Jaetun postilaatikon luominen

Huomautus

Jos organisaatiosi käyttää hybridi-Exchange ympäristöä, käytä paikallista Exchange hallintakeskusta jaettujen postilaatikoiden luomiseen ja hallintaan. Katso Jaettujen postilaatikoiden luominen Exchange hallintakeskuksessa

Jos et ole varma, pitäisikö sinun luoda jaettu postilaatikko vai Microsoft 365-ryhmä Outlook varten, katso lisätietoja artikkelista Ryhmien vertaaminen. Huomaa, että jaettua postilaatikkoa ei voi tällä hetkellä siirtää Microsoft 365-ryhmään. Jos tämä on haluamanne asia, ilmoita asiasta meille täällä äänestämällä.

On helppoa luoda jaettuja postilaatikoita niin, että määrätty ihmisryhmä voi valvoa ja lähettää sähköposteja yhteiseltä tililtä, kuten info@contoso.com. Kun ryhmään kuuluva henkilö vastaa jaettuun sähköpostiin lähetettyyn viestiin, sähköpostin lähettäjäksi tulee jaettu postilaatikko eikä yksittäinen käyttäjä.

Jaettuihin postilaatikkoihin sisältyy jaettu kalenteri. Monet pienyritykset käyttävät mielellään jaettua kalenteria paikkana, johon kaikki voivat kirjoittaa tiedot tapaamisistaan. Jos esimerkiksi kolme henkilöä yrityksessä tekee asiakasvierailuja, kaikki voivat merkitä asiakastapaamisensa jaettuun kalenteriin. Näin on helppoa kertoa kaikille, missä kukin kullakin hetkellä on.

Ennen kuin luot jaetun postilaatikon, lue lisätietoja artikkelista Tietoja jaetuista postilaatikoista .

Vihje

Jos tarvitset apua tämän ohjeaiheen vaiheissa, harkitse työskentelemistä Microsoftin pienyritysasiantuntijan kanssa. Business Assistin avulla sinä ja työntekijäsi voitte käyttää pienyritysten asiantuntijoita ympäri vuorokauden, kun kasvatat liiketoimintaasi, käyttöönotosta päivittäiseen käyttöön.

Jaetun postilaatikon luominen ja jäsenten lisääminen

  1. Kirjaudu sisään yleisen järjestelmänvalvojan tilillä tai Exchange järjestelmänvalvojan tilillä. Jos näyttöön tulee sanoma "Sinulla ei ole oikeuksia käyttää tätä sivua tai suorittaa tätä toimintoa", et ole järjestelmänvalvoja.
  1. Siirry hallintakeskuksessa Teams & Ryhmät > Jaetut postilaatikot -sivulle.
  1. Siirry hallintakeskuksessa Teams & Ryhmät > Jaetut postilaatikot -sivulle.
  1. Valitse Jaetut postilaatikot -sivulla + Lisää jaettu postilaatikko. Kirjoita jaetun postilaatikon nimi. Tämä valitsee sähköpostiosoitteen, mutta voit muokata sitä tarvittaessa.

    Name your shared mailbox.

  2. Valitse Tallenna muutokset. Voi kestää hetken, ennen kuin voit lisätä jäseniä.

  3. Valitse Seuraavat vaiheet -kohdasta Lisää jäseniä tähän postilaatikkoon. Jäsenet voivat tarkastella tähän jaettuun postilaatikkoon saapuvia viestejä ja siitä lähteviä vastauksia.

    Valitse Lisää jäseniä.

  4. Valitse +Lisää jäseniä -painike. Lisää valintamerkki sen henkilön viereen, jolle haluat käyttää tätä jaettua postilaatikkoa, ja valitse sitten Tallenna.

    Määritä jäsenet jaettuun postilaatikkoon.

  5. Valitse Sulje.

Sinulla on jaettu postilaatikko, joka sisältää jaetun kalenterin. Siirry seuraavaan vaiheeseen: Estä jaetun postilaatikon tilin sisäänkirjautuminen.

Mitkä käyttöoikeudet kannattaa valita?

Voit käyttää jaettuun postilaatikkoon seuraavia käyttöoikeuksia:

  • Täydet käyttöoikeudet: Täydet käyttöoikeudet antavat käyttäjän avata jaetun postilaatikon ja toimia kyseisen postilaatikon omistajana. Kun käyttäjä on muodostanut yhteyden jaettuun postilaatikkoon, hän voi luoda kalenterikohteita, lukea, tarkastella, poistaa ja muuttaa sähköpostiviestejä sekä luoda tehtäviä ja kalenterin yhteystietoja. Käyttäjä, jolla on täydet käyttöoikeudet, ei voi kuitenkaan lähettää sähköpostia jaetusta postilaatikosta, jos hänellä ei ole Lähetä muodossa- tai Lähetä puolesta -käyttöoikeuksia.

  • Lähetä nimellä: Lähetä nimellä -käyttöoikeuden avulla käyttäjä voi tekeytyä jaetuksi postilaatikoksi sähköpostiviestiä lähetettäessä. Jos esimerkiksi Katerina kirjautuu jaetun postilaatikon markkinointiosastolle ja lähettää sähköpostiviestin, se näyttää samalta kuin markkinointiosasto olisi lähettänyt sähköpostiviestin.

  • Lähetä puolesta: Lähetä puolesta -käyttöoikeuden avulla käyttäjä voi lähettää sähköpostia jaetun postilaatikon puolesta. Jos Esimerkiksi Jaakobi kirjautuu jaetun postilaatikon vastaanottorakennuksiin 32 ja lähettää sähköpostiviestin, näyttää siltä, että sähköpostin on lähettänyt "Jaakos vastaanottorakennuksen 32 puolesta". Et voi käyttää EAC:ta Lähetä puolesta -käyttöoikeuksien myöntämiseen. Sinun on käytettävä Set-Mailbox cmdlet-komentoa GrantSendonBehalf-parametrin kanssa.

Huomautus

Lähetä nimellä- ja Lähetä puolesta - oikeudet eivät toimi Outlook työpöytäasiakkaassa, jonka Postilaatikon HiddenFromAddressListsEnabled-parametrin arvo on Tosi, koska ne edellyttävät, että postilaatikko näkyy Outlook yleisen osoiteluettelon kautta.

Jaetun postilaatikon delegoinnin muokkaaminen EAC:n avulla

  1. Siirry Exchange hallintakeskuksessa kohtaan Vastaanottajat > Postilaatikot. Valitse jaettu postilaatikko ja valitse sitten Muokkaa muokkausta -kuvake..

  2. Valitse Postilaatikon käyttöoikeudet -kohdassa Postilaatikon delegoinnin hallinta.

  3. Jos haluat myöntää tai poistaa täydet käyttöoikeudet ja Lähetä nimellä -oikeudet, valitse Lisää lisää kuvake. tai Poista poista -kuvake ja valitse sitten käyttäjät, joille haluat myöntää käyttöoikeudet.

    Huomautus

    Jos käyttäjällä on täydet käyttöoikeudet, hän voi avata postilaatikon sekä luoda ja muokata siinä olevia kohteita. Lähetä muodossa -käyttöoikeuksien avulla muut kuin postilaatikon omistajat voivat lähettää sähköposteja jaetusta postilaatikosta. Jotta jaettu postilaatikko toimii oikein, molemmat käyttöoikeudet tarvitaan.

  4. Tallenna muutokset valitsemalla Tallenna .

Jaetun postilaatikon tilin sisäänkirjautumisen estäminen

Jokaisella jaetulla postilaatikolla on vastaava käyttäjätili. Huomaatko, että sinua ei pyydetty antamaan salasanaa, kun loit jaetun postilaatikon? Tilillä on salasana, mutta se on järjestelmän luoma (tuntematon). Sinun ei ole tarkoitus käyttää tiliä jaettuun postilaatikkoon kirjautumiseen.

Mutta entä jos järjestelmänvalvoja yksinkertaisesti palauttaa jaetun postilaatikon käyttäjätilin salasanan? Tai entä jos hyökkääjä pääsee käyttämään jaetun postilaatikon tilin tunnistetietoja? Näin käyttäjätili voi kirjautua jaettuun postilaatikkoon ja lähettää sähköpostia. Jos haluat estää tämän, sinun on estettävä jaettuun postilaatikkoon liittyvän tilin sisäänkirjautuminen.

  1. Siirry hallintakeskuksessa kohtaan Käyttäjät > Aktiiviset käyttäjät.
  1. Siirry hallintakeskuksessa kohtaan Käyttäjät > Aktiiviset käyttäjät.
  1. Etsi käyttäjätililuettelosta jaetun postilaatikon tili (voit esimerkiksi muuttaa suodattimen suodattimeksi Käyttäjät, joilla ei ole käyttöoikeutta).

  2. Valitse käyttäjä, jos haluat avata hänen ominaisuudet -ruudun, ja valitse sitten Estä tämä käyttäjä -kuvake Näyttökuva Estä tämä käyttäjä -kuvakkeesta..

    Huomautus

    Jos tili on jo estetty, kirjautuminen estettynä näkyy yläreunassa ja kuvake lukee Poista käyttäjän esto.

  3. Valitse Estä tämä käyttäjä? -ruudussa Estä käyttäjä kirjautumasta sisään ja valitse sitten Tallenna muutokset.

Ohjeet Azure AD PowerShelliä käyttävien tilien kirjautumisen estämiseen (mukaan lukien useat tilit samanaikaisesti) on artikkelissa Käyttäjätilien estäminen Office 365 PowerShellin avulla.

Jaetun postilaatikon lisääminen Outlookiin

Jos automaattinen yhdistäminen on käytössä yrityksessäsi (oletusarvoisesti useimmilla käyttäjillä on), jaettu postilaatikko näkyy käyttäjän Outlook sovelluksessa automaattisesti, kun he sulkevat Outlook ja käynnistävät sen uudelleen.

Automaattinen määritys määritetään käyttäjän postilaatikkoon, ei jaettuun postilaatikkoon. Tämän vuoksi automaattinen määritys ei toimi, jos yrität hallita jaetun postilaatikon käyttöoikeuksia käyttöoikeusryhmän avulla. Siksi sinun on määritettävä käyttöoikeudet erikseen, jos haluat käyttää automaattista liittämistä. Automaattinen yhdistäminen on oletusarvoisesti käytössä. Lisätietoja sen poistamisesta käytöstä on kohdassa Jaetun postilaatikon automaattisen liittämisen poistaminen.

Lisätietoja Outlook jaetuista postilaatikoista on seuraavissa aiheissa:

Jaetun postilaatikon käyttäminen mobiililaitteessa (puhelin tai tabletti)

Voit käyttää jaettua postilaatikkoa mobiililaitteella kahdella tavalla:

Huomautus

Jaettu postilaatikko voidaan lisätä vain iOS Outlook sovellukseen tai Androidin Outlook -mobiilisovellukseen

Jaetun kalenterin käyttö

Kun loit jaetun postilaatikon, loit automaattisesti jaetun kalenterin. Käytämme mieluummin jaetun postilaatikon kalenteria kuin SharePoint-kalenteria tapaamisten ja eri henkilöiden menojen seuraamiseen. Jaettu kalenteri on integroitu Outlook kanssa, ja sitä on paljon helpompi käyttää kuin SharePoint kalenteria.

  1. Siirry Outlook-sovelluksessa kalenterinäkymään ja valitse jaettu postilaatikko.

  2. Kun kirjoitat kalenteriin tapaamistietoja, kaikki jaetun postilaatikon jäsenet voivat nähdä ne.

  3. Kuka tahansa jaetun postilaatikon jäsen voi luoda, tarkastella ja hallita tapaamisia kalenterissa samalla tavalla kuin henkilökohtaisia tapaamisiaan. Kaikki, jotka ovat jaetun postilaatikon jäseniä, näkevät jaetun kalenterin muutokset.

Tietoja jaetuista postilaatikoista (artikkeli)
Jaetun postilaatikon määrittäminen (artikkeli)
Käyttäjän postilaatikon muuntaminen jaetuksi postilaatikoksi (artikkeli)
Käyttöoikeuden poistaminen jaetusta postilaatikosta (artikkeli)
Jaettuihin postilaatikoihin liittyvien ongelmien ratkaiseminen (artikkeli)