Hyväksyntäsilmukan luominen Power Automaten ja Common Data Servicen avulla

• 04/07/2020
• 6 minuutin lukuaika
• • M
  • o

Dataversen avulla voi luoda työnkulkuja, joiden tietoja on tallennettu pilvityönkulusta riippumattomaan tietokantaan. Tätä on paras havainnollistaa hyväksymisten avulla. Jos tallennat hyväksynnän tilan entiteettiin, työnkulkusi voi jatkaa toimintaa sen ohella.

Tässä esimerkissä luodaan hyväksymisprosessi, joka käynnistyy, kun käyttäjä lisää tiedoston Dropboxiin. Kun tiedosto lisätään, sen tiedot näkyvät sovelluksessa, jossa tarkistaja voi hyväksyä tai hylätä muutoksen. Kun tarkistaja hyväksyy tai hylkää muutoksen, ilmoitussähköposti lähetetään ja hylätyt tiedostot poistetaan Dropboxista.

Noudattamalla tämän osion ohjeita luot:

• mukautetun entiteetin, joka sisältää tietoja kustakin Dropboxiin lisätystä tiedostosta ja siitä, onko tiedoston tila hyväksytty, hylätty vai odottava.
• työnkulun, joka lisää tietoja mukautettuun entiteettiin, kun tiedosto lisätään Dropboxiin. Se myös lähettää sähköpostin, kun tiedosto on hyväksytty tai hylätty, ja poistaa hylätyt tiedostot. Näissä vaiheissa esitellään tällaisen pilvityönkulun luominen alusta alkaen, mutta voit myös luoda samanlaisen työnkulun mallista.
• sovelluksen, jolla tarkistaja voi hyväksyä tai hylätä Dropboxiin lisättyjä tiedostoja. Sovellus luodaan automaattisesti Power Appsilla mukautetun entiteetin kenttien perusteella.

Edellytykset

• Rekisteröidy Power Automaten ja Power Appsin käyttäjäksi.
• Luo yhteydet Dropboxiin ja Office 365 Outlookiin kohdan Yhteyksien hallinta ohjeiden mukaan.

Luo entiteetti

1. Kirjaus osoitteseessa powerapps.com.

2. Jos vasen siirtymispalkki ei näy oletusarvoisesti, valitse vasemmassa yläkulmassa oleva viivakuvake.

   

3. Valitse vasemmasta siirtymispalkista Hallinta ja sitten Entiteetit.

   

4. Valitse kehotettaessa Luo tietokantani.

   

5. Valitse oikeassa yläkulmassa Uusi entiteetti.

   

   Jos selainikkuna ei ole suurennettuna, tämä painike saattaa näkyä eri paikassa.

6. Kirjoita Entiteetin nimi -kohtaan nimi, joka ei sisällä välilyöntejä ja joka poikkeaa tietokannan muista entiteeteistä.

   Jos haluat noudattaa tätä esimerkkiä tarkasti, anna nimeksi ReviewDropboxFiles.

   

7. Kirjoita entiteetille helposti muistettava nimi Näyttönimi-kohtaan.

   

8. Valitse Seuraava.

   

Lisää kenttiä entiteettiin

1. Valitse oikeassa yläkulmassa Lisää kenttä.

   

2. Määritä Hyväksyjä-kentän ominaisuudet kenttäluettelon alaosan tyhjälle riville. (Kun määrität ominaisuuksia, voit siirtyä seuraavaan sarakkeeseen painamalla sarkainta.)

   • Kirjoita Näyttönimi-sarakkeeseen Hyväksyjä.

   • Kirjoita Nimi-sarakkeeseen Hyväksyjän sähköposti.

   • Valitse Tyyppi-sarakkeessa Sähköposti-vaihtoehto.

   • Valitse Pakollinen-sarakkeen valintaruutu.

     

3. Määritä seuraavalla rivillä Tila-kentän ominaisuudet:

   • Kirjoita Näyttönimi-sarakkeeseen Tila.

   • Kirjoita Nimi-sarakkeeseen Tila.

   • Valitse Tyyppi-sarakkeessa Teksti-vaihtoehto.

   • Jätä Ominaisuudet-sarakkeeseen sen oletusarvo.

   • Valitse Pakollinen-sarakkeen valintaruutu.

     

4. Määritä seuraavalla rivillä Tiedoston tunnus -kentän ominaisuudet:

   • Kirjoita Näyttönimi-sarakkeeseen Tiedoston tunnus.

   • Kirjoita Nimi-sarakkeeseen Tiedoston tunnus.

   • Valitse Tyyppi-sarakkeessa Teksti-vaihtoehto.

   • Jätä Ominaisuudet-sarakkeeseen sen oletusarvo.

   • Valitse Yksilöivä-sarakkeen valintaruutu.

   • Valitse Pakollinen-sarakkeen valintaruutu.

     

5. Valitse oikealla puolella olevan Tiedoston tunnus -kentän ellipsikuvake ja valitse Aseta otsikkokentäksi.

   

6. Valitse vasemmassa alakulmassa Luo.

   

7. (valinnainen) Kun näet entiteettiluettelon, suurenna selainikkuna, jos se ei jo ole suurennettuna, ja napsauta Tyyppi-sarakkeen otsikkoa. Luettelo lajitellaan siten, että juuri luomasi kaltaiset mukautetut entiteetit ovat luettelon alussa.

Kirjaudu sisään ja luo pilvityönkulku

1. Avaa Power Automate -portaali.

2. Suurenna selainikkuna, jos se ei ole jo suurennettuna, ja valitse Kirjaudu sisään oikeassa yläkulmassa.

   

3. Valitse oikean yläkulman valikossa ympäristö, jota käytit tietokannan luomiseen powerapps.comissa.

   Huomautus: Jos et valitse samaa ympäristöä, et näe entiteettiäsi.

4. Valitse vasemmassa yläkulmassa Omat työnkulut.

   

5. Valitse oikeassa yläkulmassa Luo uusi työnkulku.

   

Aloita, kun tiedosto lisätään

1. Kirjoita Hae lisää käynnistimiä -ruutuun Dropbox. Valitse sitten Dropbox – kun tiedosto luodaan.

   

2. Valitse Kansio-kohdassa kansiokuvake ja selaa kansioon, johon tiedostot lisätään.

   

Lisää tietoja entiteettiin

1. Valitse Uusi vaihe ja sitten Lisää toiminto.

   

2. Kirjoita tai liitä Hae lisää toimintoja -ruutuun Common Data Service. Valitse sitten Common Data Service – Luo objekti.

   

3. Kirjoita Entiteetti-ruutuun Tarkista. Valitse sitten Tarkista Dropbox-tiedostoja.

   

4. Napsauta Otsikko-kohdan ruutua. Valitse parametritunnusten luettelosta Tiedostonimi, niin se lisätään kenttään.

   

5. Kirjoita Hyväksyjä-ruutuun sen henkilön sähköpostiosoite, joka tarkistaa tiedostot.

   Huomautus: Työnkulun testaus helpottuu, kun annat oman sähköpostiosoitteesi. Voit muuttaa sitä myöhemmin, kun työnkulku on valmis todellista käyttöä varten.

   

6. Kirjoita Tila-ruutuun Odottaa.

   

7. Napsauta Tiedoston tunnus -kohdan ruutua. Valitse parametritunnusten luettelosta Tiedoston tunnus, niin se lisätään kenttään.

   

Tarkista, onko tiedosto on tarkastettu

1. Valitse Luo objekti -toiminnossa Uusi vaihe. Valitse Lisää ja sitten Lisää: tee kunnes.

   

2. Napsauta Tee kunnes -toiminnon vasemmassa yläkulmassa Valitse arvo -ruutua.

   

   Huomautus: Jos selainikkuna ei ole suurennettuna, napsauta ylempää Valitse arvo -ruutua.

3. Valitse Luo objekti -toiminnon tulosluettelosta Tila, niin kyseinen parametritunnus lisätään kenttään.

   

4. Avaa Tee kunnes -toiminnon keskellä oleva luettelo ja valitse ei ole yhtä suuri kuin.

   

5. Kirjoita Tee kunnes -toiminnon oikeassa yläkulmassa olevaan Valitse arvo -ruutuun Odottaa.

   

   Huomautus: Jos selainikkuna ei ole suurennettuna, napsauta alempaa Valitse arvo -ruutua.

6. Valitse Tee kunnes -toiminnon alaosassa Lisää toiminto.

   

7. Kirjoita Hae lisää toimintoja -ruutuun Yhteiset. Valitse sitten Common Data Service – Nouda objekti.

   

8. Valitse Nimitila-kohdassa oma tietokantasi.

9. Kirjoita Entiteetti-ruutuun Tarkista. Valitse sitten Tarkista Dropbox-tiedostoja.

   

10. Napsauta Objektitunnus-ruutua ja valitse Tiedostotunniste-parametritunnus, niin se lisätään kenttään.

    

Tarkista, onko kohde on hyväksytty

1. Valitse Tee kunnes -toiminnossa Uusi vaihe. Valitse sitten Lisää ehto.

   

2. Napsauta ehdon vasemmassa yläkulmassa Valitse arvo -ruutua.

   

   Huomautus: Jos selainikkuna ei ole suurennettuna, napsauta ylempää Valitse arvo -ruutua.

3. Valitse Nouda objekti -toiminnon tulosluettelosta Tila, niin kyseinen parametritunnus lisätään kenttään.

   

4. Kirjoita ehdon oikeassa yläkulmassa olevaan Valitse arvo -ruutuun Hyväksytty.

   

   Huomautus: Jos selainikkuna ei ole suurennettuna, kirjoita Hyväksytty alempaan Valitse arvo -ruutuun.

Lähetä ilmoitussähköposti

1. Valitse Jos kyllä, älä tee mitään -kohdassa Lisää toiminto.

   

2. Kirjoita tai liitä Hae lisää toimintoja -ruutuun Lähetä sähköposti. Valitse Office 365 Outlook – Lähetä sähköposti.

   

3. Kirjoita Vastaanottaja-kohtaan sen henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat ilmoittaa kohteen hyväksymisestä.

   Huomautus: Työnkulun testaus helpottuu, kun annat oman sähköpostiosoitteesi. Voit muuttaa sitä, kun työnkulku on valmis todellista käyttöä varten.

   

4. Napsauta Aihe-ruutua ja valitse Tiedostonimi-parametritunnus, niin se lisätään kenttään.

   

5. Kirjoita Runko-kohtaan Kohde on hyväksytty.

   

6. Toista Jos ei, älä tee mitään -kohdassa prosessin vaiheet 1–5. Kirjoita kuitenkin sähköpostin rungoksi Kohde on hylätty.

   

Hylättyjen tiedostojen poistaminen

1. Valitse hylkäämissähköpostin kenttien kohdassa Lisää toiminto.

   

2. Kirjoita Hae lisää toimintoja -ruutuun Dropbox. Valitse sitten Dropbox – Poista tiedosto.

   

3. Napsauta Tiedosto-ruutua ja valitse Tiedostotunniste-parametritunnus, niin se lisätään kenttään.

   

Tallenna työnkulku

1. Kirjoita näytön yläreunassa luotavan työnkulun nimi ja valitse Luo työnkulku.

   

2. Valitse Sulje ja sitten Valmis.

3. Lisää vähintään kaksi tiedostoa määrittämääsi Dropbox-kansioon. Yksi on hyväksymisen ja toinen hylkäämisen testaamista varten.

Sovelluksen rakentaminen

1. Kirjaudu sisään powerapps.comiin ja valitse Uusi sovellus vasemman siirtymispalkin alaosasta.

   

2. Valitse seuraavassa valintaikkunassa Power Apps Studion Windows-version tai Power Apps Studion verkkoversion avaamisvaihtoehto.

3. Jos olet avasit Power Apps Studion Windows-version, valitse Uusi vasemmassa siirtymispalkissa.

4. Valitse Luo sovellus tiedoista -kohdan Common Data Service -ruudussa Puhelinasettelu.

   

5. Kirjoita hakuruutuun Tarkista.

   

6. Valitse Valitse entiteetti -kohdassa Tarkista Dropbox-tiedostot.

   

7. Valitse vasemmassa alakulmassa Yhdistä.

   

8. Jos näet esittelyn aloitusnäytön, tutustu Power Appsiin katsomalla esittely läpi (tai valitse Ohita).

   

   Voit katsoa esittelyn milloin tahansa myöhemmin napsauttamalla vasemman yläkulman kysymysmerkkikuvaketta ja valitsemalla Katso esittely.

9. (valinnainen) Näytön alalaidassa olevaa liukusäädintä vetämällä voit suurentaa zoomausta, jotta sovellus on helpompi nähdä.

   

Sovelluksen mukauttaminen

1. Valitse oikeanpuoleisesta siirtymispalkista asettelu, johon sisältyy otsikko ja kuvaus.

   

2. Valitse BrowseScreen-näytössä hakupalkin alapuolella oleva suurempi tekstiruudun ohjausobjekti.

   

3. Avaa oikeanpuoleisessa ruudun alempi luettelo napsauttamalla sen alanuolta.

   

4. Valitse alemmassa luettelossa Otsikko, niin näet lisättyjen tiedostojen tiedostonimet.

   

5. Avaa oikeanpuoleisessa ruudussa ylempi luettelo ja valitse sitten Tila, niin näet kunkin tiedoston tilan.

   

Testaa ratkaisua yleisesti

1. Avaa Power Appsissa esikatselutila valitsemalla vasemmassa yläkulmassa oleva toistopainike.

   

2. Napsauta luettelon ensimmäisen tiedoston nuolta, niin näet kyseisen tiedoston tarkemmat tiedot.

   

3. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa kynäkuvaketta, niin voit muuttaa tiedostoa koskevia tietoja.

   

4. Kirjoita Tila-ruutuun Hyväksytty.

   

5. Tallenna muutokset ja palaa tietonäyttöön napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa valintamerkkiä.

   

   Muutaman minuutin kuluttua saat sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että tiedosto on hyväksytty.

6. Palaa selausnäyttöön napsauttamalla oikean yläkulman Takaisin-painiketta.

   

7. Napsauta luettelon toisen tiedoston nuolta, niin näet kyseisen tiedoston tarkemmat tiedot.

   

8. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa kynäkuvaketta, niin voit muuttaa tiedostoa koskevia tietoja.

   

9. Kirjoita tai liitä Tila-ruutuun Hylätty (tai mitä tahansa paitsi Hyväksytty, Hyväksyty tai Hyvääksyty).

   

10. Tallenna muutokset ja palaa tietonäyttöön napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa valintamerkkiä.

    

    Muutaman minuutin kuluttua saat sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että tiedosto on hylätty. Tiedosto poistetaan Dropboxista.