Kohdeluettelon käsitteleminen säännöllisesti Power Automaten Käytä kaikkiin -toiminnolla

Monet käynnistimet voivat käynnistää pilvityönkulun heti tapahtuman perusteella (esimerkiksi saamasi uuden sähköpostin perusteella). Tällaiset käynnistimet ovat hyödyllisiä, mutta joskus haluat ehkä, että pilvityönkulku tekee kyselyn tietolähteeseen ennalta määritetyn aikataulun mukaisesti ja suorittaa sitten tiettyjä toimintoja tietolähteen kohteiden ominaisuuksien perusteella. Tämä on mahdollista, kun työnkulku käynnistetään aikataulun mukaisesti (esimerkiksi kerran päivässä) ja kun siinä käsitellään kohteiden luettelo silmukkatoiminnolla (esimerkiksi Käytä kaikkiin -toiminnolla). Käytä kaikkiin -toiminnolla voi esimerkiksi päivittää tietueet tietokannasta tai Microsoft SharePointin kohdeluettelosta.

Tässä ohjeartikkelissa luomme pilvityönkulun, joka suoritetaan 15 minuutin välein ja joka suorittaa seuraavat toiminnot.

  1. Se hakee 10 viimeisintä lukematonta sähköpostia Office 365 Outlookin Saapuneet -kansiosta.
  2. Se tarkistaa kaikista näistä 10 viestistä, lukeeko niiden aiheessa tavataan heti.
  3. Se tarkistaa, onko viesti peräisin esimieheltäsi tai tärkeäksi merkitty.
  4. Se lähettää palveluilmoituksen ja merkitsee luetuksi kaikki sähköpostit, joiden aiheessa lukee tavataan heti ja jotka ovat peräisin esimieheltäsi tai tärkeäksi merkittyjä.

Tässä kaaviossa esitetään luotavan työnkulun tiedot:

luotavan työnkulun yleiskatsaus

Edellytykset

Tarvitset seuraavat tässä ohjeartikkelissa annettujen ohjeiden suorittamiseen:

  • Tarvitset tilin, joka on rekisteröity Power Automate -käyttöön.
  • Office 365 Outlook -tili.
  • Androidin, iOS:n tai Windows Phonen Power Automate -mobiilisovellus.
  • Yhteys Officeen, Office 365 Outlookiin ja palveluilmoituspalveluun.

Vihje

Lisätietoja SharePoint-järjestelmän käyttämisestä Power Automaten kanssa on kohdassa SharePoint-dokumentaatio.

Pilvityönkulun luominen

  1. Kirjaudu Power Automateen.

  2. Valitse Omat työnkulut > Uusi > Ajoitettu – tyhjästä.

  3. Anna työnkululle nimi Työnkulun nimi -kohdassa Ajoitetun työnkulun luominen -näytössä.

  4. Määritä käynnistin suoritettavaksi 15 minuutin välein.

  5. Valitse Luo.

    suoritusaikataulu

  6. Valitse + Uusi vaihe, Lisää toiminto ja kirjoita sitten hakuruutuun outlook. Näin näet kaikki Microsoft Outlookiin liittyvät yhdistimet ja toiminnot.

  7. Valitse hae sähköpostiviestit (V3) -toiminto:

  8. Hae sähköpostiviestit (V3) -kortti avautuu. Määritä Hae sähköpostiviestit (V3) -kortti valitsemaan 10 uusinta lukematonta sähköpostia Saapuneet-kansiosta. Älä sisällytä liitteitä, koska niitä ei käytetä työnkulussa:

    sähköpostikortin määrittäminen

    Huomautus

    Tähän mennessä olet luonut yksinkertaisen työnkulun, joka hakee joitain sähköposteja postilaatikostasi. Nämä sähköpostiviestit palautetaan matriisina. Käytä kaikkiin -toiminto edellyttää juuri matriisia, joten tämä on kätevää.

Toimintojen ja ehtojen lisääminen

  1. Valitse Uusi vaihe > Sisäänrakennettu > Sovella jokaiseen -toiminto.

  2. Kirjoita Käytä kaikkiin -kortin Valitse tulosta edellisistä vaiheista -kenttään arvon tunnus. Tämä hakee leipätekstin sähköposteista, joita käytetään Käytä kaikkiin -toiminnossa:

    leipätekstitunnuksen lisääminen

  3. Valitse Uusi vaihe > Ohjausobjekti > Ehto.

  4. Määritä Ehto-kortti hakemaan kaikkien sähköpostien aiheesta sanoja tavataan heti.

    • Lisää Aihe-tunnus Ehto-kortin ensimmäiseen kenttään.

    • Valitse operaattoriluettelosta sisältää.

    • Kirjoita kolmanteen kenttään tavataan heti.

      ehdon määrittäminen

  5. Valitse Lisää toiminto > Ehto Jos kyllä -haarasta. Tämä avaa Ehto 2 -kortin. Määritä se seuraavasti:

    • Lisää Tärkeys-tunnus ensimmäiseen kenttään.

    • Valitse operaattoriluettelosta on yhtä kuin.

    • Kirjoita oikeanpuoleiseen kenttään suuri.

      ehdon lisääminen

  6. Valitse Lisää toiminto Jos kyllä -osassa.
    Tämä avaa näyttöön Valitse toiminto -kortin, jossa voit määrittää, mitä tapahtuu, jos hakuehto täyttyy (eli saat tavataan heti -sähköpostin, joka on merkitty tärkeäksi).

  7. Tee haku hakusanalla ilmoitus ja valitse sitten Lähetä minulle mobiili-ilmoitus -toiminto:

    ilmoituksen hakeminen ja valitseminen

  8. Valitse Lähetä minulle mobiili-ilmoitus-kortissa sen palveluilmoituksen tiedot, joka lähetetään, jos sähköpostin aihe sisältää sanat tavataan heti ja sen Tärkeys on suuri.

    ilmoituksen määrittäminen

  9. Palaaminen Ehto 2 -kortin Jos ei -haaraan:

    • Valitse Lisää toiminto ja kirjoita hakuruutuun hae esimies.

    • Valitse hakutulosluettelosta Hae esimies (V2) -toiminto.

    • Syötä Vastaanottaja-tunnus Hae esimies (V2) -kortin Käyttäjä (UPN) -ruutuun.

      lisää ja määritä hae esimies -toiminto

  10. Valitse Lisää toiminto Jos ei -haarasta.

  11. Valitse Valitse toiminto -kortista Ehto. Tämä avaa Ehto 3 -kortin. Määritä se tarkistamaan, onko lähettäjän sähköpostipostiosoite (lähettäjätunnus) sama kuin esimiehesi sähköpostiosoite (sähköpostitunnus).

    • Lisää Lähettäjä-tunnus ensimmäiseen ruutuun.

    • Valitse operaattoriluettelosta sisältää.

    • Syötä sähköpostiviesti-tunnus oikeanpuoleiseen ruutuun.

      hakuehdon määrittäminen

  12. Valitse Ehto 3 -kortin Jos kyllä -osiosta Lisää toiminto.

Seuraavaksi määrität, mitä tapahtuu, jos hakuehto täyttyy (sähköpostin lähettäjä on esimiehesi).

  1. Tee haku hakusanalla ilmoitus ja valitse sitten Lähetä minulle mobiili-ilmoitus -toiminto:

    ilmoitustoiminnon hakeminen

  2. Valitse Lähetä minulle mobiili-ilmoitus 2 -kortissa sen palveluilmoituksen tiedot, joka lähetetään, jos sähköpostin lähettäjä on esimiehesi. Valitse sitten Lisää toiminto:

    määritä ilmoituskortti

  3. Lisää Merkitse luetuksi tai lukemattomaksi (V2) -toiminto.

  4. Lisää viestitunnus Merkitse luetuksi tai lukemattomaksi (V2) -korttiin. Sinun täytyy ehkä valita Näytä lisää, jotta näet viestin tunnuksen. Viestitunnus on sen viestin tunnus, joka merkitään luetuksi.

  5. Valitse Merkitse luetuksi tai lukemattomaksi (V2) -kortin Merkitse -luettelosta Lue.

    määritä luetuksi merkitsemisen toiminto

  6. Valitse Tallenna, jos haluat tallentaa työnkulun.

Työnkulun suorittaminen

  1. Lähetä itsellesi tärkeäksi merkitty sähköposti, jonka aiheessa lukee tavataan heti (tai pyydä jotain muuta organisaatiosi käyttäjää lähettämään tällainen sähköposti sinulle).

  2. Tarkista, että sähköposti on postilaatikossasi lukemattomana.

  3. Kirjaudu Power Automateen ja valitse Omat työnkulut.

    Näkyviin tulee luettelo sinun työnkuluistasi.

  4. Valitse juuri luomasi työnkulku ja valitse sitten Suorita.

    suorita nyt

  5. Valitse Työnkulkujen suorittamisten sivu ja valitse työnkulun suorittaminen, jonka tuloksista olet kiinnostunut.

    suoritustulokset

Suoritustulosten tarkistaminen

Nyt kun olet suorittanut työnkulun, sinun pitäisi saada palveluilmoitus mobiililaitteeseesi.

Huomautus

Jos et saa palveluilmoitusta, tarkista, että mobiililaitteesi datayhteys toimii.