Liiketoimintaprosessien yleiskatsaus

Huomautus

Tulee voimaan marraskuussa 2020:

  • Common Data Service on nimetty uudelleen Microsoft Dataverseksi. Lisätietoja
  • Jotkin Microsoft Dataversen termit on päivitetty. Esimerkiksi entiteetti on nyt taulukko ja kenttä on nyt sarake. Lisätietoja

Tämä artikkeli päivitetään pian vastaamaan uusinta terminologiaa.

Voit auttaa varmistamaan, että käyttäjät kirjoittavat tietoja yhdenmukaisesti ja suorittavat joka kerta samat vaiheet, kun ne asiakkaan kanssa luomalla liiketoimintaprosessin. Voit käyttää esimerkiksi liiketoimintaprosessia, jos haluat kaikkia asiakaspalvelupyyntöjä käsiteltävän samalla tavalla tai vaatia henkilöstöä hyväksyttämään lasku ennen tilauksen lähettämistä. Liiketoimintaprosessit käyttävät samaa teknologiaa kuin muutkin prosessit, mutta niiden toiminnallisuus on hyvin erilaista muihin prosesseja käyttäviin ominaisuuksiin verrattuna. Lisätietoja siitä, miten voit luoda tai muokata liiketoimintaprosessia on ohjeaiheessa luo liiketoimintaprosessi .

Katso liiketoimintaprosessia käsittelevä lyhyt video (4:49).

Miksi käyttää liiketoimintaprosesseja?

Liiketoimintaprosessit ovat käyttäjien opas työntekoon. Ne tarjoavat virtaviivaisen käyttäjäkokemuksen, joka auttaa käyttäjiä heidän organisaationsa määrittämien prosessien läpi niin, että he pääsevät johonkin ratkaisuun. Tämä käyttökokemus voidaan räätälöidä siten, että henkilöille, joilla on erilaisia käyttöoikeusrooleja, saadaan käyttäjäkokemus, joka sopii parhaiten heidän tekemäänsä työhön.

Käytä liiketoimintaprosesseja määrittääksesi polun, jota käyttäjät voivat seurata kun halutaan saavuttaa tietty lopputulos. Polku toimii visuaalisena ilmaisimena siitä, missä kohtaa liiketoimintaprosessia käyttäjä on. Liiketoimintaprosessit vähentävät koulutuksen tarvetta, koska uusien käyttäjien ei tarvitse huolehtia siitä, mitä entiteettiä heidän pitäisi käyttää. He voivat antaa prosessin ohjata heitä. Voit määrittää liiketoimintaprosessin tukemaan tyypillisiä myyntitoimenpiteitä, joka voi auttaa myyntiryhmiäsi saavuttamaan parempia tuloksia. Huoltoryhmät voivat käyttää liiketoimintaprosesseja henkilöstönsä saattamiseen ajan tasalle nopeammin ja asiakastyytymättömyyteen johtavien virheiden välttämiseen.

Mitä liiketoimintaprosessit voivat tehdä?

Liiketoimintaprosesseihin määritetään joukko vaiheita ja askeleita, jotka näytetään ohjausobjektissa lomakkeen ylälaidassa.

Liiketoimintaprosessit ja vaiheet

Kussakin vaiheessa on joukko askeleita. Jokainen askel vastaa kenttää, johon tietoja voi syöttää. Käyttäjät etenevät seuraavaan vaiheeseen käyttämällä Seuraava vaihe -painiketta. Askeleista voi tehdä pakollisia, joka pakottaa käyttäjät syöttämään vastaavaan kenttään tietoja ennen kuin he voivat edetä seuraavaan vaiheeseen. Tätä kutsutaan yleisesti vaiheiden portittamiseksi.

Liiketoimintaprosessit näyttävät yksinkertaisilta muihin prosesseihin verrattuna siksi, että ne eivät tarjoa minkäänlaista ehdollista liiketoimintalogiikkaa tai -automaatiota, ainoastaan virtaviivaistetun tavan tietojen syöttämiseen ja sen vaiheistukseen. Kuitenkin, kun ne yhdistetään muihin prosesseihin ja mukautuksiin, ne voivat olla säästää käyttäjiltä huomattavasti aikaa, vähentää koulutuskustannuksia ja nostaa käyttöönottoastetta.

Huomautus

Jos jossakin vaiheessa (myös nykyisessä vaiheessa) on pakollisia kenttiä, sinun on täytettävä näiden vaiheiden kentät, ennen kuin tallennat lomakkeen tai siirryt uuteen vaiheeseen.

Liiketoimintaprosessien integrointi muihin mukautuksiin

Kun sinä tai käyttäjäsi syöttää tietoja liiketoimintaprosessien avulla, tietomuutokset pätevät myös lomakkeiden kenttiin, joka tarkoittaa, että kaikki liiketoimintasääntöjen tai lomakkeiden komentosarjojen automaatio saadaan käyttöön heti. Lomakkeeseen kuulumattomille kentille voidaan määritellä arvoja lisäämällä askeleita, ja kyseiset kentät lisätään lomakkeiden komentosarjojen Xrm.Page -objektimalliin. Työnkulut, jotka aloitetaan liiketoimintaprosessiin kuuluvia kenttiä muokkaamalla, lisätään kun lomakkeen tiedot tallennetaan. Jos reaaliaikaista työnkulkua käytetään automaatioon, muutokset näkyvät käyttäjälle heti, kun lomake päivitetään tietojen tallentamisen jälkeen.

Vaikka liiketoimintaprosessin lomakkeella näkyvä ohjausobjekti ei tarjoakaan suoraa ohjelmoitavuutta, liiketoimintasääntöjen tai lomakkeiden komentosarjojen suorittamat muutokset lisätään automaattisesti liiketoimintaprosessin ohjausobjektiin. Jos piilotat lomakkeella olevan kentän, kenttä piilotetaan myös liiketoimintaprosessin ohjausobjektista. Jos asetat arvon liiketoimintasäännöillä tai lomakkeen komentosarjalla, arvo asetetaan myös liiketoimintaprosessiin.

Nykyiset liiketoimintaprosessit

Samanaikaiset liiketoimintaprosessit antavat mukauttajien määrittää useita liiketoimintaprosesseja ja liittää samaan alkutietueeseen. Käyttäjät voivat siirtyä samanaikaisesti käynnissä olevien liiketoimintaprosessien välillä ja jatkaa työtään siitä vaiheesta, johon he ovat sen jättäneet.

Järjestelmän liiketoimintaprosessit

Sisältää seuraavat liiketoimintaprosessit. Ymmärtääksesi, miten liiketoimintaprosessit toimivat, käy läpi nämä järjestelmän liiketoimintaprosessit:

  • Liidistä myyntimahdollisuudeksi -prosessi

  • Myyntimahdollisuusprosessi

  • Puhelu palvelupyynnöksi -prosessi

Useamman entiteetin käyttäminen liiketoimintaprosessissa

Voit käyttää liiketoimintaprosesseja yhden tai useamman entiteetin kanssa. Voit esimerkiksi luoda prosessin, joka alkaa mahdollisuudesta, jatkuu sitten tarjouksen kautta tilaukseen, laskuun ja palaa viimein sulkemaan mahdollisuuden.

Voit suunnitella liiketoimintaprosesseja, jotka niputtavat viiden eri entiteetin tietueet yhteen niin, että sovelluksen käyttäjät voivat keskittyä prosessin kulkuun oikean entiteetin etsimisen sijaan. Tietueiden välinen navigointi helpottuu.

Jokaiselle entiteetille on saatavilla useita liiketoimintaprosesseja.

Kaikki saman organisaation käyttäjät eivät välttämättä seuraa samoja prosesseja ja eri ehdot voivat vaatia erilaisen prosessin käyttämistä. Yhdellä entiteetillä voi olla enintään 10 liiketoimintaprosessia vastaamaan erilaisia tilanteita.

Ohjaa, mitä liiketoimintaprosessia sovelletaan

Voit liittää liiketoimintaprosesseja käyttöoikeusrooleihin niin, että ainoastaan ne käyttäjät, joilla on oikea käyttöoikeusrooli voivat nähdä tai käyttää niitä. Voit myös määrittää liiketoimintaprosessien järjestyksen - voit ohjata, mitä liiketoimintaprosessia käytetään oletusarvoisesti. Tämä toimii samalla tavalla kuin useampien lomakkeiden määrittäminen entiteetille.

Kun joku käyttäjä luo uuden entiteettitietueen, luettelo saatavilla olevista aktiivisen liiketoiminnan prosessimäärityksestä on suodatettu käyttäjän käyttöoikeusroolin mukaan. Ensimmäinen aktivoidun liiketoimintaprosessin määrityksen mukainen prosessin tilausluettelo käyttäjän käyttöoikeusroolille on oletusarvon mukaan käytettävä. Jos useampia kuin yhden aktiivisia määrityksiä on käytettävissä, voidaan ladata toinen valitsimen prosessivalintaikkunassa. Aina, kun prosesseja vaihdetaan, sillä hetkellä hahmoteltava siirtyy taustalle ja korvataan valitulla, mutta se ylläpitää tilansa ja voidaan vaihtaa takaisin. Jokaiseen tietueeseen voi olla useita liittyviä prosessiesiintymiä (kukin eri liiketoimintatyönkululle, yhteensä enintään 10). Vain yksi liiketoimintaprosessi hahmonnetaan lomakkeen latauksessa. Jos kuka tahansa käyttäjä soveltaa toista prosessia, prosessista voidaan vain ladata kyseisen käyttäjän oletusarvon mukainen.

Varmista, että liiketoimintaprosessi ladataan oletusarvoisesti kaikille käyttäjille (toimintoja joka vastaa prosessin ”kiinnitystä”) mukautettuja asiakasohjelmointirajapinnan komentosarjoja (WWW-resurssin) voidaan lisätä lomakkeen latauksessa, jossa erityisesti ladataan aiemmin luodun yrityksen prosessi-ilmentymä yrityksen prosessimääritystunnuksen perusteella.

Liiketoimintaprosessiin liittyviä seikkoja

Voit määrittää liiketoimintaprosesseja vain niitä tukeville entiteeteille. Sinun on myös oltava tietoinen prosessien, vaiheiden ja askeleiden maksimimäärästä.

Liiketoimintaprosessit, jotka kutsuvat työnkulkua

Voit kutsua tarvittaessa suoritettavia työnkulkuja liiketoimintaprosesseista. Voit määrittää tämän uudessa liiketoimintaprosessien suunnitteluohjelmassa vetämällä työnkulun komponentin prosessivaiheeseen tai Yleiset työnkulut -osaan. Lisätietoja työnkulkujen käyttämisestä liiketoimintaprosesseissa on kohdassa Blogi: Liiketoimintaprosessin automatisointi Dynamics 365:ssä..

Jos määrität työnkulun käynnistymään liiketoimintaprosessin vaiheesta poistuttaessa, työnkulku käynnistyy aina, kun poistut vaiheesta. Tämä tapahtuu, kun siirryt seuraavaan vaiheeseen tai edelliseen vaiheeseen.

Kun lisäät työnkulun, jonka halutaan käynnistyvän liiketoimintaprosessin vaiheen lopussa ja vaihe on prosessin viimeinen vaihe, suunnitteluohjelmasta saa vaikutelman, että työnkulku käynnistyy vaiheen suorittamisen jälkeen. Työnkulku ei kuitenkaan käynnisty, koska vaiheen siirtymää ei tapahdu. Et saa varoitus- tai virhesanomaa, joka estäisi vaiheen lisäämisen. Kun käyttäjä käsittelee liiketoimintaprosessia, prosessin lopettaminen tai hylkääminen ei aiheuta vaiheen siirtymää. Tämän vuoksi työnkulkua ei käynnistetä. Esimerkkejä:

  • Luot liiketoimintaprosessin, joka sisältää kaksi vaihetta. S1 yhdistyy vaiheeseen S2. Kun työnkulku on vaiheessa S2, määrität käynnistimen arvoksi Vaiheen lopetus.

  • Luot liiketoimintaprosessin, jolla on kolme vaihetta. S1 yhdistyy vaiheeseen S2, joka haarautuu vaiheeseen S3. Lisäät työnkulun vaiheeseen S2 ja määrität käynnistimen arvoksi Vaiheen lopetus.

Työnkulku ei käynnisty kummassakaan tapauksessa. Voit ratkaista ongelman lisäämällä yleisen työnkulun ja lisäämällä sen jälkeen työnkulun, jonka haluat käynnistää. Tällöin liiketoimintaprosessi käynnistää työnkulun, ei prosessin vaihe. Voit määrittää yleisen työnkulun käynnistimen arvoksi Prosessi hylätty tai Prosessi valmis. Tällöin työnkulku käynnistyy, kun käyttäjä hylkää liiketoimintaprosessin tai tekee sen valmiiksi.

Entiteetit, jotka voivat käyttää liiketoimintaprosesseja

Kaikki mukautetut entiteetit voivat käyttää liiketoimintaprosesseja. Myös seuraavat vakioentiteetit voivat käyttää liiketoimintaprosesseja:

  • Asiakas
  • Tapaaminen
  • Kampanja
  • Kampanja-aktiviteetti
  • Kampanjapalaute
  • Kilpailija
  • Yhteyshenkilö
  • Sähköposti
  • Oikeudet
  • Faksi
  • Palvelupyyntö
  • Lasku
  • Liidi
  • Kirje
  • Markkinointiluettelo
  • Mahdollisuus
  • Puhelu
  • Tuote
  • Hinnastonimike
  • Tarjous
  • Toistuva tapaaminen
  • Myyntimateriaali
  • Yhteisöpalveluaktiviteetti
  • Järjestys
  • Käyttäjä
  • Tehtävä
  • Ryhmä

Voit ottaa liiketoimintaprosessit käyttöön mukautetulle entiteetille valitsemalla Liiketoimintaprosessit (kentät luodaan) -valintaruudun entiteetin määrittelyssä. Huomaa, että tätä toimintoa ei voi kumota.

Huomautus

Jos siirryt sellaiseen liiketoimintaprosessin vaiheessa, jossa on Social Activity-entiteetti ja valitset Seuraava vaihe -painikkeen, Luo-vaihtoehto on näkyvissä. Kun valitset Luo, Yhteisöpalveluaktiviteetti-lomake ladataan. Koska Social Activity ei ole kuitenkaan mahdollinen Create-toiminto sovelluksen käyttöliittymässä, lomaketta ei voi tallentaa ja seuraava virhesanoma avautuu: Odottamaton virhe.

Prosessien, vaiheiden ja askeleiden enimmäismäärä

Suorituskyvyn ja käyttöliittymän käytettävyyden säilyttämiseksi liiketoimintaprosesseille on asetettu seuraavia rajoituksia, joista sinun tulee olla tietoinen:

  • Yhdellä entiteetillä voi olla enintään 10 aktiivista liiketoimintaprosessia.

  • Jokainen prosessi voi sisältää enintään 30 vaihetta.

  • Usean entiteetin prosessit voivat sisältää enintään viisi entiteettiä.

Liiketoimintaprosessin entiteetin mukautuksen tuki

Dynamics 365 (online) versio 9.0 -päivityksen uuden ominaisuuden ansiosta liiketoimintaprosessin entiteetit voivat näkyä järjestelmässä niin, että entiteettitietueen tiedot ovat käytettävissä ruudukoissa, näkymissä, kaavioissa ja koontinäytöissä.

Liiketoimintaprosessin entiteettitietueiden käyttäminen ruudukoiden, näkymien, kaavioiden ja koontinäyttöjen kanssa

Koska liiketoimintaprosessit ovat käytettävissä entiteettinä, voit käyttää erikoishakua, näkymiä, kaavioita ja koontinäyttöjä, joiden lähteenä on tietyn entiteetin, kuten liidin tai mahdollisuuden, liiketoimintaprosessin tiedot. Järjestelmänvalvojat ja mukauttajat voivat luoda mukautettuja liiketoimintaprosessin ruudukoita, näkymiä, kaavioita ja koontinäyttöjä, jotka ovat samanlaisia kuin muiden entiteettien kanssa luodut vastaavat kohteet.

Liiketoimintaprosessit, kuten Liidistä myyntimahdollisuudeksi -prosessi, näkyvät mukautettuna entiteettinä ratkaisunhallinnassa.

Ratkaisunhallinta ja Liidistä myyntimahdollisuudeksi -prosessin entiteetti

Voit käyttää oletusliiketoimintaprosessin näkymää avaamalla ratkaisunhallinnan laajentamalla ensin Entiteetit ja sitten halutun prosessin, kuten Liidistä myyntimahdollisuudeksi -prosessi, valitsemalla Näkymät ja valitsemalla lopuksi haluamasi näkymän.

Käytettävissä on useita kaaviona tarkasteltavia oletusnäkymiä, esimerkiksi Aktiivinen Myyntimahdollisuus-prosessi -näkymä.

Aktiivisen Myyntimahdollisuus-prosessin näkymä

Liiketoimintaprosessin entiteetin käsittely työnkulusta

Voit myös käsitellä liiketoimintaprosessien entiteettejä työnkulusta. Voit esimerkiksi luoda liiketoimintaprosessin entiteettitietueelle työnkulun, joka muuttuu aktiiviseen vaiheeseen, kun Mahdollisuus-entiteettitietueen kenttää päivitetään. Jos haluat lisätietoja tästä, siirry ohjeartikkeliin Liiketoimintaprosessin vaiheiden automatisointi työnkuluilla.

Liiketoimintaprosessin työnkulkujen suorittaminen offline-tilassa

Liiketoimintaprosessin työnkulkuja voi suorittaa offline-tilassa, jos seuraavat ehdot täyttyvät:

  • Liiketoimintaprosessin työnkulkua käytetään Power Apps -sovelluksesta.
  • Power Apps -sovellus on otettu käyttöön offline-käyttöä varten.
  • Liiketoimintaprosessin työnkulussa on yksi entiteetti.

Kun Power Apps -sovellus on offline-tilassa, liiketoimintaprosessin työnkulussa voi käyttää kolmea komentoa:

  • Seuraava vaihe
  • Edellinen vaihe
  • Aktiivisen vaiheen määrittäminen

Hakukenttä liiketoimintaprosessin vaiheessa

Viimeisimmät tietueet näkyvät Unified Interfacen hakukentässä. Voit estää viimeksi käytettyjen kohteiden näyttämisen hakuun seuraavasti:

  1. Avaa Power Apps -tekijäportaali ja valitse sitten oikea ympäristö näytön oikeasta yläkulmasta.
  2. Siirry Tiedot-kohdassa kohtaan Taulukot. Hae liiketoimintaprosessin entiteettiä.
  3. Valitse Lomakkeet ja valitse sitten Tietoeditori.
  4. Valitse haun tietovaihe puunäkymästä ja valitse Poista viimeksi käytetyt kohteet käytöstä.
  5. Tallenna ja julkaise.

Liiketoimintaprosessin entiteettien käytön rajoitukset

  • Tällä hetkellä entiteeteille ei voi luoda mukautettuja lomakkeita liiketoimintaprosessin perusteella.
  • Jos ratkaisussa on mukana liiketoimintaprosessin entiteetti, liiketoimintaprosessin entiteetti täytyy lisätä ratkaisuun manuaalisesti ennen ratkaisun viemistä. Muussa tapauksessa liiketoimintaprosessin entiteetti ei ole mukana ratkaisupaketissa. Lisätietoja: entiteettien luominen ja muokkaaminen
  • Prosessientiteetin lisääminen mallipohjaiseen sovellukseen voi johtaa rajoitettuun toimintaan. Lue lisää liiketoimintaprosessin työnkulkujen luomisesta ja muokkaamisesta.

Seuraavat vaiheet

Katso liiketoimintaprosesseja käsittelevä lyhyt video (4:49)
Liiketoimintaprosessin luominen
Laajenna liiketoimintaprosessin työnkulkuja haaroja käyttämällä
Raportti: Prosessien käyttäminen Dynamics 365:ssä