Suosituimmat skenaariot
Seuraavassa on esimerkkejä tärkeimpiä skenaarioita, joissa voit käyttää Power Automatea lomakkeiden kanssa:
- Lähetä sähköpostiviesti, kun uusi lomakevastaus on tehty.
- Lähetä sähköpostiviesti lomakkeeseen vastaajille, kun he ovat vastanneet.
- Lähetä hyväksyntä lomakkeen sisällön avulla.
- Lataa Microsoft Forms -vastaukset Exceliin.
- Hae liite lomakkeesta ja lähetä sähköposti, jossa on kyseinen liite.
Lähetä sähköpostiviesti, kun uusi lomakevastaus on tehty
Vaikka voit Microsoft Formsin asetuksissa ottaa käyttöön ilmoituksen "Tilaa sähköposti-ilmoitus jokaisesta vastauksesta", voit luoda mukautetun sähköposti-ilmoituksen Power Automatessa.
Lisää ensin Kun vastaus lähetetään -käynnistin.
Jos lomake on vain organisaatioosi kuuluville henkilöille, tämä tarkoittaa, että lomake tallentaa automaattisesti vastaajan sähköpostiviestin ja sinun täytyy käyttää Käytä jokaiselle -ohjausobjektia. Tämä esittely näyttää tämän skenaarion ja edellyttää, että valitset "Vastausilmoitusluettelon vastaustunnus". Jos lomake on kuitenkin julkinen, ja kuka tahansa, jolla on linkki, voi vastata, sinun on pyydettävä sähköpostiosoitetta vastauksena lomakkeessa, eikä sinun tarvitse lisätä Käytä jokaiselle -ohjausobjektia.

Lisää sitten Hae vastauksen tiedot -toiminto. Voit tarkastella dynaamista sisältöä valitsemalla Vastaustunnus. Valitse Vastauksen tunnus -vaihtoehto, jolloin saat vastauksen tiedot käynnistimen laukaisseista vastauksista. Valitse sen jälkeen Lähetä sähköpostiviesti (V2) -toiminto. Valitse toimintokortissa Lisää dynaamista sisältöä, jotta voit käyttää lomakevastauksia sähköpostiviestissä.
Lähetä sähköpostiviesti lomakkeeseen vastaajille, kun he ovat vastanneet
Vaikka voit Microsoft Formsin asetuksissa ottaa käyttöön ilmoituksen Lähetä kuittaus vastaajille, voit luoda mukautetun sähköposti-ilmoituksen Power Automatessa. Tämä on samantyyppinen kuin skenaariossa 1, paitsi Lähetä sähköpostiviesti (V2) -toiminto lähettää nyt vastaajalle.
Lähetä hyväksyntä lomakkeen sisällön avulla
Luo lomakkeen dynaamista sisältöä käyttävä hyväksyntä. Tässä esimerkissä sisältö on palaute, joka on ilmaistu kysymyksellä "Mitä voimme parantaa tuotteissamme?"
Kun olet lisännyt Microsoft Forms -käynnistimen ja -toiminnon, kolmas vaihe on lisätä Aloita ja odota hyväksyntää -toiminto.

Voit tarkastella lisää esimerkkejä hyväksynnöistä dokumentaatiossa.
Lataa Microsoft Forms -vastaukset Exceliin
Luo uusi Excel Online -työkirja ja lisää taulukko työkirjaan. Lisätietoja taulukoista on Excelin dokumentaatiossa.


Voit myös lisätä hyväksynnän, jos haluat hyväksyä vastauksen, ennen kuin se siirtyy Excel-taulukkoon. Hyväksy Microsoft Forms -vastaus, kun haluat lisätä rivin Excel-laskentataulukkoon -malli voi auttaa tekemään tämän.
Hae liite lomakkeesta ja lähetä se sähköpostiviestissä
Varmista, että olet lisännyt lomakkeeseen osan, johon vastaaja voi ladata tiedoston.

Kun olet lisännyt Forms-käynnistimen ja -toiminnon, lisää Jäsennä JSON -toiminto. On suositeltavaa suorittaa työnkulku, ennen kuin lisäät tämän toiminnon, jotta luodaan JSON-rakenne näytteestä.

Kun olet liittänyt koko näytteen, voit hakea tiedoston sisällön polun avulla OneDrivesta ja etsiä Microsoft Forms -lomakkeesi. Lisää sitten "/", jota seuraa seuraava lauseke: first(body('Parse_JSON'))?['id']. Tämä purkaa yhden tiedoston, jonka vastaaja lähettää.

Lopuksi voit lähettää tämän latauksen sähköpostitse käyttämällä Lähetä sähköpostiviesti (V2) -toimintokorttia Office 365 Outlookista. Sisällytä lauseke first(body('Parse_JSON'))?['id']
Voit yhdistää liitteen lomakkeesta haun skenaarion ja hyväksyntätyönkulun luomisen tutustumalla tähän blogikirjoitukseen.