Hyväksyntöjen pyytäminen Microsoft 365 -ryhmiltä

Voit lähettää hyväksyntöjä Microsoft 365 -ryhmille ja yksittäisille henkilöille. On hyödyllistä lähettää hyväksyntöjä ryhmille skenaarioissa, joissa tarvitset hyväksynnän keneltä tahansa ryhmän jäseneltä. Esimerkiksi:

• Tarvitset projektin johtoryhmän edustajan hyväksynnän.

• Haluat, että joku yhteisöpalvelutiimin jäsen hyväksyy uuden markkinointimateriaalin.

Tippi

Vain yhden ryhmän käyttäjän on vastattava hyväksyntään. Käyttäjän vastausta käytetään koko ryhmän edustamiseen.

Hyväksynnän lähettäminen Microsoft 365 -ryhmälle

Ryhmille lähetettävät hyväksynnät käyttäytyvät täsmälleen samalla tavalla kuin käyttäjille lähetettävät hyväksynnät. Ainoastaan entiteetti, jolle hyväksyntä lähetetään, on erilainen. Seuraavassa on yksinkertainen esimerkki.

Huomautus

Tässä esimerkissä Ensimmäinen vastaaja -toimintoa, mutta tämän toiminnon voi myös yhdistää muun tyyppisiin hyväksyntöihin.

Työnkulun luominen

1. Kirjaudu Power Automate -palveluun

2. Valitse Omat työnkulut>Uusi>Pika – tyhjästä.

3. Anna työnkululle nimi.

4. Etsi ja sitten valitse Työnkulun käynnistäminen manuaalisesti.

5. Valitse Luo.

6. Valitse Käynnistä työnkulku manuaalisesti -käynnistin >Lisää syöte>Tiedosto.

   Tämä vaihe määrittää työnkulkusi niin, että kun työnkulku suoritetaan, se pyytää tiedostoa käyttäjältä työnkulun käynnistämiseksi.

7. Valitse Uusi vaihe.

8. Etsi kohta Hyväksynnät ja valitse sitten Aloita ja odota hyväksyntää.

9. Valitse Aloita ja odota hyväksyntää -kortissa HyväksyntätyyppiHyväksy tai hylkää – Ensimmäinen vastaaja.

10. Anna seuraavat tiedot:

    • Otsikko: Tämä on lyhyt kuvaus, joka kertoo hyväksyjälle tietoja siitä, mitä hyväksyntäpyyntö koskee.
    • Tiedot: Tämä teksti näkyy hyväksyntäpyynnössä.

11. Syötä Delegoitu kohteelle -kenttään sen ryhmän nimi, johon haluat lähettää hyväksynnän. Delegoitu kohteelle -kenttään voi syöttää sekä käyttäjän että Microsoft 365 -ryhmän. Jos tiedät ryhmään liittyvän sähköpostitunnuksen, voit sisällyttää myös sen.

    

    Tippi

    Delegoitu kohteelle -kenttään voidaan lisätä useita ryhmiä ja käyttäjiä.

12. Valitse Tallenna, jos haluat tallentaa työnkulun.

Testaa työnkulkua

1. Valitse Testaa.

2. Valitse Suoritan käynnistintoiminnon.

3. Valitse Testi>Jatka.

4. Valitse Suorita työnkulku.

   Näet, että testin suorittaminen alkaa.

5. Valitse Työnkulun suoritusten sivu, jos haluat seurata testin tilaa.

Pyynnön hyväksyminen

Jos sähköposti on käytössä ryhmässä, niin ryhmä, johon hyväksyntä lähetetään, saa ilmoituksen hyväksyntään vastaamisesta. Ryhmän jäsenet voivat tarkastella hyväksyntää myös Power Automate -portaalin Hyväksynnät-toimintokeskuksessa ja Microsoft Teamsin Hyväksynnät-sovelluksessa.

Mitä tapahtuu, kun lähetät hyväksyntäpyyntöjä ryhmille ja käyttäjille

Voit lähettää hyväksynnän useille ryhmille tai jopa ryhmien ja käyttäjien yhdistelmille. Seuraavassa on muutamia esimerkkejä tällaisista skenaarioista ja niiden odotetusta tuloksesta:

• Ensimmäinen vastaaja -hyväksyntä lähetetty ryhmälle 1 ja ryhmälle 2: Vähintään yhden käyttäjän joko ryhmästä 1 tai ryhmästä 2 on hyväksyttävä.

• Kaikkien on vastattava -hyväksyntä lähetetty ryhmälle 1 ja ryhmälle 2: Vähintään yhden käyttäjän sekä ryhmästä 1 että ryhmästä 2 on hyväksyttävä.

• Ensimmäinen vastaaja -hyväksyntä lähetetty ryhmälle 1 ja käyttäjälle 1: Vähintään käyttäjän 1 tai yhden jäsenen ryhmästä 1 on hyväksyttävä.

• Kaikkien on vastattava -hyväksyntä lähetetty käyttäjälle 1 ja ryhmälle 1: Sekä käyttäjän 1 että yhden jäsenen ryhmästä 1 on hyväksyttävä.

Tunnetut ongelmat ja rajoitukset

1. Vain sellaisia Microsoft 365 -ryhmiä ja -käyttöoikeusryhmiä tuetaan, joissa on sähköposti käytössä.

2. Teams-ilmoituksia ei tueta ryhmähyväksyntöjen avulla. Teams-ilmoitukset lähetetään vain yksittäisille käyttäjille delegoiduille hyväksynnöille.

3. Ryhmän on sallittava ulkoisten lähettäjien sähköpostiviestit saadakseen sähköposti-ilmoituksia.

4. Kun luot hyväksynnän juuri luodulle Microsoft 365 -ryhmälle, saattaa olla pieni ajanjakso, jolloin Outlookin toimintaan liittyvät sähköpostiviestit voivat aiheuttaa virheen.

Ehdon lisääminen hyväksyntätyönkulkuun

Useimmissa hyväksyntätyönkuluissa haluat ilmoittaa päätöksestä henkilölle, joka pyytää hyväksyntää. Jos haluat lisätietoja ehdon lisäämisestä hyväksyntäkulkuun tiettyjen toimien suorittamiseksi pyynnön tuloksen perusteella, siirry kohtaan Lisää sähköpostitoiminto hyväksyntöihin.