Microsoft 365 -ryhmien hyväksyntöjen pyytäminen

Note

Alkaen helmikuusta 2022 Microsoft 365 Groupsin (aiemmin nimeltään Office Groups) ja Dynamics 365:n Yammerin tuki on vanhentunut. Tämä vaikuttaa asiakkaisiin, jotka käyttävät Microsoft 365 Groupsia ja/tai Yammeria yhteistyöhön Dynamics 365:ssa. Suosittelemme, että asiakkaat siirtyvät Microsoft Teamsiin käyttämään entistä kehittyneempiä yhteistyötoimintoja. Lisätietoja Dynamics 365:n ja Teamsin integroimisesta on ohjeaiheessa Asiakkaita osallistavien sovellusten integrointi Dynamics 365:ssä Microsoft Teamsin avulla.

Jos sinulla on kysyttävää vanhentumisesta, ota yhteyttä Microsoft-asiakaspalvelijaan tai Microsoft-kumppaniin.

Voit lähettää hyväksyntöjä Microsoft 365 -ryhmille ja yksittäisille henkilöille. On hyödyllistä lähettää hyväksyntöjä ryhmille skenaarioissa, joissa tarvitset hyväksynnän keneltä tahansa ryhmän jäseneltä. Esimerkiksi:

  • Tarvitset projektin johtoryhmän edustajan hyväksynnän.
  • Haluat, että joku yhteisöpalvelutiimin jäsen hyväksyy uuden markkinointimateriaalin.

Tip

Vain yhden ryhmän käyttäjän on vastattava hyväksyntään. Käyttäjän vastausta käytetään koko ryhmän edustamiseen.

Hyväksynnän lähettäminen Microsoft 365 -ryhmään

Ryhmille lähetettävät hyväksynnät käyttäytyvät täsmälleen samalla tavalla kuin käyttäjille lähetettävät hyväksynnät. Ainoastaan entiteetti, jolle hyväksyntä lähetetään, on erilainen. Seuraavassa on yksinkertainen esimerkki.

Note

Tässä esimerkissä Ensimmäinen vastaaja -toimintoa, mutta tämän toiminnon voi myös yhdistää muun tyyppisiin hyväksyntöihin.

Työnkulun luominen

  1. Kirjaudu Power Automate -palveluun

  2. Valitse Omat työnkulut > Uusi > Pika — tyhjästä.

    Näyttökuva, jossa näkyy uusi pikatyönkulku.

  3. Anna työnkulullesi nimi, hae ja valitse Käynnistä työnkulku manuaalisesti ja valitse sitten Luo.

    Näyttökuvassa pikatyönkulun luominen, työnkulun nimi täytettynä ja Käynnistä työnkulku manuaalisesti valittuna.

  4. Valitse Käynnistä työnkulku manuaalisesti -käynnistin > Lisää syöte > Tiedosto.

    Tämä vaihe määrittää työnkulkusi niin, että kun työnkulku suoritetaan, se pyytää tiedostoa käyttäjältä työnkulun käynnistämiseksi.

  5. Valitse Uusi vaihe.

  6. Etsi kohta Hyväksynnät ja valitse sitten Aloita ja odota hyväksyntää.

  7. Valitse Aloita ja odota hyväksyntää -kortissa Hyväksyntätyyppi Hyväksy tai hylkää – Ensimmäinen vastaaja.

  8. Anna seuraavat tiedot:

    • Otsikko: Tämä on lyhyt kuvaus, joka kertoo hyväksyjälle tietoja siitä, mitä hyväksyntäpyyntö koskee.
    • Tiedot: Tämä teksti näkyy hyväksyntäpyynnössä.
  9. Syötä Delegoitu kohteelle -kenttään sen ryhmän nimi, johon haluat lähettää hyväksynnän. Delegoitu kohteelle -kenttä hyväksyy sekä käyttäjän että Microsoft 365 -ryhmän syötteet. Jos tiedät ryhmään liittyvän sähköpostitunnuksen, voit sisällyttää myös sen.

    Näyttökuvassa Aloita ja odota hyväksyntää -kortin täyttäminen.

    Tip

    Delegoitu kohteelle -kenttään voidaan lisätä useita ryhmiä ja käyttäjiä.

  10. Valitse Tallenna, jos haluat tallentaa työnkulun.

Testaa työnkulkua

  1. Valitse Testaa.

  2. Valitse Suoritan käynnistintoiminnon.

    Näyttökuvassa työnkulun testaaminen.

  3. Valitse Testi > Jatka.

  4. Valitse Suorita työnkulku.

    Näet, että testin suorittaminen alkaa.

    Näyttökuva työnkulun suorittamisesta.

  5. Valitse Työnkulun suoritusten sivu, jos haluat seurata testin tilaa.

Pyynnön hyväksyminen

Jos sähköposti on käytössä ryhmässä, niin ryhmä, johon hyväksyntä lähetetään, saa ilmoituksen hyväksyntään vastaamisesta. Ryhmän jäsenet voivat tarkastella hyväksyntää myös Power Automate -portaalin Hyväksynnät-toimintokeskuksessa ja Microsoft Teamsin Hyväksynnät-sovelluksessa.

Mitä tapahtuu, kun lähetät hyväksyntäpyyntöjä ryhmille ja käyttäjille

Voit lähettää hyväksynnän useille ryhmille tai jopa ryhmien ja käyttäjien yhdistelmille. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä tällaisista skenaarioista ja niiden odotetusta tuloksesta:

  • Ensimmäinen vastaaja -hyväksyntä lähetetty ryhmälle 1 ja ryhmälle 2: Vähintään yhden käyttäjän joko ryhmästä 1 tai ryhmästä 2 on hyväksyttävä.
  • Kaikkien on vastattava -hyväksyntä lähetetty ryhmälle 1 ja ryhmälle 2: Vähintään yhden käyttäjän sekä ryhmästä 1 että ryhmästä 2 on hyväksyttävä.
  • Ensimmäinen vastaaja -hyväksyntä lähetetty ryhmälle 1 ja käyttäjälle 1: Vähintään käyttäjän 1 tai yhden jäsenen ryhmästä 1 on hyväksyttävä.
  • Kaikkien on vastattava -hyväksyntä lähetetty käyttäjälle 1 ja ryhmälle 1: Sekä käyttäjän 1 että yhden jäsenen ryhmästä 1 on hyväksyttävä.

Lue lisätietoja malliin perustuvien sovellusten rakentamisesta

Useimmissa hyväksyntätyönkuluissa haluat ilmoittaa päätöksestä henkilölle, joka pyytää hyväksyntää. Nykyaikaisia hyväksyntöjä käsittelevässä artikkelissa kerrotaan, miten voit lisätä ehdon hyväksyntätyönkulkuun tiettyjen toimintojen suorittamiseksi pyynnön tuloksen mukaan.