Hyväksyntäsilmukan luominen Power Automaten ja Dataversen avulla

Note

Tulee voimaan marraskuussa 2020:

  • Common Data Service on nimetty uudelleen Microsoft Dataverseksi. Lisätietoja
  • Jotkin Microsoft Dataversen termit on päivitetty. Esimerkiksi entiteetti on nyt taulukko ja kenttä on nyt sarake. Lisätietoja

Tämä artikkeli päivitetään pian vastaamaan uusinta terminologiaa.

Dataversen avulla voi luoda työnkulkuja, joiden tietoja on tallennettu pilvityönkulusta riippumattomaan tietokantaan. Tätä on paras havainnollistaa hyväksymisten avulla. Jos tallennat hyväksynnän tilan taulukkoon, työnkulkusi voi jatkaa toimintaa sen ohella.

Tässä esimerkissä luodaan hyväksymisprosessi, joka käynnistyy, kun käyttäjä lisää tiedoston Dropboxiin. Kun tiedosto lisätään, sen tiedot näkyvät sovelluksessa, jossa tarkistaja voi hyväksyä tai hylätä muutoksen. Kun tarkistaja hyväksyy tai hylkää muutoksen, ilmoitussähköposti lähetetään ja hylätyt tiedostot poistetaan Dropboxista.

Noudattamalla tämän osion ohjeita luot:

  • mukautetun taulukon, joka sisältää tietoja kustakin Dropboxiin lisätystä tiedostosta ja siitä, onko tiedoston tila hyväksytty, hylätty vai odottava.
  • työnkulun, joka lisää tietoja mukautettuun taulukkoon, kun tiedosto lisätään Dropboxiin. Se myös lähettää sähköpostin, kun tiedosto on hyväksytty tai hylätty, ja poistaa hylätyt tiedostot. Näissä vaiheissa esitellään tällaisen pilvityönkulun luominen alusta alkaen, mutta voit myös luoda samanlaisen työnkulun mallista.
  • sovelluksen, jolla tarkistaja voi hyväksyä tai hylätä Dropboxiin lisättyjä tiedostoja. Sovellus luodaan automaattisesti Power Appsilla mukautetun taulukon sarakkeiden perusteella.

Edellytykset

Taulukon luominen

  1. Kirjaus osoitteseessa powerapps.com.

  2. Jos vasen siirtymispalkki ei näy oletusarvoisesti, valitse vasemmassa yläkulmassa oleva viivakuvake.

    Avaa vasen navigointipalkki.

  3. Valitse vasemmasta siirtymispalkista Hallinta ja sitten Taulukot.

    Hallinnoi taulukkoja.

  4. Valitse kehotettaessa Luo tietokantani.

    Luo tietokanta.

  5. Valitse oikeassa yläkulmassa Uusi taulukko.

    Luo taulukko.

    Jos selainikkuna ei ole suurennettuna, tämä painike saattaa näkyä eri paikassa.

  6. Kirjoita Taulukon nimi -kohtaan nimi, joka ei sisällä välilyöntejä ja joka poikkeaa tietokannan muista taulukoista.

    Jos haluat noudattaa tätä esimerkkiä tarkasti, anna nimeksi ReviewDropboxFiles.

    Määritä taulukon nimi.

  7. Kirjoita entiteetille helposti muistettava nimi Näyttönimi-kohtaan.

    Määritä näytön nimi.

  8. Valitse Seuraava.

    Seuraava painike.

Sarakkeiden lisääminen taulukkoon

  1. Valitse oikeassa yläkulmassa Lisää sarake.

    Lisää sarake.

  2. Määritä hyväksyjä-sarakkeen ominaisuudet sarakeluettelon alaosan tyhjälle riville. (Kun määrität ominaisuuksia, voit siirtyä seuraavaan sarakkeeseen painamalla sarkainta.)

    • Kirjoita Näyttönimi-sarakkeeseen Hyväksyjä.

    • Kirjoita Nimi-sarakkeeseen Hyväksyjän sähköposti.

    • Valitse Tyyppi-sarakkeessa Sähköposti-vaihtoehto.

    • Valitse Pakollinen-sarakkeen valintaruutu.

      Hyväksyjäsarake.

  3. Määritä seuraavalla rivillä Tila-sarakkeen ominaisuudet:

    • Kirjoita Näyttönimi-sarakkeeseen Tila.

    • Kirjoita Nimi-sarakkeeseen Tila.

    • Valitse Tyyppi-sarakkeessa Teksti-vaihtoehto.

    • Jätä Ominaisuudet-sarakkeeseen sen oletusarvo.

    • Valitse Pakollinen-sarakkeen valintaruutu.

      Tilasarake.

  4. Määritä seuraavalla rivillä FileID-sarakkeen ominaisuudet:

    • Kirjoita Näyttönimi-sarakkeeseen Tiedoston tunnus.

    • Kirjoita Nimi-sarakkeeseen Tiedoston tunnus.

    • Valitse Tyyppi-sarakkeessa Teksti-vaihtoehto.

    • Jätä Ominaisuudet-sarakkeeseen sen oletusarvo.

    • Valitse Yksilöivä-sarakkeen valintaruutu.

    • Valitse Pakollinen-sarakkeen valintaruutu.

      FileID-sarake.

  5. Valitse oikealla puolella olevan FileID-sarakkeen ellipsikuvake ja valitse Aseta otsikkosarakkeeksi.

    Aseta otsikkosarake.

  6. Valitse vasemmassa alakulmassa Luo.

    Luo taulukko.

  7. (valinnainen) Kun näet taulukkoluettelon, suurenna selainikkuna, jos se ei jo ole suurennettuna, ja napsauta Tyyppi-sarakkeen otsikkoa. Luettelo lajitellaan siten, että juuri luomasi kaltaiset mukautetut taulukot ovat luettelon alussa.

Kirjaudu sisään ja luo pilvityönkulku

  1. Avaa Power Automate -portaali.

  2. Suurenna selainikkuna, jos se ei ole jo suurennettuna, ja valitse Kirjaudu sisään oikeassa yläkulmassa.

    Kirjaudu sisään -painike kohteelle Power Automate.

  3. Valitse oikean yläkulman valikossa ympäristö, jota käytit tietokannan luomiseen powerapps.comissa.

    Huomautus: Jos et valitse samaa ympäristöä, et näe taulukkoasi.

  4. Valitse vasemmassa yläkulmassa Omat työnkulut.

    Omat työnkulut -painike.

  5. Valitse oikeassa yläkulmassa Luo uusi työnkulku.

    Luo uusi työnkulkupainike.

Aloita, kun tiedosto lisätään

  1. Kirjoita Hae lisää käynnistimiä -ruutuun Dropbox. Valitse sitten Dropbox – kun tiedosto luodaan.

    Luo käynnistin.

  2. Valitse Kansio-kohdassa kansiokuvake ja selaa kansioon, johon tiedostot lisätään.

    Valitse kansio.

Lisää tietoja taulukkoon

  1. Valitse Uusi vaihe ja sitten Lisää toiminto.

    Lisää toiminto.

  2. Kirjoita tai liitä Hae lisää toimintoja -ruutuun Dataverse. Valitse sitten Dataverse – Luo objekti.

    Luo objekti kohteessa Dataverse.

  3. Kirjoita Taulukko-ruutuun Tarkista. Valitse sitten Tarkista Dropbox-tiedostoja.

    Valitse taulukko.

  4. Napsauta Otsikko-kohdan ruutua. Valitse parametritunnusten luettelosta Tiedostonimi, niin se lisätään sarakkeeseen.

    Lisää Tiedostonimi-tunnus.

  5. Kirjoita Hyväksyjä-ruutuun sen henkilön sähköpostiosoite, joka tarkistaa tiedostot.

    Huomautus: Työnkulun testaus helpottuu, kun annat oman sähköpostiosoitteesi. Voit muuttaa sitä myöhemmin, kun työnkulku on valmis todellista käyttöä varten.

    Lisää hyväksyjä.

  6. Kirjoita Tila-ruutuun Odottaa.

    Lisää oletustila.

  7. Napsauta Tiedoston tunnus -kohdan ruutua. Valitse parametritunnusten luettelosta Tiedoston tunnus, niin se lisätään sarakkeeseen.

    Lisää Tiedostotunnus-token.

Tarkista, onko tiedosto on tarkastettu

  1. Valitse Luo objekti -toiminnossa Uusi vaihe. Valitse Lisää ja sitten Lisää: tee kunnes.

    Lisää tee kunnes.

  2. Napsauta Tee kunnes -toiminnon vasemmassa yläkulmassa Valitse arvo -ruutua.

    Valitse arvo.

    Huomautus: Jos selainikkuna ei ole suurennettuna, napsauta ylempää Valitse arvo -ruutua.

  3. Valitse Luo objekti -toiminnon tulosluettelosta Tila, niin kyseinen parametritunnus lisätään sarakkeeseen.

    Lisää Tila-tunnus.

  4. Avaa Tee kunnes -toiminnon keskellä oleva luettelo ja valitse ei ole yhtä suuri kuin.

    Määritä ei ole yhtä suuri kuin.

  5. Kirjoita Tee kunnes -toiminnon oikeassa yläkulmassa olevaan Valitse arvo -ruutuun Odottaa.

    Määritä tila katsottavaksi.

    Huomautus: Jos selainikkuna ei ole suurennettuna, napsauta alempaa Valitse arvo -ruutua.

  6. Valitse Tee kunnes -toiminnon alaosassa Lisää toiminto.

    Lisää toiminto tee kunnes sisällä.

  7. Kirjoita Hae lisää toimintoja -ruutuun Dataverse. Valitse sitten Microsoft Dataverse – Nouda objekti.

    Hanki objekti.

  8. Valitse Nimitila-kohdassa oma tietokantasi.

  9. Kirjoita Taulukko-ruutuun Tarkista. Valitse sitten Tarkista Dropbox-tiedostoja.

    Valitse taulukko.

  10. Napsauta Objektitunnus-ruutua ja valitse Tiedostotunniste-parametritunnus, niin se lisätään sarakkeeseen.

    Lisää objektitunnus.

Tarkista, onko kohde on hyväksytty

  1. Valitse Tee kunnes -toiminnossa Uusi vaihe. Valitse sitten Lisää ehto.

    Lisää ehto.

  2. Napsauta ehdon vasemmassa yläkulmassa Valitse arvo -ruutua.

    Ehdon vasen yläkulma.

    Huomautus: Jos selainikkuna ei ole suurennettuna, napsauta ylempää Valitse arvo -ruutua.

  3. Valitse Nouda objekti -toiminnon tulosluettelosta Tila, niin kyseinen parametritunnus lisätään sarakkeeseen.

    Lisää ehtoon tila.

  4. Kirjoita ehdon oikeassa yläkulmassa olevaan Valitse arvo -ruutuun Hyväksytty.

    Vahvista, onko tila asetettu hyväksytyksi.

    Huomautus: Jos selainikkuna ei ole suurennettuna, kirjoita Hyväksytty alempaan Valitse arvo -ruutuun.

Lähetä ilmoitussähköposti

  1. Valitse Jos kyllä, älä tee mitään -kohdassa Lisää toiminto.

    Jos kyllä, lisää toiminto.

  2. Kirjoita tai liitä Hae lisää toimintoja -ruutuun Lähetä sähköposti. Valitse Office 365 Outlook – Lähetä sähköposti.

    Jos kyllä, lähetä sähköposti.

  3. Kirjoita Vastaanottaja-kohtaan sen henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat ilmoittaa kohteen hyväksymisestä.

    Huomautus: Työnkulun testaus helpottuu, kun annat oman sähköpostiosoitteesi. Voit muuttaa sitä, kun työnkulku on valmis todellista käyttöä varten.

    Hyväksy vastaanottaja.

  4. Napsauta Aihe-ruutua ja valitse Tiedostonimi-parametritunnus, niin se lisätään sarakkeeseen.

    Määritä tiedostonimi sähköpostin aiheeksi.

  5. Kirjoita Runko-kohtaan Kohde on hyväksytty.

    Hyväksymissähköpostin viestiosa.

  6. Toista Jos ei, älä tee mitään -kohdassa prosessin vaiheet 1–5. Kirjoita kuitenkin sähköpostin rungoksi Kohde on hylätty.

    Hylkäämissähköpostin viestiosa.

Hylättyjen tiedostojen poistaminen

  1. Valitse hylkäämissähköpostin kenttien kohdassa Lisää toiminto.

    Lisää poista toiminto.

  2. Kirjoita Hae lisää toimintoja -ruutuun Dropbox. Valitse sitten Dropbox – Poista tiedosto.

    Poista tiedosto Dropboxista.

  3. Napsauta Tiedosto-ruutua ja valitse Tiedostotunniste-tunnusparametri, niin se lisätään sarakkeeseen.

    Määritä poistettava tiedosto.

Tallenna työnkulku

  1. Kirjoita näytön yläreunassa luotavan työnkulun nimi ja valitse Luo työnkulku.

    Tallenna työnkulku.

  2. Valitse Sulje ja sitten Valmis.

  3. Lisää vähintään kaksi tiedostoa määrittämääsi Dropbox-kansioon. Yksi on hyväksymisen ja toinen hylkäämisen testaamista varten.

Sovelluksen rakentaminen

  1. Kirjaudu sisään powerapps.comiin ja valitse Uusi sovellus vasemman siirtymispalkin alaosasta.

    Luo sovellus selaimessa.

  2. Valitse seuraavassa valintaikkunassa Power Apps Studion Windows-version tai Power Apps Studion verkkoversion avaamisvaihtoehto.

  3. Jos olet avasit Power Apps Studion Windows-version, valitse Uusi vasemmassa siirtymispalkissa.

  4. Valitse Luo sovellus tiedoista -kohdan Microsoft Dataverse -ruudussa Puhelinasettelu.

    Luo sovellus.

  5. Kirjoita hakuruutuun Tarkista.

    Hae taulukkoa.

  6. Valitse Valitse taulukko -kohdassa Tarkista Dropbox-tiedostot.

    Valitse taulukko.

  7. Valitse vasemmassa alakulmassa Yhdistä.

    Yhdistä painike.

  8. Jos näet esittelyn aloitusnäytön, tutustu Power Appsiin katsomalla esittely läpi (tai valitse Ohita).

    Esittelykierros.

    Voit katsoa esittelyn milloin tahansa myöhemmin napsauttamalla vasemman yläkulman kysymysmerkkikuvaketta ja valitsemalla Katso esittely.

  9. (valinnainen) Näytön alalaidassa olevaa liukusäädintä vetämällä voit suurentaa zoomausta, jotta sovellus on helpompi nähdä.

    Zoomauksen säätö.

Sovelluksen mukauttaminen

  1. Valitse oikeanpuoleisesta siirtymispalkista asettelu, johon sisältyy otsikko ja kuvaus.

    Valitse asettelu.

  2. Valitse BrowseScreen-näytössä hakupalkin alapuolella oleva suurempi tekstiruudun ohjausobjekti.

    Valitse ylätunniste.

  3. Avaa oikeanpuoleisessa ruudun alempi luettelo napsauttamalla sen alanuolta.

    Avaa avattava luettelo.

  4. Valitse alemmassa luettelossa Otsikko, niin näet lisättyjen tiedostojen tiedostonimet.

    Aseta ylätunnisteet tiedot.

  5. Avaa oikeanpuoleisessa ruudussa ylempi luettelo ja valitse sitten Tila, niin näet kunkin tiedoston tilan.

    Aseta viestiosan tiedot.

Testaa ratkaisua yleisesti

  1. Avaa Power Appsissa esikatselutila valitsemalla vasemmassa yläkulmassa oleva toistopainike.

    Avaa esikatselutila.

  2. Napsauta luettelon ensimmäisen tiedoston nuolta, niin näet kyseisen tiedoston tarkemmat tiedot.

    Avaa Tiedot-ruutu.

  3. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa kynäkuvaketta, niin voit muuttaa tiedostoa koskevia tietoja.

    Avaa Muokkaa-ruutu.

  4. Kirjoita Tila-ruutuun Hyväksytty.

    Hyväksy tiedosto.

  5. Tallenna muutokset ja palaa tietonäyttöön napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa valintamerkkiä.

    Tallenna muutokset.

    Muutaman minuutin kuluttua saat sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että tiedosto on hyväksytty.

  6. Palaa selausnäyttöön napsauttamalla oikean yläkulman Takaisin-painiketta.

    Palaa selausruutuun.

  7. Napsauta luettelon toisen tiedoston nuolta, niin näet kyseisen tiedoston tarkemmat tiedot.

    Avaa Tiedot-ruutu.

  8. Napsauta oikeassa yläkulmassa olevaa kynäkuvaketta, niin voit muuttaa tiedostoa koskevia tietoja.

    Avaa Muokkaa-ruutu.

  9. Kirjoita tai liitä Tila-ruutuun Hylätty (tai mitä tahansa paitsi Hyväksytty, Hyväksyty tai Hyvääksyty).

    Hylkää tiedosto.

  10. Tallenna muutokset ja palaa tietonäyttöön napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa valintamerkkiä.

    Tallenna muutokset.

    Muutaman minuutin kuluttua saat sähköpostiviestin, jossa ilmoitetaan, että tiedosto on hylätty. Tiedosto poistetaan Dropboxista.