Viestiin liitetään automaattisesti päivitetty tarjouspyyntöraportti, jossa on muutosta koskeva huomautus.

Jos käytät joustavampaa muutosprosessia, sinun ei tarvitse luoda muutosta, ennen kuin voit muokata jo lähetetyn tarjouspyyntötapauksen kenttiä. Muutoshuomautus on kuitenkin lisättävä tarjouspyyntöön manuaalisesti.

Tarjouspyyntövastausten vastaanottaminen ja rekisteröiminen

Kun lähetät tarjouspyynnön, ohjelma luo automaattisesti vastauslomakkeen. Kun saat vastauksia tarjouspyyntöön (eli tarjouksia), sinun täytyy syöttää kutakin toimittajaa koskevat tiedot toimittajakohtaiselle tarjouspyynnön vastauslomakkeelle. Jos olet lisännyt pisteytysehtoja, voit pisteyttää vastaukset. Sen jälkeen voit vertailla toimittajien tarjouksia ja asettaa ne järjestykseen pisteytysehtojen mukaan, esimerkiksi parhaan kokonaishinnan tai toimitusajan perusteella.

Jos tarjouspyyntötapahtumaan on liitetty kyselylomake, kysymysten vastaukset on syötettävä manuaalisesti vastauslomakkeeseen.

Jos haluat syöttää vaihtoehtoisia rivejä ja se on kyseisessä tarjouspyyntötapahtumassa mahdollista, valitse Ostotarjousrivit-pikavälilehdestä Lisää rivi. Kirjoita sitten tuotteen tiedot, kuten nimikkeen numero tai hankintaluokka, määrä, hinta ja alennus.

Jos olet kirjoittanut vastauksen mutta vaadit toimittajalta uutta tarjousta, voit lähettää tarjouspyynnön uudelleen. Tämä luo uuden kirjauskansion ja raportin, jolla voit pyytää muutoksia toimittajalta.

Kaikkien tarjouspyyntöjen ja niiden vastaustilojen yhteenveto on nähtävissä Tarjouspyynnön seuranta -sivulla.

Seuraavassa taulukossa näkyy, miten tarjouspyynnön tila muuttuu, kun vastaanotat tarjouksia ja rekisteröit tiedot tarjouspyynnön vastauslomakkeeseen.

Toiminto Alin tarjoustila Ylin tarjoustila Alhaisin tarjouspyyntöotsikon tila Korkein tarjouspyyntöotsikon tila Alhaisin tarjouspyyntörivin tila Korkein tarjouspyyntörivin tila
Rekisteröi yhden toimittajan tarjous ja tallenna se. Lähetetty Vastaanotettu Lähetetty Vastaanotettu Lähetetty Vastaanotettu
Rekisteröi toisen toimittajan tarjous ja tallenna se. Vastaanotettu Vastaanotettu Vastaanotettu Vastaanotettu Vastaanotettu Vastaanotettu

Huomautus: Jos palautat tarjouksen toimittajalle lisäneuvotteluja varten, alin ja ylin tila on edelleen Vastaanotettu.

Tarjousten hyväksyminen ja hylkääminen sekä hyväksyttyjen tarjousten siirtäminen alatason asiakirjoihin

Kun olet löytänyt parhaan tarjouksen, esimerkiksi sellaisen, jonka kokonaishinta on paras, voit hyväksyä sen. Kyseisen toimittajan tarjouspyynnön vastauksen tilaksi päivittyy Hyväksytty. Kun hyväksyt tarjouksen tai sen tietyt rivit, ostotilaus tai -sopimus luodaan automaattisesti ja voit hylätä muilta toimittajilta saadut tarjoukset.

Kun hyväksyt tarjouspyynnön vastauksen, jonka tyyppi on Ostoehdotus, ostoehdotusriveille päivittyvät tarjouspyynnön vastausrivien perusteella seuraavat tiedot:

  • Yksikköhinta
  • Alennusprosentti
  • Alennussumma
  • Oston kulut
  • Rivin kulut
  • Toimittaja
  • ulkoinen tunnus
  • Ulkoinen kuvaus

Voit lisätä vastaukseen syykoodin, joka selittää, miksi tarjous on hyväksytty tai hylätty.

Voit hyväksyä joitakin tarjouksen rivejä ja hylätä muut. Voit myös hyväksyä rivejä eri toimittajilta. Huomaa, että jos hyväksyt joitakin rivejä, näkyviin tulee kehote, jossa kysytään, haluatko hylätä kaikki muut rivit. Jos siis haluat hyväksyä muitakin rivejä, valitse Peruuta, kun kehote tulee näyttöön.

Seuraavassa taulukossa näkyy, miten tarjouspyynnön tila muuttuu, kun hyväksyt ja hylkäät toimittajien tarjouksia.

Toiminto Alin tarjoustila Ylin tarjoustila Alhaisin tarjouspyyntöotsikon tila Korkein tarjouspyyntöotsikon tila Alhaisin tarjouspyyntörivin tila Korkein tarjouspyyntörivin tila
Hyväksy yksi tarjouksista. Vastaanotettu Hyväksytty Vastaanotettu Hyväksytty Vastaanotettu Hyväksytty
Hylkää muut tarjoukset. Hylätty Hyväksytty Hylätty Hyväksytty Hylätty Hyväksytty