Luo hyväksynnän työnkulku, joka edellyttää kaikkien hyväksyntää

Näissä vaiheittaisissa ohjeissa kerrotaan, miten voit luoda hyväksynnän työnkulun, joka edellyttää kaikkien (kaikki määritetyt hyväksyjät) hyväksyntää lomapyynnön hyväksymiseksi. Yksi hyväksyjä voi kuitenkin hylätä koko pyynnön.

Tämäntyyppinen hyväksynnän työnkulku on hyödyllinen organisaatiolle, joka edellyttää, että henkilön esimies ja esimiehen esimies hyväksyvät kumpikin lomapyynnön, jotta se hyväksytään. Kumpi tahansa esimies voi kuitenkin hylätä pyynnön ilman toisen esimiehen toimenpidettä.

Note

Vaikka näissä vaiheittaisissa ohjeissa keskitytään loman hyväksynnän skenaarioon, voit käyttää tämäntyyppistä hyväksynnän työnkulkua missä tahansa tilanteessa, jossa pyynnön hyväksyntä edellyttää useampaa hyväksyjää.

Tässä on lyhyt video hyväksynnistä.

Edellytykset

  • Power Automate-, Microsoft Office 365 - Outlook- ja Microsoft Office 365 -käyttäjien käyttöoikeus.

  • SharePoint-luettelo.

    Näissä vaiheittaisissa ohjeissa oletetaan, että olet luonut SharePoint-luettelon, jota käytetään lomien pyytämiseen. Katso rinnakkaisia hyväksyntöjä koskevista vaiheittaisista ohjeista yksityiskohtainen esimerkki, jossa kerrotaan tarkemmin, miltä SharePoint-luettelo saattaa näyttää.

    Tip

    Lisätietoja SharePoint-järjestelmän käyttämisestä Power Automaten kanssa on kohdassa SharePoint-dokumentaatio.

  • Tutustuminen työnkulkujen luomisen perusteisiin.

    Voit tarkastella, miten voit lisätä toimintoja, käynnistimiä ja ehtoja. Seuraavissa vaiheissa oletetaan, että tiedät, miten voit suorittaa nämä toiminnot.

Note

Vaikka näissä vaiheittaisissa ohjeissa käytetäänkin SharePointia ja Office 365 Outlookia, voit käyttää muita palveluja, kuten Zendeskiä, Salesforcea, Gmailia tai mitä tahansa muuta niistä yli 200 palvelusta, joita Power Automate tukee.

Työnkulun luominen

Note

Jos et ole aiemmin luonut yhteyttä SharePointiin tai Office 365:een, noudata ohjeita, kun sinua kehotetaan kirjautumaan sisään.

Näissä vaiheittaisissa ohjeissa käytetään tunnuksia. Voit näyttää tunnusten luettelon napauttamalla tai napsauttamalla mitä tahansa syötteen ohjausobjektia. Hae sitten tunnus avautuvasta dynaamisen sisällön luettelosta.

Kirjaudu sisään Power Automateen ja luo sitten työnkulku seuraavien ohjeiden avulla.

  1. Valitse Omat työnkulut > Uusi > Automaattinen – luo tyhjästä näytön oikeassa yläkulmassa.

  2. Nimeä työnkulku ja lisää sitten SharePoint – Kun luodaan tai sitä muokataan -käynnistin.

  3. Kirjoita sen SharePoint-sivuston osoite, joka isännöi lomapyyntöluetteloa, ja valitse sitten luettelo Luettelonimi-kohdassa.

  4. Valitse Uusi vaihe, lisää Office 365 Hae esimies (V2) -toiminto, valitse Käyttäjä (UPN) -ruutu ja lisää siihen sitten Luotu sähköpostitse -tunnus.

    Luotu sähköpostitse -tunnus sijaitsee Dynaaminen sisältö -luettelon Kun kohde luodaan tai sitä muokataan -luokassa. Tämän tunnuksen avulla pääset dynaamisesti esimiestä koskeviin tietoihin sen henkilön osalta, joka loi kohteenSharePointissa.

  5. Valitse Uusi vaihe. lisää toinen Office 365 Hae esimies (V2) -toiminto ja lisää sitten Sähköposti-tunnus Käyttäjä (UPN) -ruutuun.

    Sähköposti-tunnus sijaitsee Dynaaminen sisältö -luettelon Hae esimies (V2) -luokassa. Tämän tunnuksen avulla voit päästä dynaamisesti esimiehen esimiehen sähköpostiosoitteeseen.

    Voit myös vaihtaa Hae esimies (V2) -kortille merkityksellisen nimen, kuten Ohita tason esimies.

  6. Valitse Uusi vaihe, lisää Aloita ja odota hyväksyntää -toiminto ja valitse sitten Hyväksy tai hylkää – kaikkien täytyy hyväksyä Hyväksyntätyyppi-luettelossa.

    Important

    Jos jokin hyväksyjistä hylkää pyynnön, kaikkien hyväksyjien katsotaan hylkäävän hyväksyntäpyynnön.

  7. Voit täyttää Aloita ja odota hyväksyntää -kortin seuraavan taulukon avulla.

    Kenttä Kuvaus
    Hyväksyntätyyppi Katso hyväksyntätyypit.
    Otsikko Hyväksyntäpyynnön otsikko.
    Vastuuhenkilö Hyväksyjien sähköpostiosoitteet.
    Tiedot Kaikki lisätiedot, jotka haluat lähettää Vastuuhenkilöt-kentässä luetelluille hyväksyjille.
    Kohteen linkki Hyväksynnän kohteen URL-osoite. Tässä esimerkissä kyse on linkistä SharePoint-kohteeseen.
    Kohteen linkin kuvaus Kohteen linkin tekstin kuvaus.

    Tip

    Aloita ja odota hyväksyntää -toimintoon sisältyy useita tunnuksia, kuten Vastaukset- ja Tulos. Voit näiden työnkulun tunnuksien avulla raportoida kattavasti tuloksista, jotka koskevat hyväksyntäpyynnön työnkulun suorittamista.

    Aloita ja odota hyväksyntää -kortti on hyväksyjille lähetettävän hyväksyntäpyynnön malli. Määritä se siten, että siitä on hyötyä organisaatiollesi. Esimerkki:

    Aloita ja odota hyväksyntää.

    Kun on määritetty Aloitus ja odota hyväksyntää -toiminnon sisältävä pilvityönkulku, jossa on Hyväksy tai hylkää – jokaisen täytyy hyväksyä, se odottaa, kunnes kaikki vastuuhenkilöt hyväksyvät tai kun vähintään yksi Vastuuhenkilö hylkää hyväksyntäpyynnön.

    Tip

    Lisää Ehto-vaihe, jos haluat työnkulun tarkistavan hyväksyntäpyynnön vastauksen ja suorittavan erilaisia toimintoja tuloksen perusteella. Tulos voit olla Hyväksy tai Hylkää.

    Jatketaan työnkulkua ja lähetetään sähköpostiviesti, kun hyväksyntäpyynnön osalta on tehty päätös.

  8. Valitse Uusi vaihe, tee haku käyttämällä hakusanoja "lähetä sähköposti", lisää Office 365 Outlookin Lähetä sähköpostia (V2) -toimintoa ja määritä toiminto sitten lähettämään pyynnön tulokset sisältävä sähköpostiviesti lomapyynnön esittäneelle henkilölle.

    Tässä on esimerkki siitä, miltä Lähetä sähköpostia (V2) -kortti saattaa näyttää.

    lähetä sähköpostia.

Note

Mikä tahansa toiminto, joka seuraa Aloita ja odota hyväksyntää -toiminnon suorittamista, perustuu Aloita ja odota hyväksyntää -kortin Hyväksyntätyyppi-luettelossa tehtyyn valintaan. Seuraavassa taulukossa on lueteltu valintasi mukainen toiminta.

Hyväksyntätyypit ja niiden toiminta

Hyväksyntätyyppi Toimintatapa
Hyväksy tai hylkää – kaikkien täytyy hyväksyä Pyynnön toteuttaminen edellyttää, että kaikki hyväksyjät hyväksyvät tai hylkäävät pyynnön.

Käynnistä ja odota hyväksyntää -toimintoa seuraavat toiminnot suoritetaan sen jälkeen, kun kaikki hyväksyjät hyväksyvät pyynnön tai kun joku hylkää pyynnön.
Hyväksy tai hylkää – Ensimmäinen vastaaja Pyynnön toteuttaminen edellyttää, että joku hyväksyjä hyväksyy tai hylkää pyynnön.

Toiminnot, jotka seuraavat Aloita ja odota hyväksyntää -toimintoa, suoritetaan sen jälkeen, joku hyväksyjistä tekee päätöksen.
Mukautetut vastaukset - odota kaikkia vastauksia Kaikkien hyväksyjien on vastattava, jotta prosessi voidaan suorittaa loppuun.
Mukautetut vastaukset - odota yhtä vastausta Prosessi päättyy, kun joku hyväksyjä vastaa.

Tallenna työnkulku valitsemalla näytön yläosassa Tallenna.

Onnittelut! Työnkulkusi on valmis. Jos toimit ohjeiden mukaisesti, työnkulkusi pitäisi näyttää samalta kuin tässä kuvassa.

työnkulun yleiskuva.

Aina kun kohde lisätään nyt SharePoint-luetteloon tai jos kohde muuttuu, työnkulku käynnistyy ja lähettää hyväksyntäpyynnöt kaikille hyväksyjille, jotka on lueteltu Aloita ja odota hyväksyntää -kortin Vastuuhenkilöt-ruudussa. Työnkulku lähettää hyväksyntäpyynnöt Power Automate -mobiilisovelluksen ja sähköpostin avulla. Henkilö, joka luo kohteen SharePointissa, saa sähköpostiviestin, jossa on yhteenveto tuloksista ja jossa osoitetaan selvästi, onko pyyntö hyväksytty vai hylätty.

Tässä on esimerkki hyväksyntäpyynnöstä, joka lähetetään kullekin hyväksyjälle.

hyväksymispyyntö.

Tässä on esimerkki siitä, miltä vastaus ja vastauksen yhteenveto voivat näyttää työnkulkusi suorittamisen jälkeen.

vastaustokenit.

Lue lisätietoja hyväksynnistä