Esittelyssä Microsoft Flow

Tervetuloa Microsoft Flow’hun. Tässä moduulissa opit luomaan työnkulkuja.

Jos olet Microsoft Flow’n uusi käyttäjä, tämän moduulin avulla pääset alkuun. Jos sinulla on jo jonkin verran kokemusta, moduuli auttaa yhdistämään käsitteitä ja täyttämään tiedoissa olevia aukkoja.

Oppimistavoitteet

Tässä moduulissa teet seuraavat asiat:

  • Opit tietämään, mikä Microsoft Flow on ja miten sitä voi käyttää
  • Luot työnkulun, joka tallentaa sähköpostiliitteet automaattisesti
  • Opit luomaan painiketyönkulun, jotta voit lähettää itsellesi muistutuksen
  • Luot työnkulun, joka lähettää sinulle palveluilmoituksia
  • Luot tiedostoja kopioivan työnkulun
  • Luot työnkulun, joka suoritetaan aikataulun mukaan
  • Luot twiittejä julkaisevan työnkulun
  • Luot työnkulun, jota ryhmäsi voi käyttää

Mikä Microsoft Flow on?

Microsoft Flow on online-työnkulkupalvelu, joka automatisoi yleisimpien sovellusten ja palveluiden tapahtumat. Voit esimerkiksi luoda työnkulun, joka lisää liidin Microsoft Dynamics 365:een ja tietueen MailChimpiin aina kun joku, jolla on yli 100 seuraajaa, twiittaa yrityksestäsi.

Työnkulun käsitteiden luonnos

Kun olet rekisteröitynyt, voit muodostaa yhteyden yli 220 palveluun ja hallita tietoja joko pilvipalvelussa tai paikallisissa lähteissä, kuten SharePointissa ja Microsoft SQL Serverissä. Luettelo sovelluksista, joita voit käyttää Microsoft Flow’n kanssa, kasvaa jatkuvasti.

Palveluluettelo

Mitä voit tehdä Microsoft Flow’n avulla?

Microsoft Flow’n avulla voit automatisoida työnkulkuja suosikkisovellustesi ja -palveluidesi välillä, synkronoida tiedostoja, vastaanottaa ilmoituksia, kerätä tietoja ja paljon muuta.

Voit esimerkiksi automatisoida seuraavat tehtävät:

  • vastaaminen heti tärkeisiin ilmoituksiin tai sähköpostiviesteihin
  • uusien myyntiliidien sieppaaminen, seuraaminen ja jatkotoimien toteuttaminen
  • kaikkien sähköpostiliitteiden kopioiminen OneDrive for Business -tilillesi
  • tietojen kerääminen yrityksestäsi ja niiden jakaminen tiimillesi
  • hyväksynnän työnkulkujen automatisoiminen.

Yleinen Microsoft Flow’n käyttötarkoitus on ilmoitusten vastaanottaminen. Voit esimerkiksi vastaanottaa hetkessä sähköpostiviestin tai palveluilmoituksen puhelimeesi aina, kun Dynamics 365:een tai Salesforceen lisätään myyntiliidi.

Esimerkki ilmoitussähköpostista tai palveluilmoituksesta

Voit käyttää Microsoft Flow’ta myös tiedostojen kopioimiseen. Voit esimerkiksi varmistaa, että Dropboxiin lisättävä tiedosto kopioidaan automaattisesti SharePointiin, josta tiimisi voi löytää sen.

Luettelo Dropboxin tiedostoista

Luettelo samoista tiedostoista SharePointissa

Voit valvoa sitä, mitä ihmiset sanovat yrityksestäsi, luomalla työnkulun, joka suoritetaan aina, kun joku twiittaa käyttäen tiettyä aihetunnistetta. Työnkulku voi lisätä kunkin twiitin tiedot Facebook-postiin, SQL Server -tietokantaan, SharePoint-luetteloon tai jopa OneDrive for Businessissa isännöityyn Microsoft Excel -tiedostoon sen mukaan, mikä sinulle parhaiten sopii.

Voit luoda toimintoja Microsoft Power BI:hin keräämiesi tietojen yhdistämiseksi, trendien havaitsemiseksi kyseisistä tiedoista ja kysymyksien esittämiseksi niistä.

Seuraavassa esimerkissä näytetään työnkulku, joka tallentaa twiittejä aihetunnisteen #MicrosoftFlow avulla Excel-tiedostoon.

Twiitti

Sama twiitti Excelissä

Voit myös automatisoida hyväksyntäprosesseja esimerkiksi lomapyynnöille SharePoint-luettelossa.

Luettelo lomapyynnöistä SharePointissa

Saat lisää ideoita selaamalla malliluetteloa. Mallien avulla voit luoda työnkulkuja tekemällä määritysmuutoksia. Mallien avulla voit esimerkiksi luoda helposti työnkulkuja, jotta sinulle lähetetään sääennusteita, muistutuksia säännöllisin väliajoin tai puhelinilmoituksia aina, kun esimiehesi lähettää sinulle sähköpostia.

Malliluettelo

Onko sinulla työnkulkuidea, jota ei näy luettelossa? Luo omasi alusta alkaen ja jaa se halutessasi yhteisölle.

Missä voin luoda ja hallita työnkulkuja?

Voit luoda työnkulun ja suorittaa hallintatehtäviä selaimessa tai puhelimella, jos lataat Microsoft Flow -mobiilisovelluksen.

Mobiilisovelluksen näyttökuva

Seuraavassa on joitakin tehtäviä, joita voit suorittaa mobiilisovelluksella:

  • Ota työnkulkuja käyttöön tai poista niitä käytöstä missä vain.
  • Katso, kun työnkulku on epäonnistunut.
  • Tarkastele yksityiskohtaisia suoritushistoriaraportteja.
  • Tarkastele ja suodata suorituksia ilmoitustyypin perusteella.

Microsoft Flow’n lyhyt esittely

Tutustutaanpa nyt Microsoft Flow’hon. Tarjolla on valtavasti tietoa Microsoft Flow’n käytöstä.

Aloita esittely

Kun kirjaudut sisään Microsoft Flow’hon, löydät nämä valikot:

  • Omat työnkulut, jossa työnkulkusi sijaitsevat.
  • Mallit, jossa voit tutustua suosituimpiin malleihimme. Niistä saat hyviä ideoita työnkulkuihin, joita haluat kokeilla.
  • Hyväksynnät, jossa voit automatisoida ja virtaviivaistaa hyväksyntäprosesseja.
  • Liittimet (aiemmin Palvelut), jossa voit yhdistää palveluja toisiinsa.
  • Tiedot, jossa voit käyttää entiteettejä, yhteyksiä, mukautettuja liittimiä ja yhdyskäytäviä.
  • Ratkaisut, jossa voit hallita ratkaisuja.
  • Opi, jossa on tietoja, joiden avulla opit Microsoft Flow’n käytön nopeasti.

Nyt keskitytään kirjautumistunnuksesi vieressä olevaan ? -valikkoon, joka sisältää nämä vaihtoehdot:

  • Ohjeet sisältää edistyneitä aiheita. Jos haluat todella oppia ymmärtämään ominaisuutta tai toimintoa, täällä voit perehtyä asiaan tarkemmin.
  • Learnissa on oppimispolkuja Microsoft Flow’n käyttöön aloitustekniikoista edistyneempiin skenaarioihin.
  • Tuki-osiosta saat apua.
  • Yhteisö on paikka, johon voit liittyä ja selvittää, miten muut käyttävät Microsoft Flow’ta.
  • Anna palautetta -osio hyödyntää tehokäyttäjien yhteisöä. Sinne voit lähettää kommentteja ja kysymyksiä kehittäjille ja muille kokeneille käyttäjille.
  • Blogi pitää sinut ajan tasalla Microsoft Flow -ekosysteemin uusimmista kehitysaskeleista ja julkaisuista.
  • Hinnoittelu auttaa valitsemaan oikean palvelupaketin itsellesi tai yrityksellesi.

Mitä seuraavaksi?

Nyt kun olet saanut esimakua siitä, mikä Microsoft Flow on ja mitä sillä voi tehdä, katsotaan, mikä on työnkulku.